分析項(xiàng)目管理軟件如何解決文件管理難題

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　　實(shí)施文檔管理系統(tǒng)的好處是巨大的，文檔管理系統(tǒng)以多種方式組織您的文檔，例如文件類型、數(shù)據(jù)類型、安全性或優(yōu)先級(jí)。當(dāng)收到或創(chuàng)建新文檔時(shí)，它們會(huì)被捕獲并移動(dòng)到系統(tǒng)中。

　　一、文檔管理的難點(diǎn)

　　1.管理制度不健全

　　電子文件的設(shè)計(jì)初衷是快速匯總，快速分發(fā)流轉(zhuǎn)，便于企業(yè)負(fù)責(zé)人快速?zèng)Q策。一些企業(yè)直接套用管理紙質(zhì)檔案的模式進(jìn)行電子文檔的管理，尚未建立一套可以有效落地的電子文檔管理制度規(guī)范和記錄。加之管理崗位職責(zé)不明確，質(zhì)量要求跟不上，對(duì)于電子文檔的類型、模板缺失細(xì)化性說明，進(jìn)而導(dǎo)致出現(xiàn)了使用效果低，查詢慢，審核慢，溯源難，流轉(zhuǎn)難控制等現(xiàn)象，使信息質(zhì)量大幅下降。

　　2. 電子文件的真實(shí)性、溯源難以跟蹤

　　單純存放在計(jì)算機(jī)或某種儲(chǔ)存介質(zhì)中的電子文件(例如txt、word，甚至PDF格式)很容易被修改和復(fù)制。

　　3. 電子文件存放分散，存在信息孤島

　　部分企業(yè)的許多重要電子文件的原件被分散到各業(yè)務(wù)部門自己的信息管理系統(tǒng)中存放與管理，甚至是在各部門各人員的電腦或者移動(dòng)硬盤、U盤里，雜亂地散落在郵件或聊天記錄里，因此在統(tǒng)一匯總和分發(fā)上導(dǎo)致障礙。

　　如果將各個(gè)系統(tǒng)相互集成，將耗費(fèi)大量成本;如果各部門人工匯總，增加了時(shí)間成本，，影響到信息傳遞的及時(shí)性和有效性。如遇到人員變動(dòng)、系統(tǒng)更新時(shí)，由于文件分散管理，可能會(huì)出現(xiàn)信息丟失，也可能產(chǎn)生幾十上百倍的冗余數(shù)據(jù)。若不制定規(guī)范的歸檔制度與防改寫方式，僅是單純轉(zhuǎn)移到某種存儲(chǔ)介質(zhì)，那么它的真實(shí)性便會(huì)受到威脅;當(dāng)真的需要修改時(shí)，又可能產(chǎn)生各種歷史版本，會(huì)導(dǎo)致管理和查詢困難。

　　二、使用泛普文檔管理系統(tǒng)的好處：

　　改進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作和團(tuán)隊(duì)合作：泛普文檔管理系統(tǒng)確保團(tuán)隊(duì)成員始終可以訪問最新的文檔版本。

　　增強(qiáng)的安全性：泛普文檔管理系統(tǒng)可確保進(jìn)出組織的文檔安全并安全地存儲(chǔ)在一個(gè)中央、可訪問的平臺(tái)中，供所有團(tuán)隊(duì)訪問。

　　合規(guī)性和審計(jì)：泛普文檔管理系統(tǒng)有助于跟蹤文檔從創(chuàng)建到編輯和下載的歷史記錄。這些信息對(duì)于行業(yè)合規(guī)實(shí)踐和被審計(jì)的企業(yè)至關(guān)重要。

　　易于訪問信息：泛普文檔管理系統(tǒng)通常具有強(qiáng)大的搜索功能，使團(tuán)隊(duì)可以在需要時(shí)輕松找到正確的文檔。

　　提高生產(chǎn)力：使用泛普文檔管理系統(tǒng)意味著員工不會(huì)浪費(fèi)時(shí)間在多臺(tái)計(jì)算機(jī)、應(yīng)用程序或基于云的平臺(tái)中查找文件。任何有權(quán)訪問的人都可以使用搜索欄快速輕松地找到他們需要的文檔。

　　泛普項(xiàng)目管理軟件的協(xié)作項(xiàng)目管理解決方案使員工可以輕松、安全地共享與項(xiàng)目相關(guān)的文件，從而在每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員都參與任何項(xiàng)目更改的循環(huán)中增強(qiáng)協(xié)作和溝通。