淺談電子信息檔案管理的風險控制方法

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 　　　在信息技術時代，最新的檔案方式就是電子信息檔案， 文檔管理軟件對企業(yè)在高科技方面的創(chuàng)新發(fā)展意義重大。電子信息檔案并不全是優(yōu)化，它也具有更大的風險性，很容易導致企業(yè)的數(shù)據(jù)被盜，積極主動地制定避免風險的措施，以使信息資源更加安全。

　　一、避免風險的措施。

　　1.積極引進最新技術。規(guī)避風險的最好的辦法就是引進新的技術，新技術可以使電子信息檔案更加安全可靠。其中一個很重要的方法就是設置密碼，這是現(xiàn)代操作系統(tǒng)最常用的方式，在對電子信息檔案實施密碼設置后，要積極地培訓一批計算機技術人員來實施管理控制，避免信息資源被一些外界因素干擾。2.制定相關制度。為了保證信息資源的安全性，企業(yè)要主動制定一系列有針對性的制度來進行預防，也可以根據(jù)需要授權檔案管理人員自己制定制度，例如：可以規(guī)定只有管理人員才能進行相關的系統(tǒng)操控，而無關人員沒有權利操作系統(tǒng)等。3.及時消除風險。為了確保信息檔案數(shù)據(jù)的安全性，及時消除潛在的風險是非常重要的，在計算機維修期內，企業(yè)尤其要注意隨時可能存在的風險，主動采取應對措施。因為計算機網(wǎng)絡的復雜性，使得控制風險工作也極其不容易，不過，只要及時且做到全面看待問題，那么就可以把問題解決掉。比如，對于那種對計算機激進主義異常敏感的機構來說，為了應對潛在的危險，那么采取一定的措施是非常必要的。

　　二、緩解風險的措施。

　　電子信息檔案在遭到外界的干擾后，為了把危險降到最小，就需要管理人員盡最大的努力把危險掌控在一定的范圍內。目前，電子信息檔案管理的風險緩解就是通過制定實施應變計劃、災難恢復計劃、電子信息檔案相關資產(chǎn)重新布置等手段來減小電子信息檔案及相關資產(chǎn)價值本身或風險的后果及影響。常見的風險緩解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在損失發(fā)生前為減少損失執(zhí)行的方案;后者是在損失發(fā)生后為減少損失執(zhí)行的方法。

　　三、評估風險的措施。

　　風險評估的目的是為了能夠使預防計劃更加科學合理，在對電子信息檔案實施全面分析的基礎上，探究引起風險的因素以及其帶來的后果。需要實施分析評估的基本內容是：發(fā)生危險的概率，危險帶來的后果有多大，危險的成本探析，有哪些合適的控制防范辦法等等。此外，企業(yè)管理者要樹立風險觀念，積極主動地制定一套體系完善的針對多種風險的預防計劃。

　　需要強調一點，如果機構中每個已被識別的弱點通過承認得以控制，這說明企業(yè)在安全防范工作中未能給予足夠的重視。