文檔管理軟件選型四大“武功秘籍”

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      常言道：“工欲善其事必先利其器”，對于企業(yè)而言，要想得到長遠穩(wěn)步的發(fā)展，必然要有好的“武器”來支撐，建立一個信息管理規(guī)范、信息共享方便的平臺至關(guān)重要，選擇管理智慧載體的文檔管理軟件成為了企業(yè)的必修課。但同時，我們也發(fā)現(xiàn)，80%的企業(yè)在面對種類繁多的管理軟件時無從下手，有的企業(yè)甚至是在付出了巨額成本之后才找到了適合自己企業(yè)的管理軟件。其實，如果找對了選擇管理軟件的方法，完全可以一次性就找到最適合企業(yè)的軟件，避免大量資金的流失。

      下面，筆者就文檔管理軟件選型原則羅列了需要的四大“武功秘籍”，幫助企業(yè)從“迷霧”中找到方向：

一、品牌

      選擇文檔管理軟件品牌首先要考慮到軟件的知名度。知名度的樹立與長期的積累、用戶的認可、高品質(zhì)軟件產(chǎn)品支撐密不可分。

      其次，美譽度也是考察軟件品牌的重要指標(biāo)，美譽度主要考察廠商曾經(jīng)實施過的成功和失敗案例，聽聽實施過的企業(yè)的評價，這是對軟件選擇做出判斷的重要參考。

      成立時間主要考察軟件產(chǎn)品在市場上應(yīng)用時間的長短，投入市場的時間越長其產(chǎn)品成熟度和質(zhì)量就越高。

二、專業(yè)性

      軟件產(chǎn)品的選擇不僅要考慮廠商的品牌和規(guī)模，同時要從更深層地去理解軟件產(chǎn)品功能的深度、產(chǎn)品功能完整性、易用性、架構(gòu)靈活性和穩(wěn)定性等方面。

      從以往實踐證明簡單易用、快速部署、輕松維護的產(chǎn)品受到前所未有的關(guān)注。作為成熟軟件重要標(biāo)志，易用性和系統(tǒng)穩(wěn)定成為評價軟件質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，甚至成為軟件選擇的關(guān)鍵要素。

      以目前的技術(shù)看，局域網(wǎng)建立B/S結(jié)構(gòu)的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，就更加易于把握、成本也是較低的。它是一次性到位的開發(fā)，能實現(xiàn)不同的人員，從不同的地點，以不同的接入方式訪問和操作共同的數(shù)據(jù)庫；它能有效地保護數(shù)據(jù)平臺和管理訪問權(quán)限，服務(wù)器數(shù)據(jù)庫也很安全。特別是在JAVA這樣的跨平臺語言出現(xiàn)之后，B/S架構(gòu)管理軟件更是方便、快捷、高效。

      企業(yè)對遠程協(xié)同辦公的需求與日俱增，要做到統(tǒng)一管理的同時還要兼顧文檔的高度安全共享原則，就需要B/S架構(gòu)的產(chǎn)品來支撐，如：泛普文件管理系統(tǒng)（www.zhidesoft.com），就是B/S架構(gòu)下的典型，其在遠程協(xié)作辦公的便捷性就充分體現(xiàn)了架構(gòu)的優(yōu)勢。

三、服務(wù)保障

      軟件的服務(wù)體系尤為重要。服務(wù)體系是誠信的重要標(biāo)志。如果文檔管理軟件的服務(wù)商沒有很好的服務(wù)意識、不具備很好的服務(wù)能力的話，那么，再好的產(chǎn)品也是無法發(fā)揮出應(yīng)有的功效的。通常軟件的服務(wù)包含三個方面：

1、售前咨詢：包括了解用戶的真正需求、根據(jù)客戶需要選型推薦最適合的產(chǎn)品；
2、售中實施、培訓(xùn)：節(jié)非常重要的環(huán)節(jié)，包括上門安裝（或遠程指導(dǎo)），基于角色的專員培訓(xùn)（遠程培訓(xùn)）；
3、售后服務(wù)：包括電話支持、在線客服支持、計算機遠程協(xié)助、維護升級服務(wù)以及建立客戶檔案等。好的軟件應(yīng)當(dāng)對每個客戶輔之一套滿足客戶需要的完整的售后服務(wù)計劃。

      考察一個系統(tǒng)服務(wù)商服務(wù)意識和服務(wù)能力簡單易行的方法是看其是否建立了相對完整的服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。如果一個軟件提供商連最起碼的服務(wù)流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)都沒有建立起來，就很難相信其在今后的服務(wù)中能及時滿足用戶的服務(wù)需求。

四、產(chǎn)品功能：

      選擇文檔管理軟件功能是重頭戲，其最終適不適合企業(yè)的發(fā)展，要看軟件是否具備了幫助企業(yè)增效節(jié)支的應(yīng)有功能。筆者羅列了一些文檔管理軟件必備的功能：

1、集中存儲：集中存儲是文檔管理的核心，為企業(yè)搭建統(tǒng)一存儲平臺，讓所有文檔都存儲在公司服務(wù)器中，并支持互聯(lián)網(wǎng)遠程訪問，讓分公司或不同部門員工也能順利開展協(xié)同工作，文檔管理隨時隨地。

2、快速檢索：為企業(yè)建立高級檢索工具，基于文件的標(biāo)題、正文內(nèi)容（包含字、詞、句）、作者、文件類型、創(chuàng)建及修改時間等相關(guān)屬性進行毫秒級搜索，滿足企業(yè)對文檔的查找需求，提高查找速度。

3、界面美觀、操作便捷：界面整潔，顏色美觀能夠讓處在緊張工作中的人們放松神經(jīng)，用戶第一次使用就可以輕松上手，在線操作時無需改變現(xiàn)有的工作習(xí)慣。

4、高安全性：可以通過文件存儲加密、IP登錄限制、強密碼保護、賬號保護、文檔審計、文件備份、權(quán)限管理等功能實現(xiàn)企業(yè)智慧資料的安全管理。

5、紙質(zhì)文檔管理：能夠與掃描儀緊密集成，可以將公司所有的紙質(zhì)資料（如合同、收據(jù)、發(fā)票、人事檔案等）轉(zhuǎn)化為電子文件直接保存至系統(tǒng)中，實現(xiàn)企業(yè)的智慧資料全方位電子化管理。

6、版本管理：對于每次修改后的文檔，都能自動保留之前修改過的版本，若有需要，可以退回到之前版本，在實現(xiàn)版本統(tǒng)一的前提下，保障重要信息不會在協(xié)同工作過程中丟失。

小結(jié)：

      如何科學(xué)、方便、快捷地選擇到適合自己的軟件，是企業(yè)管理者面臨的一大挑戰(zhàn)。根據(jù)管理軟件選型四大“武功秘籍”，可以幫助企業(yè)找到貼近企業(yè)需求的產(chǎn)品，我想最重要的，是企業(yè)選擇了一個最適合自己需求的產(chǎn)品，而非別人眼中所看到的最好。