當前企業(yè)檔案工作的幾個主要問題

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 　　當前企業(yè)檔案工作的幾個主要問題

　　(一)關于企業(yè)檔案工作中的法規(guī)規(guī)章、標準的制定問題

　　文檔管理系統(tǒng)現(xiàn)在我們檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標準，這些都是三中全會以后恢復時期制定的，顯然不適合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大，檔案工作不能還按照過去的方法進行，我們司在制定企業(yè)檔案標準、規(guī)章制度的體系方面，考慮分三個層次。

　　第一層：行政規(guī)章法規(guī)。這種類型具有強制性，企業(yè)必須執(zhí)行，不僅是企業(yè)檔案部門要執(zhí)行，而且要求企業(yè)法人必須要執(zhí)行。如去年發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》(國家檔案局、國家計委、國家經(jīng)貿委聯(lián)合下發(fā))。

　　第二層：標準。這類文件屬于推薦性。我們比過去擴大了標準制定的數(shù)量，對過去有些強制性的規(guī)章，我們要把它轉到標準。企業(yè)終究是自主經(jīng)營、自我發(fā)展、自我完善的主體，從檔案工作來講，企業(yè)根據(jù)自己的情況，有權制定適合自己業(yè)務的一些規(guī)定。我們從為企業(yè)服務的角度出發(fā)，把有些涉及企業(yè)檔案業(yè)務方面的文件，用標準的形式來發(fā)布，包括：案卷構成的一般要求、電子文件的歸檔等。今后我們還要搞檔案的分類、保管期限、企業(yè)檔案工作評估分成幾個檔次等，都要作為標準。這些標準是屬于推薦性的，企業(yè)可以執(zhí)行，也可以不執(zhí)行，也可以結合自己的特點進行修改、補充，結合自己的實際情況來執(zhí)行。

　　第三層：文件。以文件、通知或加強意見的形式下發(fā)，這類文件約束力更小一點。我們考慮由于企業(yè)的改革步伐很快，企業(yè)檔案工作面臨很多新問題，但是有些問題不一定在三、五年就拿出一個法規(guī)、規(guī)章之類的文件。因為終究實踐發(fā)展還很不成熟，如電子文件，現(xiàn)在各單位對電子文件的管理可能都不太一樣，到底信息發(fā)展將來是個什么情況，現(xiàn)在還很難預測，企業(yè)的電子文件將來有哪些狀態(tài)現(xiàn)在也很難把握。為慎重起見，現(xiàn)在出臺這方面的法規(guī)、規(guī)章為時過早，但又不能在這一時期對電子文件管理上出現(xiàn)空白，國家檔案局要有一些相應的要求，這方面工作就要以文件的形式來表示。

　　上述法規(guī)體系的這三個層次，各層有各層的作用，最終能夠上升為法規(guī)的歸位到法規(guī)，沒歸到法規(guī)的成為標準?？偠灾?，就是盡量少用法規(guī)和規(guī)章，更多地運用標準，為企業(yè)檔案工作提供服務。

　　(二)深化改革和加入世界貿易組織后，企業(yè)檔案工作面臨的幾個具體業(yè)務上的問題

　　1.要及時、妥善處理好產(chǎn)權變動以后企業(yè)檔案的處置工作

　　企業(yè)在改革和競爭中經(jīng)常發(fā)生變化，但無論是分離、兼并，還是破產(chǎn)，企業(yè)這部分檔案不能沒人管，檔案人員不能撒，企業(yè)還有許多文件材料需要妥善管理好以后再撤。特別是隨著企業(yè)改革的深入和加入世界貿易組織，給企業(yè)帶來的變化是極其深刻的，導致一批企業(yè)迅速成長，也導致一批企業(yè)頃刻破產(chǎn)?，F(xiàn)在產(chǎn)權變動的形式非常多，對于中央企業(yè)除了組建以外，可能今后更多地要實行股份制的改造，如產(chǎn)權重組、人員重組、債務重組、資產(chǎn)重組、結構調整等等，這對產(chǎn)權變化以后的企業(yè)檔案如何進行合理的分流、科學的處置提出寧很高的要求，這是一項政策性很強的工作。對產(chǎn)權變動的這部分檔案不能隨便移交出去，但是如果應該往你那里分流，你不接收也不行。特別是國有企業(yè)，也是國有資產(chǎn)的一部分，在這里檔案行政管理部門可能要做很多工作，要與清算小組、有關法院等進行協(xié)商，因為大部分企業(yè)破產(chǎn)(規(guī)范破產(chǎn))要有一定程序，要保障檔案工作與破產(chǎn)或產(chǎn)權變動同時進行。

　　2.要適應企業(yè)改革和發(fā)展的需要，把檔案收集齊全

　　企業(yè)檔案的收集管理是一個老問題，但是老題要有新唱。目前有一些企業(yè)對文件材料的收集，基本還是按照過去制定的范圍來歸檔，現(xiàn)在企業(yè)的活動范圍不斷擴大，形成的文件種類不斷增加，已經(jīng)遠遠超過了那個時期的范圍。除了前面說的電子檔案，還有廠務公開、電子商務、檢驗檢疫、知識產(chǎn)權、合同、商業(yè)秘密、外向型企業(yè)傾銷反傾銷、補貼反補貼等等方面的文件材料，另外還有關于企業(yè)法律事務、信用方面的檔案。這些檔案都是非常重要的，越是企業(yè)出現(xiàn)的新內容的檔案，就越是重要，因為這是企業(yè)目前的中心工作產(chǎn)生的。檔案部門要跟上企業(yè)改革的步伐，把這些檔案收集保管好。

　　3.加強知識產(chǎn)權檔案的管理，為維護企業(yè)利益做好服務

　　知識產(chǎn)權是世界貿易組織貿易三大支柱(貨物貿易、服務貿易、知識產(chǎn)權貿易)之一。知識產(chǎn)權競爭在企業(yè)競爭中地位越來越突出，很多是靠產(chǎn)品的科技含量來決定產(chǎn)品價格。所以，知識產(chǎn)權越來越多地表現(xiàn)為科技水平的競爭，科技水平里有大量的屬于企業(yè)自主知識產(chǎn)權。要求企業(yè)一方面要遵守世界貿易組織的規(guī)則，這也是今后我國市場經(jīng)濟要建立的一個發(fā)展方向，世貿組織關于知識產(chǎn)權的規(guī)則應是我國制定政策的一個主要依據(jù);另一方面還要善于利用這一規(guī)則來維護企業(yè)的利益，不能只是自己中規(guī)中矩，不冒犯別人，規(guī)則有很多是靈活的，企業(yè)要熟悉規(guī)則，善于運用規(guī)則，才不會吃虧。知識產(chǎn)權檔案是知識產(chǎn)權的載體，是企業(yè)檔案的重要組成部分?，F(xiàn)在知識產(chǎn)權的范圍在擴大，也決定了知識產(chǎn)權檔案范圍的擴大。

　　現(xiàn)在我們加入了世界貿易組織，就要按照世界貿易組織知識產(chǎn)權的范圍去執(zhí)行，這包括商業(yè)秘密。商業(yè)秘密不是專利，也不是著作權、商標權，它專門有自己的定義?，F(xiàn)在有些知識產(chǎn)權文件和檔案沒有在檔案部門保存，游離于檔案部門之外，有些是職務發(fā)明與非職務發(fā)明混在一起，職務發(fā)明的文件材料必須要歸檔。知識產(chǎn)權檔案是檔案部門今后管理的一個重點。要切實解決知識產(chǎn)權檔案收集難、易流失的問題，要妥善保管好這些檔案，還要專門研究知識產(chǎn)權檔案的收集、管理、應用的具體辦法。知識產(chǎn)權檔案的收集與普通檔案不同，保管也要有特殊的管理方法，利用還要有嚴格的審批手續(xù)和詳細記錄。

　　4.檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步

　　企業(yè)檔案必須適應信息化要求，把電子文件妥善保管起來。我們曾經(jīng)去大連新船公司參觀，他們的信息化建設程度很高，當時他的老總介紹：我們企業(yè)給外商制造大型油輪或客輪，外商來與我們洽談時，我的辦公室與外商的房間就一墻之隔，但是商量工作不是面對面，完全通過網(wǎng)絡進行，最后簽訂協(xié)議。我們也要適應這種工作方式，搞信息化建設。因為現(xiàn)在與國外企業(yè)合作，如果企業(yè)沒有信息化建設，就很難與外界交往。哈爾濱飛機制造公司在與法田進行合作時，法方來考察，首先要看你能不能讀懂他的軟件程序，再看是否具備遠程技術合作設計的能力，這是合作的基礎。

　　信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業(yè)信息化建設過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、erp系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結合，同步發(fā)展。

　　檔案部門要主動宣傳電子文件歸檔的重要性，企業(yè)在制定信息建設規(guī)劃當中將檔案工作納入進去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當中去，要對整個電子文件的形成和管理提出要求，在實踐中邊學邊摸索，逐步把電子文件管理規(guī)范起來。這對檔案人員是一個難題。首先要解決紙質檔案與電子文件信息的對稱問題;其次要解決紙質和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設備、專門的部門負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應檔案自身的發(fā)展，另外也要適應企業(yè)信息化建設的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務、科研、外事等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，檔案部門不學習不提高，肯定要被淘汰。

　　5.加大對駐外企業(yè)檔案工作的指導力度

　　無論是檔案行政管理部門，還是企業(yè)，都要重視這個問題。我國的駐外企業(yè)大部分都在發(fā)展中國家，那里經(jīng)濟比較落后，國情復雜，突發(fā)事件較多，不利于檔案的安全保管。主體公司一定要對駐外機構文件資料管理情況了如指掌，重要的特別是有法律效力的文件資料，能拿回來的，一定要帶回國內保存，不能拿回原件的，采用電子備份的方法。此外，駐外人員變換頻繁，管理比較松散，檔案的流失也比較嚴重。因此加強駐外機構的檔案管理，對保持工作的連續(xù)性很有必要。加強駐外企業(yè)檔案的管理，為企業(yè)實行海外擴張的戰(zhàn)略提供良好的服務，這是我們檔案部門應有的職責之一。

　　6.在應訴反傾銷案中，企業(yè)檔案部門應配合有關部門，及時有效提供檔案資料

　　傾銷反傾銷是國際貿易的專用名詞，從來沒有象今天離我們這樣近、聽到的頻率這樣高。實際上在我國加入世界貿易組織之前，我國遭受反傾銷起訴就已經(jīng)很多，因為我們的勞動力成本低，產(chǎn)品價格也低，是世界上出口產(chǎn)品受到反傾銷調查最多的國家。當企業(yè)接到反傾銷應訴調查通知書后，檔案部門應積極配合有關部門，提供相關資料，協(xié)助完成調查問卷的填寫(這個調查很詳細，需要很多佐證材料，如果填寫不當會出問題，對企業(yè)很不利)。檔案部門要盡最大努力提供齊全完整的檔案，用檔案憑證來證明我們沒有傾銷行為。

　　7.要注意研究、收集本企業(yè)與貿易有關的知識產(chǎn)權檔案資料

　　企業(yè)檔案人員要學習一些相關文件，了解有關情況，把知識產(chǎn)權從檔案管理工作方面完善起來，加強對商業(yè)秘密檔案的管理和保護，限制商業(yè)秘密的知密范圍，配備必要的現(xiàn)代化技術防范措施，進行嚴格的保密教育，增強檔案人員的保密意識。

　　世界貿易組織對知識產(chǎn)權的界定分為七種，比我國擴大了幾種，包括：①版權;②商標權;③地理標識;④工業(yè)設計;⑤專利;⑥集成電路設計;⑦未公開的信息(商業(yè)秘密)。

　　世界貿易組織規(guī)定，商業(yè)秘密就是未公開的信息，應具備三個條件：①本身是保密的，內容不能從公共的渠道獲得：

　?、谝驗榫哂斜Ｃ苄远a(chǎn)生商業(yè)價值，沒有商業(yè)價值就不屬于商業(yè)秘密;③商業(yè)秘密合法擁有人為了保密而采取了合理的措施。

　　商業(yè)秘密的外延非常廣，凡是能給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的技術信息、經(jīng)濟信息、銷售信息等都有可能成為商業(yè)秘密，它包括企業(yè)機構設置、人事任免、財務分配方案、銷售進貨渠道、技術水平、新技術前景展示等，應該注意保護。