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文檔管理軟件解決方案
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對(duì)于知識(shí)密集型的行業(yè)和企業(yè)來(lái)說(shuō),文檔是產(chǎn)品研發(fā)的重要成果,甚至其重要性遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)產(chǎn)品樣機(jī)等有形成果。文檔管理是新產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程中非常重要的一類活動(dòng),它可以使產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程變得可追溯,避免產(chǎn)品開(kāi)發(fā)過(guò)程和生產(chǎn)制造不會(huì)因?yàn)槿藛T的流失而受到大的沖擊。
國(guó)內(nèi)大部分研發(fā)類企業(yè)由于不重視文檔管理及文檔管理手段的落后,造成:
海量文檔存儲(chǔ),管理困難:
產(chǎn)品設(shè)計(jì)和研發(fā)部經(jīng)過(guò)日積月累,文檔的數(shù)量和容量都很龐大,并且文檔類型、格式、用途多種多樣。龐大的文檔量,即使瀏覽一遍標(biāo)題也需要花費(fèi)大量的時(shí)間,靠人工有效管理幾乎不可能;
文檔版本管理混亂:
由于設(shè)計(jì)文檔經(jīng)常會(huì)被不斷地修訂,有些文檔多達(dá)數(shù)十乃至上百個(gè)不同的版本,文檔版本繁多,難以整合和統(tǒng)一管理,獲取“權(quán)威、正確”的文檔非常困難;
文檔安全缺乏保障
大量文檔處于不被管理的無(wú)序狀態(tài),文檔被病毒感染、意外丟失、權(quán)限控制不明等情況屢屢發(fā)生,使文檔的安全性無(wú)法得到保障;
知識(shí)管理舉步維艱
大量文檔分散成各臺(tái)電腦上,一旦有員工離職,相關(guān)的大量工作文檔被直接帶走丟失,或沉落于電腦中,成為“不為人知”的秘密,由此帶來(lái)大量知識(shí)資產(chǎn)的流失;企業(yè)內(nèi)部缺少分享經(jīng)驗(yàn)和共享知識(shí)的環(huán)境和氛圍。
軟件結(jié)合多年的軟件產(chǎn)品研發(fā)經(jīng)驗(yàn)及電信行業(yè)管理軟件開(kāi)發(fā)實(shí)施經(jīng)驗(yàn),研發(fā)出適合知識(shí)密集型企業(yè)的文檔管理軟件,能夠全方位、全過(guò)程地管理產(chǎn)品研發(fā)過(guò)程中的研發(fā)過(guò)程管理文檔及研發(fā)成果的生產(chǎn)文檔(交付物,如廣告公司的設(shè)計(jì)稿)。
軟件產(chǎn)品研發(fā)文檔管理軟件方案主要功能:
流程化的文檔管理,支持文檔發(fā)布的審批流程;
協(xié)作編輯,支持Office,AutoCAD等系列文檔的在線編輯,減少文件先下載修改再上傳的繁瑣程序;
文檔版本管理:版本自動(dòng)更新、歷史版本查詢、版本對(duì)比,版本回滾;
文檔簽進(jìn)、簽出,防止多人同時(shí)對(duì)同一文檔進(jìn)行編輯;
權(quán)限控制,對(duì)文檔的安全性、訪問(wèn)進(jìn)行管控;
操作日志及審計(jì)追蹤功能,對(duì)文檔的創(chuàng)建、修改、閱讀、下載等過(guò)程進(jìn)行全程監(jiān)控;
全面支持遠(yuǎn)程審批,可隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)上處理,減少延誤;
全文檢索,全文檢索功能可實(shí)現(xiàn)對(duì)文檔的標(biāo)題、正文附件的具體內(nèi)容等進(jìn)行全文的檢索,快速找到目標(biāo)文檔;
無(wú)限級(jí)別、層次的文檔分類管理,適應(yīng)教育行業(yè)文檔種類繁多的特點(diǎn);
個(gè)人空間管理,每個(gè)用戶都可以擁有個(gè)人私有的網(wǎng)上空間,用于管理個(gè)人私有或暫不公開(kāi)的教案、論文等資料文件,無(wú)授權(quán)用戶無(wú)法訪問(wèn)其它人員的個(gè)人空間;
文檔異動(dòng)通知,當(dāng)文檔的狀態(tài)變化時(shí)可通過(guò)郵件、短信等各種方式通知文檔的干系人。
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