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檔案管理目前所面臨的問(wèn)題

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         2014年據(jù)CSI調(diào)查顯示：在所有的安全技術(shù)應(yīng)用中，以數(shù)據(jù)加密傳輸和加密存儲(chǔ)為基礎(chǔ)的技術(shù)應(yīng)用所占比率分別為66%和47%……


       通過(guò)這一調(diào)查，我們可以看到數(shù)據(jù)加密技術(shù)正在成為繼防病毒、防火墻、VPN、反間諜、入侵檢測(cè)等傳統(tǒng)安全技術(shù)后的又一具有發(fā)展趨勢(shì)的應(yīng)用技術(shù)，針對(duì)機(jī)密信息的安全保護(hù)正在成為更多企業(yè)關(guān)注的新方向。
　　檔案管理細(xì)化到在如今的商業(yè)環(huán)境中，我們對(duì)辦公軟件的期待決不僅僅是收發(fā)電子郵件的能力、排版文檔、制作工作表以及創(chuàng)建幻燈片這么簡(jiǎn)單。我們還需要有辦法保護(hù)這些文件不受非授權(quán)人的訪問(wèn)，感染惡意代碼，以及防止我們的文件被共享的對(duì)象將其濫用。是否擁有一款好的文檔管理系統(tǒng)無(wú)疑是企業(yè)重點(diǎn)考慮的問(wèn)題，在決定選用哪種文檔管理系統(tǒng)來(lái)保護(hù)文檔安全時(shí)，要重點(diǎn)考慮加密的方式及技術(shù)，以前沿科技的文檔管理系統(tǒng)為佳。 目前檔案管理在企業(yè)當(dāng)中出現(xiàn)什么現(xiàn)狀和問(wèn)題？ (1)檔案編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng) 傳統(tǒng)方式下，檔案入館后先需進(jìn)行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關(guān)信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內(nèi)。這種手工處理方式耗費(fèi)大量勞動(dòng)和時(shí)間，使得整個(gè)流程既繁瑣又低效。 (2)檔案存放次序較易被打亂，檔案查閱耗時(shí)長(zhǎng) 雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過(guò)程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯(cuò)誤，一旦檔案存取時(shí)沒(méi)有按規(guī)定存放在指定的位置，需要將所有的檔案篩選一遍，造成 查找困難。 (3)檔案的盤點(diǎn)操作不科學(xué)由于檔案數(shù)量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內(nèi)，每個(gè)檔案盒內(nèi)存放的檔案種類、數(shù)量均不相同，如果要拆開(kāi)每個(gè)檔案盒進(jìn)行盤點(diǎn)，那將是一項(xiàng)十分龐大的工程。 (4)對(duì)失效檔案的管理滯后 由于傳統(tǒng)管理模式下檔案盤點(diǎn)工作的困難，管理人員對(duì)檔案的儲(chǔ)存時(shí)間信息掌握很不準(zhǔn)切，使得失效檔案不能被及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理。形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來(lái)額外負(fù)荷和成本。   
發(fā)布：2007-03-21 14:42    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁(yè)]    [關(guān)閉]
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