區(qū)分歸檔與不歸檔的檔案盒

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 　　區(qū)分歸檔與不歸檔的檔案盒

　　文件管理系統(tǒng)按照歸檔范圍和不歸檔范圍的規(guī)定，把不歸檔的、留存在本機(jī)關(guān)團(tuán)體供工作參考的檔案盒(案卷)與應(yīng)歸檔的檔案盒(案卷)區(qū)別開(kāi)來(lái)，把應(yīng)歸檔文件的檔案盒(案卷)移交檔案部門(mén)。

　　(二)編制移交目錄

　　編制移交目錄，就是把歸檔文件目錄或案卷目錄復(fù)印成一式三份，移交部門(mén)一分，接收部門(mén)一份，以便雙方核對(duì)、檢查。另一份留存在檔案盒或案卷內(nèi)。

　　在移交目錄后還應(yīng)附有《移交備考表》，內(nèi)容包括：檔案盒(案卷)總數(shù)、移交人、接收人、交接時(shí)間等項(xiàng)目。

　　(三)查驗(yàn)收歸檔檔案盒(案卷)

　　移交時(shí)，檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案盒(案卷)進(jìn)行嚴(yán)格檢查。檢查包括兩主面的內(nèi)容：

　　1、檢查檔案盒(案卷)質(zhì)量。

　　即檢查裝入歸檔文件的檔案盒或立成的案卷是否符合歸檔文件整理、立卷的原則、要求，是否反映了盒(卷)內(nèi)文件的特征，盒(卷)內(nèi)文件是否有損壞，裝訂是否整齊等等。對(duì)不符合要求的，檔案部門(mén)可以要求移交部門(mén)重新整理。

　　2、檢查檔案盒(案卷)內(nèi)文件的數(shù)量。

　　即檢查檔案盒內(nèi)或案卷內(nèi)文件的總數(shù)是否與移交目錄相符;盒內(nèi)文件件數(shù)或卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)是否與檔案盒封面或案卷封面所填寫(xiě)的數(shù)目相符。

　　為避免返工、浪費(fèi)時(shí)間和增加工作量，檢查檔案盒(案卷)內(nèi)文件的數(shù)量和質(zhì)量的工作應(yīng)盡量提前到編制歸檔文件件號(hào)或案卷目錄前進(jìn)行。這就要求檔案部門(mén)加強(qiáng)對(duì)歸檔文件整理、立卷工作全過(guò)程的指導(dǎo)、監(jiān)督，盡早派人到文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)檢查、監(jiān)督文件整理、立卷工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、指出和糾正問(wèn)題。這一步工作做得越好，在移交檢查時(shí)出現(xiàn)返工的概率就越小，工作效率就越高。