新型文檔安全管理模式風暴來襲

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一、企業(yè)文檔管理中安全的重要性與可能造成的后果

      企業(yè)在不斷的發(fā)展壯大的過程中，日積月累會產生大量有價值的文檔，這些文檔甚至會把握著企業(yè)命脈，但是很多企業(yè)卻疏忽了對文檔合理性管理，經常出現嚴重安全隱患，阻礙企業(yè)發(fā)展。

      成千上萬的資料散亂存儲在幾百甚至上千臺電腦中，電腦中毒、硬盤損壞、缺乏操作記錄的情況經常發(fā)生，嚴重影響到公司內部團結，還經常給公司帶來直接巨大的經濟損失。

      企業(yè)的重要機密文件經常會暴露在公司員工面前，85%的員工可以輕松地獲取這些具有“競爭力”的資料和信息；機密資料泄露還會引發(fā)版權爭議，新聞中經常報道侵占版權的官司和紛爭不斷的口水戰(zhàn)---到底誰才是真正的版權持有者？

      這些問題持續(xù)累積不加以解決將會給企業(yè)造成怎樣的影響？所有的這些問題都值得我們深思。

二、現有常見的安全管理手段與其弊端

     在公司日常運行過程中，通常會產生很多包含技術、財務、銷售、客戶等機密敏感信息的文檔，普通的電腦鎖定及共享很難讓文檔得到行之有效的保護。目前很多企業(yè)在文檔管理方面存在著諸多弊端:

1）、大量的文件資料分散存儲在幾百臺甚至上千臺電腦中，經常會出現因計算機病毒感染或硬盤損壞造成的重要資料的丟失，給企業(yè)帶來極大的麻煩和損失，根本無法做到所有文檔統(tǒng)一集中管理，實現全部文檔的備份幾乎不可能完成。

2）、現有的文檔管理缺乏基于角色的用戶權限管理措施，企業(yè)內部因部門不同、員工級別不同，針對文件使用范圍也不同。然而企業(yè)內部管理人員無法根據實際需求設置不同權限部門、員工使用不同的文件。“重量級”文件往往存在被某些員工輕易獲得后泄露的風險，無法全面保障公司資料的安全性。

3）、缺乏對文件的使用權限控制措施，企業(yè)內部文件甚至核心機密文件不能合理地設置不同的使用權限，造成機密文件在企業(yè)內部的濫用，從而給企業(yè)核心機密帶來了重大的安全隱患。

4）、企業(yè)文檔管理缺乏安全的加密機制，若企業(yè)內重要文件被網絡黑客或競爭對手非法拷貝走，將會給企業(yè)帶來極大的損失。

5）、企業(yè)工作離不開文檔，成百上千個員工每時每刻都在對文檔進行操作，每個員工對哪些文檔做過哪些操作根本無法記錄，公司的機密文件遭到惡意篡改后無從查起，員工之間互相猜忌推卸責任，影響公司內部團結；有時重要內容被誤刪除，無法恢復至之前版本，造成重要信息的丟失，重新起草還要浪費人力與時間成本，給公司帶來巨大的經濟損失。

6）、缺乏對文件有效的離線控制，企業(yè)內部常常面臨信息外攜使用、交互使用的需求，文件一旦外攜出去將處于不可控狀態(tài)，離線文件可以被隨意編輯、復制、刻錄、打印。

三、現代化安全管理手段有哪些

     針對于上述的各種企業(yè)文檔管理中的安全問題，迎來了現代化信息管理手段新時代，泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理專家給予了以下解決方案：

1）、統(tǒng)一存儲、安全備份
      可以建立統(tǒng)一的存儲平臺，企業(yè)內部所有文件全部集中存儲在統(tǒng)一的服務器中，采用B/S架構，通過WEB形式登陸至服務器進行操作，集中管理企業(yè)文檔，并且可以對企業(yè)文檔定時備份，必要時可以進行數據恢復，杜絕了因病毒感染或硬盤損壞造成的機密文件丟失的現象，可極大的保障企業(yè)內部資料的安全。

2）、通過對人員設置權限來控制文檔的安全性
      在企業(yè)設立的統(tǒng)一管理平臺中，可以為不同人員設定相應的權限，如瀏覽、編輯、下載、拷貝、刪除…等等操作都是通過權限來完成的，適當降低機密文件在公司內部的可視性，避免員工隨意拷貝重要資料，實現企業(yè)文檔的安全管理。

3）、通過對文件設置權限來控制文檔的安全性
      除了針對人員設置權限，也可針對于文件設置相應的權限，如文檔鎖定，同時有效控制在流程中文件的安全性與保密性。

4）、建立存儲加密機制
      存儲在同一服務器中的文件可以實現加密混淆，如果是通過非正常渠道獲得的文件資料根本無法打開瀏覽，使企業(yè)管理者不再擔心存在文檔被盜用的風險，對文檔安全真正推心置腹。

5）、文檔審計
      可以記錄集中存儲的每個文檔的整個生命周期操作歷史，每個人員在不同時刻對文檔進行的哪些操作都可以完整的記錄下來，跟隨文檔生命周期保存，直至文檔廢除?？梢员苊獬霈F問題后員工責任的互相推諉。對每篇文檔信息歷史追蹤是非常必要的安全管理手段。

四、常見軟件具備功能

      現在的軟件市場中比較常見的知名文檔管理軟件有泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，可以建立統(tǒng)一存儲平臺，對于上述企業(yè)管理中的安全問題，泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)都能快速解決，系統(tǒng)采用B/S架構，通過瀏覽器就可登陸；并且系統(tǒng)建立了完善的備份機制，支持自動數據庫備份和手動完整備份兩種方式，完成所有數據備份不再成為不可實現的難題；系統(tǒng)為企業(yè)量身定制了權限機制，可以在系統(tǒng)中針對人員和文件設定相應的權限，保護文檔不被隨意操作；同時，系統(tǒng)還會給存儲在服務器中的文件混淆加密，防止非法盜用；全面的文檔審計功能完全符合企業(yè)對文件的審計標準，能夠清晰完整的記錄系統(tǒng)中每個文檔整個生命周期的所有操作。

      企業(yè)的良性發(fā)展離不開好的文檔管理系統(tǒng)，新型文檔管理模式風暴無疑會將企業(yè)文檔管理推向一個新的高度，用現代化文檔管理手段可以解決困擾企業(yè)良久的文檔管理的安全問題，帶領企業(yè)文檔管理走向新的紀元。

參考資料：http://www.zhidesoft.com/