選購文檔管理軟件的竅門

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　　當前是計算機時代，無論是個人、企事業(yè)單位，還是部隊、行政機關等，檔案信息化建設正如火如荼地進行，但是據(jù)了解，一些單位在開展檔案信息化建設中對選擇什么類型的文檔管理軟件還比較盲目，造成花了很多錢卻沒有選擇到合適的軟件這一結果。針對這種現(xiàn)象，小編談點個人看法，希望能為開展這一工作的單位提供些許有益參考。

　　其實在百度上搜一下“文檔管理軟件”，我們從搜索結果一一找到這些文檔管理軟件公司，就會發(fā)現(xiàn)所有的客服都會王婆賣瓜、自賣自夸，造成購買者不知選哪個好，那么在這種情況下，還是需要我們購買者自身要遵循一定的原則，否則，你肯定會在這么多軟件面前不知所已。現(xiàn)在我就把如何購買到一款適用的文檔管理軟件的有關竅門總結一下，以供參考。

　　一、首先做到需求分析

　　在選擇文檔管理軟件前必須先弄清楚本單位實際情況和自己工作需要。你不妨先列個需求清單，例如，要管理哪些檔案，這些檔案需要通過哪些字段來管理，在管理中要實現(xiàn)哪些功能，等等。不清楚這些，其選擇將是盲目和無效的。

　　二、其次要看文檔管理軟件功能介紹

　　知道了自己的需求以后，就可以看各個文檔管理軟件的功能介紹了。無論是在天空站、華軍站還是在百度或者一些論壇上發(fā)現(xiàn)的文檔管理軟件，都能看到其開發(fā)公司對軟件的介紹，因為自己已經(jīng)有了一個大致需求，所以看介紹就會發(fā)現(xiàn)是否和自己的需求基本吻和，功能太多的不見得就適合，因為有的軟件自己需要的功能它沒有，自己不需要的它卻有一大堆，這樣的文檔管理軟件肯定不適合自己，當然就可以排除在外了。這其中最重要的一點，一定要看該文檔管理軟件是否是按照國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》進行設計的，如果不是也要排除在外，因為如果沒有提到按照這個規(guī)則設計，其科學性、合理性、適用性首先就值得懷疑。

　　三、軟件要能無償提供試用

　　有的文檔管理軟件公司把自己的軟件吹得天花亂墜，甚至還有操作視頻演示，容易讓人一見傾心，但就是不能無償提供試用，有的雖能提供試用，但卻是在您花了銀子之后才提供試用，這樣的軟件勸你也不要考慮了，因為你只要花了錢，你就被掌握在人家手上了，你在使用軟件中可能會發(fā)現(xiàn)，好多地方其實不是象宣傳的那樣，但你也只有后悔莫及的份了，有些承諾會退貨的公司，這時候也會有N多辦法讓你退不成貨。再有，提供試用也能讓你發(fā)現(xiàn)你的電腦硬件是否支持該軟件運行，其運行速度、穩(wěn)定性等也能實際感受，而不是只存在于一些理論狀態(tài)，對于你最終決定是否購買，會起到一個非常重要的作用。

　　四、比較價格，注重性價比合理。最后一個選擇文檔管理軟件的竅門是比較價格，但比較價格絕不是越便宜越好，在質(zhì)量和服務都有保障的情況下，我們應該追求低價格，但同時小編強調(diào)，如果買來沒用，再便宜也是浪費。

　　按照以上四點，層層選擇，你不難在眾多的文檔管理軟件中，發(fā)現(xiàn)適合自己的那一款，選好以后就不要再猶豫，如果還一味徘徊不定，只能是自己跟自己過不去。在這里，小編以選購“泛普文檔管理軟件”為例來給大家做個示范，該軟件是由國內(nèi)最高端的團隊所開發(fā)的，小編認為該軟件整體不錯。按照我上面提到的四點，第一點大家先自己做好需求分析，第二點再去看看該軟件的功能是否和你的需求基本吻和，這一點小編幫不了你什么忙，需求分析只能自己做，看軟件介紹需要自己逐條分析，第三點無償試用小編可以幫到你，文檔管理軟件是可以下載試用的，而且是國內(nèi)眾多的文檔管理軟件中為數(shù)不多的可以提供無償試用的一款，只有自己試用，好與不好、適用不適用才會有最直接的感受，比任何宣傳及介紹都實惠得多，最后一點是看價格，價格是高是低小編也幫不了你，只能自己去體會了。好啦，最后祝愿大家能選到一款適用的文檔管理軟件。