文檔管理系統(tǒng)的發(fā)展史

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　　文檔管理系統(tǒng)提供了嚴(yán)謹(jǐn)和靈活的權(quán)限管理機(jī)制和文檔共享機(jī)制。企業(yè)可以集中存儲和管理海量的文檔和各類的數(shù)字資產(chǎn)(如Office文檔，視頻，音頻，圖片，AutoCAD檔等等)。通過文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)可以安全和便捷地管理文檔的存儲、分發(fā)、閱覽、打印和下載。系統(tǒng)采用先進(jìn)的加密算法對重要電子文檔內(nèi)容進(jìn)行文檔加密保護(hù)，也可對特定用戶群賦予文檔訪問權(quán)限，提高文檔安全防擴(kuò)散能力。系統(tǒng)包括眾多功能：

　　文檔在線瀏覽和編輯

　　支持多種不同文檔格式的在線閱讀的文檔格式，包括：OFFICE文檔、AutoCAD、視頻、音頻以及多種圖形文件，用戶無需下載文檔即可直接閱讀文檔內(nèi)容。

        文檔權(quán)限管控

　　對于文檔的使用者而言，其角色不同，對文檔的操作也不通。文檔管理系統(tǒng)通過權(quán)限管理可以確保文檔被正確的用戶操作，系統(tǒng)可以對文件夾、單個文件進(jìn)行用戶/部門級的操作權(quán)限設(shè)置，操作包括：只讀、編輯、打印、下載、上傳以及過期時(shí)間等。系統(tǒng)授權(quán)模式分為分機(jī)授權(quán)和文件授權(quán)兩種模式。

　　文檔安全控制、機(jī)密文檔防擴(kuò)散

　　文檔管控系統(tǒng)的安全控制防擴(kuò)散模塊用于保護(hù)企事業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)、客戶資料、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙等一切機(jī)密信息化數(shù)據(jù)不外泄。不僅可以設(shè)置權(quán)限，也可以限制文檔的拷貝、粘貼;同時(shí)也可以對文檔服務(wù)器的文檔進(jìn)行加密，經(jīng)加密的文檔脫離系統(tǒng)環(huán)境即可失效。

　　文檔歷史版本管控

　　文控管理平臺提供了非常完善的文檔版本控制機(jī)制，通過文檔版本歷史記錄，用戶可以根據(jù)相關(guān)內(nèi)容管理需求來實(shí)施特定的版本管理機(jī)制，用戶每次對文檔的修改都會在版本管理中心形成一個特定記錄;用戶可以鎖定文檔以防文檔被不適當(dāng)修改;用戶也能夠根據(jù)實(shí)際需求將文檔恢復(fù)到以往的任何版本，并可以按文檔管理規(guī)則不需要的過期文檔版本。

　　快速查詢及全文檢索

　　系統(tǒng)提供模糊查詢、組合查詢、快速定位等多種檢索方式，并支持全文內(nèi)容檢索，可以文中的任何內(nèi)容作為檢索條件，快速查找目標(biāo); 例如可以對文件夾/文件的名稱、創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間等所有屬性進(jìn)行查詢。

　　屬性策略

　　在保留文檔的標(biāo)題、描述、作者、創(chuàng)建時(shí)間、修改時(shí)間等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)外，為適應(yīng)客戶不斷變化的需求。用戶可對文檔增加特殊的屬性，以對文檔的補(bǔ)充說明。同時(shí)這些屬性可以用于文檔的搜索。

　　統(tǒng)計(jì)分析報(bào)表

　　系統(tǒng)提供兩種統(tǒng)計(jì)分析：對知識資源的分析、用戶訪問情況分析;能夠分析出文檔的使用情況、文件的大小排名、各月訪問情況變化等。即可以列表形式展現(xiàn)，也可用各種圖表示(比如：柱狀圖、餅圖等)

　　文檔操作可追溯性

　　系統(tǒng)操作日志能夠記錄文檔在使用生命中的每一個動作，包括用戶對文檔的操作行為、操作者、操作日期及時(shí)間。當(dāng)數(shù)據(jù)發(fā)生問題時(shí)，可通過日志分析以查明真正發(fā)生原因，可用來追蹤泄密渠道，也可用作電子取證。同時(shí)，系統(tǒng)管理員的操作也會被完整記錄下來，監(jiān)督員可以進(jìn)行查詢和分析。

　　協(xié)同工作，內(nèi)嵌工作流引擎

　　系統(tǒng)具有圖形化工作流體系，提供強(qiáng)大的業(yè)務(wù)工作流支持能力，可以對文檔的借閱申請與發(fā)放，上傳文檔的審批、監(jiān)控、分析、改進(jìn)提供了全面的支持。