聚焦信息管理未來 文檔管理軟件成主流

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      近年來，隨著新興信息化技術(shù)的大量涌入，企業(yè)資源管理格局也在發(fā)生著日新月異的變化。從原本的以紙質(zhì)載體為主，人力管理為主要手段的傳統(tǒng)文檔管理方式，日常辦公主要依賴于計算機來完成，其信息資料由傳統(tǒng)的紙張載體逐漸向電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型，企業(yè)內(nèi)的電子數(shù)據(jù)量迅猛增長，企業(yè)在管理過程中往往會借助管理軟件輔助管理。

      企業(yè)資料管理格局正在朝著全方位自動化管理的道路發(fā)展，未來企業(yè)管理將向著什么方向發(fā)展是企業(yè)管理者極為管理的問題，選對了管理方向，無異于少走了很多彎路，對于市場競爭日趨白惡化的今天，是尤為關(guān)鍵的。

企業(yè)資料管理的發(fā)展歷程

      在70到80年代末期，由于電子信息技術(shù)發(fā)展還處于初期階段，信息資料主要以紙質(zhì)載體為主，大多數(shù)為印刷體、手寫體。信息分類、查找、歸檔等完全借助人力管理，一些信息數(shù)量龐大的企業(yè)就需要幾十個信息管理員。

      進入90年代后， 企業(yè)對信息管理的認識有了進一步的提高，并且總結(jié)歸納了一些信息管理的方法，也有了一些專門用于管理的表單等材料。但是對信息管理的主要方式依然是基于文本、表格等紙介質(zhì)的手工處理。對于文檔情況的統(tǒng)計和核實等往往采用對員工的人工檢查進行，對員工的實際情況、以及職位等情況用人工計算、手抄進行。數(shù)據(jù)信息處理工作量大，容易出錯；由于數(shù)據(jù)繁多，容易丟失，且不易查找。總的來說，缺乏系統(tǒng)，規(guī)范的信息管理手段。盡管有些單位有計算機，但是尚未用于信息管理，沒有發(fā)揮它的效力，資源閑置比較突出。企業(yè)管理者已逐漸意識到信息資源管理需要借助一些特殊的工具來完成。

傳統(tǒng)文檔管理模式的變革

      文檔管理系統(tǒng)的革命性變革出現(xiàn)在20世紀90年代末，我國文檔管理信息系統(tǒng)開發(fā)和應(yīng)用雖然已經(jīng)有近十年的時間，但文檔管理信息系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用的整體水平還不高，目前還處于多元化狀態(tài)。

      20世紀初期， 隨著我國成功加入WTO及信息化浪潮的日益臨近，企業(yè)經(jīng)營管理機制正在發(fā)生著根本性的變化。企業(yè)要想在激烈的市場競爭環(huán)境下求得生的存,就必須有效地利用人才、時間、信息結(jié)合的優(yōu)勢，就必須有效地進行企業(yè)內(nèi)部改革和加強企業(yè)管理。據(jù)1999年中國電信的調(diào)查報告顯示我國的上網(wǎng)人數(shù)已達到890萬，互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)十分普及，企事業(yè)單位希望能在世界的任何一個角落查到自已單位的文檔的信息。借助現(xiàn)代信息技術(shù)和管理理論，建立企業(yè)文檔管理系統(tǒng)勢在必行。

      對企業(yè)而言，文檔是企業(yè)最寶貴的資源，也是企業(yè)的“生命線”。如何做到文檔與經(jīng)濟效益具有良好匹配？如何做到事得其才，人盡其用？如何在滿足企業(yè)效益的同時又兼顧企業(yè)職工的需求？如何能在瞬息萬變的時代使企業(yè)與社會環(huán)境相適應(yīng)并且處理好隨時變化的文檔？這一系列的問題都是需要亟待解決的問題。

      現(xiàn)在我國的企事業(yè)單位中信息的管理水平還停留在紙介質(zhì)的基礎(chǔ)上，這樣的機制已經(jīng)不能適應(yīng)時代的發(fā)展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計算機為基礎(chǔ)的信息管理所取代。

      “科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”。為了解決上述問題，使企業(yè)在激勵的市場競爭中立于不敗之地，泛普專家設(shè)計并開發(fā)出一套適合文檔管理特點，又符合我國企業(yè)管理實情的泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)（www.zhidesoft.com）。文檔管理產(chǎn)品一經(jīng)推出就收到了企業(yè)的廣泛關(guān)注。借助文檔管理軟件能夠使企業(yè)文檔管理工作規(guī)范化，系統(tǒng)化，程序化，避免文檔管理的隨意性，提高信息處理的速度和準確性，能夠及時、準確、有效的查詢、修改文檔的情況。使用文檔管理軟件對文檔信息進行管理,具有著手動管理所無法比擬的優(yōu)點。例如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。這些優(yōu)點能夠極大地提高文檔管理的效率，也是企業(yè)的科學(xué)化、正規(guī)化管理,與世界接軌的重要條件。

未來企業(yè)管理模式將趨于虛擬化

      據(jù)資深學(xué)者分析，未來文檔管理方式將逐漸趨于虛擬化。

      “虛擬”概念最初來自計算機的虛擬存貯器，1991年，“虛擬”被移植到管理模式上。虛擬企業(yè)通過集成各成員的核心能力和資源，在管理、技術(shù)、資源等方面擁有得天獨厚的競爭優(yōu)勢，通過分享市場機會和顧客，實現(xiàn)共贏目標，以便在瞬息萬變、競爭激烈的市場中有更大的獲勝機會。

      未來企業(yè)逐漸向“虛擬”化發(fā)展，人員組織結(jié)構(gòu)也許會不受固定工作場所的局限，企業(yè)的員工也許會分布在不同的城市領(lǐng)域。員工之間的溝通與協(xié)同工作會更多的依賴于協(xié)同辦公系統(tǒng)。這就更需要建立完善的管理機制來幫助企業(yè)進行信息管理與協(xié)同工作。

      文檔管理系統(tǒng)對于現(xiàn)代企業(yè)管理與推動未來管理模式的變革都有著舉足輕重的地位。電子管理軟件無疑是未來企業(yè)管理，甚至是企業(yè)架構(gòu)比不可少的基礎(chǔ)工具。企業(yè)應(yīng)將重點放在提高運作效率與核心競爭力上，借助管理軟件為各個部門提供最高效的工作模式。