讓文檔管理不再成為“企業(yè)之殤”

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      中國廣播網近日轉載國外媒體的報道稱，韓國38歲的Kim作為一名前摩托羅拉銷售，被控將商業(yè)機密泄露給競爭對手宏達電和蘋果。造成摩托羅拉直接損失8760萬美元。

      據(jù)中新社7月25日消息，東軟集團被曝出內部人員泄密大案，涉案人數(shù)多達28人，預計經濟損失達4000余萬元。

      企業(yè)商業(yè)機密泄露大案層出。調查顯示，78%資料外泄來自于企業(yè)內部。而這明顯暴露出企業(yè)內部文檔管理系統(tǒng)的疏漏與不完備。

      文檔管理：企業(yè)之殤

      近日，記者深入某外貿公司調查其文檔管理情況?，F(xiàn)場了解到該公司有超過100人使用超過百臺電腦進行日常辦公，各種電子文件資料都分散存儲在個人的電腦上。而該公司不愿具名的一位總經理承認，辦公電腦數(shù)量較多，資料存儲又分散，沒有進行集中存儲，如此一來由于感染病毒、硬盤損壞、惡意刪除而出現(xiàn)文件丟失的情況時常發(fā)生。

      隨后記者走訪了多家規(guī)模不同的公司，近一半以上的企業(yè)管理者抱怨，文檔管理如同雞肋，往小了看，造成員工工作效率低下，往大了說，甚至牽系企業(yè)存亡。商戰(zhàn)沉浮，潰于蟻穴。

      事實上，隨著信息化時代所帶來的文檔類數(shù)據(jù)爆炸式增長，企業(yè)在文檔管理方面所存在的問題已呈多樣化：無序化、存儲零散個人化、調用困難、流通不暢、泄密頻發(fā)等。因此,所造成的種種問題如企業(yè)運營成本居高不下；商業(yè)機密外泄成家常便飯，所造成的直接經濟損失不可估量；時間大量被浪費，協(xié)調辦公溝通困難導致員工工作效率低下等，最終只能由企業(yè)自己買單。文檔管理，已成企業(yè)之殤。

      “文檔管理是企業(yè)未來提升競爭力的蓄力之道，企業(yè)如果沒有引進高效實用的協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，就談不上全程無縫管理、協(xié)同辦公和企業(yè)輕松運營。”中國檔案學會許明教授一針見血地指出。

      指標：存儲有序 易用為先

      在一項行業(yè)調查中顯示，一家年收入3億美元的公司可通過提高文檔管理、協(xié)同辦公效率而每年節(jié)約超過600萬美元的成本。而開篇引用的摩托羅拉、東軟集團商業(yè)泄密也可以通過高效實用的文檔管理系統(tǒng)得到避免。

      據(jù)了解，目前市場上文檔管理軟件、系統(tǒng)品種繁多，也良莠不齊。標榜最完美、最領先、功能最強大等的文檔管理解決方案不計其數(shù)。然而調查發(fā)現(xiàn)，事實上，目前所開發(fā)出來的各大文檔管理系統(tǒng)，確實90%都具備基本的存儲功能。但遠遠不能滿足企業(yè)文檔管理的多項需求，真正能實現(xiàn)全程無縫管理、協(xié)同辦公的卻如鳳毛麟角。

      “對于企業(yè)來說，除了應具備基本的集中存儲功能、權限控制機制、全文精準搜索等功能，只是實現(xiàn)了企業(yè)的文檔管理中的基礎需求，然而如何在企業(yè)海量的文檔數(shù)據(jù)中不斷深度挖掘價值并共享其價值，從而更好的實現(xiàn)企業(yè)利益最大化，發(fā)揮出企業(yè)文檔管理最大作用才是企業(yè)更高的需求，也是我們關注的方面。致力于文檔管理系統(tǒng)開發(fā)、服務企業(yè)的泛普軟件總經理曹浩道出了他對于文檔管理的理解。

      中國檔案學會許明教授的分析也證實了這一說法。專家表示，存儲有序、易用為先是文檔管理的首要指標。企業(yè)要優(yōu)化文檔管理工作，必須慎重選擇文檔管理系統(tǒng)。第一，就是能集中存儲。即將散落到員工個人電腦上的文檔數(shù)據(jù)歸入一個系統(tǒng)，進行集中管理。第二，通過權限控制實現(xiàn)文檔安全共享。即針對不同層級的企業(yè)職員提供不同的的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等權限，在不影響信息共享的同時，將泄密風險降到最低。第三，應具備全文精準搜索功能。眾所周知，Windows系統(tǒng)本身沒有提供正文搜索功能，員工在文件搜索過程中，很難精準定位到所需文檔。如果一個系統(tǒng)能實現(xiàn)根據(jù)文件名、正文、上傳者的關鍵字等進行精準搜索，將大大提升員工工作效率以及文檔使用率。泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)就具備這些方面的功能。許教授也給出了他的推薦。

      存儲有序，易用為先，協(xié)同管理。已經成為企業(yè)選擇文檔管理系統(tǒng)的首要指標。而我們也欣喜地看到，杰出的行業(yè)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)正逐步呈燎原之勢，在向企業(yè)揮手！

相關鏈接：文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)由泛普軟件開發(fā)。其的核心是“協(xié)同辦公、文檔管理”，將企業(yè)各種應用與管理全面整合，全程無縫管理。目前已有超過3000家企事業(yè)、政府機構在使用該系統(tǒng)進行文檔管理。