讓文檔管理不再成為“企業(yè)之殤”

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      中國(guó)廣播網(wǎng)近日轉(zhuǎn)載國(guó)外媒體的報(bào)道稱，韓國(guó)38歲的Kim作為一名前摩托羅拉銷售，被控將商業(yè)機(jī)密泄露給競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手宏達(dá)電和蘋果。造成摩托羅拉直接損失8760萬美元。

      據(jù)中新社7月25日消息，東軟集團(tuán)被曝出內(nèi)部人員泄密大案，涉案人數(shù)多達(dá)28人，預(yù)計(jì)經(jīng)濟(jì)損失達(dá)4000余萬元。

      企業(yè)商業(yè)機(jī)密泄露大案層出。調(diào)查顯示，78%資料外泄來自于企業(yè)內(nèi)部。而這明顯暴露出企業(yè)內(nèi)部文檔管理系統(tǒng)的疏漏與不完備。

      文檔管理：企業(yè)之殤

      近日，記者深入某外貿(mào)公司調(diào)查其文檔管理情況?，F(xiàn)場(chǎng)了解到該公司有超過100人使用超過百臺(tái)電腦進(jìn)行日常辦公，各種電子文件資料都分散存儲(chǔ)在個(gè)人的電腦上。而該公司不愿具名的一位總經(jīng)理承認(rèn)，辦公電腦數(shù)量較多，資料存儲(chǔ)又分散，沒有進(jìn)行集中存儲(chǔ)，如此一來由于感染病毒、硬盤損壞、惡意刪除而出現(xiàn)文件丟失的情況時(shí)常發(fā)生。

      隨后記者走訪了多家規(guī)模不同的公司，近一半以上的企業(yè)管理者抱怨，文檔管理如同雞肋，往小了看，造成員工工作效率低下，往大了說，甚至牽系企業(yè)存亡。商戰(zhàn)沉浮，潰于蟻穴。

      事實(shí)上，隨著信息化時(shí)代所帶來的文檔類數(shù)據(jù)爆炸式增長(zhǎng)，企業(yè)在文檔管理方面所存在的問題已呈多樣化：無序化、存儲(chǔ)零散個(gè)人化、調(diào)用困難、流通不暢、泄密頻發(fā)等。因此,所造成的種種問題如企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本居高不下；商業(yè)機(jī)密外泄成家常便飯，所造成的直接經(jīng)濟(jì)損失不可估量；時(shí)間大量被浪費(fèi)，協(xié)調(diào)辦公溝通困難導(dǎo)致員工工作效率低下等，最終只能由企業(yè)自己買單。文檔管理，已成企業(yè)之殤。

      “文檔管理是企業(yè)未來提升競(jìng)爭(zhēng)力的蓄力之道，企業(yè)如果沒有引進(jìn)高效實(shí)用的協(xié)同文檔管理系統(tǒng)，就談不上全程無縫管理、協(xié)同辦公和企業(yè)輕松運(yùn)營(yíng)。”中國(guó)檔案學(xué)會(huì)許明教授一針見血地指出。

      指標(biāo)：存儲(chǔ)有序 易用為先

      在一項(xiàng)行業(yè)調(diào)查中顯示，一家年收入3億美元的公司可通過提高文檔管理、協(xié)同辦公效率而每年節(jié)約超過600萬美元的成本。而開篇引用的摩托羅拉、東軟集團(tuán)商業(yè)泄密也可以通過高效實(shí)用的文檔管理系統(tǒng)得到避免。

      據(jù)了解，目前市場(chǎng)上文檔管理軟件、系統(tǒng)品種繁多，也良莠不齊。標(biāo)榜最完美、最領(lǐng)先、功能最強(qiáng)大等的文檔管理解決方案不計(jì)其數(shù)。然而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，事實(shí)上，目前所開發(fā)出來的各大文檔管理系統(tǒng)，確實(shí)90%都具備基本的存儲(chǔ)功能。但遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)文檔管理的多項(xiàng)需求，真正能實(shí)現(xiàn)全程無縫管理、協(xié)同辦公的卻如鳳毛麟角。

      “對(duì)于企業(yè)來說，除了應(yīng)具備基本的集中存儲(chǔ)功能、權(quán)限控制機(jī)制、全文精準(zhǔn)搜索等功能，只是實(shí)現(xiàn)了企業(yè)的文檔管理中的基礎(chǔ)需求，然而如何在企業(yè)海量的文檔數(shù)據(jù)中不斷深度挖掘價(jià)值并共享其價(jià)值，從而更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益最大化，發(fā)揮出企業(yè)文檔管理最大作用才是企業(yè)更高的需求，也是我們關(guān)注的方面。致力于文檔管理系統(tǒng)開發(fā)、服務(wù)企業(yè)的泛普軟件總經(jīng)理曹浩道出了他對(duì)于文檔管理的理解。

      中國(guó)檔案學(xué)會(huì)許明教授的分析也證實(shí)了這一說法。專家表示，存儲(chǔ)有序、易用為先是文檔管理的首要指標(biāo)。企業(yè)要優(yōu)化文檔管理工作，必須慎重選擇文檔管理系統(tǒng)。第一，就是能集中存儲(chǔ)。即將散落到員工個(gè)人電腦上的文檔數(shù)據(jù)歸入一個(gè)系統(tǒng)，進(jìn)行集中管理。第二，通過權(quán)限控制實(shí)現(xiàn)文檔安全共享。即針對(duì)不同層級(jí)的企業(yè)職員提供不同的的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等權(quán)限，在不影響信息共享的同時(shí)，將泄密風(fēng)險(xiǎn)降到最低。第三，應(yīng)具備全文精準(zhǔn)搜索功能。眾所周知，Windows系統(tǒng)本身沒有提供正文搜索功能，員工在文件搜索過程中，很難精準(zhǔn)定位到所需文檔。如果一個(gè)系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)根據(jù)文件名、正文、上傳者的關(guān)鍵字等進(jìn)行精準(zhǔn)搜索，將大大提升員工工作效率以及文檔使用率。泛普文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)就具備這些方面的功能。許教授也給出了他的推薦。

      存儲(chǔ)有序，易用為先，協(xié)同管理。已經(jīng)成為企業(yè)選擇文檔管理系統(tǒng)的首要指標(biāo)。而我們也欣喜地看到，杰出的行業(yè)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)正逐步呈燎原之勢(shì)，在向企業(yè)揮手！

相關(guān)鏈接：文件管理系統(tǒng)協(xié)同文檔管理系統(tǒng)由泛普軟件開發(fā)。其的核心是“協(xié)同辦公、文檔管理”，將企業(yè)各種應(yīng)用與管理全面整合，全程無縫管理。目前已有超過3000家企事業(yè)、政府機(jī)構(gòu)在使用該系統(tǒng)進(jìn)行文檔管理。