企業(yè)檔案工作走出困境的方向

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 　　企業(yè)檔案工作走出困境的方向

　　時(shí)代變革了，環(huán)境改變了，而企業(yè)檔案工作沒有做出相應(yīng)的變化，于是陷入了困境。因此，企業(yè)檔案工作的根本出路在于通過(guò)變革適應(yīng)時(shí)代變革、環(huán)境變化的要求。也就是說(shuō)，“當(dāng)時(shí)代改變，我們必須通過(guò)變革來(lái)謀求生存”;否則，“如果檔案事業(yè)仍然沉浸于昨日的世界里，那么企業(yè)檔案員的職業(yè)將煙消云散”。

　　傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作要適應(yīng)外部環(huán)境的變化、走出當(dāng)前面臨的困境，僅僅進(jìn)行細(xì)枝末葉的修修補(bǔ)補(bǔ)已經(jīng)無(wú)濟(jì)于事，唯有進(jìn)行根本性的變革和創(chuàng)新。而根本性的變革和創(chuàng)新需要有先進(jìn)的管理理念與管理模式指導(dǎo)。這種指導(dǎo)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式，必須順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景與時(shí)代發(fā)展潮流。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這種順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景與時(shí)代發(fā)展潮流，能夠指導(dǎo)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式就是知識(shí)管理。因?yàn)橹R(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，它能從各個(gè)層面為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。

　　(一)知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式

　　當(dāng)前，全球最根本的社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景、時(shí)代發(fā)展潮流是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是直接依賴知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟(jì)。其本質(zhì)特征是：在整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識(shí)產(chǎn)品的生產(chǎn)支配了物質(zhì)產(chǎn)品的生產(chǎn)而居于主導(dǎo)地位，腦力勞動(dòng)上升為人類勞動(dòng)的主要形式。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)成為了關(guān)鍵的經(jīng)濟(jì)資源和比較優(yōu)勢(shì)的主導(dǎo)的、甚至可能是唯一的源泉。知識(shí)經(jīng)濟(jì)作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)的全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對(duì)應(yīng)。“因?yàn)橹R(shí)社會(huì)是一個(gè)組織的社會(huì)，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識(shí)成為有效。”知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)通過(guò)知識(shí)應(yīng)用、知識(shí)創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識(shí)在經(jīng)濟(jì)生活中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，順應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)這種“空前關(guān)注知識(shí)的價(jià)值”的要求，因而成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，成為二十一世紀(jì)管理的必然趨勢(shì)。

　　(二)知識(shí)管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向

　　知識(shí)管理是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)知識(shí)進(jìn)行積累、組織、評(píng)價(jià)、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)是知識(shí)是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識(shí)管理的根本目的是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，知識(shí)管理的基本活動(dòng)是知識(shí)的積累、組織、評(píng)價(jià)、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，知識(shí)管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，知識(shí)管理必然為包括檔案工作在內(nèi)的企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)提供創(chuàng)新的思路和視角。

　　知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)可以促使人們重新認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案的價(jià)值：企業(yè)檔案作為一種重要的知識(shí)載體，應(yīng)該是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而不僅僅是簡(jiǎn)單的“歷史記錄”、“資料”或“工具”;應(yīng)該是企業(yè)展望未來(lái)的窗口，而不僅僅是回顧過(guò)去的鏡子。

　　知識(shí)管理的根本目的可以促使人們重視定義企業(yè)檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應(yīng)該重視檔案的開發(fā)和利用;檔案管理不能只是為了保存歷史、再現(xiàn)歷史，更是為了積累知識(shí)、利用知識(shí);檔案管理不能停留于被動(dòng)的、單一的、滯后的服務(wù)，而必須融入企業(yè)的核心活動(dòng)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化服務(wù)，為提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)。

　　知識(shí)管理的基本活動(dòng)可以促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動(dòng)：檔案管理應(yīng)該從關(guān)注對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對(duì)檔案所存儲(chǔ)的信息、所蘊(yùn)含的知識(shí)的管理。在檔案收集過(guò)程中，應(yīng)該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強(qiáng)隱性知識(shí)的記錄與收集，加強(qiáng)非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動(dòng)拓展為知識(shí)積累活動(dòng)。在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該在檔案實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，按照用戶的檢索偏好與利用習(xí)慣，進(jìn)行多維度、深層次的檔案內(nèi)容分類(知識(shí)分類)，從而使檔案整理活動(dòng)演進(jìn)為知識(shí)組織活動(dòng)。在檔案鑒定過(guò)程中，應(yīng)該不僅重視檔案的憑證性價(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值和保存價(jià)值，而且關(guān)注檔案的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和利用價(jià)值，從而使檔案鑒定活動(dòng)創(chuàng)新為知識(shí)評(píng)價(jià)活動(dòng)。在檔案服務(wù)過(guò)程中，應(yīng)該貫徹以用戶為中心的理念，通過(guò)信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化手段，開展主動(dòng)服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)、全過(guò)程服務(wù)與超前服務(wù)，努力為用戶提供具體的知識(shí)與問題解決方案(而不僅僅是檔案實(shí)體本身)，從而將檔案服務(wù)活動(dòng)提升為知識(shí)服務(wù)活動(dòng)。

　　知識(shí)管理的技術(shù)支撐可以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法：企業(yè)檔案管理必須拋棄傳統(tǒng)的手工操作方式，而采用先進(jìn)的信息技術(shù)。