企業(yè)檔案工作走出困境的方向

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 　　企業(yè)檔案工作走出困境的方向

　　時代變革了，環(huán)境改變了，而企業(yè)檔案工作沒有做出相應的變化，于是陷入了困境。因此，企業(yè)檔案工作的根本出路在于通過變革適應時代變革、環(huán)境變化的要求。也就是說，“當時代改變，我們必須通過變革來謀求生存”;否則，“如果檔案事業(yè)仍然沉浸于昨日的世界里，那么企業(yè)檔案員的職業(yè)將煙消云散”。

　　傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作要適應外部環(huán)境的變化、走出當前面臨的困境，僅僅進行細枝末葉的修修補補已經(jīng)無濟于事，唯有進行根本性的變革和創(chuàng)新。而根本性的變革和創(chuàng)新需要有先進的管理理念與管理模式指導。這種指導企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式，必須順應社會經(jīng)濟背景與時代發(fā)展潮流。在知識經(jīng)濟時代，這種順應社會經(jīng)濟背景與時代發(fā)展潮流，能夠指導企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式就是知識管理。因為知識管理是知識經(jīng)濟時代的管理范式，它能從各個層面為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。

　　(一)知識管理是知識經(jīng)濟時代的管理范式

　　當前，全球最根本的社會經(jīng)濟背景、時代發(fā)展潮流是知識經(jīng)濟的興起。知識經(jīng)濟是直接依賴知識和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟。其本質(zhì)特征是：在整個社會生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識產(chǎn)品的生產(chǎn)支配了物質(zhì)產(chǎn)品的生產(chǎn)而居于主導地位，腦力勞動上升為人類勞動的主要形式。在知識經(jīng)濟時代，知識成為了關(guān)鍵的經(jīng)濟資源和比較優(yōu)勢的主導的、甚至可能是唯一的源泉。知識經(jīng)濟作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟、工業(yè)經(jīng)濟的全新的經(jīng)濟形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對應。“因為知識社會是一個組織的社會，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識成為有效。”知識管理強調(diào)通過知識應用、知識創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識在經(jīng)濟生活中的作用，最大限度地實現(xiàn)知識的價值，順應了知識經(jīng)濟這種“空前關(guān)注知識的價值”的要求，因而成為知識經(jīng)濟時代的管理范式，成為二十一世紀管理的必然趨勢。

　　(二)知識管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向

　　知識管理是指應用現(xiàn)代信息技術(shù)對知識進行積累、組織、評價、傳遞和應用、創(chuàng)新，以實現(xiàn)知識的價值，提升企業(yè)的核心競爭力。知識管理的出發(fā)點是知識是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識管理的根本目的是實現(xiàn)知識的價值、提升企業(yè)的核心競爭力，知識管理的基本活動是知識的積累、組織、評價、傳遞和應用、創(chuàng)新，知識管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。作為知識經(jīng)濟時代的管理范式，知識管理必然為包括檔案工作在內(nèi)的企業(yè)各項管理活動提供創(chuàng)新的思路和視角。

　　知識管理的出發(fā)點可以促使人們重新認識企業(yè)檔案的價值：企業(yè)檔案作為一種重要的知識載體，應該是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而不僅僅是簡單的“歷史記錄”、“資料”或“工具”;應該是企業(yè)展望未來的窗口，而不僅僅是回顧過去的鏡子。

　　知識管理的根本目的可以促使人們重視定義企業(yè)檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應該重視檔案的開發(fā)和利用;檔案管理不能只是為了保存歷史、再現(xiàn)歷史，更是為了積累知識、利用知識;檔案管理不能停留于被動的、單一的、滯后的服務，而必須融入企業(yè)的核心活動，為企業(yè)創(chuàng)造價值、實現(xiàn)利潤最大化服務，為提升企業(yè)核心競爭力服務。

　　知識管理的基本活動可以促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動：檔案管理應該從關(guān)注對檔案實體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對檔案所存儲的信息、所蘊含的知識的管理。在檔案收集過程中，應該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強隱性知識的記錄與收集，加強非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動拓展為知識積累活動。在檔案整理過程中，應該在檔案實體分類的基礎上，按照用戶的檢索偏好與利用習慣，進行多維度、深層次的檔案內(nèi)容分類(知識分類)，從而使檔案整理活動演進為知識組織活動。在檔案鑒定過程中，應該不僅重視檔案的憑證性價值、長遠價值和保存價值，而且關(guān)注檔案的情報性價值、現(xiàn)實價值和利用價值，從而使檔案鑒定活動創(chuàng)新為知識評價活動。在檔案服務過程中，應該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡化、智能化手段，開展主動服務、個性化服務、全過程服務與超前服務，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案(而不僅僅是檔案實體本身)，從而將檔案服務活動提升為知識服務活動。

　　知識管理的技術(shù)支撐可以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法：企業(yè)檔案管理必須拋棄傳統(tǒng)的手工操作方式，而采用先進的信息技術(shù)。