2013年文檔管理市場(chǎng)將迎來(lái)新突破

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

      近些年來(lái)，我國(guó)企業(yè)對(duì)文檔管理的需求進(jìn)入“井噴期”。國(guó)家檔案局近年來(lái)進(jìn)行的調(diào)查顯示，已有近80%的中央和國(guó)家機(jī)關(guān)、中央企業(yè)采用辦公自動(dòng)化或電子政務(wù)系統(tǒng)，產(chǎn)生各類(lèi)電子文件近2億件。最新調(diào)查結(jié)果表明，我國(guó)企事業(yè)單位日常資料以電子文檔形式存在的占72.7％，其中14.3%的機(jī)構(gòu)生成的文件全部以電子文件的形式存在；有49%的機(jī)構(gòu)生成的電子文件數(shù)量占全部文件數(shù)量的50％以上。76%受訪機(jī)構(gòu)認(rèn)為未來(lái)5年，我國(guó)企業(yè)的電子資料數(shù)量還將持續(xù)的成倍增長(zhǎng)，人為的管理這些資料已然無(wú)法完成，企事業(yè)單位的文檔管理將完全依賴于文檔管理軟件。

      自2006年以來(lái)，我國(guó)的文檔管理市場(chǎng)以幾何速度不斷擴(kuò)大。據(jù)統(tǒng)計(jì)，2006年我國(guó)僅有14.7%的企業(yè)在使用文檔管理軟件來(lái)管理電子文件；而到了2010年這個(gè)數(shù)字增長(zhǎng)到了37%；預(yù)計(jì)2013年，我國(guó)使用文檔管理軟件進(jìn)行管理的企事業(yè)單位所占比例將達(dá)到前所未有的高度！由此不難預(yù)見(jiàn)，在不久的將來(lái)，文檔管理軟件將成為政府、企事業(yè)信息資源的主要管理載體。電子文檔自動(dòng)化、智能化管理將成為繼人為紙質(zhì)檔案管理以來(lái)的一次新的革命。

文檔管理軟件發(fā)展態(tài)勢(shì)分析

      由于我國(guó)信息化建設(shè)起步較晚，關(guān)于電子文件管理的研究也僅僅處于探索階段。雖然從1996年起國(guó)家和地方檔案部門(mén)開(kāi)始著手電子文件管理的研究，并取得了一定的成果。但對(duì)比國(guó)外一些電子文件管理先進(jìn)的國(guó)家以及國(guó)內(nèi)的實(shí)際管理需求看，電子文件管理遠(yuǎn)未達(dá)到理想的目標(biāo)。

      在國(guó)外，電子文件管理機(jī)制已然成為了企業(yè)廣泛應(yīng)用的管理手段。早在10年前，就陸續(xù)產(chǎn)生一些資料管理的電子產(chǎn)品，在一些工業(yè)發(fā)達(dá)的國(guó)家，利用電子文檔管理系統(tǒng)進(jìn)行管理的企業(yè)有的甚至高達(dá)90%以上，在英國(guó)，95%的政府文件都已生成電子文件，由其專(zhuān)門(mén)的電子文檔管理機(jī)制進(jìn)行管理。

      現(xiàn)階段，我國(guó)文檔管理產(chǎn)品的市場(chǎng)雖然市場(chǎng)占有率雖然不及OA、CRM等比較成熟的產(chǎn)品，但是其年增長(zhǎng)率卻年年遞增，是軟件市場(chǎng)增長(zhǎng)最快的產(chǎn)品之一。由此可見(jiàn)，文檔管理軟件有著潛在的市場(chǎng)，在未來(lái)幾年將會(huì)超越其他管理產(chǎn)品的市場(chǎng)占有率，成為企業(yè)主要的管理工具。

泛普文件管理系統(tǒng)：科學(xué)、規(guī)范電子文件管理，改革企業(yè)管理模式

      此次的現(xiàn)狀調(diào)查結(jié)果同時(shí)也揭示出目前我國(guó)電子文件管理中依然存在著缺乏制度規(guī)范、電子文件管理系統(tǒng)功能不完善、電子文件質(zhì)量難以保障等諸多問(wèn)題。即便是歸檔后的電子文件，也因缺少科學(xué)的管理措施，亦面臨著無(wú)法正確劃分保管期限、無(wú)法保證長(zhǎng)期可讀性、無(wú)法維護(hù)其真實(shí)性等多重風(fēng)險(xiǎn)。電子文件的前后端管理脫節(jié)、管理功能不完善、管理制度不健全、管理技術(shù)落后等一系列問(wèn)題使得大量的電子文件基本處于無(wú)序、無(wú)規(guī)的分散混亂狀態(tài)，導(dǎo)致我國(guó)電子文件面臨著嚴(yán)重的失控風(fēng)險(xiǎn)。

      一份來(lái)自中國(guó)人民大學(xué)的研究小組的調(diào)查報(bào)告，首度曝光近年來(lái)中國(guó)電子文件管理的“記憶黑洞”。調(diào)查顯示，中國(guó)1982年第三次全國(guó)人口普查中99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失；1990年北京亞運(yùn)會(huì)的部分電子文件無(wú)法讀取；22%的中央機(jī)關(guān)存在讀不出來(lái)的電子文件。

      為了改變電子文件管理的不足，泛普文件管理系統(tǒng)提出以科學(xué)、規(guī)范的管理方式來(lái)對(duì)企業(yè)文件進(jìn)行規(guī)劃管理，以改善現(xiàn)階段我國(guó)電子文檔管理的不足：

1、電子文件集中存儲(chǔ)，定時(shí)備份，杜絕“記憶黑洞”：

      我國(guó)電子文件管理的“記憶黑洞”主要產(chǎn)生原因是電子文檔存儲(chǔ)散亂，沒(méi)有統(tǒng)一的管理機(jī)制。建立統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái)對(duì)于企事業(yè)單位來(lái)講是非常必要的。若將企業(yè)所有的電子文檔以及數(shù)字資產(chǎn)全部集中到統(tǒng)一服務(wù)器中存儲(chǔ)，并做到定時(shí)備份。那么出現(xiàn)丟失的可能性將大幅減少。而這些工作通過(guò)人為管理則會(huì)效率低，出錯(cuò)率高，應(yīng)當(dāng)借助現(xiàn)代化的文檔管理軟件來(lái)進(jìn)行管理。

2、安全管理瓶頸：

      由于長(zhǎng)期以來(lái)缺乏電子文件規(guī)劃管理，我國(guó)企事業(yè)單位電子文件的信息安全狀況堪憂。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，有的重要機(jī)構(gòu)僅僅因?yàn)楣ぷ魅藛T在內(nèi)部涉密網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)上交互使用U盤(pán)，就被黑客利用木馬程序從其內(nèi)部網(wǎng)上竊取很多重要情報(bào)。

      為了解決企事業(yè)單位的安全管理問(wèn)題，可以建立權(quán)限管理機(jī)制，對(duì)人員進(jìn)行細(xì)粒度權(quán)限分配，同時(shí)配合審計(jì)歷史、文件加密、文件備份、登錄限制等手段對(duì)文件進(jìn)行安全管理，內(nèi)外兼顧電子文件的安全，使風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)最小化。

3、擺脫傳統(tǒng)管理手段，高效管理電子文件

      傳統(tǒng)的文件管理即為紙質(zhì)文件的人為管理。錯(cuò)誤率極高，文件難以保存，文件丟失則無(wú)法找回。即使有很多企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始普及使用電子文檔，但是電子文件散落存儲(chǔ)在各臺(tái)計(jì)算機(jī)中，查找困難、無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享、安全因素等問(wèn)題始終困擾著企業(yè)，工作效率低已成為了企業(yè)的普遍現(xiàn)象。

      泛普專(zhuān)家認(rèn)為，人力資源應(yīng)該用于更有價(jià)值的工作上，而不是浪費(fèi)在日常的文檔管理中?，F(xiàn)代化管理手段完全可以實(shí)現(xiàn)電子文檔的自動(dòng)化、智能化管理。文件歸檔、編號(hào)、排序、查找等日常工作可以由文檔管理機(jī)制來(lái)完成。通過(guò)文檔管理軟件進(jìn)行管理，文件的流轉(zhuǎn)速度、員工的工作效率、電子文件的利用率都會(huì)有大幅提高，使企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率加倍。

      在不斷發(fā)展壯大的的文檔管理市場(chǎng)中，泛普文件管理系統(tǒng)經(jīng)過(guò)不懈努力，對(duì)產(chǎn)品不斷進(jìn)行完善，已逐漸成為了最優(yōu)秀、成熟的協(xié)同文檔管理軟件，贏得了大量商戶的一致認(rèn)可，越來(lái)越多的客戶采購(gòu)其軟件產(chǎn)品，成為了文檔管理市場(chǎng)中一顆耀眼的“明星”。

小結(jié)：

      文檔管理產(chǎn)品的發(fā)展日新月異，市場(chǎng)需求不斷提高，說(shuō)明著我國(guó)的企事業(yè)單位已經(jīng)越來(lái)越重視電子文件的管理。隨著企業(yè)電子管理水平逐日攀升，將會(huì)有更多的文檔管理產(chǎn)品融入市場(chǎng)，更多的客戶采購(gòu)文檔管理產(chǎn)品。我國(guó)的電子文件管理水平也將逐步的拉近國(guó)際電子文件管理之間的差距。2013年將是我國(guó)文檔管理市場(chǎng)跳躍性發(fā)展的一年，我國(guó)的電子文件管理水平將迎來(lái)一次質(zhì)的飛躍。