文檔管理系統(tǒng)解決方案

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　　文檔管理系統(tǒng)解決需求管理測試驅(qū)動開發(fā)MDA面向?qū)ο骃OA質(zhì)量模型項(xiàng)目管理項(xiàng)目估算軟件度量配置管理解決方案 在所有研究機(jī)構(gòu)及已通過或正努力通過ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的單位中，一般存在大量的工程與技術(shù)文檔，人工管理及檢索這些文檔工作量非常大，極大地影響了工作效率;同時由于某些文件通常存在多個版本，如何保證工作人員手中文件版本的一致性是文檔管理中經(jīng)常要遇到的問在所有研究機(jī)構(gòu)及已通過或正努力通過ISO9001標(biāo)準(zhǔn)的單位中，一般存在大量的工程與技術(shù)文檔，人工管理及檢索這些文檔工作量非常大，極大地影響了工作效率;同時由于某些文件通常存在多個版本，如何保證工作人員手中文件版本的一致性是文檔管理中經(jīng)常要遇到的問題。

　　為了解決上述問題，必須利用計算機(jī)軟件來實(shí)現(xiàn)。這樣的軟件應(yīng)具備如下特征：

　　適用于工程與技術(shù)文檔的全部生命周期，即從創(chuàng)建文件到評審、批準(zhǔn)、進(jìn)入受控狀態(tài)，在經(jīng)歷管理、修改、再修改等過程。

　　必須支持網(wǎng)絡(luò)，支持大型團(tuán)隊協(xié)同使用。

　　具備自動化辦公的功能，如電子郵件、支持公文等。

　　軟件概述

　　傳統(tǒng)的管理與保存文檔的方式是人工生成與保管文件(包括：生成、傳閱、審批、進(jìn)入受控狀態(tài)等)，文件通常是保存在文件柜中的。

　　由于文件數(shù)量多，版本復(fù)雜，在實(shí)際使用中經(jīng)常出現(xiàn)問題，例如：文件版本不一致、文件查找困難、文件管理處理歷史記錄報表工作量過大等。本應(yīng)用方案旨在解決所有單位對大量工程與技術(shù)文檔的管理，達(dá)到并保證工作人員手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同時以實(shí)現(xiàn)電子公告、電子通知、電子郵件、公文收發(fā)等功能來提高科研單位日常辦公及管理的自動化。

　　本軟件是基于B/S結(jié)構(gòu)的局域網(wǎng)軟件系統(tǒng)，與Windows操作系統(tǒng)高效結(jié)合，提高了系統(tǒng)的穩(wěn)定性與易用性。

　　軟件功能(模塊)

　　文檔生成模塊

　　包括文檔建立、審批流程、批準(zhǔn)、進(jìn)入受控狀態(tài)，本模塊保存文檔建立整個過程信息，例如流程、審批意見等。

　　文檔管理模塊

　　包括分類保存、查詢、報表、修改、保存修改過程信息。文檔管理是文件的受控過程。

　　電子通知

　　電子通知借助電子郵件功能向指定人員發(fā)送特定信息，并能跟蹤信息的流向以及反饋信息。發(fā)送者可以看到通知接收人是否看過該通知。

　　電子公告

　　向全體人員發(fā)送特定信息，但不要求有反饋信息。

　　電子郵件

　　電子郵件是信息傳送的通道，同時有利于辦公自動化更好的實(shí)現(xiàn)。

　　文件服務(wù)器模塊

　　文件管理系統(tǒng)的文件服務(wù)器是一個具有客戶端與服務(wù)器端的軟件模塊，它具備分布式網(wǎng)絡(luò)文件系統(tǒng)的功能，同時還具有自動增量備份的功能。文件服務(wù)器的服務(wù)器端軟件運(yùn)行在文件服務(wù)器計算機(jī)上，文件服務(wù)器的客戶端模塊嵌入到文檔管理系統(tǒng)的客戶端軟件中。