文件管理系統(tǒng)-協(xié)同工作

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　　文件管理系統(tǒng)-協(xié)同工作

　　在新經(jīng)濟(jì)時(shí)代，所有的工作都需要多人協(xié)作、信息共享。企業(yè)內(nèi)部的員工、外部的顧問(wèn)、客戶(hù)、合作伙伴需要跨團(tuán)隊(duì)、跨組織地高效協(xié)作;出差、在家辦公等工作要求對(duì)協(xié)作帶來(lái)了更高的挑戰(zhàn)。文件管理系統(tǒng)對(duì)分散的、移動(dòng)的、以及延伸型的動(dòng)態(tài)組織提供了一個(gè)功能豐富的協(xié)同工作平臺(tái)。

　　泛普軟件協(xié)同系統(tǒng)具有靈活的可伸縮性且易于使用。它使用戶(hù)安全地與合作伙伴、客戶(hù)及供應(yīng)商協(xié)同工作，并突破組織架構(gòu)、地理區(qū)域及時(shí)區(qū)限制。它提供各種功能，例如共享的“日程安排”、“任務(wù)管理”、“討論”及企業(yè)聯(lián)系人。

　　工作區(qū)

　　每個(gè)團(tuán)隊(duì)、部門(mén)及項(xiàng)目具有其自身的需求。工作區(qū)是協(xié)同工作的場(chǎng)所，幫助團(tuán)隊(duì)成員高效協(xié)作。

　　個(gè)人工作區(qū)可以實(shí)現(xiàn)個(gè)人文檔的存儲(chǔ)和獲取、任務(wù)管理、日程管理等。

　　組織工作區(qū)是組織內(nèi)全部用戶(hù)的工作區(qū)。作為一個(gè)中央知識(shí)庫(kù)，組織工作區(qū)允許公司文檔、政策、計(jì)劃、指導(dǎo)方針及合同的存取、共享、流轉(zhuǎn)、審批。

　　項(xiàng)目工作區(qū)用于特定項(xiàng)目、任務(wù)或案例。多個(gè)組織的用戶(hù)可以參與并共享關(guān)于項(xiàng)目的信息，共同決策。

　　版本控制

　　對(duì)文檔有訪問(wèn)權(quán)的多個(gè)用戶(hù)能同時(shí)編輯文檔。系統(tǒng)會(huì)保存各個(gè)版本，而用戶(hù)雙擊打開(kāi)的始終是最新的版本。

　　一個(gè)文檔可以對(duì)應(yīng)多個(gè)版本，不必再依靠命名文檔標(biāo)題來(lái)區(qū)分版本。

　　內(nèi)容URL(CURL)– 虛擬文檔鏈接

　　獨(dú)有的網(wǎng)絡(luò)內(nèi)容定位標(biāo)識(shí)(CURL)技術(shù)，文檔可通過(guò)系統(tǒng)生成的唯一URL方式訪問(wèn)。

　　唯一URL可被嵌入某一郵件、表格或其他外部對(duì)象?？梢杂行У販p少網(wǎng)絡(luò)上的文檔傳輸量，并保證文檔的安全查看。

　　討論

　　關(guān)于內(nèi)容而形成的討論與內(nèi)容本身同樣重要。使用討論及意見(jiàn)，文件管理系統(tǒng)使您的團(tuán)隊(duì)能夠輕松保留關(guān)于任何文檔的有價(jià)值的討論。

　　多文檔引用、鏈接

　　文件管理系統(tǒng)能夠?qū)⑽臋n與相關(guān)文檔、圖紙及附件進(jìn)行連接管理，比如研究報(bào)告和參考文獻(xiàn)之間建立連接，易于用戶(hù)找到相關(guān)信息。

　　任務(wù)管理

　　通過(guò)使用任務(wù)管理(包括個(gè)人、被指派或業(yè)務(wù)流程相關(guān)任務(wù))，文件管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高水平的日?；顒?dòng)跟蹤及組織。用戶(hù)可以分配任務(wù)、管理任務(wù)列表、監(jiān)看任務(wù)進(jìn)度。任務(wù)管理也可以與Microsoft Outlook同步，并支持各種CSV、Microsoft Excel等格式的導(dǎo)入導(dǎo)出。

　　文檔流程

　　可以使用“文檔流程”進(jìn)行文檔的傳閱、審批、借閱。

　　活頁(yè)夾

　　用戶(hù)可以基于主題或項(xiàng)目將不同形式的內(nèi)容通過(guò)活頁(yè)夾進(jìn)行捆綁，活頁(yè)夾里的內(nèi)容可以是文件夾、文檔、聯(lián)系人信息、郵件等。將活頁(yè)夾共享給相關(guān)人員，達(dá)到高效共享的效果。

　　日程管理

　　泛普軟件文件管理系統(tǒng)的協(xié)同日歷幫助個(gè)人及企業(yè)跟蹤并管理約會(huì)、例會(huì)、會(huì)議要求和定期提醒。用戶(hù)可以與團(tuán)隊(duì)成員共享個(gè)人日程并能夠從自己的帳戶(hù)查看其他人共享的日程。

　　與文檔相關(guān)的日期可被直接鏈接到日歷，以便可以將關(guān)鍵日期自動(dòng)通知相關(guān)用戶(hù)，例如合同更新日期及方案提交日期。

　　與Microsoft Outlook的同步可以使用熟悉的方式維護(hù)“日歷”，并提供例如iCal、CSV及Microsoft Excel格式的輸出/輸入。

　　郵件、提醒及通知

　　文件管理系統(tǒng)通過(guò)及時(shí)的電子郵件通知，向用戶(hù)提供最新信息。

　　查看你的收件箱

　　對(duì)于我們?cè)S多人而言，查看電子郵件是我們每天坐在辦公桌前的第一件事情。文件管理系統(tǒng)可以將您所需要了解的每件事情發(fā)送到您的收件箱中。

　　訂閱某一感興趣的文檔或文檔夾

　　當(dāng)用戶(hù)訂閱某一文檔或文檔夾時(shí)，文件管理系統(tǒng)能夠通知用戶(hù)該文檔的更新?tīng)顩r。

　　聯(lián)系人管理

　　文件管理系統(tǒng)的聯(lián)系人管理允許個(gè)人管理自己的聯(lián)系人信息，并將聯(lián)系人信息與其他人分享。與文件管理系統(tǒng)郵件管理緊密集成，動(dòng)態(tài)郵件通訊組的創(chuàng)建可以基于聯(lián)系人信息屬性，例如客戶(hù)或合作伙伴的出生日期或地址等。

　　文件管理系統(tǒng)可以與Microsoft Outlook的聯(lián)系人信息進(jìn)行同步，并可以支持符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式的軟件進(jìn)行聯(lián)系人信息交換，如vCard、CSV、Microsoft Excel等格式。