如何更好地正確地使用文檔管理系統(tǒng)？

　　泛普軟件認(rèn)為，文檔管理系統(tǒng)的重要性為了達(dá)到一個好的溝通交流方式，我們需要各式各樣的文檔，在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)文檔管理，圖文檔管理，項目文檔管理過程中也確實(shí)存在了大量的文檔，每個人都認(rèn)為文檔是重要的，但是當(dāng)真正文檔到來的時候又開始困擾了，會不自覺的有些厭煩和無從下手。

　　做文檔的過程是辛苦的，更是麻煩的，原來幾句話的事情在有了文檔以后變得異常麻煩，需要對應(yīng)好格式，需要不同人員的審核和認(rèn)可，難免就會覺得麻煩;而在自己做完文檔以后發(fā)現(xiàn)可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文檔不知道到哪里去找，不同的文檔說法不統(tǒng)一，等等諸如此類的問題讓使用者有點(diǎn)無從下手。

　　文檔管理的方式在項目文檔管理的過程中，需要把握住一些重要的原則和方法，這樣可以讓我們的文檔真正達(dá)到我們預(yù)期的目的。文檔模板的管理面對各類紛繁復(fù)雜的文檔，如果各式各樣，每個人一個風(fēng)格，不論從美觀性和可讀性上都會有影響，所以在文檔安全管理中的過程中需要選擇一套文檔的軟件，例如泛普軟件泛普OA系統(tǒng)。在建立文檔模板時，需要對一些格式進(jìn)行要求，需要將一些基本的要素固化到文檔模板中，確保文檔需要的內(nèi)容能夠在文檔中體現(xiàn)，例如文檔的頁眉頁腳、文檔變更歷史、文檔的目錄方式、文檔的字體等。

　　在建立文檔時，要注意做好文檔的分類，各種分類有一個清晰的定義，使用者可以清楚地知道實(shí)際使用時要采用哪種模板。

發(fā)布：2006-07-31 14:08 編輯：泛普軟件 · xiaochen [打印此頁] [關(guān)閉]

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