初探武漢OA信息化

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初探武漢OA系統(tǒng)

知識管理成為一門獨立的學問是20世紀90年代中期的事，雖然只有短短的幾年，但已經(jīng)產(chǎn)生了被人稱為“大師”的人物。大師中的老大應該是達文波特（Thomas H. Davenport）。此公乃安達信咨詢公司戰(zhàn)略演變研究所主管、波士頓大學信息管理學教授。他在1997年所著的《營運知識》（《Working Knowledge》）一書是知識管理人士的標志性讀物。換言之，不知此書者不算知識管理業(yè)內(nèi)人士。
知識管理是什么？
1997年，達公做了一項開創(chuàng)性的研究，其結(jié)果至今對知識管理仍具指導意義。達公研究了23家公司的31個知識管理項目，對企業(yè)知識管理需求、應用和評估提出了系統(tǒng)的觀點。他認為知識管理需求與應用可分為四類：
● 知識庫（Knowledge Repository）
將企業(yè)相關(guān)的各類文檔、筆記、報告、演示稿、文章等進行結(jié)構(gòu)化處理后存入知識庫，使之易于提取。存入知識庫的信息又可分為來自外部的競爭對手信息、研究報告和產(chǎn)品資料等內(nèi)部信息以及涉及公司機密的非正式討論記錄等。
● 知識通道（Knowledge Access）
當某人需要知識時，能找到擁有此項知識的人，并將知識傳遞給需要它的人，它屬于知識共享的范疇。
● 知識環(huán)境（Knowledge Environment）
在組織內(nèi)部建立一系列行為準則和激勵體制，使組織建立起適應知識管理的文化及行為模式。
● 知識資產(chǎn)（Knowledge Asset）
將企業(yè)知識視為一種資產(chǎn)進行管理。有的公司每年對知識資產(chǎn)進行審計，并將知識資產(chǎn)的狀況寫入向股東提交的年度報告。
達公還指出，實際上很多知識管理項目是混合型的，同時具有多種應用形態(tài)。
效果評估
知識管理的效果很難用單純的經(jīng)濟效益回報來評估，但我們可以從四個方面對它進行綜合評估：投入知識管理的人力物力是否持續(xù)增長;系統(tǒng)存儲的知識是否持續(xù)增長;知識管理項目是否獲得組織內(nèi)部人員的廣泛支持；項目是否產(chǎn)生明確的經(jīng)濟效益。一般來說，知識管理項目的成功需要符合下列條件：
● 項目要與經(jīng)濟效益或產(chǎn)業(yè)的價值相關(guān)聯(lián)，也就是說，知識管理不能僅僅是樣子貨；
● 應將知識管理作為技術(shù)和組織的基礎構(gòu)件；
● 要建立標準的、靈活的知識結(jié)構(gòu)；
● 要建立尊重知識的文化氛圍；
●武漢OA系統(tǒng)要有明確的目標并加以描述；
● 要建立針對不同目標的多重知識傳遞通道；
● 要有高層支持。
據(jù)說，HP公司引入知識管理項目后，以電話實施客戶支持的成本降低了50％。Acer的知識管理項目為其遍及全球的176個辦公地點、3200名員工提供了600余項內(nèi)部培訓課程。這樣的案例舉不勝舉，但肯定有人不屑一顧，認為它與傳統(tǒng)的信息管理沒有多大區(qū)別。
SAP為未來的知識管理應用描繪了一幅形象的圖畫，或許能說明知識管理的作用。
一天，分銷經(jīng)理迪姆收到報告:銷售收入和利潤雙雙下降，并且是連續(xù)第三個月下降。
“產(chǎn)品線的問題？廣告投放不夠？售后服務跟不上？應該關(guān)閉一些零售店？”迪姆一邊考慮，一邊通過公司的知識管理系統(tǒng)了解產(chǎn)品和零售店的情況。
他發(fā)現(xiàn)公司加大廣告力度以后，各地的銷售量都增加了，只有西北部分公司的表現(xiàn)特別差。對近期消息進行檢索，迪姆了解到西北部地區(qū)大部分員工處于被臨時解雇的狀態(tài)。他接著檢索了競爭對手的情況，發(fā)現(xiàn)它們在全國的銷售狀況也很差勁。將這些資料聯(lián)系起來一琢磨，迪姆舒了一口氣。
利用知識管理系統(tǒng)對各產(chǎn)品的銷售狀況進行分析以后，迪姆發(fā)現(xiàn)一款本來預期旺銷的產(chǎn)品銷售不暢。與銷售主管一討論，迪姆萬萬沒想到他們根本不了解這款產(chǎn)品的特點，當然銷售也就無從著手。再查一下，公司沒有相應的培訓課程。于是迪姆與培訓經(jīng)理桑德拉通過知識管理系統(tǒng)討論此事，商定由桑德拉負責找人開發(fā)專門的課程。
做到這一步，迪姆不著急了。
SAP虛構(gòu)的情景雖然大有與SAP知識管理策略暗合的潛臺詞，但仍不失為一幅描繪未來知識管理應用的生動圖畫，從中可以感知一些知識管理應用的基本框架?？偟膩碚f，知識管理系統(tǒng)應該與電話、局域網(wǎng)一樣，成為企業(yè)的基礎設施，并支持企業(yè)的核心業(yè)務。知識管理系統(tǒng)應用需求始于核心業(yè)務運行中出現(xiàn)的各種問題，而目標是為解決問題提供支持。
知識管理技術(shù)
信息技術(shù)是知識管理技術(shù)的基礎。分布式存儲管理、群集系統(tǒng)、Internet/Intranet、數(shù)據(jù)庫、字處理、電子表格以及群件都是知識管理系統(tǒng)的技術(shù)基礎。
知識管理技術(shù)不是新生兒，而是現(xiàn)有技術(shù)的重新組合，其中最重要的是文檔管理、群件、文本挖掘與檢索、企業(yè)門戶等。
1．文檔管理
知識管理技術(shù)中的文檔管理不是信息技術(shù)里的文件管理，更像是古老檔案管理學的電子版。
首先，各種體裁的文檔都要被納入知識管理系統(tǒng)的文檔管理系統(tǒng)，包括新聞稿、產(chǎn)品說明書、設計資料、演示文檔、工作報告等企業(yè)運營中產(chǎn)生的各種文檔，同時系統(tǒng)還能將上述文檔在目錄中列出、打開和編輯。
知識管理系統(tǒng)的文檔管理還要具備文檔外部特征管理功能，能自動提取文檔的外部特征，并允許按文檔外部特征進行檢索。常見的外部特征管理功能有版本管理、作者管理、簽發(fā)管理以及調(diào)閱狀況管理。除此之外，系統(tǒng)還應該提供關(guān)鍵詞管理功能，允許使用者給出文檔的關(guān)鍵詞以便檢索。
文檔管理最重要的價值在于將原先要由不同系統(tǒng)處理的各類文檔集中在一個平臺下統(tǒng)一管理，但外部特征管理、關(guān)鍵詞管理等功能的理論價值可能高于實際應用價值，之所以增添這些功能，并不是它們有多大用處，而是技術(shù)上易于實現(xiàn)。
2．文本挖掘與檢索
知識管理技術(shù)面臨的重大挑戰(zhàn)是如何在海量的非結(jié)構(gòu)化文檔中又快、又準、又全地找到用戶所需的文檔。毫無疑問，檢索是知識管理的核心技術(shù)，但遺憾的是，這方面的技術(shù)沒有多大進展。
從原理上，檢索可以采取兩種方案:其一是將文檔歸入一個有序的結(jié)構(gòu)，再按結(jié)構(gòu)規(guī)則提取文檔（檢索），這種方法也被稱為“文本挖掘（text mining）”；另一種方案是不建立結(jié)構(gòu)，在檢索時，用戶自由地輸入檢索詞或短語，由系統(tǒng)進行匹配，并將匹配到的文檔按檢索詞出現(xiàn)頻率的統(tǒng)計規(guī)則提供給用戶，這就是全文檢索。
結(jié)構(gòu)化方案本身又可分為兩種:其一是由機器根據(jù)文檔特征，按一定算法自動建立有序的結(jié)構(gòu)，并將文檔歸入該結(jié)構(gòu)；其二是人工建立結(jié)構(gòu)，再人工將文檔歸入結(jié)構(gòu)。第一種方法的代表產(chǎn)品是IBM的Text Miner和Autonomy公司的Concept Agent。在第二種方法中，最常采用的結(jié)構(gòu)是樹狀分類表，該分類表由本領域的專家編制，再由“知識工程師”按文檔內(nèi)容將它歸入某一個最終子類，檢索時可按樹狀結(jié)構(gòu)一層一層地找到文檔。這種方法的問題是分類規(guī)則有很強的主觀性，與編制者對該領域的理解有很大關(guān)系。也就是說，客體并不能被表達成惟一的分類表，這就給文檔的歸類和檢索造成了困難；另一方面，分類表靈活性差也是存在的問題之一。
除分類表外，還有另一種方法，這就是結(jié)構(gòu)化的概念集合——主題詞表。它將本領域的主要概念（主題詞）收集在一起，給出概念間的相互關(guān)系：并列、同意、上下位等；然后再將文檔按其內(nèi)容所涉及的主題，從主題詞表中選出若干個概念，作為該文檔的標識，并存入數(shù)據(jù)庫。以后，只要從主題詞表中選出合適的主題詞，就可以提取文檔。主題法適用于計算機檢索，靈活性較分類法好，但主題詞表的編制很困難，給文檔賦予主題詞（標引）也較分類法困難，這些都是“主題法”的不足。
全文檢索的好處是技術(shù)上容易實現(xiàn)，但它的查準率和查全率都不算好。常?？赡苡龅竭@樣的情景：搜索引擎自動檢索出的絕大多數(shù)文獻都不是您想要的。出現(xiàn)這種情況的原因有兩點:一是檢索者用的檢索詞其實并不是該專業(yè)的通用術(shù)語;另一個原因是文檔的主題與檢索詞出現(xiàn)的頻率相關(guān)度不高。盡管如此，全文檢索在目前仍然是知識管理系統(tǒng)的標準文檔檢索方案，因為除此之外，再沒有性價比更好的實用技術(shù)了。
從現(xiàn)有的知識管理案例來看，小型知識管理項目（文檔數(shù)量較少或組織規(guī)模較小）采用全文檢索加文檔管理就可以了。但在中大型項目中，全文檢索就不夠用了，應該應采用結(jié)構(gòu)化的方法。對于那些核心業(yè)務十分依賴于信息提取的項目，諸如專利管理、政府的文檔管理、大型制造業(yè)項目、保險項目、醫(yī)院病案項目、大型零售項目等，就只能采用人工建立結(jié)構(gòu)、人工進行標引的方法。如果對系統(tǒng)性能要求較高，“主題法”應是首選的方案。
3．企業(yè)門戶
現(xiàn)在，企業(yè)門戶已經(jīng)成為知識管理系統(tǒng)的標準配置。對用戶來說，企業(yè)門戶是信息系統(tǒng)的惟一界面，日常工作的一切事務都可在企業(yè)門戶中完成。例如，在企業(yè)門戶中可以打開各類文檔進行編輯、訪問數(shù)據(jù)庫、訪問Internet和Intranet、收發(fā)郵件、進入工作流操作等。企業(yè)門戶還可以按不同需求定制?？傊?，企業(yè)門戶試圖將日益復雜的應用集成到一個統(tǒng)一的平臺上。
表面看來，企業(yè)門戶是計算機應用日趨復雜多樣以后，由繁至簡的一種進步，但事實也許并不是這樣。各種功能集成在一起會相當復雜，實現(xiàn)起來并不容易，也不一定好用。到目前為止，打出企業(yè)門戶旗號的主要是小公司，大公司中只有Lotus推出了K-Station，而微軟的產(chǎn)品尚處于測試階段