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文檔管理依然是OA辦公系統(tǒng)里面核心的功能應用
檔案管理是主流的OA系統(tǒng)中必備的功能,這個功能很實用,能夠滿足絕大部分企事業(yè)單位對檔案管理的要求,用于構建單位內部的檔案管理中心是很方便的。
當然,如果你是檔案館,或者對檔案管理要求非常嚴格的專業(yè)機構,還是上馬一套獨立的檔案管理系統(tǒng)更著調。
OA系統(tǒng)中的檔案管理功能肯定無法跟獨立的檔案管理系統(tǒng)相比,其實這很正常,就像OA系統(tǒng)中的人事管理、項目管理、資產管理等功能也無法跟獨立的管理軟件相比較一樣。但這些功能在應付一般單位的使用時,還是綽綽有余的。OA系統(tǒng)本來就是一個全能冠軍,而非專項冠軍。
以國內領先的泛普軟件OA系統(tǒng)為例,它實現(xiàn)了檔案管理的電子化和信息化。在OA系統(tǒng)中,檔案來自于兩個方面,一方面是審批完畢的表單、文件,或者是通知、公告等直接歸檔;另一方面則是將各種紙質文檔掃描或拍照,上傳到OA系統(tǒng)中實現(xiàn)電子化管理。
為了讓員工上手更加容易,泛普軟件在檔案管理中沿用了紙質檔案的各項專用術語,檔案分為類目、案卷、檔案三個級別,使得檔案整理更加明了。
面對一些用戶提出檔案需要經常借閱的需求,泛普軟件OA系統(tǒng)提供了完善的檔案借閱管理,并和工作流功能實現(xiàn)了集成使用。檔案借閱的請求、批示等工作都可以通過網絡運行。同時,檔案的去向、歸還和借閱人信息也可以被全程記錄,方便了檔案的監(jiān)控和追蹤。
另外,泛普軟件OA系統(tǒng)提供了完備的檔案維護功能,對有保密期限要求的檔案提供了到期提醒功能,能夠及時銷毀檔案。同樣,所有的操作也都是有記錄可查的。
安全性是檔案管理的重點內容,泛普軟件 泛普OA系統(tǒng) OA系統(tǒng)的檔案管理也設有了完善的權限控制,檔案分級都有專業(yè)的管理人員管理,非管理人員要查閱檔案均需要申請、審核通過后才能查閱。
事實上,泛普軟件OA系統(tǒng)將檔案管理員分為三個級別:“檔案管理員”可進行類目管理,設置類目的管理員和使用對象,“類目管理員”可進行案卷管理,設置案卷的管理員和借閱范圍,“案卷管理員”可進行檔案借閱審批、借閱檔案強制收回和檔案銷毀操作。
OA系統(tǒng)全解26:實用的檔案中心
目前,檔案管理的電子化、數(shù)字化已經成為大勢所趨,而OA系統(tǒng)則提供了一個簡便、低成本的工具,使企事業(yè)單位不必上馬昂貴的檔案管理系統(tǒng),就能夠輕松實現(xiàn)檔案管理的電子化和數(shù)字化,何樂而不為呢?
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