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文檔管理依然是OA辦公系統(tǒng)里面核心的功能應(yīng)用

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  檔案管理是主流的OA系統(tǒng)中必備的功能,這個(gè)功能很實(shí)用,能夠滿足絕大部分企事業(yè)單位對(duì)檔案管理的要求,用于構(gòu)建單位內(nèi)部的檔案管理中心是很方便的。

  當(dāng)然,如果你是檔案館,或者對(duì)檔案管理要求非常嚴(yán)格的專業(yè)機(jī)構(gòu),還是上馬一套獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)更著調(diào)。

  OA系統(tǒng)中的檔案管理功能肯定無法跟獨(dú)立的檔案管理系統(tǒng)相比,其實(shí)這很正常,就像OA系統(tǒng)中的人事管理、項(xiàng)目管理、資產(chǎn)管理等功能也無法跟獨(dú)立的管理軟件相比較一樣。但這些功能在應(yīng)付一般單位的使用時(shí),還是綽綽有余的。OA系統(tǒng)本來就是一個(gè)全能冠軍,而非專項(xiàng)冠軍。

  以國內(nèi)領(lǐng)先的泛普軟件OA系統(tǒng)為例,它實(shí)現(xiàn)了檔案管理的電子化和信息化。在OA系統(tǒng)中,檔案來自于兩個(gè)方面,一方面是審批完畢的表單、文件,或者是通知、公告等直接歸檔;另一方面則是將各種紙質(zhì)文檔掃描或拍照,上傳到OA系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)電子化管理。

  為了讓員工上手更加容易,泛普軟件在檔案管理中沿用了紙質(zhì)檔案的各項(xiàng)專用術(shù)語,檔案分為類目、案卷、檔案三個(gè)級(jí)別,使得檔案整理更加明了。

  面對(duì)一些用戶提出檔案需要經(jīng)常借閱的需求,泛普軟件OA系統(tǒng)提供了完善的檔案借閱管理,并和工作流功能實(shí)現(xiàn)了集成使用。檔案借閱的請(qǐng)求、批示等工作都可以通過網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行。同時(shí),檔案的去向、歸還和借閱人信息也可以被全程記錄,方便了檔案的監(jiān)控和追蹤。

  另外,泛普軟件OA系統(tǒng)提供了完備的檔案維護(hù)功能,對(duì)有保密期限要求的檔案提供了到期提醒功能,能夠及時(shí)銷毀檔案。同樣,所有的操作也都是有記錄可查的。

  安全性是檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容,泛普軟件 泛普OA系統(tǒng) OA系統(tǒng)的檔案管理也設(shè)有了完善的權(quán)限控制,檔案分級(jí)都有專業(yè)的管理人員管理,非管理人員要查閱檔案均需要申請(qǐng)、審核通過后才能查閱。

  事實(shí)上,泛普軟件OA系統(tǒng)將檔案管理員分為三個(gè)級(jí)別:“檔案管理員”可進(jìn)行類目管理,設(shè)置類目的管理員和使用對(duì)象,“類目管理員”可進(jìn)行案卷管理,設(shè)置案卷的管理員和借閱范圍,“案卷管理員”可進(jìn)行檔案借閱審批、借閱檔案強(qiáng)制收回和檔案銷毀操作。

  OA系統(tǒng)全解26:實(shí)用的檔案中心

  目前,檔案管理的電子化、數(shù)字化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨,而OA系統(tǒng)則提供了一個(gè)簡(jiǎn)便、低成本的工具,使企事業(yè)單位不必上馬昂貴的檔案管理系統(tǒng),就能夠輕松實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化和數(shù)字化,何樂而不為呢?

發(fā)布:2006-06-28 13:00    編輯:泛普軟件 · hujian    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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