合同周期

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 　　傳統(tǒng)的合同管理方式是人工管理合同，即由專人處理或使用Word、Excel進(jìn)行合同管理。然而由于合同涉及的部門眾多，需要管理的合同要素不同，傳統(tǒng)的人工管理方式存在管理效率低、費(fèi)時(shí)費(fèi)力等問(wèn)題。

　　一、消防企業(yè)在管理合同中存在的難題

　　在消防工程行業(yè)，尤其是很多中小企業(yè)，很多工程項(xiàng)目都存在項(xiàng)目管理機(jī)制不完善的問(wèn)題，合同管理就是其中之一。如何加強(qiáng)項(xiàng)目合同風(fēng)險(xiǎn)管理的防控措施，提高企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，是需要思考的問(wèn)題。

　　1、合同簽訂不規(guī)范、檔案管理混亂、回收不及時(shí)，導(dǎo)致合同流、發(fā)票流和資金流不能一一對(duì)應(yīng)，合同履約過(guò)程中的墊資風(fēng)險(xiǎn)。

　　2、合同內(nèi)部審核涉及的環(huán)節(jié)多、流程長(zhǎng)，合同信息歸檔不便。

　　3、產(chǎn)值上報(bào)不及時(shí)、審定不及時(shí)、回款不及時(shí)，墊資多。

　　4、合同中的付款履約條件執(zhí)行不到位，影響進(jìn)度款回收進(jìn)度。

　　5、合同已付未付情況不清楚，可能出現(xiàn)多付、錯(cuò)付的情況。

　　6、合同履約情況傳遞不及時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)或者相關(guān)部門需要通過(guò)線下反復(fù)詢問(wèn)。

　　7、紙質(zhì)合同查詢和存儲(chǔ)不便。

　　合同管理的難點(diǎn)大多在于存儲(chǔ)和查閱上，項(xiàng)目進(jìn)行中會(huì)有不同類型的合同需要管理，同時(shí)在審批的時(shí)候也不能查看相關(guān)的重要信息，為此需要通過(guò)信息化的管理方式來(lái)解決此類問(wèn)題，通過(guò)數(shù)據(jù)的信息展示合同的相關(guān)信息，讓消防企業(yè)管理合同變得更加便捷。

　　二、泛普軟件工程管理軟件在合同管理中的優(yōu)勢(shì)

　　合同經(jīng)濟(jì)效益的根本依據(jù)和保證。泛普消防企業(yè)工程管理軟件按照收支兩條線管理合同的全生命周期。通過(guò)嚴(yán)格的合同管理流程，幫助企業(yè)控制合同成本，有效控制實(shí)際成本，為提高企業(yè)合同管理水平、降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)提供支持。

　　1、通過(guò)合同生命周期管理，監(jiān)控合同交付狀態(tài)和及時(shí)性，完善標(biāo)準(zhǔn)和流程，及時(shí)提醒和監(jiān)督，可以有效保證交付信息在各個(gè)交付環(huán)節(jié)傳遞，提高各個(gè)環(huán)節(jié)的交付率，從而提高合同交付的整體及時(shí)性。

　　2、合同的審核需要多部門、多領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行參與，這就會(huì)造成審核的環(huán)節(jié)變得過(guò)于繁瑣，效率也會(huì)變低。而泛普軟件通過(guò)線上審批的方式解決審批流程長(zhǎng)的難點(diǎn)，員工在提交合同審批流程后，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)在系統(tǒng)中收到審批提醒，確認(rèn)無(wú)誤之后即可進(jìn)行到下一個(gè)環(huán)節(jié)，大大減少了傳統(tǒng)審批方式的時(shí)間。

　　3、軟件使合同信息和收付信息透明化，讓管理者實(shí)時(shí)掌握交付進(jìn)度。通過(guò)合同臺(tái)賬的完善、可視化系統(tǒng)的建設(shè)，可以將企業(yè)的財(cái)務(wù)賬擴(kuò)展到合同賬，讓經(jīng)營(yíng)者實(shí)時(shí)知道已經(jīng)簽訂了多少合同，要交付多少，要收取多少，并根據(jù)實(shí)時(shí)情況進(jìn)行快速的業(yè)務(wù)調(diào)整。

　　4、通過(guò)“進(jìn)度款申報(bào)”可登記項(xiàng)目本期的付款情況，申報(bào)內(nèi)容可詳細(xì)記錄在本次進(jìn)度申報(bào)的明細(xì)。通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的表單樣式，實(shí)現(xiàn)對(duì)進(jìn)度款申報(bào)的規(guī)范化管理。

　　5、根據(jù)合同的類型在對(duì)應(yīng)的功能模塊中可查找相應(yīng)的付款信息，例如勞務(wù)管理中，“勞務(wù)付款”功能即可記錄本次付款的信息，包括合同金額、本次付款金額、已付款金額等信息，有效避免多付、錯(cuò)付情況的發(fā)生。

　　6、合同的履行過(guò)程也是企業(yè)管理人員最為關(guān)心的環(huán)節(jié)之一，通過(guò)問(wèn)詢或者下屬匯報(bào)的方式效率顯得不足，為此通過(guò)泛普軟件則可實(shí)現(xiàn)對(duì)合同周期的管理，如合同的進(jìn)度、收付情況都可在系統(tǒng)中進(jìn)行查看和管理。

　　7、泛普軟件通過(guò)信息化管理幫助合同調(diào)閱、歸檔管理，有效降低合同運(yùn)營(yíng)成本，合同發(fā)送、審批蓋章全程電子化操作，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部高效協(xié)同工作，提升合同流轉(zhuǎn)效率。通過(guò)搜索合同名稱、項(xiàng)目名稱、合同編號(hào)等方式可快速檢索到需要的合同文件，還可對(duì)權(quán)限進(jìn)行控制，降低企業(yè)在合同環(huán)節(jié)的隱患。