傳統(tǒng)企業(yè)資料管理存在什么問題?怎樣解決?

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       隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及、信息流通的速度、強度和便捷度的加強，一方面人們享受到了前所未有的方便和迅捷，但另一方面也承受著信息爆炸所帶來的壓力。對于企業(yè)而言，知識管理成為了現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，但企業(yè)在知識管理上卻存在著巨大的問題。于是資料管理軟件應(yīng)運而生。

　　一、傳統(tǒng)資料管理的痛點

　　—企業(yè)每個知識工作者平均每天浪費很多的工作時間在無效的文檔管理上。

　　—企業(yè)內(nèi)部經(jīng)常需要協(xié)同工作，而溝通在協(xié)同工作中占據(jù)了很大一部分。內(nèi)部溝通方式多樣難以統(tǒng)一;上傳下達過程中信息嚴(yán)重衰弱;和分公司人員溝通，時間花費不說且電話費用太高;交流過程缺乏記錄，出現(xiàn)問題相互推諉等等情況在企業(yè)中經(jīng)常出現(xiàn)。

　　—對于現(xiàn)代企業(yè)的管理者來說，基于個人電腦、電子郵件和過時的文件夾共享已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)對寶貴的知識資產(chǎn)的管理與保護的需求。資料泄露來自于內(nèi)部，企業(yè)是防不勝防。而這些文檔的丟失、無意間的刪除以及多版本造成的混亂都嚴(yán)重的影響了企業(yè)的工作效率。

　　二、泛普軟件—資料管理軟件的解決方案

　　1、資料管理出入庫

　　通過資料管理系統(tǒng)進行登記導(dǎo)入，可單個也可批量。

　　2、資料管理存放

　　入庫時對資料進行位置編碼，無論如何存放，都可以快速方便的查找定位。

　　3、資料管理利用

　　針對電子化資料，資料管理系統(tǒng)實現(xiàn)遠(yuǎn)程借閱、遠(yuǎn)程審批、到期自動終止借閱;針對實物檔案，資料管理系統(tǒng)利用條碼技術(shù)，無需人工輸入，借助掃描設(shè)備，輕松完成借閱及歸還登記;充分利用電子化檔案，減少對珍貴檔案的破壞。

　　4、清查核對

　　清查核對，利用條碼技術(shù)，資料管理系統(tǒng)通過手持終端設(shè)備，快速完成對檔案的收集，通過與借閱登記信息進行比對，資料管理系統(tǒng)自動給出檔案清查核對的結(jié)果。

　　三、企業(yè)怎么選擇資料管理系統(tǒng)?

　　—進行需求分析，在選擇檔案管理軟件之前，我們必須首先了解單位的實際情況和我們自己的工作需要。所以不妨先列出需求清單，例如管理哪些管理哪些文件，這些文件需要管理哪些字段，以及在管理中需要實現(xiàn)哪些功能，等等。

　　—比較價格，注意合理的性價比。選擇檔案管理軟件的訣竅是比較價格，但比較價格并不是越便宜越好。當(dāng)質(zhì)量和服務(wù)得到保證時，我們應(yīng)該追求低價。如果買它沒用，那就是浪費。

　　—能夠免費提供試用。試用可以讓你發(fā)現(xiàn)你的計算機硬件是否支持軟件的運行，它的運行速度和穩(wěn)定性也可以實際感受到，而不僅僅是在一些理論狀態(tài)下，這將對你最終決定是否購買起到非常重要的作用。

　　檔案管理工作是一項專業(yè)性、政策性、機密性很強的工作，它也是信息的重要載體，信息的主要源頭。無論是學(xué)校、企業(yè)或是政府都需要對檔案進行管理，因此管好用好檔案，對現(xiàn)代社會的生存與發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。