企業(yè)辦公oa

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　　OA辦公自動(dòng)化不同于簡(jiǎn)單的自動(dòng)化設(shè)備，各種辦公自動(dòng)化軟件的成功應(yīng)用，需要多方面的支持。對(duì)比了現(xiàn)代辦公環(huán)境和辦公系統(tǒng)軟件之間的關(guān)系，梳理了OA發(fā)展過(guò)程中硬件配置、個(gè)體辦公、協(xié)同辦公、知識(shí)管理、決策支持5個(gè)階段的主要特征，以及OA具有資源管理、流程管理、協(xié)同管理、知識(shí)管理和文化管理的五大功能，提出了OA目前存在沖突等諸多困惑。目前困擾辦公系統(tǒng)OA軟件的應(yīng)用主要有如下一些問題：

　　1. 系統(tǒng)的安全難以令人滿意

　　自從第一臺(tái)計(jì)算機(jī)誕生以來(lái)，安全就成了阻礙計(jì)算機(jī)應(yīng)用的一個(gè)重要因素，尤其是在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，Internet的深入同時(shí)也意味著外部窺探的到來(lái)，對(duì)于辦公系統(tǒng)，由于傳輸、處理、存儲(chǔ)的信息具有很高的價(jià)值和保密性，將成為黑客和計(jì)算機(jī)病毒攻擊的目標(biāo)，直接與Internet相連的辦公系統(tǒng)的信息安全難以保障。為保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，一般單位采用的安全措施主要有：

　　(1)直接利用操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子郵件以及應(yīng)用系統(tǒng)提供的安全控制機(jī)制，對(duì)用戶的權(quán)限控制和管理;

　　(2)在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的桌面工作站上安全防病毒軟件;

　　(3)在Intranet與Internet的連接處加裝防火墻和隔離設(shè)備;

　　(4)對(duì)重要信息的傳輸采用密技術(shù)。

　　對(duì)于處理秘密、機(jī)密甚至絕密信息的辦公系統(tǒng)而言，這些安全措施遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，系統(tǒng)還很容易遭到黑客和病毒的入侵，傳輸?shù)臄?shù)據(jù)也可能被截取、篡改，因此，多數(shù)的辦公系統(tǒng)需要建立自己獨(dú)立的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)(Intranet)，并在物理上與外部網(wǎng)絡(luò)世界隔離。

　　2. 與辦公自動(dòng)化(OA系統(tǒng))相適應(yīng)的規(guī)章制度不健全

　　OA系統(tǒng)不同與一般的管理軟件，它處理的電子化公文存在法律效力的問題，目前國(guó)內(nèi)尚無(wú)這方面的立法作出適當(dāng)?shù)囊?guī)定。同時(shí)，OA辦公系統(tǒng)也需要建立和完善各種規(guī)章制度，保證辦公系統(tǒng)的正確運(yùn)行，使工作人員能接受和使用軟件。在運(yùn)用協(xié)同OA軟件的管理過(guò)程中，必須有一種制度對(duì)人為的方式進(jìn)行管理。如果有關(guān)的人員不把數(shù)據(jù)錄入進(jìn)去，或者錄入的數(shù)據(jù)不正確，那么運(yùn)用什么軟件也沒有辦法。

　　3. 辦公OA自動(dòng)化與手工操作的矛盾

　　辦公過(guò)程中引入企業(yè)OA系統(tǒng)，必然會(huì)對(duì)現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工公文處理方式已經(jīng)運(yùn)行幾十年了，有一套完善的制度和行之有效的方法，機(jī)關(guān)工作人員也習(xí)慣了這種公文處理模式，要一下子改變?cè)械墓ぷ鞣绞胶土?xí)慣，應(yīng)用OA進(jìn)行公文處理，確實(shí)會(huì)在一部分領(lǐng)導(dǎo)干部和工作人員之間產(chǎn)生疑問和抵觸情緒，妨礙OA辦公管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用。因此，做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變觀念，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，是推行OA辦公平臺(tái)的必要條件。

　　4. 需要領(lǐng)導(dǎo)的重視和工作人員的支持

　　在目前形式下，應(yīng)當(dāng)對(duì)機(jī)關(guān)和企業(yè)辦公自動(dòng)化負(fù)全責(zé)的CIO(信息中心主任)還沒有真正獲得應(yīng)有的權(quán)力和信任，既要面對(duì)單位“一把手”的直接指導(dǎo)，又要面臨基層部門來(lái)自傳統(tǒng)的阻力，因此，辦公系統(tǒng)OA的實(shí)施必須取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，否則，采取“用得好就用，用得不好就算了”的態(tài)度，那么OA系統(tǒng)永遠(yuǎn)只能是擺設(shè)。

　　5. 慎重選擇適合自身?xiàng)l件的設(shè)備、軟件和服務(wù)廠商

　　管理軟件都有一個(gè)適用性，不同的單位都自己的特殊之處，適用于其他單位不一定就適合自己。因此，在實(shí)施企業(yè)OA系統(tǒng)之初，先對(duì)單位需求進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)，對(duì)各種系統(tǒng)進(jìn)行咨詢和考察，選擇與單位條件相適應(yīng)的體系結(jié)構(gòu)、設(shè)備和軟件系統(tǒng)，選擇能及時(shí)提供服務(wù)支持的廠商，要從根本上解決服務(wù)的保證問題，盡可能使服務(wù)本地化，否則越來(lái)越高的服務(wù)費(fèi)將成為單位的一個(gè)負(fù)擔(dān)。