CIO經(jīng)驗(yàn)談　5方法改進(jìn)網(wǎng)上審批流程

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劉強(qiáng)是福建一家小型食品公司的CIO，自從去年底在他力倡之下，公司引入OA系統(tǒng)，意在把企業(yè)完全手工辦公狀態(tài)全面推進(jìn)到半自動(dòng)電子化作業(yè)模式，全面提高企業(yè)營運(yùn)效率。　　

然而OA并沒如劉強(qiáng)當(dāng)初想象那么美好，企業(yè)在進(jìn)行OA應(yīng)用推廣初期卻讓他陷入了某種難以言狀的困惑。

OA味如“雞肋”，CIO劉強(qiáng)的尷尬

在應(yīng)用之初，劉強(qiáng)針對(duì)企業(yè)自身需求也做了很多分析和調(diào)研，把各部室所有的日常表單幾乎都收集來，當(dāng)時(shí)實(shí)施的目標(biāo)是想把所有紙質(zhì)表單全部做成網(wǎng)上工作流，真正讓企業(yè)上上下下能“輕松辦公，遠(yuǎn)程掌控”，認(rèn)為只要這樣，OA就算是配置、建設(shè)成功了。

而后半個(gè)多月，劉強(qiáng)在全公司實(shí)行多次集訓(xùn)與個(gè)別部門的強(qiáng)訓(xùn)后，滿以為接下來就可有效實(shí)施、運(yùn)轉(zhuǎn)了，讓公司步上信息化之軌了。

然而事與愿違，在經(jīng)過了2個(gè)多月的運(yùn)行后，劉強(qiáng)發(fā)現(xiàn)OA系統(tǒng)中的工作流表單數(shù)量并沒有像預(yù)想的那樣增長，OA系統(tǒng)的應(yīng)用僅僅局限于收發(fā)短信、通知和查存資料而已，員工們的反響也不如預(yù)想的熱烈，還抱怨說天天要開OA很麻煩。

令劉強(qiáng)想不到的是當(dāng)初滿口支持IT建設(shè)的公司張總也開始對(duì)OA有些微詞，提出了質(zhì)疑。更令劉強(qiáng)尷尬不已的是張總在使用OA3個(gè)月后竟要求所有公文由秘書打印成紙質(zhì)后送他披閱，網(wǎng)上審批逐漸涼在一邊。

后來因此公司有員工就此戲稱：“只因少了一筆，‘自’動(dòng)化成了‘白’動(dòng)化了?！?/P>

其實(shí)平心而論，劉強(qiáng)也知道業(yè)界一些事實(shí)，比如“高成功率，低實(shí)施率”，OA實(shí)施的成功率雖然號(hào)稱80%，然而對(duì)多數(shù)用戶企業(yè)而言，卻感慨頗多，雖然有了一套OA系統(tǒng)，但能夠真正深入使用，并產(chǎn)生效益的并不多，OA似乎就是收發(fā)文件、發(fā)個(gè)郵件、查存資料等而已，尤其是作為OA的主要部分工作流的網(wǎng)上審批，更多是成了擺設(shè)，軟件商不敢挑明，用戶企業(yè)也視之為“雞肋”，“用之無味，棄之可惜”。

眾所周知，OA的主要特征與功能之一就是工作流，也即公文流轉(zhuǎn)，主要有兩大部分，一是網(wǎng)上審批：單位內(nèi)部的各項(xiàng)審批電子化，如工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請(qǐng)、采購申請(qǐng)、報(bào)銷、請(qǐng)假等日常工作流程，都可以通過網(wǎng)上進(jìn)行辦理和審批；二是網(wǎng)上公文處理：實(shí)現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化，收文處理指可對(duì)來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦等環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上辦理，發(fā)文處理指可對(duì)公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會(huì)稿、簽發(fā)、編號(hào)、登記、打印等環(huán)節(jié)進(jìn)行網(wǎng)上處理。

然而勿庸諱言的是，這些辦公自動(dòng)化的主要功能大部分卻閑置，很少流轉(zhuǎn)，被員工甚至老總棄用，使得用戶企業(yè)OA系統(tǒng)變成了“聾子的耳朵──擺設(shè)”，成了目前OA應(yīng)用推廣中一個(gè)通病。OA實(shí)施的高成功率、低效能率使得用戶企業(yè)陷入信息化建設(shè)的困局。

網(wǎng)上公文審批，何以味如“雞肋”？

為什么公司的OA也會(huì)出現(xiàn)高成功率、低效用率乃至“雞肋”的現(xiàn)象呢？劉強(qiáng)經(jīng)過一番總結(jié)分析，認(rèn)為：

一是OA本身系統(tǒng)細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)不夠完善，流程不合理。

比如劉強(qiáng)發(fā)現(xiàn)公司從上海某協(xié)同廠商買的OA軟件流程過程較為繁瑣，員工平時(shí)只需要10分鐘就可以完成的事情，有可能通過系統(tǒng)的操作和運(yùn)轉(zhuǎn)，反而需要30分鐘甚至更長時(shí)間。本身OA在實(shí)際使用過程中就挑戰(zhàn)了傳統(tǒng)的人工傳遞、親筆批示的方式，如果還需要老總通過復(fù)雜的程序進(jìn)入到各個(gè)業(yè)務(wù)類型里審批，其結(jié)果要么難用，要么用不上。

二是用戶企業(yè)“只有紙上才來得安全放心”的傳統(tǒng)老觀念影響著網(wǎng)上工作流審批模式進(jìn)一步推廣。

目前我國政府部門、企事業(yè)網(wǎng)上辦公審批系統(tǒng)已開通多年，但網(wǎng)上辦公大都只能停留在初檢階段甚或“粗檢”階段，在不少員工眼里由于網(wǎng)上材料缺乏物證、公信力與法律性，應(yīng)用公文流轉(zhuǎn)審批，應(yīng)用者會(huì)感覺不踏實(shí)，只相信手寫的憑據(jù)，特別是公司財(cái)務(wù)、審計(jì)部和采購部門，讓他們在電子化虛擬空間進(jìn)行審批、核銷，是難于想象的。

三是安全性困擾著網(wǎng)上審批的推廣普及。

這主要表現(xiàn)在電子簽名、電子公章上。其一是文檔使用場所的安全性。目前雖然已經(jīng)有一些基于Office文檔上的“簽章軟件”，但這樣的簽章文檔并不具足夠的安全強(qiáng)度，在文檔上加蓋印章有時(shí)難于保證電子印章和文檔內(nèi)容的安全；其二是電子公文傳輸中安全性。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中傳播和存儲(chǔ)，容易受到黑客、病毒攻擊，造成公文失密、信息被盜、被刪改等嚴(yán)重后果，因此用戶企業(yè)對(duì)電子公文的加密能否確保絕對(duì)安全、部門之間交換電子文件如何互聯(lián)互信、有效性如何確定等問題心存憂慮，制約公文處理電子化的推廣、普及。

當(dāng)初，劉強(qiáng)就有這些預(yù)感，但沒料到比想象困難多了。

全面改進(jìn)網(wǎng)上審批，讓OA更上一層樓

除了提升技術(shù)、簡化流程，尚有哪些舉措能提升、完善目前網(wǎng)上審批、全面推動(dòng)公司辦公自動(dòng)化？

劉強(qiáng)在不斷思考、分析與總結(jié)，最后提出了幾點(diǎn)改善、提升的建議和應(yīng)對(duì)策略，使公司OA系統(tǒng)使用率逐漸回升，公司領(lǐng)導(dǎo)層也重新啟用OA辦公，一些緊急、重要的公務(wù)老總也能在外地快速加以批復(fù)，提高了公司決策營運(yùn)效率，雖然總體離當(dāng)初劉強(qiáng)預(yù)計(jì)的尚未那么好，但對(duì)他來說，這已滿意了。

一是讓“紙上辦公”與“網(wǎng)上辦公”并存過渡。

比如公司采購部在實(shí)施一個(gè)固定資產(chǎn)采購的電子工作流時(shí)會(huì)碰到一個(gè)問題：在手工流程中，采購部需要把供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單原件附在支出申請(qǐng)單后交由財(cái)務(wù)人員審批，而電子工作流是無法傳遞紙質(zhì)報(bào)價(jià)單的，用戶代表由于只是普通的操作人員，不敢輕易更改現(xiàn)有流程。怎么辦？

劉強(qiáng)提出了掃描報(bào)價(jià)單、報(bào)價(jià)單單獨(dú)走手工審批流程等方案，但都被否決。后劉強(qiáng)再進(jìn)一步完善，經(jīng)與老總協(xié)商，決定只需將報(bào)價(jià)內(nèi)容填寫在電子工作流中，而所有紙質(zhì)報(bào)價(jià)單、原始憑證全保留在采購部門，由審計(jì)部門定期審計(jì)，保證交易的合法性、正確性，許多困擾已久的問題就迎刃而解，進(jìn)一步推進(jìn)網(wǎng)上審批流程。

另外，劉強(qiáng)IT部門一個(gè)工作人員也提出可采取打印流程中的部分重要字據(jù)，然后讓相關(guān)事項(xiàng)當(dāng)事人手寫簽字備案的方案，這樣也能解決部分“眼見為實(shí)”的擔(dān)憂問題。這種方案也被公司采用。經(jīng)過兩種運(yùn)作方式并存，就為將來公司全部電子化打下一個(gè)基礎(chǔ)。

二是利用手寫技術(shù)，提高網(wǎng)上公文審批的可靠性、安全性。

目前許多OA系統(tǒng)中公文流轉(zhuǎn)過程中的修改是用鍵盤來進(jìn)行的，這就帶來了很多麻煩，例如批注的位置、時(shí)間的先后以及冒名批注等。的確，用過WORD文檔的人都知道電子文檔中批注的麻煩。如果采用手寫技術(shù)，公文修改時(shí)就可以避免這些問題。一方面手寫直接在原文上進(jìn)行批注，更符合領(lǐng)導(dǎo)的使用習(xí)慣；另一方面各人的手寫筆跡都是不相同的，如果有人要冒名企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)簽批文檔的話，就會(huì)很容易通過簽名鑒別給“揪”出來。于是劉強(qiáng)來個(gè)變通，給公司每位中層以上的領(lǐng)導(dǎo)配置一套手寫系統(tǒng)與硬件，以符合他們?nèi)﹂?、簽批乃至起草文件的?xí)慣。尤其是公司張總是個(gè)五十多歲的人士，長期習(xí)慣紙筆，而自從有了手寫設(shè)備，他圈閱、簽批也大為方便了，應(yīng)用網(wǎng)上審批的積極性就高了，也帶動(dòng)公司上下廣泛使用OA。

三是完善安全機(jī)制，為網(wǎng)上審批工作提供保障。

電子化辦公，安全第一。因此劉強(qiáng)給公司OA系統(tǒng)全身上了“防護(hù)網(wǎng)”——提供完善的身份認(rèn)證機(jī)制、嚴(yán)密的權(quán)限控制體系、關(guān)鍵數(shù)據(jù)加密、詳細(xì)的日志信息記錄等安全措施，同時(shí)，劉強(qiáng)IT部門還給系統(tǒng)上了用戶身份鎖、預(yù)留標(biāo)準(zhǔn)的CA認(rèn)證接口等安全措施，以更進(jìn)一步提升系統(tǒng)的安全等級(jí)，最大保障審批業(yè)務(wù)的順利開展。

四是讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)率先垂范應(yīng)用OA各項(xiàng)流程，身體力行推動(dòng)辦公自動(dòng)化。

推行網(wǎng)上辦公審批，工作量大牽涉面廣，不僅有技術(shù)問題，還涉及到部門之間協(xié)調(diào)、銜接等，更主要是領(lǐng)導(dǎo)思想觀念、提高工作效率、利益博弈的轉(zhuǎn)變等問題，這要求企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要率先垂范，破除懷疑思想、部門主義、利益思想，敢想敢為，勇于創(chuàng)新，全面推動(dòng)辦公自動(dòng)化。這點(diǎn)，劉強(qiáng)總是通過各種場合、各種機(jī)會(huì)，建議、力倡公司領(lǐng)導(dǎo)帶頭嘗試電子化審批，說明信息化工程其實(shí)就是一把手工程。后來，公司中高層領(lǐng)導(dǎo)也逐漸接受劉強(qiáng)的觀點(diǎn)，盡量身體力行推動(dòng)辦公自動(dòng)化，成效有了明顯改觀。

“以網(wǎng)上審批為代表的OA建設(shè)之路任重道遠(yuǎn)，仍面臨許多挑戰(zhàn)。但只要正確分析，適宜形勢，完善技術(shù)，積極應(yīng)對(duì)，OA將更上一層樓，繁榮有序。”劉強(qiáng)深刻感悟道。