OA系統(tǒng)和協(xié)同軟件如何選擇

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        到了2014年，協(xié)同軟件的發(fā)展已經(jīng)初具規(guī)模，地區(qū)性的差異，有的地方已經(jīng)超過了CRM系統(tǒng)的市場占有率，未來協(xié)同軟件還將保持一個(gè)高速增長的態(tài)勢。在協(xié)同軟件需求火爆的同時(shí),OA系統(tǒng)如何選擇作為政府企業(yè)辦公最常用到的辦公軟件之一也已經(jīng)成熟，而如今用戶面對(duì)的是，擺在面前的這兩種軟件，到底該選哪個(gè)好？
　　下面我們就來自己的分析一下，協(xié)同軟件和OA系統(tǒng)之間的區(qū)別
　　協(xié)同軟件不等同于OA
    協(xié)同軟件(Collaboration Software)是指那些以團(tuán)隊(duì)協(xié)作為目標(biāo)的協(xié)作軟件工具，主要包括群組協(xié)作管理，如：工作流管理、項(xiàng)目管理等等;各種通信軟件，如E-Mail、即時(shí)通信、VoIP等。網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的發(fā)展和用戶全球化等新需求的提出，協(xié)同軟件概念也賦予了新的含義，例如結(jié)合了Internet、工作流、即時(shí)通訊和SOA 等多種技術(shù)和手段 ?；蛘呖梢哉J(rèn)為：協(xié)同辦公、協(xié)同政務(wù)、協(xié)同商務(wù)等協(xié)同應(yīng)用，以及工作流管理、項(xiàng)目管理、知識(shí)管理、信息門戶等協(xié)同平臺(tái)，電子郵件、即時(shí)通訊、遠(yuǎn)程視頻、流程編輯器等協(xié)同工具，組成了我們現(xiàn)在意義上的協(xié)同軟件。
    OA是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的一種新型的辦公方式，支持這一方式的軟硬件系統(tǒng)稱之為OA軟件或者OA硬件。 OA無論從概念還是應(yīng)用上看，在我國都有比較長的發(fā)展歷程。狹義的OA指輔助行政辦公所需要的應(yīng)用軟件，主要包括：公文管理、通知、公告、工作日程、工作計(jì)劃總結(jié)、辦公資源共享管理等等。廣義的OA除了上述內(nèi)容外，還將與辦公管理相關(guān)的軟硬件產(chǎn)品全部納入，包括了辦公室用的打字、復(fù)印等硬件，以及字表編輯軟件等等。上世紀(jì)90年代中期以前，財(cái)務(wù)、人事等軟件，因其解決的是財(cái)務(wù)、人事相關(guān)的辦公自動(dòng)化方面的管理需求，因而也被劃入OA軟件的范疇。
    從以上關(guān)于協(xié)同軟件和OA的概念可以看出，雖然協(xié)同軟件與OA在應(yīng)用上有許多類似之處，甚至功能上有許多重疊，但他們之間有著根本的區(qū)別。協(xié)同軟件更關(guān)注的群組之間的協(xié)作，側(cè)重于工作流、溝通交流等方面;OA軟件是以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)辦公資料、工作事項(xiàng)進(jìn)行記錄和反映。
順應(yīng)發(fā)展，正確選擇
    協(xié)同軟件與OA有著深厚的淵源和密切的關(guān)系，這使人們?nèi)菀谆煜齾f(xié)同軟件與OA。參照ERP與財(cái)務(wù)軟件的區(qū)別可以看出，協(xié)同軟件與OA涵蓋的應(yīng)用范圍不同。例如：協(xié)達(dá)CTOP協(xié)同軟件，采用了世界先進(jìn)的SOA(面向服務(wù)架構(gòu)，Services-Oriented Architecture )技術(shù)，“所見即所得”和“隨取即需”的功能特點(diǎn)，使該軟件靈活、開放的功能，不僅可以實(shí)現(xiàn)OA的應(yīng)用，還可以應(yīng)用于人事、客戶、供應(yīng)等領(lǐng)域，甚至支持政府業(yè)務(wù)處理、企業(yè)CPC(產(chǎn)品協(xié)同商務(wù)，Collaborative Product Commerce)應(yīng)用。
    參照ERP與MIS的區(qū)別，也可以看出協(xié)同軟件與OA的核心理念不同。即便廣義的OA軟件可以包含與辦公有關(guān)的方方面面，但協(xié)同軟件與OA的理論基礎(chǔ)不一樣，OA強(qiáng)調(diào)的是以計(jì)算機(jī)為手段“自動(dòng)化”地完成各項(xiàng)工作資料的記錄與反映，而復(fù)旦協(xié)達(dá)、點(diǎn)擊科技等協(xié)同軟件關(guān)注的是群組、團(tuán)隊(duì)的協(xié)作與溝通。
　  協(xié)同軟件與OA淵源深厚
    OA相關(guān)的概念與軟件產(chǎn)品，在我國由來已久。從上世紀(jì)70年代末開始，我國陸續(xù)開始實(shí)施了包括會(huì)計(jì)電算化在內(nèi)的辦公自動(dòng)化試點(diǎn)工作。到90年代中期，國家和企業(yè)開始對(duì)OA進(jìn)行了大量的人力和物力投入。當(dāng)時(shí)，OA的應(yīng)用還僅僅是停留在提高個(gè)人的辦公效率上，例如將手工打印轉(zhuǎn)移到電腦打印，或是利用簡單的數(shù)據(jù)庫軟件編寫程序來建立員工檔案數(shù)據(jù)，查找內(nèi)部信息。然而OA的本質(zhì)是提高機(jī)關(guān)或是企業(yè)辦公的整體效果。能夠?qū)⒄w辦公性能進(jìn)行提高的，就只有在符合CSCW(Computer Supported Cooperative Work 電腦化協(xié)同工作)意義下開發(fā)的辦公軟件系統(tǒng)才能夠做到。因此從2000以后，國內(nèi)許多軟件廠商，開始在傳統(tǒng)的OA應(yīng)用軟件里，引入了協(xié)同管理相關(guān)的理念和功能。
    此后，國內(nèi)陸續(xù)出現(xiàn)了許多專業(yè)的協(xié)同軟件研究推廣機(jī)構(gòu)，復(fù)旦協(xié)達(dá)是最早進(jìn)入?yún)f(xié)同軟件領(lǐng)域的幾家專家機(jī)構(gòu)之一，主要面向協(xié)同工作流領(lǐng)域，研制成功了動(dòng)態(tài)工作流編輯器，以及協(xié)同應(yīng)用平臺(tái)(CAP，Collaboration Application Platform)。另一家對(duì)協(xié)同軟件市場推廣貢獻(xiàn)最大的點(diǎn)擊科技，主要面向即時(shí)通訊領(lǐng)域，成功推出了解決遠(yuǎn)程通訊、即時(shí)交流要求的協(xié)同工具軟件和平臺(tái)軟件。

    協(xié)同應(yīng)用理念和技術(shù)，在OA中得到最為廣泛的應(yīng)用，并促使傳統(tǒng)OA產(chǎn)生質(zhì)的飛躍。融合了協(xié)同理念的OA，可以稱之為“協(xié)同化的OA”或者“協(xié)同OA”，其功能核心已經(jīng)由工作資料的記錄、工作事項(xiàng)的反映，轉(zhuǎn)變?yōu)閷?duì)群組間協(xié)作完成諸多工作事項(xiàng)的關(guān)注。在協(xié)同OA 出現(xiàn)以前，我國已經(jīng)出現(xiàn)過幾代OA 軟件產(chǎn)品。截止目前為止，OA軟件 在我國經(jīng)歷了以下四個(gè)階段：

    第一代OA，以單項(xiàng)事務(wù)為中心;

    第二代OA ，以關(guān)系型數(shù)據(jù)管理為中心;

    第三代OA，以多事項(xiàng)的記錄、反映為中心;

    第四代OA，以工作流為中心 。

總結(jié)：

    如今，企業(yè)的發(fā)展，在爭奪市場的過程中，辦公軟件的使用已經(jīng)成為企業(yè)具備競爭優(yōu)勢的標(biāo)準(zhǔn)。協(xié)同辦公軟件雖然是新起之秀，但是未來的發(fā)展趨勢很明顯，企業(yè)內(nèi)部辦公協(xié)同的價(jià)值，也是很具有競爭力的。而OA系統(tǒng)則是每個(gè)企業(yè)幾乎都有的辦公軟件，現(xiàn)在發(fā)展的已經(jīng)相當(dāng)?shù)某墒?。企業(yè)選擇OA系統(tǒng)還是協(xié)同軟件，最終還是要回歸到企業(yè)自身的情況，結(jié)合自身?xiàng)l件，工作內(nèi)容，業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，未來的預(yù)估來判斷那個(gè)軟件更加合適，我想企業(yè)已經(jīng)有了自己的答案。