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怎么選擇合適的OA系統(tǒng)

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類別：OA系統(tǒng)訪問量：287編輯：liuyan 日期：2014-07-03 14:20:15

    

OA選擇誤區(qū)

     在選擇OA產(chǎn)品時(shí)單純以軟件產(chǎn)品的案例作為軟件采購的標(biāo)準(zhǔn)，甚至唯一標(biāo)準(zhǔn)。然而這對于IT技術(shù)日新月異變化的軟件來說，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)往往讓你選到的恰恰是過時(shí)的產(chǎn)品，甚至于即將被淘汰的產(chǎn)品。一個(gè)最有說服力的例子就是，3年之前出的筆記本電腦或電視機(jī)的案例肯定比新推出的筆記本電腦或電視機(jī)的案例多得多?？墒?年之前的電腦、電視機(jī)還有人要嗎?同樣，在移動(dòng)OA領(lǐng)域，技術(shù)的進(jìn)步更是日新月異，智能機(jī)和3G的引入就是之前才出現(xiàn)的，顯然基于非智能機(jī)和非3G環(huán)境的設(shè)計(jì)在技術(shù)的先進(jìn)性上已經(jīng)落后但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動(dòng)OA采用的是短信技術(shù)，第二代移動(dòng)OA采用的WAP技術(shù)，這種技術(shù)已經(jīng)被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發(fā)展起來的采用Web Service技術(shù)的第三代移動(dòng)OA多的多，但是這種技術(shù)還有人使用嗎？在技術(shù)的進(jìn)步以指數(shù)級增長的今天，一味地追求案例多，只會(huì)選擇到一個(gè)技術(shù)上即將被淘汰的產(chǎn)品。因此選用軟件第三條準(zhǔn)則就是：絕對不要以案例多作為選擇軟件的唯一標(biāo)準(zhǔn) 。

選型陷阱
　　　CIO通常是協(xié)同OA項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人，中國協(xié)同OA應(yīng)用發(fā)展史可謂“成也CIO敗也CIO”。在組織賦予CIO肩負(fù)起協(xié)同OA項(xiàng)目選型和建設(shè)職責(zé)的同時(shí)，不少CIO卻也還滿懷激情地沖向了陷阱。
缺乏長期規(guī)劃
　　　CIO一般有當(dāng)前的項(xiàng)目規(guī)劃，而無長期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項(xiàng)目的早夭埋下了伏筆。
需求貪大求全
　　　如果你堅(jiān)信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，你就離失敗不遠(yuǎn)了。那么，如何認(rèn)識自己的需求?
　　　首先，絕大多數(shù)的協(xié)同OA需求都是發(fā)問卷給相關(guān)人采集匯總而得來的，以這樣的形式采集匯總的需求造就了中國過去近20年幾乎所有的協(xié)同OA都走項(xiàng)目化；
　　　其次，看著別人的協(xié)同OA產(chǎn)品還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子；
　　　再次，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%地滿足。依據(jù)企業(yè)各部門甚至個(gè)人的需求開發(fā)出來的協(xié)同OA軟件，可能功能看上去非常豐富，但實(shí)際上卻形成了一個(gè)個(gè)以部門為中心的應(yīng)用孤島，最后大家用起來一頭霧水。
　　　所以，如果我們要以整個(gè)組織高效協(xié)同為目標(biāo)，那么,把我們協(xié)同在一起的功能軟件才是企業(yè)真實(shí)所需；

　　　最后，企業(yè)CIO要提醒大家放下本位主義，先找到一個(gè)組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。我們先后研究了中國數(shù)十家協(xié)同OA廠商，如金和、九思軟件、泛薇等，仔細(xì)評估了超過200種常見協(xié)同OA的功能菜單，最后找到了那個(gè)共性的需求，這就是“協(xié)同”。目前來看，九思軟件協(xié)同工作方面做得不錯(cuò)。因此，選型的時(shí)候一定要看這個(gè)協(xié)同OA產(chǎn)品是否有這樣的一個(gè)功能能夠滿足這個(gè)共性需求！

實(shí)施急功近利
　　　如果你認(rèn)為做軟件只要會(huì)編程就能做，那你可就大錯(cuò)特錯(cuò)了!寫程序是鄰居家的高中男孩就能干的事情。
　　　軟件是包含責(zé)任關(guān)系的商品，需要復(fù)雜的支撐體系。軟件業(yè)已經(jīng)發(fā)展到工程學(xué)的水平，擁有嚴(yán)格的環(huán)節(jié)分工和檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)。
　　　從需求開始，有專業(yè)的人員進(jìn)行需求的采集、提煉、評估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計(jì)”；經(jīng)過評審后，技術(shù)高手會(huì)充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計(jì)”，評審后才會(huì)到開發(fā)部形成“應(yīng)用設(shè)計(jì)”，評審后才會(huì)有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測試”，最后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應(yīng)該是最優(yōu)秀的人力資源在保障質(zhì)量，所以你千萬不要指望找到一個(gè)非常廉價(jià)還百依百順的供應(yīng)商，根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達(dá)成目標(biāo)。
追求新技術(shù)
　　　對新技術(shù)的片面性追求常常導(dǎo)致項(xiàng)目成為了項(xiàng)目負(fù)責(zé)人(特別是CIO)自娛自樂的畸形產(chǎn)物。探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實(shí)用性而言是高風(fēng)險(xiǎn)和高成本的。
　　　技術(shù)先進(jìn)性的價(jià)值不在于先進(jìn)本身，而在于先進(jìn)對擴(kuò)展性、性能、安全性、集成性、易用性。
　　　以高端廠商面目出現(xiàn)的九思軟件,無論是協(xié)同OA系統(tǒng)的易用性或協(xié)同OA系統(tǒng)擴(kuò)展功能上面具有顯著的成效。作為“集團(tuán)化協(xié)同辦公系統(tǒng)最佳產(chǎn)品獎(jiǎng)”獲得者的九思軟件，其iThink協(xié)同管理軟件提供一個(gè)可靈活擴(kuò)展的框架結(jié)構(gòu)，部署了大量構(gòu)件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現(xiàn)，系統(tǒng)支持各種部署模式、各種操作系統(tǒng)、各種數(shù)據(jù)庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系。由于J2EE的開放性，iThink支持各種服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件和應(yīng)用軟件。
　　　我們相信CIO對于協(xié)同OA軟件的評估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但我們也同時(shí)注意到，CIO對于推動(dòng)組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對未來技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實(shí)施成為踏入泥潭的第一步。
實(shí)施缺乏導(dǎo)向
　　　實(shí)施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測試、上線這一類的事務(wù)，但我們認(rèn)為這不是實(shí)施，至少實(shí)施的目標(biāo)錯(cuò)了，不是結(jié)束一個(gè)軟件的部署過程，而是在這個(gè)過程中達(dá)成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達(dá)成管理目標(biāo)才是實(shí)施的結(jié)果。遺憾的是，極少有CIO在實(shí)施計(jì)劃中明確地提出管理提升目標(biāo)，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。最理想的結(jié)果也就是安裝了一套對大家沒有價(jià)值感受的軟件!

OA三個(gè)應(yīng)用層次

　　　OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個(gè)功能層次。三個(gè)功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把三個(gè)層次的OA系統(tǒng)集成一個(gè)完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復(fù)輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個(gè)辦公系統(tǒng)的效率。
　　　一體化、網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運(yùn)轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠(yuǎn)距離的辦公機(jī)構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。
　　　第一個(gè)層次
　　　OA（辦公自動(dòng)化）技術(shù)分為三個(gè)不同的層次：第一個(gè)層次只限于單機(jī)或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表處理、個(gè)人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴(kuò)大應(yīng)用范圍，提高其利用價(jià)值。此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計(jì)算機(jī)替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲(chǔ)蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。
　　　第二個(gè)層次
　　　信息管理型OA系統(tǒng)是第二個(gè)層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運(yùn)營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機(jī)關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機(jī)構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計(jì)劃、市場動(dòng)態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計(jì)、用戶信息等。作為一個(gè)現(xiàn)代化的政府機(jī)關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個(gè)部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個(gè)數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。
　　　第三個(gè)層次
　　　決策支持型OA系統(tǒng)是第三個(gè)層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計(jì)算機(jī)執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進(jìn)入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個(gè)新的特點(diǎn)：
　　?、偶苫＼浻布熬W(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會(huì)公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。
　　　⑵智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動(dòng)，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
　　?、嵌嗝襟w化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動(dòng)畫的綜合處理。
　　?、冗\(yùn)用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計(jì)算機(jī)間進(jìn)行交換和自動(dòng)化處理。 　這個(gè)層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。例子 事務(wù)級OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱之為高級辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機(jī)構(gòu)，實(shí)質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機(jī)構(gòu)報(bào)送的各種文件，然后分檔存放并分別報(bào)送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個(gè)典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時(shí)，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。

OA選型失敗的原因

    在選擇OA產(chǎn)品時(shí)單純以軟件產(chǎn)品的案例作為軟件采購的標(biāo)準(zhǔn)，甚至唯一標(biāo)準(zhǔn)。然而這對于IT技術(shù)日新月異變化的軟件來說，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)往往讓你選到的恰恰是過時(shí)的產(chǎn)品，甚至于即將被淘汰的產(chǎn)品。一個(gè)最有說服力的例子就是，3年之前出的筆記本電腦或電視機(jī)的案例肯定比新推出的筆記本電腦或電視機(jī)的案例多得多。可是3年之前的電腦、電視機(jī)還有人要嗎?同樣，在移動(dòng)OA領(lǐng)域，技術(shù)的進(jìn)步更是日新月異，智能機(jī)和3G的引入就是之前才出現(xiàn)的，顯然基于非智能機(jī)和非3G環(huán)境的設(shè)計(jì)在技術(shù)的先進(jìn)性上已經(jīng)落后但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動(dòng)OA采用的是短信技術(shù)，第二代移動(dòng)OA采用的WAP技術(shù)，這種技術(shù)已經(jīng)被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發(fā)展起來的采用Web Service技術(shù)的第三代移動(dòng)OA多的多，但是這種技術(shù)還有人使用嗎？在技術(shù)的進(jìn)步以指數(shù)級增長的今天，一味地追求案例多，只會(huì)選擇到一個(gè)技術(shù)上即將被淘汰的產(chǎn)品。因此選用軟件第三條準(zhǔn)則就是：絕對不要以案例多作為選擇軟件的唯一標(biāo)準(zhǔn) 。

　　　OA行業(yè)，有句名言，成也蕭何，敗也蕭何，多少CIO折戟OA系統(tǒng)的建設(shè)！
　　　這句話的意思是，因?yàn)镺A系統(tǒng)是全員信息化的第一臺階，所以如果失敗了，上到老板，下到普通員工，都會(huì)知道此事誰誰牽頭做的！因此，對CIO或者信息主管的職業(yè)前程影響很大。
　　　筆者在OA行業(yè)潛心研究過十余年，十余年來，筆者見證了OA行業(yè)的起落沉浮、技術(shù)的變遷、品牌的更迭，同時(shí)也耳聞目睹、道聽途說了很多客戶成為OA建設(shè)的失敗案例?？傮w而言，選擇有競爭力的產(chǎn)品，是減少選型風(fēng)險(xiǎn)的重要因素，例如協(xié)達(dá)OA在自主實(shí)施以及由用友、金蝶實(shí)施的項(xiàng)目中，失敗概率極低，金蝶實(shí)施的萬杰、用友實(shí)施的汕頭公交、協(xié)達(dá)自主實(shí)施的百聯(lián)，以及由國外信息服務(wù)商INFO實(shí)施的客拉電子等，都成為在各自領(lǐng)域和地區(qū)的信息化樣板。當(dāng)然，不幸的家庭各有各的不幸，為幫助更多的CIO、信息主管少走彎路，即日起，本文將以窮舉、維基和分篇的方式，與大家分析一下OA系統(tǒng)成為豆腐渣工程的各種原因。
吃人嘴軟、拿人手短
　　　與很多樓脆脆、橋塌塌之類的爛尾工程一樣，如果決策者或者有影響力的個(gè)人，在項(xiàng)目中摻雜了太多的個(gè)人利益，其結(jié)果會(huì)是不但選錯(cuò)了產(chǎn)品和供應(yīng)商，而且實(shí)施過程中吃人嘴軟、拿人手短，無法以單位利益最大化為目標(biāo)，爭取資源、控制風(fēng)險(xiǎn)，最終會(huì)導(dǎo)致OA系統(tǒng)項(xiàng)目的失敗！
指鹿為馬、選馬成驢
　　　部分客戶因?yàn)槿鄙傩畔⒒慕?jīng)驗(yàn)，無法清晰的區(qū)分OA、PM、KM、ERP等不同管理軟件的定位，因此在選型過程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)讓OA公司開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、讓業(yè)務(wù)軟件廠商開發(fā)OA模塊、甚至是拿個(gè)即時(shí)通訊工具當(dāng)成OA的全部的現(xiàn)象，這種定位上的錯(cuò)誤，導(dǎo)致的結(jié)果是原本計(jì)劃是買匹寶馬，最終卻牽回了一頭驢子！
崇洋媚外、盲從品牌
　　　選錯(cuò)OA供應(yīng)商，往往是失敗的頭等殺手，如同婚姻一樣，女怕嫁錯(cuò)郎、男怕選錯(cuò)行。在選擇嫁入豪門之前，先想清楚自己到底需要什么？按照經(jīng)濟(jì)學(xué)理論，越是價(jià)格昂貴、技術(shù)復(fù)雜的商品，在決策中，品牌的參考價(jià)值越少！正確的婚姻觀是，選擇愛你的人，而不是你愛的人。
　　　請記?。旱怯浿皇腔橐龅拈_始，嫁入豪門的話，除了你付出對等的銀子外，請你確認(rèn)在后續(xù)服務(wù)中可以忍受得住寂寞！
路線錯(cuò)了、南轅北轍
　　　OA技術(shù)路線的正確選擇，對實(shí)施成功和系統(tǒng)的生命周期，起決定性作用。
　　　歷經(jīng)二十年的變遷，OA技術(shù)路線，從Domino、Php、.Net一路走，當(dāng)今JAVA語言、J2EE已經(jīng)成為高端產(chǎn)品的首選路線，原因是JAVA具有很好的開放性、兼容性、跨平臺性、擴(kuò)展性等。九思軟件、東軟、用友等很多公司都以JAVA作為主要武器，攻城略地開發(fā)產(chǎn)品。
　　　很多選錯(cuò)路線的OA公司，近幾年紛紛開始啟動(dòng)JAVA產(chǎn)品線，也驗(yàn)證了這一點(diǎn)。
自身混亂、上了白上
　　　在實(shí)際的應(yīng)用案例中，很多企業(yè)自身的流程規(guī)劃并不清楚，但管理者非常希望上OA，或者說某個(gè)職能人員非常想上，與是便上了。實(shí)際實(shí)施才發(fā)現(xiàn)，原來企業(yè)自己都不知道應(yīng)該怎么做。最后還是不了了之。

OA選型
　　　結(jié)合十幾年來服務(wù)成千上萬的客戶的經(jīng)驗(yàn)，提出了在OA選型時(shí)需要關(guān)注的五點(diǎn)：
關(guān)注OA的本質(zhì)
　　　選型小組的負(fù)責(zé)人要深刻認(rèn)識到OA軟件是全員信息化，其本質(zhì)是全員工作模式和企業(yè)管理模式的一次變革，在選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的應(yīng)用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、應(yīng)用推廣和集成整合等工作安排和工作節(jié)奏。[4]
　　　OA的本質(zhì)是流程與知識、門戶管理，其中流程是其核心本質(zhì)。而OA項(xiàng)目的成敗本質(zhì)與其他管理軟件一樣，都在于產(chǎn)品，再好的品牌和顧問，如果產(chǎn)品缺乏競爭力，實(shí)施的效果也大打折扣。這也是用友、金蝶由自主研發(fā)OA，轉(zhuǎn)而代理銷售和實(shí)施協(xié)達(dá)OA產(chǎn)品的原因。
關(guān)注核心價(jià)值
　　　OA軟件的應(yīng)用范疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一臺階。既然是全員應(yīng)用，提高全員的工作效率而不是某個(gè)部門、某個(gè)領(lǐng)導(dǎo)、某個(gè)人的效率，成為OA軟件的核心價(jià)值定位，如果以通用性和經(jīng)常性兩個(gè)緯度對OA軟件的功能進(jìn)行篩選的話，OA軟件的核心應(yīng)用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理（國企和政府機(jī)關(guān)）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計(jì)劃管理、項(xiàng)目管理、任務(wù)管理、會(huì)議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調(diào)查、常用工具（計(jì)算機(jī)、萬年歷等）。如果以給企業(yè)帶來價(jià)值大小的緯度對所有功能模塊評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項(xiàng)目管理模塊為企業(yè)帶來的了80%的價(jià)值，而其余的模塊帶來20%的價(jià)值。
　　　因此抓大放小，重點(diǎn)考察工作流程、協(xié)同工作、項(xiàng)目管理的技術(shù)水準(zhǔn)，成為產(chǎn)品選型的不二選擇。工作流的強(qiáng)大、便捷與否，成為決定其產(chǎn)品價(jià)值的關(guān)鍵，協(xié)達(dá)正是把握了工作流這一核心，并早在05年就倡導(dǎo)工作流應(yīng)用、推出我國第一套流程型協(xié)同軟件，才使協(xié)達(dá)一直保持產(chǎn)品競爭力第一的優(yōu)勢，并成為用友、金蝶、INFO等知名管理軟件服務(wù)商選擇代理的OA產(chǎn)品。
關(guān)注廠商態(tài)度
　　　OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購OA軟件與采購財(cái)務(wù)軟件、硬件設(shè)備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務(wù)，在這個(gè)過程中，需要持續(xù)不斷的與廠商互動(dòng)，來解決實(shí)施、應(yīng)用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問題。
　　　在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復(fù)雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個(gè)普通銷售人員或者普通實(shí)施人員，是無法調(diào)動(dòng)整個(gè)組織進(jìn)行資源協(xié)調(diào)和支持的，因此選擇產(chǎn)品的同時(shí)，也要重點(diǎn)考察OA廠商的態(tài)度，判斷他們是否重視你，選擇一個(gè)愛你的人，遠(yuǎn)比選擇一個(gè)你愛的人重要。
　　　而管理軟件領(lǐng)域內(nèi)，眾所周知的潛規(guī)則是：領(lǐng)導(dǎo)只參與和出席公司認(rèn)為重要的項(xiàng)目選型，領(lǐng)導(dǎo)的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題后，資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大。有些用友、金蝶的代理商，在銷售時(shí)不愿意推薦產(chǎn)品品質(zhì)好、服務(wù)監(jiān)管嚴(yán)的協(xié)達(dá)OA產(chǎn)品，而是為了追求更高利潤推薦其他的OA產(chǎn)品，也是應(yīng)注意防犯的。例如用友、金蝶在銷售協(xié)達(dá)OA以外的產(chǎn)品造成項(xiàng)目失敗的情況非常普遍。
關(guān)注成本控制
　　　很多客戶的CIO或者信息化負(fù)責(zé)人，在評估OA軟件的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟件項(xiàng)目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實(shí)施過程中參與人員的時(shí)間成本、培訓(xùn)成本、將來的維護(hù)難度和服務(wù)成本、將來數(shù)據(jù)集成的開發(fā)成本、升級成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。
　　　當(dāng)然管理軟件的選型與硬件設(shè)備的選型不同，硬件設(shè)備的選型成本占有最重要要素，而管理軟件的選型，軟件應(yīng)用后的價(jià)值占有最重要要素。
　　　關(guān)于OA軟件選型過程中的采購成本，行業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。選擇產(chǎn)品競爭力強(qiáng)的產(chǎn)品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而選擇低價(jià)產(chǎn)品，和盲目追求高價(jià)格以尋求心理保障，都是不可取的。
關(guān)注售后服務(wù)
　　　OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)是軟件深入、持久和穩(wěn)定使用的保障。首先，軟件服務(wù)的效率和質(zhì)量直接影響軟件正常穩(wěn)定的運(yùn)行和用戶的滿意度。其次，OA辦公系統(tǒng)服務(wù)的成本太高，用戶最終也難以承受。OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)是一個(gè)系統(tǒng)的工程，做好了不僅能有力保障產(chǎn)品的成功應(yīng)用，還能降低用戶的使用成本。
　　　而且，OA辦公系統(tǒng)服務(wù)是OA廠商的軟件產(chǎn)品、團(tuán)隊(duì)的技術(shù)實(shí)力和項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)、項(xiàng)目的管理水平等多方面的綜合因素的體現(xiàn)。[3]用友、金蝶是國內(nèi)比較好的信息化服務(wù)商，借助其服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合有競爭力的產(chǎn)品，是最佳的服務(wù)方案選擇。
　　　一、明確研發(fā)公司實(shí)力
　　　一款優(yōu)秀的產(chǎn)品背后必然有一個(gè)優(yōu)秀的研發(fā)公司。對于OA產(chǎn)品而言更是如此，優(yōu)秀的產(chǎn)品必然產(chǎn)生于優(yōu)秀的理念，研發(fā)圍繞著企業(yè)真實(shí)的需求和特點(diǎn)，能夠在產(chǎn)品之中突出和體現(xiàn)對企業(yè)的個(gè)性化滿足，并且能夠在產(chǎn)品銷售出去之后，仍然能夠按時(shí)按質(zhì)提供售后服務(wù)，讓企業(yè)用戶使用產(chǎn)品后得到切實(shí)的利益保障。所以，要衡量評估研發(fā)公司的實(shí)力，一方面可以通過現(xiàn)場評估，通過查看公司的成功案例和研發(fā)團(tuán)隊(duì)；另一方面，可以咨詢已經(jīng)有OA實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的企業(yè)，向他們了解相關(guān)的信息。協(xié)達(dá)是國內(nèi)唯一與高校正式合作的產(chǎn)學(xué)研單位，借助了高校的科研力量，保持了持續(xù)的創(chuàng)新，具有較強(qiáng)的研發(fā)實(shí)力。同時(shí)結(jié)合了用友金蝶的實(shí)施服務(wù)力量，具備強(qiáng)大的服務(wù)實(shí)力。
　　　二、明確產(chǎn)品的研發(fā)技術(shù)
　　　對于OA產(chǎn)品而言，它具有自身的特性，就是技術(shù)的快速更新和伴隨企業(yè)發(fā)展而不斷需要進(jìn)行的擴(kuò)展和升級。眾所周知，現(xiàn)代競爭導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展節(jié)奏特別快，今天的管理模式與需求在明天可能已經(jīng)顯得有所不足，需要進(jìn)行新管理模式的革新與探索，這就帶來了新的問題，使企業(yè)有必要對原有的辦公系統(tǒng)進(jìn)行功能擴(kuò)展和系統(tǒng)升級。由此，企業(yè)需要在選型過程中就要考慮到研發(fā)公司的技術(shù)是否具有足夠的先進(jìn)性，保證在一定的時(shí)期內(nèi)不落時(shí)，在未來需要進(jìn)行升級時(shí)能夠做到順利升級，不影響企業(yè)長遠(yuǎn)的發(fā)展需求。對于中小微組織，由于技術(shù)維護(hù)基礎(chǔ)薄弱，選擇與自身服務(wù)器技術(shù)統(tǒng)一的微軟技術(shù)，是比較恰當(dāng)?shù)?，協(xié)達(dá)輕量級ASP技術(shù)的產(chǎn)品，即定位于中小微組織。對于大型集團(tuán)用戶，選擇JAVA技術(shù)和具有平臺化屬性的產(chǎn)品，最為恰當(dāng)。
　　　三、試用體驗(yàn)產(chǎn)品的易用性
　　　雖然OA產(chǎn)品屬于現(xiàn)代化程度較高，是企業(yè)管理升級和水平提升具有重要作用的辦公工具，然而對于企業(yè)內(nèi)部的各級管理者和員工而言，能否讓他們快速成功掌握產(chǎn)品的使用，發(fā)揮辦公系統(tǒng)的管理效能，使之與企業(yè)各級的管理者與職工的工作做到較好地融合，是充分發(fā)揮其作用的關(guān)鍵所在。所以，要在選型過程中選擇實(shí)際試用產(chǎn)品，了解產(chǎn)品的設(shè)計(jì)細(xì)節(jié)是否具有足夠的易用性，能夠讓企業(yè)職工快速上手，具有較好的用戶體驗(yàn)。
　　　四、明確產(chǎn)品的性價(jià)比
　　　OA辦公系統(tǒng)的引入需要企業(yè)安排專門的經(jīng)費(fèi)，對于一般的中小企業(yè)而言這往往需要一筆不小的費(fèi)用，本著支出應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)回報(bào)的原則，在選型過程中要重視對OA產(chǎn)品性價(jià)比的了解。一方面，免費(fèi)或者相比市場上同類其它產(chǎn)品價(jià)錢過低的產(chǎn)品不宜選擇，因?yàn)楸匾氖酆缶S護(hù)和產(chǎn)品不斷升級使研發(fā)公司需要較大的費(fèi)用投入，過低甚至免費(fèi)顯然是不現(xiàn)實(shí)的；另一方面，對于因附帶了過多功能而導(dǎo)致費(fèi)用太高的產(chǎn)品要慎重選擇，畢竟企業(yè)看重的是綜合的性價(jià)比，不需要太多不必要的功能模塊浪費(fèi)資源和資金。
　　　五、深入了解產(chǎn)品未來升級如何操作
　　　企業(yè)的發(fā)展使得產(chǎn)品需要不斷進(jìn)行更新和升級，特別是隨著企業(yè)管理規(guī)模的擴(kuò)大導(dǎo)致原有的系統(tǒng)難以滿足新的需求，這時(shí)就需要對原辦公系統(tǒng)進(jìn)行功能擴(kuò)展和升級的二次開發(fā)，這種開發(fā)對于不同的產(chǎn)品而言操作技術(shù)不同，需要的開發(fā)周期、資金、風(fēng)險(xiǎn)都存在較大的差異。像傳統(tǒng)型與項(xiàng)目產(chǎn)品由于需要改動(dòng)源代碼進(jìn)行二次開發(fā)，使其開發(fā)周期長、風(fēng)險(xiǎn)高、費(fèi)用支出大，而新型的平臺型OA辦公系統(tǒng)則由于開發(fā)方式靈活，借助支撐平臺技術(shù)可以在不影響原系統(tǒng)的情況下，獨(dú)立開發(fā)新功能模塊再加入到原系統(tǒng)平臺之中，使得開發(fā)周期大大縮短、費(fèi)用低、風(fēng)險(xiǎn)小，可以說這種升級操作最大程度上做到了為企業(yè)考慮，提供長遠(yuǎn)保證。

　　　OA辦公系統(tǒng)遍地開花，各說各的好，各有各的理。亂花叢中如何慧眼識英雄，明辨高與低，找出最適合自己的那個(gè)“高帥富”?



發(fā)布：2007-04-02 18:04    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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