企業(yè)OA辦公系統(tǒng)
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怎么選擇合適的OA系統(tǒng)
類別：OA系統(tǒng)訪問量：287編輯：liuyan 日期：2014-07-03 14:20:15
選型陷阱
CIO通常是協(xié)同OA項目的負(fù)責(zé)人，中國協(xié)同OA應(yīng)用發(fā)展史可謂“成也CIO敗也CIO”。在組織賦予CIO肩負(fù)起協(xié)同OA項目選型和建設(shè)職責(zé)的同時，不少CIO卻也還滿懷激情地沖向了陷阱。
缺乏長期規(guī)劃
CIO一般有當(dāng)前的項目規(guī)劃，而無長期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項目的早夭埋下了伏筆。
需求貪大求全
如果你堅信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，你就離失敗不遠了。那么，如何認(rèn)識自己的需求?
首先，絕大多數(shù)的協(xié)同OA需求都是發(fā)問卷給相關(guān)人采集匯總而得來的，以這樣的形式采集匯總的需求造就了中國過去近20年幾乎所有的協(xié)同OA都走項目化；
其次，看著別人的協(xié)同OA產(chǎn)品還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子；
再次，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%地滿足。依據(jù)企業(yè)各部門甚至個人的需求開發(fā)出來的協(xié)同OA軟件，可能功能看上去非常豐富，但實際上卻形成了一個個以部門為中心的應(yīng)用孤島，最后大家用起來一頭霧水。
所以，如果我們要以整個組織高效協(xié)同為目標(biāo)，那么,把我們協(xié)同在一起的功能軟件才是企業(yè)真實所需；
如果你認(rèn)為做軟件只要會編程就能做，那你可就大錯特錯了!寫程序是鄰居家的高中男孩就能干的事情。
軟件是包含責(zé)任關(guān)系的商品，需要復(fù)雜的支撐體系。軟件業(yè)已經(jīng)發(fā)展到工程學(xué)的水平，擁有嚴(yán)格的環(huán)節(jié)分工和檢驗標(biāo)準(zhǔn)。
從需求開始，有專業(yè)的人員進行需求的采集、提煉、評估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計”；經(jīng)過評審后，技術(shù)高手會充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計”，評審后才會到開發(fā)部形成“應(yīng)用設(shè)計”，評審后才會有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測試”，最后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應(yīng)該是最優(yōu)秀的人力資源在保障質(zhì)量，所以你千萬不要指望找到一個非常廉價還百依百順的供應(yīng)商，根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達成目標(biāo)。
追求新技術(shù)
對新技術(shù)的片面性追求常常導(dǎo)致項目成為了項目負(fù)責(zé)人(特別是CIO)自娛自樂的畸形產(chǎn)物。探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實用性而言是高風(fēng)險和高成本的。
技術(shù)先進性的價值不在于先進本身，而在于先進對擴展性、性能、安全性、集成性、易用性。
以高端廠商面目出現(xiàn)的九思軟件,無論是協(xié)同OA系統(tǒng)的易用性或協(xié)同OA系統(tǒng)擴展功能上面具有顯著的成效。作為“集團化協(xié)同辦公系統(tǒng)最佳產(chǎn)品獎”獲得者的九思軟件，其iThink協(xié)同管理軟件提供一個可靈活擴展的框架結(jié)構(gòu)，部署了大量構(gòu)件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現(xiàn)，系統(tǒng)支持各種部署模式、各種操作系統(tǒng)、各種數(shù)據(jù)庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系。由于J2EE的開放性，iThink支持各種服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件和應(yīng)用軟件。
我們相信CIO對于協(xié)同OA軟件的評估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但我們也同時注意到，CIO對于推動組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對未來技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實施成為踏入泥潭的第一步。
實施缺乏導(dǎo)向
實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測試、上線這一類的事務(wù)，但我們認(rèn)為這不是實施，至少實施的目標(biāo)錯了，不是結(jié)束一個軟件的部署過程，而是在這個過程中達成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達成管理目標(biāo)才是實施的結(jié)果。遺憾的是，極少有CIO在實施計劃中明確地提出管理提升目標(biāo)，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。最理想的結(jié)果也就是安裝了一套對大家沒有價值感受的軟件!
一體化、網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。
第一個層次
OA（辦公自動化）技術(shù)分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴大應(yīng)用范圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。
第二個層次
信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。
第三個層次
決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：
?、偶苫＼浻布熬W(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。
⑵智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
?、嵌嗝襟w化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
?、冗\用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。 這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。例子 事務(wù)級OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱之為高級辦公自動化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機構(gòu)，實質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構(gòu)報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。
OA選型失敗的原因
這句話的意思是，因為OA系統(tǒng)是全員信息化的第一臺階，所以如果失敗了，上到老板，下到普通員工，都會知道此事誰誰牽頭做的！因此，對CIO或者信息主管的職業(yè)前程影響很大。
筆者在OA行業(yè)潛心研究過十余年，十余年來，筆者見證了OA行業(yè)的起落沉浮、技術(shù)的變遷、品牌的更迭，同時也耳聞目睹、道聽途說了很多客戶成為OA建設(shè)的失敗案例?？傮w而言，選擇有競爭力的產(chǎn)品，是減少選型風(fēng)險的重要因素，例如協(xié)達OA在自主實施以及由用友、金蝶實施的項目中，失敗概率極低，金蝶實施的萬杰、用友實施的汕頭公交、協(xié)達自主實施的百聯(lián)，以及由國外信息服務(wù)商INFO實施的客拉電子等，都成為在各自領(lǐng)域和地區(qū)的信息化樣板。當(dāng)然，不幸的家庭各有各的不幸，為幫助更多的CIO、信息主管少走彎路，即日起，本文將以窮舉、維基和分篇的方式，與大家分析一下OA系統(tǒng)成為豆腐渣工程的各種原因。
吃人嘴軟、拿人手短
與很多樓脆脆、橋塌塌之類的爛尾工程一樣，如果決策者或者有影響力的個人，在項目中摻雜了太多的個人利益，其結(jié)果會是不但選錯了產(chǎn)品和供應(yīng)商，而且實施過程中吃人嘴軟、拿人手短，無法以單位利益最大化為目標(biāo)，爭取資源、控制風(fēng)險，最終會導(dǎo)致OA系統(tǒng)項目的失?。?br />指鹿為馬、選馬成驢
部分客戶因為缺少信息化的經(jīng)驗，無法清晰的區(qū)分OA、PM、KM、ERP等不同管理軟件的定位，因此在選型過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)讓OA公司開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、讓業(yè)務(wù)軟件廠商開發(fā)OA模塊、甚至是拿個即時通訊工具當(dāng)成OA的全部的現(xiàn)象，這種定位上的錯誤，導(dǎo)致的結(jié)果是原本計劃是買匹寶馬，最終卻牽回了一頭驢子！
崇洋媚外、盲從品牌
選錯OA供應(yīng)商，往往是失敗的頭等殺手，如同婚姻一樣，女怕嫁錯郎、男怕選錯行。在選擇嫁入豪門之前，先想清楚自己到底需要什么？按照經(jīng)濟學(xué)理論，越是價格昂貴、技術(shù)復(fù)雜的商品，在決策中，品牌的參考價值越少！正確的婚姻觀是，選擇愛你的人，而不是你愛的人。
請記住：登記只是婚姻的開始，嫁入豪門的話，除了你付出對等的銀子外，請你確認(rèn)在后續(xù)服務(wù)中可以忍受得住寂寞！
路線錯了、南轅北轍
OA技術(shù)路線的正確選擇，對實施成功和系統(tǒng)的生命周期，起決定性作用。
歷經(jīng)二十年的變遷，OA技術(shù)路線，從Domino、Php、.Net一路走，當(dāng)今JAVA語言、J2EE已經(jīng)成為高端產(chǎn)品的首選路線，原因是JAVA具有很好的開放性、兼容性、跨平臺性、擴展性等。九思軟件、東軟、用友等很多公司都以JAVA作為主要武器，攻城略地開發(fā)產(chǎn)品。
很多選錯路線的OA公司，近幾年紛紛開始啟動JAVA產(chǎn)品線，也驗證了這一點。
自身混亂、上了白上
在實際的應(yīng)用案例中，很多企業(yè)自身的流程規(guī)劃并不清楚，但管理者非常希望上OA，或者說某個職能人員非常想上，與是便上了。實際實施才發(fā)現(xiàn)，原來企業(yè)自己都不知道應(yīng)該怎么做。最后還是不了了之。
OA選型
結(jié)合十幾年來服務(wù)成千上萬的客戶的經(jīng)驗，提出了在OA選型時需要關(guān)注的五點：
關(guān)注OA的本質(zhì)
選型小組的負(fù)責(zé)人要深刻認(rèn)識到OA軟件是全員信息化，其本質(zhì)是全員工作模式和企業(yè)管理模式的一次變革，在選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的應(yīng)用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、應(yīng)用推廣和集成整合等工作安排和工作節(jié)奏。[4]
OA的本質(zhì)是流程與知識、門戶管理，其中流程是其核心本質(zhì)。而OA項目的成敗本質(zhì)與其他管理軟件一樣，都在于產(chǎn)品，再好的品牌和顧問，如果產(chǎn)品缺乏競爭力，實施的效果也大打折扣。這也是用友、金蝶由自主研發(fā)OA，轉(zhuǎn)而代理銷售和實施協(xié)達OA產(chǎn)品的原因。
關(guān)注核心價值
OA軟件的應(yīng)用范疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一臺階。既然是全員應(yīng)用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領(lǐng)導(dǎo)、某個人的效率，成為OA軟件的核心價值定位，如果以通用性和經(jīng)常性兩個緯度對OA軟件的功能進行篩選的話，OA軟件的核心應(yīng)用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理（國企和政府機關(guān)）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務(wù)管理、會議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調(diào)查、常用工具（計算機、萬年歷等）。如果以給企業(yè)帶來價值大小的緯度對所有功能模塊評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項目管理模塊為企業(yè)帶來的了80%的價值，而其余的模塊帶來20%的價值。
因此抓大放小，重點考察工作流程、協(xié)同工作、項目管理的技術(shù)水準(zhǔn)，成為產(chǎn)品選型的不二選擇。工作流的強大、便捷與否，成為決定其產(chǎn)品價值的關(guān)鍵，協(xié)達正是把握了工作流這一核心，并早在05年就倡導(dǎo)工作流應(yīng)用、推出我國第一套流程型協(xié)同軟件，才使協(xié)達一直保持產(chǎn)品競爭力第一的優(yōu)勢，并成為用友、金蝶、INFO等知名管理軟件服務(wù)商選擇代理的OA產(chǎn)品。
關(guān)注廠商態(tài)度
OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購OA軟件與采購財務(wù)軟件、硬件設(shè)備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務(wù)，在這個過程中，需要持續(xù)不斷的與廠商互動，來解決實施、應(yīng)用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問題。
在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復(fù)雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調(diào)動整個組織進行資源協(xié)調(diào)和支持的，因此選擇產(chǎn)品的同時，也要重點考察OA廠商的態(tài)度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。
而管理軟件領(lǐng)域內(nèi)，眾所周知的潛規(guī)則是：領(lǐng)導(dǎo)只參與和出席公司認(rèn)為重要的項目選型，領(lǐng)導(dǎo)的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題后，資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大。有些用友、金蝶的代理商，在銷售時不愿意推薦產(chǎn)品品質(zhì)好、服務(wù)監(jiān)管嚴(yán)的協(xié)達OA產(chǎn)品，而是為了追求更高利潤推薦其他的OA產(chǎn)品，也是應(yīng)注意防犯的。例如用友、金蝶在銷售協(xié)達OA以外的產(chǎn)品造成項目失敗的情況非常普遍。
關(guān)注成本控制
很多客戶的CIO或者信息化負(fù)責(zé)人，在評估OA軟件的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟件項目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報價，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實施過程中參與人員的時間成本、培訓(xùn)成本、將來的維護難度和服務(wù)成本、將來數(shù)據(jù)集成的開發(fā)成本、升級成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。
當(dāng)然管理軟件的選型與硬件設(shè)備的選型不同，硬件設(shè)備的選型成本占有最重要要素，而管理軟件的選型，軟件應(yīng)用后的價值占有最重要要素。
關(guān)于OA軟件選型過程中的采購成本，行業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。選擇產(chǎn)品競爭力強的產(chǎn)品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而選擇低價產(chǎn)品，和盲目追求高價格以尋求心理保障，都是不可取的。
關(guān)注售后服務(wù)
OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)是軟件深入、持久和穩(wěn)定使用的保障。首先，軟件服務(wù)的效率和質(zhì)量直接影響軟件正常穩(wěn)定的運行和用戶的滿意度。其次，OA辦公系統(tǒng)服務(wù)的成本太高，用戶最終也難以承受。OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)是一個系統(tǒng)的工程，做好了不僅能有力保障產(chǎn)品的成功應(yīng)用，還能降低用戶的使用成本。
而且，OA辦公系統(tǒng)服務(wù)是OA廠商的軟件產(chǎn)品、團隊的技術(shù)實力和項目經(jīng)驗、項目的管理水平等多方面的綜合因素的體現(xiàn)。[3]用友、金蝶是國內(nèi)比較好的信息化服務(wù)商，借助其服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合有競爭力的產(chǎn)品，是最佳的服務(wù)方案選擇。
一、明確研發(fā)公司實力
一款優(yōu)秀的產(chǎn)品背后必然有一個優(yōu)秀的研發(fā)公司。對于OA產(chǎn)品而言更是如此，優(yōu)秀的產(chǎn)品必然產(chǎn)生于優(yōu)秀的理念，研發(fā)圍繞著企業(yè)真實的需求和特點，能夠在產(chǎn)品之中突出和體現(xiàn)對企業(yè)的個性化滿足，并且能夠在產(chǎn)品銷售出去之后，仍然能夠按時按質(zhì)提供售后服務(wù)，讓企業(yè)用戶使用產(chǎn)品后得到切實的利益保障。所以，要衡量評估研發(fā)公司的實力，一方面可以通過現(xiàn)場評估，通過查看公司的成功案例和研發(fā)團隊；另一方面，可以咨詢已經(jīng)有OA實施經(jīng)驗的企業(yè)，向他們了解相關(guān)的信息。協(xié)達是國內(nèi)唯一與高校正式合作的產(chǎn)學(xué)研單位，借助了高校的科研力量，保持了持續(xù)的創(chuàng)新，具有較強的研發(fā)實力。同時結(jié)合了用友金蝶的實施服務(wù)力量，具備強大的服務(wù)實力。
二、明確產(chǎn)品的研發(fā)技術(shù)
對于OA產(chǎn)品而言，它具有自身的特性，就是技術(shù)的快速更新和伴隨企業(yè)發(fā)展而不斷需要進行的擴展和升級。眾所周知，現(xiàn)代競爭導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展節(jié)奏特別快，今天的管理模式與需求在明天可能已經(jīng)顯得有所不足，需要進行新管理模式的革新與探索，這就帶來了新的問題，使企業(yè)有必要對原有的辦公系統(tǒng)進行功能擴展和系統(tǒng)升級。由此，企業(yè)需要在選型過程中就要考慮到研發(fā)公司的技術(shù)是否具有足夠的先進性，保證在一定的時期內(nèi)不落時，在未來需要進行升級時能夠做到順利升級，不影響企業(yè)長遠的發(fā)展需求。對于中小微組織，由于技術(shù)維護基礎(chǔ)薄弱，選擇與自身服務(wù)器技術(shù)統(tǒng)一的微軟技術(shù)，是比較恰當(dāng)?shù)模瑓f(xié)達輕量級ASP技術(shù)的產(chǎn)品，即定位于中小微組織。對于大型集團用戶，選擇JAVA技術(shù)和具有平臺化屬性的產(chǎn)品，最為恰當(dāng)。
三、試用體驗產(chǎn)品的易用性
雖然OA產(chǎn)品屬于現(xiàn)代化程度較高，是企業(yè)管理升級和水平提升具有重要作用的辦公工具，然而對于企業(yè)內(nèi)部的各級管理者和員工而言，能否讓他們快速成功掌握產(chǎn)品的使用，發(fā)揮辦公系統(tǒng)的管理效能，使之與企業(yè)各級的管理者與職工的工作做到較好地融合，是充分發(fā)揮其作用的關(guān)鍵所在。所以，要在選型過程中選擇實際試用產(chǎn)品，了解產(chǎn)品的設(shè)計細(xì)節(jié)是否具有足夠的易用性，能夠讓企業(yè)職工快速上手，具有較好的用戶體驗。
四、明確產(chǎn)品的性價比
OA辦公系統(tǒng)的引入需要企業(yè)安排專門的經(jīng)費，對于一般的中小企業(yè)而言這往往需要一筆不小的費用，本著支出應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)回報的原則，在選型過程中要重視對OA產(chǎn)品性價比的了解。一方面，免費或者相比市場上同類其它產(chǎn)品價錢過低的產(chǎn)品不宜選擇，因為必要的售后維護和產(chǎn)品不斷升級使研發(fā)公司需要較大的費用投入，過低甚至免費顯然是不現(xiàn)實的；另一方面，對于因附帶了過多功能而導(dǎo)致費用太高的產(chǎn)品要慎重選擇，畢竟企業(yè)看重的是綜合的性價比，不需要太多不必要的功能模塊浪費資源和資金。
五、深入了解產(chǎn)品未來升級如何操作
企業(yè)的發(fā)展使得產(chǎn)品需要不斷進行更新和升級，特別是隨著企業(yè)管理規(guī)模的擴大導(dǎo)致原有的系統(tǒng)難以滿足新的需求，這時就需要對原辦公系統(tǒng)進行功能擴展和升級的二次開發(fā)，這種開發(fā)對于不同的產(chǎn)品而言操作技術(shù)不同，需要的開發(fā)周期、資金、風(fēng)險都存在較大的差異。像傳統(tǒng)型與項目產(chǎn)品由于需要改動源代碼進行二次開發(fā)，使其開發(fā)周期長、風(fēng)險高、費用支出大，而新型的平臺型OA辦公系統(tǒng)則由于開發(fā)方式靈活，借助支撐平臺技術(shù)可以在不影響原系統(tǒng)的情況下，獨立開發(fā)新功能模塊再加入到原系統(tǒng)平臺之中，使得開發(fā)周期大大縮短、費用低、風(fēng)險小，可以說這種升級操作最大程度上做到了為企業(yè)考慮，提供長遠保證。
OA選擇誤區(qū)
在選擇OA產(chǎn)品時單純以軟件產(chǎn)品的案例作為軟件采購的標(biāo)準(zhǔn)，甚至唯一標(biāo)準(zhǔn)。然而這對于IT技術(shù)日新月異變化的軟件來說，這個標(biāo)準(zhǔn)往往讓你選到的恰恰是過時的產(chǎn)品，甚至于即將被淘汰的產(chǎn)品。一個最有說服力的例子就是，3年之前出的筆記本電腦或電視機的案例肯定比新推出的筆記本電腦或電視機的案例多得多?？墒?年之前的電腦、電視機還有人要嗎?同樣，在移動OA領(lǐng)域，技術(shù)的進步更是日新月異，智能機和3G的引入就是之前才出現(xiàn)的，顯然基于非智能機和非3G環(huán)境的設(shè)計在技術(shù)的先進性上已經(jīng)落后但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動OA采用的是短信技術(shù)，第二代移動OA采用的WAP技術(shù)，這種技術(shù)已經(jīng)被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發(fā)展起來的采用Web Service技術(shù)的第三代移動OA多的多，但是這種技術(shù)還有人使用嗎？在技術(shù)的進步以指數(shù)級增長的今天，一味地追求案例多，只會選擇到一個技術(shù)上即將被淘汰的產(chǎn)品。因此選用軟件第三條準(zhǔn)則就是：絕對不要以案例多作為選擇軟件的唯一標(biāo)準(zhǔn) 。選型陷阱
CIO通常是協(xié)同OA項目的負(fù)責(zé)人，中國協(xié)同OA應(yīng)用發(fā)展史可謂“成也CIO敗也CIO”。在組織賦予CIO肩負(fù)起協(xié)同OA項目選型和建設(shè)職責(zé)的同時，不少CIO卻也還滿懷激情地沖向了陷阱。
缺乏長期規(guī)劃
CIO一般有當(dāng)前的項目規(guī)劃，而無長期戰(zhàn)略規(guī)劃，為項目的早夭埋下了伏筆。
需求貪大求全
如果你堅信自己采集的需求是一種客觀的需求，是必須被100%滿足的需求，你就離失敗不遠了。那么，如何認(rèn)識自己的需求?
首先，絕大多數(shù)的協(xié)同OA需求都是發(fā)問卷給相關(guān)人采集匯總而得來的，以這樣的形式采集匯總的需求造就了中國過去近20年幾乎所有的協(xié)同OA都走項目化；
其次，看著別人的協(xié)同OA產(chǎn)品還湊合拿來就用。如果你也是這樣整理需求的，那簡直就是自殺，這種看上去合乎邏輯的需求成型方式里面卻埋藏著失敗的種子；
再次，世上沒有一套現(xiàn)成的軟件能夠100%地滿足。依據(jù)企業(yè)各部門甚至個人的需求開發(fā)出來的協(xié)同OA軟件，可能功能看上去非常豐富，但實際上卻形成了一個個以部門為中心的應(yīng)用孤島，最后大家用起來一頭霧水。
所以，如果我們要以整個組織高效協(xié)同為目標(biāo)，那么,把我們協(xié)同在一起的功能軟件才是企業(yè)真實所需；
最后，企業(yè)CIO要提醒大家放下本位主義，先找到一個組織共性的需求，然后才是關(guān)鍵部門的需求，最后才是重要角色的需求。我們先后研究了中國數(shù)十家協(xié)同OA廠商，如金和、九思軟件、泛薇等，仔細(xì)評估了超過200種常見協(xié)同OA的功能菜單，最后找到了那個共性的需求，這就是“協(xié)同”。目前來看，九思軟件協(xié)同工作方面做得不錯。因此，選型的時候一定要看這個協(xié)同OA產(chǎn)品是否有這樣的一個功能能夠滿足這個共性需求！
實施急功近利如果你認(rèn)為做軟件只要會編程就能做，那你可就大錯特錯了!寫程序是鄰居家的高中男孩就能干的事情。
軟件是包含責(zé)任關(guān)系的商品，需要復(fù)雜的支撐體系。軟件業(yè)已經(jīng)發(fā)展到工程學(xué)的水平，擁有嚴(yán)格的環(huán)節(jié)分工和檢驗標(biāo)準(zhǔn)。
從需求開始，有專業(yè)的人員進行需求的采集、提煉、評估，形成應(yīng)用的“概念設(shè)計”；經(jīng)過評審后，技術(shù)高手會充分考慮諸多因素后提出“構(gòu)架設(shè)計”，評審后才會到開發(fā)部形成“應(yīng)用設(shè)計”，評審后才會有“代碼開發(fā)”，然后是“功能測試”，最后才能交給你。這期間，所有的環(huán)節(jié)都應(yīng)該是最優(yōu)秀的人力資源在保障質(zhì)量，所以你千萬不要指望找到一個非常廉價還百依百順的供應(yīng)商，根據(jù)你的指令快速而完美地幫你達成目標(biāo)。
追求新技術(shù)
對新技術(shù)的片面性追求常常導(dǎo)致項目成為了項目負(fù)責(zé)人(特別是CIO)自娛自樂的畸形產(chǎn)物。探索的精神無可厚非，但是畢竟嘗試性的技術(shù)探索對于組織應(yīng)用所期望的穩(wěn)定性、實用性而言是高風(fēng)險和高成本的。
技術(shù)先進性的價值不在于先進本身，而在于先進對擴展性、性能、安全性、集成性、易用性。
以高端廠商面目出現(xiàn)的九思軟件,無論是協(xié)同OA系統(tǒng)的易用性或協(xié)同OA系統(tǒng)擴展功能上面具有顯著的成效。作為“集團化協(xié)同辦公系統(tǒng)最佳產(chǎn)品獎”獲得者的九思軟件，其iThink協(xié)同管理軟件提供一個可靈活擴展的框架結(jié)構(gòu)，部署了大量構(gòu)件、采用JAVA語言編寫、以多維門戶形式展現(xiàn)，系統(tǒng)支持各種部署模式、各種操作系統(tǒng)、各種數(shù)據(jù)庫和中間件，并具備完備的配置體系、接口體系和插件體系。由于J2EE的開放性，iThink支持各種服務(wù)器、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件和應(yīng)用軟件。
我們相信CIO對于協(xié)同OA軟件的評估側(cè)重應(yīng)用和技術(shù)是理性的，但我們也同時注意到，CIO對于推動組織建立新型工作行為模式的艱巨性和挑戰(zhàn)性的重視程度不夠，常在對未來技術(shù)應(yīng)用發(fā)展趨勢的無限可能性的冥思苦想中忽略了組織與協(xié)調(diào)成本，導(dǎo)致系統(tǒng)實施成為踏入泥潭的第一步。
實施缺乏導(dǎo)向
實施被不少CIO理解為軟件開放、安裝調(diào)試、培訓(xùn)、測試、上線這一類的事務(wù)，但我們認(rèn)為這不是實施，至少實施的目標(biāo)錯了，不是結(jié)束一個軟件的部署過程，而是在這個過程中達成管理提升的目的。如果前面所說的工作是必需的過程，那么達成管理目標(biāo)才是實施的結(jié)果。遺憾的是，極少有CIO在實施計劃中明確地提出管理提升目標(biāo)，最高的層次也就是具體枝節(jié)需求的滿足。最理想的結(jié)果也就是安裝了一套對大家沒有價值感受的軟件!
OA三個應(yīng)用層次
OA系統(tǒng)、信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)是廣義的或完整的OA系統(tǒng)構(gòu)成中的三個功能層次。三個功能層次間的相互聯(lián)系可以由程序模塊的調(diào)用和計算機數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)通信手段做出。一體化的OA系統(tǒng)的含義是利用現(xiàn)代化的計算機網(wǎng)絡(luò)通信系統(tǒng)把三個層次的OA系統(tǒng)集成一個完整的OA系統(tǒng)，使辦公信息的流通更為合理，減少許多不必要的重復(fù)輸入信息的環(huán)節(jié)，以期提高整個辦公系統(tǒng)的效率。一體化、網(wǎng)絡(luò)化的OA系統(tǒng)的優(yōu)點是，不僅在本單位內(nèi)可以使辦公信息的運轉(zhuǎn)更為緊湊有效，而且也有利于和外界的信息溝通，使信息通信的范圍更廣，能更方便、快捷地建立遠距離的辦公機構(gòu)間的信息通信，并且有可能融入世界范圍內(nèi)的信息資源共享。
第一個層次
OA（辦公自動化）技術(shù)分為三個不同的層次：第一個層次只限于單機或簡單的小型局域網(wǎng)上的文字處理、電子表格、數(shù)據(jù)庫等輔助工具的應(yīng)用，一般稱之為事務(wù)型辦公自動化系統(tǒng)。辦公事務(wù)OA中，最為普遍的應(yīng)用有文字處理、電子排版、電子表格處理、文件收發(fā)登錄、電子文檔管理、辦公日程管理、人事管理、財務(wù)統(tǒng)計、報表處理、個人數(shù)據(jù)庫等。這些常用的辦公事務(wù)處理的應(yīng)用可作成應(yīng)用軟件包，包內(nèi)的不同應(yīng)用程序之間可以互相調(diào)用或共享數(shù)據(jù)，以便提高辦公事務(wù)處理的效率。這種辦公事務(wù)處理軟件包應(yīng)具有通用性，以便擴大應(yīng)用范圍，提高其利用價值。此外，在辦公事務(wù)處理級上可以使用多種OA子系統(tǒng)，如電子出版系統(tǒng)、電子文檔管理系統(tǒng)、智能化的中文檢索系統(tǒng)（如全文檢索系統(tǒng)）、光學(xué)漢字識別系統(tǒng)、漢語語音識別系統(tǒng)等。在公用服務(wù)業(yè)、公司等經(jīng)營業(yè)務(wù)方面，使用計算機替代人工處理的工作日益增多，如訂票、售票系統(tǒng)，柜臺或窗口系統(tǒng)，銀行業(yè)的儲蓄業(yè)務(wù)系統(tǒng)等。事務(wù)型或業(yè)務(wù)型的OA系統(tǒng)其功能都是處理日常的辦公操作，是直接面向辦公人員的。為了提高辦公效率，改進辦公質(zhì)量，適應(yīng)人們的辦公習(xí)慣，要提供良好的辦公操作環(huán)境。
第二個層次
信息管理型OA系統(tǒng)是第二個層次。隨著信息利用重要性的不斷增加，在辦公系統(tǒng)中對和本單位的運營目標(biāo)關(guān)系密切的綜合信息的需求日益增加。信息管理型的辦公系統(tǒng)，是把事務(wù)型（或業(yè)務(wù)型）辦公系統(tǒng)和綜合信息（數(shù)據(jù)庫）緊密結(jié)合的一種一體化的辦公信息處理系統(tǒng)。綜合數(shù)據(jù)庫存放該有關(guān)單位的日常工作所必需的信息。例如，在政府機關(guān)，這些綜合信息包括政策、法令、法規(guī)，有關(guān)上級政府和下屬機構(gòu)的公文、信函等的政務(wù)信息；一些公用服務(wù)事業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括和服務(wù)項目有關(guān)的所有綜合信息；公司企業(yè)單位的綜合數(shù)據(jù)庫包括工商法規(guī)、經(jīng)營計劃、市場動態(tài)、供銷業(yè)務(wù)、庫存統(tǒng)計、用戶信息等。作為一個現(xiàn)代化的政府機關(guān)或企、事業(yè)單位，為了優(yōu)化日常的工作，提高辦公效率和質(zhì)量，必須具備供本單位的各個部門共享的這一綜合數(shù)據(jù)庫。這個數(shù)據(jù)庫建立在事務(wù)級OA系統(tǒng)基礎(chǔ)之上，構(gòu)成信息管理型的OA系統(tǒng)。
第三個層次
決策支持型OA系統(tǒng)是第三個層次。它建立在信息管理級OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。它使用由綜合數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)所提供的信息，針對所需要做出決策的課題，構(gòu)造或選用決策數(shù)字模型，結(jié)合有關(guān)內(nèi)部和外部的條件，由計算機執(zhí)行決策程序，作出相應(yīng)的決策。隨著三大核心支柱技術(shù)：網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟，世界上的OA已進入到新的層次，在新的層次中系統(tǒng)有四個新的特點：
?、偶苫＼浻布熬W(wǎng)絡(luò)產(chǎn)品的集成，人與系統(tǒng)的集成，單一辦公系統(tǒng)同社會公眾信息系統(tǒng)的集成，組成了“無縫集成”的開放式系統(tǒng)。
⑵智能化。面向日常事務(wù)處理，輔助人們完成智能性勞動，如：漢字識別，對公文內(nèi)容的理解和深層處理，輔助決策及處理意外等。
?、嵌嗝襟w化。包括對數(shù)字、文字、圖像、聲音和動畫的綜合處理。
?、冗\用電子數(shù)據(jù)交換（EDI）。通過數(shù)據(jù)通訊網(wǎng)，在計算機間進行交換和自動化處理。 這個層次包括信息管理型OA系統(tǒng)和決策型OA系統(tǒng)。例子 事務(wù)級OA系統(tǒng)稱之為普通辦公自動化系統(tǒng)，而信息管理級OA系統(tǒng)和決策支持級OA系統(tǒng)稱之為高級辦公自動化系統(tǒng)。例如，市政府辦公機構(gòu)，實質(zhì)上經(jīng)常定期或不定期的收集各區(qū)、縣政府和其它機構(gòu)報送的各種文件，然后分檔存放并分別報送給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者閱讀、處理，然后將批閱后的文件妥善保存，以便以后查閱。領(lǐng)導(dǎo)者研究各種文件之后作出決定，一般采取文件的形式向下級返回處理指示。這一過程，是一個典型的辦公過程。在這一過程中，文件本身是信息，其傳送即是信息傳送過程。但應(yīng)當(dāng)注意到，領(lǐng)導(dǎo)在分析決策時，可能要翻閱、查找許多相關(guān)的資料，參照研究，才能決策，所以相關(guān)的資料查詢、分析，決策的選擇也屬于信息處理的過程。
OA選型失敗的原因
在選擇OA產(chǎn)品時單純以軟件產(chǎn)品的案例作為軟件采購的標(biāo)準(zhǔn)，甚至唯一標(biāo)準(zhǔn)。然而這對于IT技術(shù)日新月異變化的軟件來說，這個標(biāo)準(zhǔn)往往讓你選到的恰恰是過時的產(chǎn)品，甚至于即將被淘汰的產(chǎn)品。一個最有說服力的例子就是，3年之前出的筆記本電腦或電視機的案例肯定比新推出的筆記本電腦或電視機的案例多得多。可是3年之前的電腦、電視機還有人要嗎?同樣，在移動OA領(lǐng)域，技術(shù)的進步更是日新月異，智能機和3G的引入就是之前才出現(xiàn)的，顯然基于非智能機和非3G環(huán)境的設(shè)計在技術(shù)的先進性上已經(jīng)落后但是案例必然比前者多。此外，前幾年的第一代的移動OA采用的是短信技術(shù)，第二代移動OA采用的WAP技術(shù)，這種技術(shù)已經(jīng)被淘汰，它們的案例也一定比剛剛發(fā)展起來的采用Web Service技術(shù)的第三代移動OA多的多，但是這種技術(shù)還有人使用嗎？在技術(shù)的進步以指數(shù)級增長的今天，一味地追求案例多，只會選擇到一個技術(shù)上即將被淘汰的產(chǎn)品。因此選用軟件第三條準(zhǔn)則就是：絕對不要以案例多作為選擇軟件的唯一標(biāo)準(zhǔn) 。
OA行業(yè)，有句名言，成也蕭何，敗也蕭何，多少CIO折戟OA系統(tǒng)的建設(shè)！這句話的意思是，因為OA系統(tǒng)是全員信息化的第一臺階，所以如果失敗了，上到老板，下到普通員工，都會知道此事誰誰牽頭做的！因此，對CIO或者信息主管的職業(yè)前程影響很大。
筆者在OA行業(yè)潛心研究過十余年，十余年來，筆者見證了OA行業(yè)的起落沉浮、技術(shù)的變遷、品牌的更迭，同時也耳聞目睹、道聽途說了很多客戶成為OA建設(shè)的失敗案例?？傮w而言，選擇有競爭力的產(chǎn)品，是減少選型風(fēng)險的重要因素，例如協(xié)達OA在自主實施以及由用友、金蝶實施的項目中，失敗概率極低，金蝶實施的萬杰、用友實施的汕頭公交、協(xié)達自主實施的百聯(lián)，以及由國外信息服務(wù)商INFO實施的客拉電子等，都成為在各自領(lǐng)域和地區(qū)的信息化樣板。當(dāng)然，不幸的家庭各有各的不幸，為幫助更多的CIO、信息主管少走彎路，即日起，本文將以窮舉、維基和分篇的方式，與大家分析一下OA系統(tǒng)成為豆腐渣工程的各種原因。
吃人嘴軟、拿人手短
與很多樓脆脆、橋塌塌之類的爛尾工程一樣，如果決策者或者有影響力的個人，在項目中摻雜了太多的個人利益，其結(jié)果會是不但選錯了產(chǎn)品和供應(yīng)商，而且實施過程中吃人嘴軟、拿人手短，無法以單位利益最大化為目標(biāo)，爭取資源、控制風(fēng)險，最終會導(dǎo)致OA系統(tǒng)項目的失?。?br />指鹿為馬、選馬成驢
部分客戶因為缺少信息化的經(jīng)驗，無法清晰的區(qū)分OA、PM、KM、ERP等不同管理軟件的定位，因此在選型過程中，經(jīng)常會出現(xiàn)讓OA公司開發(fā)業(yè)務(wù)系統(tǒng)、讓業(yè)務(wù)軟件廠商開發(fā)OA模塊、甚至是拿個即時通訊工具當(dāng)成OA的全部的現(xiàn)象，這種定位上的錯誤，導(dǎo)致的結(jié)果是原本計劃是買匹寶馬，最終卻牽回了一頭驢子！
崇洋媚外、盲從品牌
選錯OA供應(yīng)商，往往是失敗的頭等殺手，如同婚姻一樣，女怕嫁錯郎、男怕選錯行。在選擇嫁入豪門之前，先想清楚自己到底需要什么？按照經(jīng)濟學(xué)理論，越是價格昂貴、技術(shù)復(fù)雜的商品，在決策中，品牌的參考價值越少！正確的婚姻觀是，選擇愛你的人，而不是你愛的人。
請記住：登記只是婚姻的開始，嫁入豪門的話，除了你付出對等的銀子外，請你確認(rèn)在后續(xù)服務(wù)中可以忍受得住寂寞！
路線錯了、南轅北轍
OA技術(shù)路線的正確選擇，對實施成功和系統(tǒng)的生命周期，起決定性作用。
歷經(jīng)二十年的變遷，OA技術(shù)路線，從Domino、Php、.Net一路走，當(dāng)今JAVA語言、J2EE已經(jīng)成為高端產(chǎn)品的首選路線，原因是JAVA具有很好的開放性、兼容性、跨平臺性、擴展性等。九思軟件、東軟、用友等很多公司都以JAVA作為主要武器，攻城略地開發(fā)產(chǎn)品。
很多選錯路線的OA公司，近幾年紛紛開始啟動JAVA產(chǎn)品線，也驗證了這一點。
自身混亂、上了白上
在實際的應(yīng)用案例中，很多企業(yè)自身的流程規(guī)劃并不清楚，但管理者非常希望上OA，或者說某個職能人員非常想上，與是便上了。實際實施才發(fā)現(xiàn)，原來企業(yè)自己都不知道應(yīng)該怎么做。最后還是不了了之。
OA選型
結(jié)合十幾年來服務(wù)成千上萬的客戶的經(jīng)驗，提出了在OA選型時需要關(guān)注的五點：
關(guān)注OA的本質(zhì)
選型小組的負(fù)責(zé)人要深刻認(rèn)識到OA軟件是全員信息化，其本質(zhì)是全員工作模式和企業(yè)管理模式的一次變革，在選型過程中，可能涉及到較多的部門，在未來的應(yīng)用推廣過程中，一定是一把手工程，因此要基于全員去安排需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、應(yīng)用推廣和集成整合等工作安排和工作節(jié)奏。[4]
OA的本質(zhì)是流程與知識、門戶管理，其中流程是其核心本質(zhì)。而OA項目的成敗本質(zhì)與其他管理軟件一樣，都在于產(chǎn)品，再好的品牌和顧問，如果產(chǎn)品缺乏競爭力，實施的效果也大打折扣。這也是用友、金蝶由自主研發(fā)OA，轉(zhuǎn)而代理銷售和實施協(xié)達OA產(chǎn)品的原因。
關(guān)注核心價值
OA軟件的應(yīng)用范疇涉及到所有知識性員工，是全員信息化的第一臺階。既然是全員應(yīng)用，提高全員的工作效率而不是某個部門、某個領(lǐng)導(dǎo)、某個人的效率，成為OA軟件的核心價值定位，如果以通用性和經(jīng)常性兩個緯度對OA軟件的功能進行篩選的話，OA軟件的核心應(yīng)用是：流程審批、協(xié)同工作、公文管理（國企和政府機關(guān)）、溝通工具、文檔管理、信息中心、電子論壇、計劃管理、項目管理、任務(wù)管理、會議管理、關(guān)聯(lián)人員、系統(tǒng)集成、門戶定制、通訊錄、工作便簽、問卷調(diào)查、常用工具（計算機、萬年歷等）。如果以給企業(yè)帶來價值大小的緯度對所有功能模塊評估的話，基本上遵循80：20定律，其中的工作流程模塊、協(xié)同工作模塊、項目管理模塊為企業(yè)帶來的了80%的價值，而其余的模塊帶來20%的價值。
因此抓大放小，重點考察工作流程、協(xié)同工作、項目管理的技術(shù)水準(zhǔn)，成為產(chǎn)品選型的不二選擇。工作流的強大、便捷與否，成為決定其產(chǎn)品價值的關(guān)鍵，協(xié)達正是把握了工作流這一核心，并早在05年就倡導(dǎo)工作流應(yīng)用、推出我國第一套流程型協(xié)同軟件，才使協(xié)達一直保持產(chǎn)品競爭力第一的優(yōu)勢，并成為用友、金蝶、INFO等知名管理軟件服務(wù)商選擇代理的OA產(chǎn)品。
關(guān)注廠商態(tài)度
OA軟件是涉及到全員使用的管理軟件，因此采購OA軟件與采購財務(wù)軟件、硬件設(shè)備不同，不是簡單的、一次性的買賣交易，而是持續(xù)一年甚至多年的管理變革、咨詢和人工服務(wù)，在這個過程中，需要持續(xù)不斷的與廠商互動，來解決實施、應(yīng)用、推廣過程中遇到的各種需求變更、BUG處理、功能調(diào)整、軟件集成等等問題。
在持續(xù)出現(xiàn)的、紛繁復(fù)雜的問題面前，客戶如果面對的只是一個普通銷售人員或者普通實施人員，是無法調(diào)動整個組織進行資源協(xié)調(diào)和支持的，因此選擇產(chǎn)品的同時，也要重點考察OA廠商的態(tài)度，判斷他們是否重視你，選擇一個愛你的人，遠比選擇一個你愛的人重要。
而管理軟件領(lǐng)域內(nèi)，眾所周知的潛規(guī)則是：領(lǐng)導(dǎo)只參與和出席公司認(rèn)為重要的項目選型，領(lǐng)導(dǎo)的級別越好，說明對你越重視，也意味著過程中遇到問題后，資源協(xié)調(diào)到位的可能性越大。有些用友、金蝶的代理商，在銷售時不愿意推薦產(chǎn)品品質(zhì)好、服務(wù)監(jiān)管嚴(yán)的協(xié)達OA產(chǎn)品，而是為了追求更高利潤推薦其他的OA產(chǎn)品，也是應(yīng)注意防犯的。例如用友、金蝶在銷售協(xié)達OA以外的產(chǎn)品造成項目失敗的情況非常普遍。
關(guān)注成本控制
很多客戶的CIO或者信息化負(fù)責(zé)人，在評估OA軟件的成本是，只是簡單的考慮到公司在OA軟件項目上的預(yù)算和供應(yīng)商的報價，而忽視了OA軟件部署的軟硬件環(huán)境成本、軟件實施過程中參與人員的時間成本、培訓(xùn)成本、將來的維護難度和服務(wù)成本、將來數(shù)據(jù)集成的開發(fā)成本、升級成本和數(shù)據(jù)遷移成本等等，因此往往陷入“撿了芝麻、丟了西瓜”的尷尬境地。
當(dāng)然管理軟件的選型與硬件設(shè)備的選型不同，硬件設(shè)備的選型成本占有最重要要素，而管理軟件的選型，軟件應(yīng)用后的價值占有最重要要素。
關(guān)于OA軟件選型過程中的采購成本，行業(yè)內(nèi)的潛規(guī)則是：去掉最便宜的，去掉最貴的，選擇綜合成本受控的廠商。選擇產(chǎn)品競爭力強的產(chǎn)品，是最有效的成本控制措施，盲目追求低成本而選擇低價產(chǎn)品，和盲目追求高價格以尋求心理保障，都是不可取的。
關(guān)注售后服務(wù)
OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)是軟件深入、持久和穩(wěn)定使用的保障。首先，軟件服務(wù)的效率和質(zhì)量直接影響軟件正常穩(wěn)定的運行和用戶的滿意度。其次，OA辦公系統(tǒng)服務(wù)的成本太高，用戶最終也難以承受。OA辦公系統(tǒng)的服務(wù)是一個系統(tǒng)的工程，做好了不僅能有力保障產(chǎn)品的成功應(yīng)用，還能降低用戶的使用成本。
而且，OA辦公系統(tǒng)服務(wù)是OA廠商的軟件產(chǎn)品、團隊的技術(shù)實力和項目經(jīng)驗、項目的管理水平等多方面的綜合因素的體現(xiàn)。[3]用友、金蝶是國內(nèi)比較好的信息化服務(wù)商，借助其服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，結(jié)合有競爭力的產(chǎn)品，是最佳的服務(wù)方案選擇。
一、明確研發(fā)公司實力
一款優(yōu)秀的產(chǎn)品背后必然有一個優(yōu)秀的研發(fā)公司。對于OA產(chǎn)品而言更是如此，優(yōu)秀的產(chǎn)品必然產(chǎn)生于優(yōu)秀的理念，研發(fā)圍繞著企業(yè)真實的需求和特點，能夠在產(chǎn)品之中突出和體現(xiàn)對企業(yè)的個性化滿足，并且能夠在產(chǎn)品銷售出去之后，仍然能夠按時按質(zhì)提供售后服務(wù)，讓企業(yè)用戶使用產(chǎn)品后得到切實的利益保障。所以，要衡量評估研發(fā)公司的實力，一方面可以通過現(xiàn)場評估，通過查看公司的成功案例和研發(fā)團隊；另一方面，可以咨詢已經(jīng)有OA實施經(jīng)驗的企業(yè)，向他們了解相關(guān)的信息。協(xié)達是國內(nèi)唯一與高校正式合作的產(chǎn)學(xué)研單位，借助了高校的科研力量，保持了持續(xù)的創(chuàng)新，具有較強的研發(fā)實力。同時結(jié)合了用友金蝶的實施服務(wù)力量，具備強大的服務(wù)實力。
二、明確產(chǎn)品的研發(fā)技術(shù)
對于OA產(chǎn)品而言，它具有自身的特性，就是技術(shù)的快速更新和伴隨企業(yè)發(fā)展而不斷需要進行的擴展和升級。眾所周知，現(xiàn)代競爭導(dǎo)致企業(yè)的發(fā)展節(jié)奏特別快，今天的管理模式與需求在明天可能已經(jīng)顯得有所不足，需要進行新管理模式的革新與探索，這就帶來了新的問題，使企業(yè)有必要對原有的辦公系統(tǒng)進行功能擴展和系統(tǒng)升級。由此，企業(yè)需要在選型過程中就要考慮到研發(fā)公司的技術(shù)是否具有足夠的先進性，保證在一定的時期內(nèi)不落時，在未來需要進行升級時能夠做到順利升級，不影響企業(yè)長遠的發(fā)展需求。對于中小微組織，由于技術(shù)維護基礎(chǔ)薄弱，選擇與自身服務(wù)器技術(shù)統(tǒng)一的微軟技術(shù)，是比較恰當(dāng)?shù)模瑓f(xié)達輕量級ASP技術(shù)的產(chǎn)品，即定位于中小微組織。對于大型集團用戶，選擇JAVA技術(shù)和具有平臺化屬性的產(chǎn)品，最為恰當(dāng)。
三、試用體驗產(chǎn)品的易用性
雖然OA產(chǎn)品屬于現(xiàn)代化程度較高，是企業(yè)管理升級和水平提升具有重要作用的辦公工具，然而對于企業(yè)內(nèi)部的各級管理者和員工而言，能否讓他們快速成功掌握產(chǎn)品的使用，發(fā)揮辦公系統(tǒng)的管理效能，使之與企業(yè)各級的管理者與職工的工作做到較好地融合，是充分發(fā)揮其作用的關(guān)鍵所在。所以，要在選型過程中選擇實際試用產(chǎn)品，了解產(chǎn)品的設(shè)計細(xì)節(jié)是否具有足夠的易用性，能夠讓企業(yè)職工快速上手，具有較好的用戶體驗。
四、明確產(chǎn)品的性價比
OA辦公系統(tǒng)的引入需要企業(yè)安排專門的經(jīng)費，對于一般的中小企業(yè)而言這往往需要一筆不小的費用，本著支出應(yīng)當(dāng)匹配相應(yīng)回報的原則，在選型過程中要重視對OA產(chǎn)品性價比的了解。一方面，免費或者相比市場上同類其它產(chǎn)品價錢過低的產(chǎn)品不宜選擇，因為必要的售后維護和產(chǎn)品不斷升級使研發(fā)公司需要較大的費用投入，過低甚至免費顯然是不現(xiàn)實的；另一方面，對于因附帶了過多功能而導(dǎo)致費用太高的產(chǎn)品要慎重選擇，畢竟企業(yè)看重的是綜合的性價比，不需要太多不必要的功能模塊浪費資源和資金。
五、深入了解產(chǎn)品未來升級如何操作
企業(yè)的發(fā)展使得產(chǎn)品需要不斷進行更新和升級，特別是隨著企業(yè)管理規(guī)模的擴大導(dǎo)致原有的系統(tǒng)難以滿足新的需求，這時就需要對原辦公系統(tǒng)進行功能擴展和升級的二次開發(fā)，這種開發(fā)對于不同的產(chǎn)品而言操作技術(shù)不同，需要的開發(fā)周期、資金、風(fēng)險都存在較大的差異。像傳統(tǒng)型與項目產(chǎn)品由于需要改動源代碼進行二次開發(fā)，使其開發(fā)周期長、風(fēng)險高、費用支出大，而新型的平臺型OA辦公系統(tǒng)則由于開發(fā)方式靈活，借助支撐平臺技術(shù)可以在不影響原系統(tǒng)的情況下，獨立開發(fā)新功能模塊再加入到原系統(tǒng)平臺之中，使得開發(fā)周期大大縮短、費用低、風(fēng)險小，可以說這種升級操作最大程度上做到了為企業(yè)考慮，提供長遠保證。
OA辦公系統(tǒng)遍地開花，各說各的好，各有各的理。亂花叢中如何慧眼識英雄，明辨高與低，找出最適合自己的那個“高帥富”?
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