連鎖企業(yè)OA系統(tǒng)解決方案

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    OA系統(tǒng)的核心是“輔助管理，為科學(xué)管理提供一種有效的管理手段”。OA系統(tǒng)是良好實(shí)施和應(yīng)用是連鎖經(jīng)營企業(yè)決勝千里的有效保證，為企業(yè)科學(xué)管理有效手段，是企業(yè)核心競爭力的重要保證。泛普連鎖企業(yè)OA系統(tǒng)解決方案有針對性和有效地幫助企業(yè)解決所面臨的問題。

    一、連鎖行業(yè)特點(diǎn)

    連鎖企業(yè)作為生產(chǎn)商、供應(yīng)商、消費(fèi)者之間的橋梁，其管理效率、工作模式對于整個商品流通市場有著舉足輕重的作用。連鎖經(jīng)營具有成本優(yōu)勢、價(jià)格優(yōu)勢、服務(wù)優(yōu)勢、品牌優(yōu)勢，有著極強(qiáng)的競爭能力，不僅是企業(yè)提高效率、降低成本的經(jīng)營方式，更重要的是能夠幫助企業(yè)突破發(fā)展中的管理瓶頸。

    二、連鎖企業(yè)面臨的問題

    如何將連鎖行業(yè)供應(yīng)商，原材料及結(jié)算統(tǒng)一；如何控制和管理物流成本；如何面對快速成長與風(fēng)險(xiǎn)控制的兩難困境；如何真實(shí)實(shí)時的掌控連鎖店的營業(yè)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

    三、連鎖企業(yè)OA系統(tǒng)解決方案行業(yè)涵蓋

    連鎖經(jīng)營超市、連鎖經(jīng)營酒店、連鎖經(jīng)營餐飲企業(yè)、娛樂連鎖，零售連鎖等子行業(yè)，連鎖又分為直營連鎖，特許連鎖，自由連鎖三種形式。

    四、連鎖行業(yè)OA系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

    信息資源共享化：OA系統(tǒng)建立企業(yè)共享的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施；綜合開發(fā)與利用各種信息資源，在企業(yè)內(nèi)部形成較完整的產(chǎn)業(yè)價(jià)值鏈；

    標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范統(tǒng)一化：通過OA系統(tǒng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)規(guī)劃，從數(shù)據(jù)、應(yīng)用和展示三個層面進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，易于OA系統(tǒng)的集成和擴(kuò)展；

    業(yè)務(wù)流程審批流程化：促進(jìn)業(yè)務(wù)與管理扽規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)審批管理的流程化，提高企業(yè)的效率；

    文檔管理電子化：建立統(tǒng)一的文檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的相關(guān)文件、報(bào)表等，以電子文檔的形式保存和管理，方便檢索和閱覽。

    五、連鎖企業(yè)OA系統(tǒng)解決方案

    OA系統(tǒng)可以幫助客戶建立起統(tǒng)一接入和一站式的管理系統(tǒng)，企業(yè)利用IP網(wǎng)絡(luò)、通過一個統(tǒng)一平臺，進(jìn)行統(tǒng)一管理、提供多種服務(wù)和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)工作；由“人找人”到“事找人”的工作模式轉(zhuǎn)變，加強(qiáng)管理可控性，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時進(jìn)入OA系統(tǒng)，方便成本核算，效益預(yù)測；OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了可視化資源管理及業(yè)務(wù)過程管理；真正的實(shí)現(xiàn)決策依據(jù)數(shù)字化；經(jīng)營管理目標(biāo)化；操作流程標(biāo)準(zhǔn)化；成本控制系統(tǒng)化；培訓(xùn)員工一線化；運(yùn)營管理一體化；質(zhì)量考評指標(biāo)化。

    1、總部與各連鎖店地理位置較遠(yuǎn)，各種數(shù)據(jù)、文件傳遞不及時、不方便，缺乏一個高效的傳遞手段；

    2、企業(yè)內(nèi)部的規(guī)范化管理、執(zhí)行力提高在傳統(tǒng)方式下難以得到保障； 

    3、一些重要決策、流程審批經(jīng)常因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)、管理人員游動而延滯、無法處理，極大延緩企業(yè)的高效率發(fā)展；

    4、各分支機(jī)構(gòu)、人員業(yè)務(wù)、管理開展、執(zhí)行情況如何，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)難以有效監(jiān)控，有被“置于高處不勝寒”感覺，同時對于扁平化管理要求的也是頭疼的問題；

    六、連鎖企業(yè)OA系統(tǒng)功能

    1、文檔管理系統(tǒng)

    在許多連鎖經(jīng)營企業(yè)里，文檔管理往往是采用最傳統(tǒng)的“文件共享”方式進(jìn)行分類、使用，甚至FTP方式。這些方式存在明顯的不便和問題，主要表現(xiàn)在：

    安全性不高：容易造成文件流失、非法訪問和篡改，并且容易暴露企業(yè)網(wǎng)絡(luò)體系、服務(wù)器安全漏洞。維護(hù)性不高：操作比較麻煩，易發(fā)生意外操作失誤。

    使用不便：無法實(shí)現(xiàn)跨地域、跨時段的文檔查閱、使用。

    而在泛普OA系統(tǒng)中，文檔管理系統(tǒng)的管理和應(yīng)用方式如下：“電子文件柜”的形式建立科目體系分配訪問權(quán)限用戶通過Internet/Intranet更加方便地訪問。公共文件柜用來上傳各個部門共享給全連鎖人員的文件，或本部門內(nèi)部共享文件，使得之前的文件傳輸混亂的情況得到改善。網(wǎng)絡(luò)硬盤上傳的是一些需要使用的軟件和視頻，比較好用的就是圖片瀏覽模塊，現(xiàn)在下分店檢查的圖片，活動圖片等等都能保存在上面，方便相關(guān)人員下載瀏覽，更好的分享檢察人員所看到拍到的場景。

    2、手機(jī)短信系統(tǒng) 

    手機(jī)短信可以實(shí)現(xiàn)：隨時隨地接收信息通知，實(shí)現(xiàn)“不間斷”辦公總部與各分支機(jī)構(gòu)的溝通、聯(lián)系公司與客戶溝通、聯(lián)系目前，手機(jī)短信方案有三種方式。

    1）采用手機(jī)模塊進(jìn)行短信的收、發(fā)接口處理。

    2）采用電信的電話精靈方式。即在電信部門進(jìn)行登記，與固定電話綁定。

    3）采用第三方的短信接口。

    3、企業(yè)工作管理

    1）應(yīng)用了工作流之后，公司逐步實(shí)現(xiàn)無紙化綠色辦公，把傳統(tǒng)的紙質(zhì)工作流程改進(jìn)成電腦工作流操作，實(shí)現(xiàn)了隨時隨地只要有網(wǎng)絡(luò)就能處理工作的需求。目前工作流已經(jīng)在全企業(yè)普及應(yīng)用。

    2）作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，更關(guān)注企業(yè)各部門、分支的工作狀態(tài)情況、業(yè)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)情況。其中各部門工作狀態(tài)的管理主要是通過各部門工作計(jì)劃、工作匯報(bào)進(jìn)行管理。 

    3）部門工作計(jì)劃：各部門每月進(jìn)行月度工作計(jì)劃編制、上報(bào)、審批，領(lǐng)導(dǎo)可以隨時查看和監(jiān)督。對于各部門的工作積極性、協(xié)調(diào)性具有很大的促進(jìn)作用。

    4）部門工作匯報(bào)：各部門對本月工作情況進(jìn)行總結(jié)、匯報(bào)，公開，以供全企業(yè)、領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行查看、監(jiān)督、評議。

    5）信息發(fā)布：連鎖公告直接在OA公告上進(jìn)行發(fā)布，只要有OA的人員都能接收到；一些內(nèi)部重大新聞或喜慶新聞都能及時發(fā)布，而且與全連鎖員工分享。這樣使得部門與部門之間、店與店之間聯(lián)系更密切，交流更多。

    6）日程安排：企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)通過此模塊可實(shí)現(xiàn)工作監(jiān)控，隨時隨地了解自己或下屬的工作安排，也隨時能按排工作給下屬。

    4、經(jīng)營報(bào)表管理

    經(jīng)營報(bào)表管理主要是企業(yè)各業(yè)務(wù)層將日常經(jīng)營報(bào)表，通過OA系統(tǒng)進(jìn)行填制、上報(bào)，以供企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)隨時隨地查看、決策。相比傳統(tǒng)報(bào)表上報(bào)方式，則更加快捷、更加節(jié)省費(fèi)用，  經(jīng)營報(bào)表生成和處理有兩種方式。

    1)是從源應(yīng)用系統(tǒng)中根據(jù)要求，設(shè)計(jì)、直接生成所需要的報(bào)表系統(tǒng)。這種報(bào)表無須人為干預(yù)，速度快、即時結(jié)果查看。,

    2)是人為填報(bào)。只是利用計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)更快速實(shí)現(xiàn)報(bào)表。該方式無須源應(yīng)用系統(tǒng)的支撐，所以對于信息化程度不高的企事業(yè)單位是非常實(shí)用的。缺點(diǎn)是難以進(jìn)行報(bào)表間的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，報(bào)表系統(tǒng)給公司的營銷帶來很多方便，能更方便的收集各個分店的數(shù)據(jù)，實(shí)時準(zhǔn)確的做出活動策劃方案。 

    七、連鎖企業(yè)OA系統(tǒng)產(chǎn)生的效益

    OA系統(tǒng)方便高管使用，只要有網(wǎng)絡(luò)有電腦都能隨時隨地去處理之前不能處理的事務(wù)，上級能及時收到下級提交的申請，處理一些緊急的申請也比較方便。其次，領(lǐng)導(dǎo)能根據(jù)日程安排實(shí)時監(jiān)控下屬的工作情況，給下屬安排工作事項(xiàng)，下發(fā)定時任務(wù)，極大地改善了企業(yè)的工作狀態(tài)，提高了工作效率。

    連鎖企業(yè)OA系統(tǒng)實(shí)施由上而下的貫徹了企業(yè)的管理和經(jīng)營理念；后臺精細(xì)化，前臺簡單化，使連鎖管理更輕松；有效的降低了物流配送成本；實(shí)時有效的經(jīng)營數(shù)據(jù)為管理層決策提供了科學(xué)依據(jù)。

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