OA系統(tǒng)的選型

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    隨著辦公自動化OA概念的深入人心，越來越多的中小企業(yè)正在實施或準(zhǔn)備實施OA系統(tǒng)，以提升企業(yè)工作效率和業(yè)務(wù)運作帶來突出成效。由此一來，OA系統(tǒng)的選型便成了企業(yè)所遇到的重大難題。小編在此特別整理了幾點OA系統(tǒng)的選型關(guān)鍵要點，力求幫助您進行正確地OA選型。

    一、OA系統(tǒng)市場目前存在較多問題

    伴隨著旺盛的OA系統(tǒng)的市場需求，OA系統(tǒng)產(chǎn)業(yè)市場也面臨著諸多的問題，如市場競爭環(huán)境不規(guī)范、知識產(chǎn)權(quán)保護不力、價格不透明、服務(wù)不完善等諸多問題。

    1)市場不規(guī)范

    主要體現(xiàn)在惡性競爭嚴(yán)重，由于當(dāng)前存在的最低價中標(biāo)原則，各廠商之間惡意壓價，最終損害的是蓬勃發(fā)展的中國軟件產(chǎn)業(yè)。政府機構(gòu)有必要成立相應(yīng)的監(jiān)管機構(gòu)、發(fā)布相應(yīng)的法律法規(guī)，監(jiān)管、規(guī)范市場。另外，行業(yè)協(xié)會也可以牽頭，成立相應(yīng)的OA系統(tǒng)聯(lián)盟，制定一些相應(yīng)的規(guī)定，各盟員本著友好協(xié)商的原則，不得參與惡性競爭。

    2)知識產(chǎn)權(quán)保護不健全

    一直以來，我們都沒有完善的知識產(chǎn)權(quán)保護體系，而軟件產(chǎn)品本就是知識產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)物，其核心就是產(chǎn)品的代碼，在知識產(chǎn)權(quán)保護機制不健全的情況之下，離職員工帶走相關(guān)核心代碼，成立新公司推出雷同產(chǎn)品或者所謂的盜版事件時有發(fā)生，這些產(chǎn)品進入市場之后，沒有開發(fā)帶來的核心成本支出，只要產(chǎn)品能出售即可獲得相關(guān)利潤，完全沒必要進行品牌建設(shè)，必然導(dǎo)致包括實施服務(wù)、售后服務(wù)等跟不上，嚴(yán)重影響用戶使用，既損害了用戶利益也損害了企業(yè)利益，嚴(yán)重威脅到產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。為此，有必要將現(xiàn)有的知識產(chǎn)權(quán)保護法律法規(guī)細化，并成立專門的機構(gòu)進行監(jiān)督監(jiān)管，保護知識產(chǎn)權(quán)擁有者的合法權(quán)益，促進產(chǎn)業(yè)的健康發(fā)展。

    3)價格不透明

    由于軟件產(chǎn)品成本主要來自研發(fā)部分和后續(xù)的升級部分，一旦產(chǎn)品開發(fā)出來之后，軟件公司后續(xù)成本將不斷降低，加之行業(yè)不夠規(guī)范，市場中惡性競爭充斥，OA系統(tǒng)廠商大多不愿意公開公布其軟件產(chǎn)品價格，給代理商、銷售人員從中操作，惡意更改價格提供了可能，嚴(yán)重損害了企業(yè)用戶的利益。為此，政府有必要出臺相應(yīng)的規(guī)定，明確軟件公司公布軟件產(chǎn)品的價格，保護企業(yè)用戶利益。同時，第三方研究機構(gòu)也可以在這方面發(fā)揮自己中立身份作用，通過自身專業(yè)研究以及對最終用戶使用情況進行調(diào)研統(tǒng)計分析，劃出各OA系統(tǒng)產(chǎn)品的大致價格圖，給出各OA系統(tǒng)的大致價格區(qū)間，指導(dǎo)企業(yè)用戶在進行OA系統(tǒng)的選型應(yīng)避免價格陷阱。

    4)服務(wù)體系不完善

    物美價廉本身就是一個偽命題，一分錢一分貨。而當(dāng)前由于OA系統(tǒng)開發(fā)市場競爭激烈，各低價OA系統(tǒng)產(chǎn)品層出不窮，低廉的價格不能保證后續(xù)服務(wù)的質(zhì)量，影響了企業(yè)用戶的正常使用，為企業(yè)用戶造成了損失。為此，有必要建立健全服務(wù)體系，以致遠為例，不僅推出了400客服熱線，還開通了投訴電話，保證遠程服務(wù)的暢通，同時定期舉行線下活動，培訓(xùn)企業(yè)用戶，在各地開設(shè)辦事處、服務(wù)機構(gòu)，當(dāng)用戶面臨不能解決的問題時工程師能很快奔赴現(xiàn)場，實地解決用戶難題。

    二、如何選擇適合自己的OA系統(tǒng)

    選型第一步：需要什么?

    OA范疇廣闊，有的簡單至兩三個功能，有的復(fù)雜度超過erp系統(tǒng)。自然，價格也相差甚大，低至數(shù)千元，高至上百萬。最根本的是您的需求——明確您需要什么，從而選擇適用的產(chǎn)品或解決方案。

    成長初期的中小企業(yè)根本需求是生存和發(fā)展，是超越企業(yè)一切的重大問題，也是中小企業(yè)首要考慮的問題。而解決這些問題就需要推進信息化建設(shè)，通過信息化改善中小企業(yè)生存環(huán)境，提高行政辦公效率，增強企業(yè)綜合競爭力。所以生存和發(fā)展就是中小企業(yè)信息化的核心需求。

    然而面對種類繁多、五花八門的OA系統(tǒng)，大多數(shù)中小企業(yè)顯得困惑，難于下手。該用什么樣的辦公自動化軟件？如何邁出自己在信息化的的第一步呢?最近幾年，OA系統(tǒng)成為中國管理軟件中一顆最耀眼的明星。但OA系統(tǒng)廠商的多樣化和0A品牌的參差不齊，也已是業(yè)內(nèi)公認(rèn)的事實。對很多最終用戶來說，選型也許是個難題。

    “適合的才是最好的”這句生活中充滿了哲理的話，這句話在中小企業(yè)OA系統(tǒng)的選型中同樣適用，OA系統(tǒng)就和衣服一樣，是貼身的東西。這個東西是有實用價值的，不是給別人看的花把式。對于企業(yè)信息化而言同樣適用。實施辦公自動化前中小企業(yè)應(yīng)當(dāng)先問問自己，我的企業(yè)現(xiàn)狀如何，需要什么？這套系統(tǒng)、服務(wù)適合我嗎?這套系統(tǒng)能滿足我的需求嗎?弄清了這幾個問題，企業(yè)就可以踏上自己的信息化之旅了。

    OA系統(tǒng)的功能不勝枚舉，核心功能加上延伸擴展的功能，如果每個功能都要購買、考察，既浪費了成本和精力，也會在后期使用中造成閑置，需要針對組織的需求針對性購買。總的來說，不同規(guī)模的企業(yè)，不同類型的組織，對基礎(chǔ)管理的側(cè)重點不同，中小企業(yè)關(guān)注的自由協(xié)作、信息發(fā)布和文檔管理；中型企業(yè)關(guān)注的職能分工、流程規(guī)范;大型企業(yè)關(guān)注的效率提升、業(yè)務(wù)督辦;集團企業(yè)更關(guān)注的集中管控、風(fēng)險控制。因此依據(jù)本企業(yè)的特點、差異性來有針對性的選型，就變的比較重要。

    選型第二步：誰能滿足?

    OA系統(tǒng)廠商較多，側(cè)重各有不同，適用才是最好。面對眾多廣告、宣傳以及軟性文章，您需要仔細辨析，去偽存真。您當(dāng)然清楚——廠商應(yīng)該用產(chǎn)品說話，而不僅僅是思想、概念、術(shù)語和獎項。

    選型第三步：OA系統(tǒng)的集成效果

    隨著企業(yè)組織的信息化程度加深，各種軟件應(yīng)用紛紛走馬上任，如何將分布在各個部門、各個人手中的系統(tǒng)加以集成整合、提高使用效率也成為眾多單位考慮的問題。從OA系統(tǒng)的產(chǎn)生看，主要著力于對內(nèi)部辦公資源的整合，內(nèi)部各部門的協(xié)作，在企業(yè)基礎(chǔ)管理中起著貫穿的作用，隨著信息化建設(shè)的深入，企業(yè)越來越希望能夠在OA的表單審批過程中，直接調(diào)取CRM系統(tǒng)中的客戶數(shù)據(jù)、訂單編號，直接調(diào)取ERP系統(tǒng)中的產(chǎn)品型號、庫存數(shù)量，直接調(diào)取管理系統(tǒng)中的組織名稱和員工代碼;企業(yè)越來越多的希望只通過一個IP地址、賬號、密碼登錄到所有的系統(tǒng)中去等等，總之如何解決應(yīng)用孤島、信息孤島和數(shù)據(jù)孤島，成為企業(yè)選型OA系統(tǒng)，構(gòu)建全員信息化平臺的重要需求。

    選型第四步：OA系統(tǒng)的平臺性要求

    從OA系統(tǒng)的生命周期來看，大部分OA系統(tǒng)的生命力都不會超過10年，原因何在?因為企業(yè)的需求無法在選型階段界定清楚，準(zhǔn)確的講永遠無法界定清楚，因為企業(yè)在持續(xù)不斷的發(fā)展過程中，戰(zhàn)略中心、組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、職務(wù)崗位、角色權(quán)限都在不斷的變化，尤其是基礎(chǔ)管理需求在不斷的變化，其中一些變化可以通過流程優(yōu)化和表單調(diào)整完成，但還有相當(dāng)多的變化無法通過產(chǎn)品化模塊實現(xiàn)，因此具有無碼開發(fā)的平臺化系統(tǒng)成為解決變化的唯一方法。

    選型第五步：性價比依然重要

    購買任何東西都會考慮性價比問題，OA系統(tǒng)的選型同樣不能越過這一實際問題。至今仍有些企業(yè)會認(rèn)為“OA系統(tǒng)越貴越好”、“OA系統(tǒng)越便宜越好”、甚至是“功能越多越好”。這其實是一種片面的想法。實際上，產(chǎn)品的價格高并不等于其產(chǎn)品的品質(zhì)高，也不等同于產(chǎn)品的功能強大。OA系統(tǒng)不像ERP系統(tǒng)，其需求一般比較標(biāo)準(zhǔn)，所以，高價絕不是選用OA系統(tǒng)的參數(shù)，應(yīng)著眼于OA系統(tǒng)的易用性、易維護性。

    OA系統(tǒng)的選型異常重要，大大小小影響到到單位中的每一位員工的工作習(xí)慣，如何讓OA系統(tǒng)最大限度被員工接受，如何將最終用戶的排斥度降到最低并發(fā)揮其管理價值，才是選型者應(yīng)該著重考慮的問題。