OA日常辦公原理和流程

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來源:  泛普軟件 

     日常辦公

    "日常辦公"數(shù)據(jù)庫是個(gè)人根據(jù)流程定義中賦予的辦理權(quán)限集中處理工作文檔的平臺(tái)。在系統(tǒng)的主界面上，選擇日常辦公，打開"日常辦公"數(shù)據(jù)庫。

    1.1 OA新建工作文檔

    個(gè)人只有在被授權(quán)為某個(gè)流程的"使用人"時(shí)，才具有使用該流程發(fā)起新工作文檔的權(quán)限。在"流程定制"窗口的導(dǎo)航器上，單擊擬辦工作，打開"擬辦工作"視圖，此視圖顯示當(dāng)前辦理人所有尚未提交流程流轉(zhuǎn)的工作文檔草稿。

單擊視圖操作條上的新建按鈕，顯示了當(dāng)前辦理人具有發(fā)起工作文檔權(quán)限的所有流程的名稱，從列表中選定一個(gè)流程名稱，創(chuàng)建一個(gè)新工作文檔。

文檔新建后可以立即提交，也可以暫時(shí)保存等待以后提交。文檔尚未提交前將顯示在"擬辦工作"視圖中，創(chuàng)建人隨時(shí)可以打開編輯或?qū)⑵涮峤?，也可以將其刪除。

    1.2 OA提交工作文檔

    如果文檔所屬環(huán)節(jié)存在多個(gè)目標(biāo)環(huán)節(jié)，辦理人需要根據(jù)文檔的性質(zhì)選擇具體的流向。如果流程定義時(shí)指定了下一環(huán)節(jié)的辦理人是由此環(huán)節(jié)的辦理人選擇，提交文檔時(shí)，辦理人需要從組織機(jī)構(gòu)圖中選擇具體的辦理人，可以選擇部門、崗位或個(gè)人，如果選擇的是部門，那么，文檔將送給所選部門下的所有個(gè)人。

    1.3 OA簽收工作文檔

    工作文檔在流轉(zhuǎn)過程中，都是存放在服務(wù)器上的"日常辦公"數(shù)據(jù)庫中。有辦理權(quán)限的個(gè)人在打開"日常辦公"數(shù)據(jù)庫時(shí)，文檔將顯示在視圖中。

選定需要辦理的文檔，單擊視圖操作條上的簽收按鈕，將文檔簽收，也可以在文檔中進(jìn)行簽收操作。簽收后的文檔將顯示在在辦工作視圖中。

    1.4 OA辦理工作文檔

    在導(dǎo)航器中，單擊在辦工作，打開"在辦工作"視圖，此視圖顯示了當(dāng)前用戶有權(quán)限辦理的所有在辦工作文檔。在視圖中選定文檔，單擊打開，進(jìn)入文檔窗口。辦理人根據(jù)流程賦予的操作權(quán)限進(jìn)行工作處理。此外，在文檔的操作條上，根據(jù)辦理人的權(quán)限設(shè)置不同，會(huì)顯示相應(yīng)的操作按鈕，主要包括：編輯 、填寫意見 、意見匯總 、投票。如果流程尚未結(jié)束，文檔將顯示在下一環(huán)節(jié)的所有辦理人的"待辦工作"視圖中，同時(shí)，顯 示在當(dāng)前辦理人的"轉(zhuǎn)發(fā)工作"視圖中。如果流程已經(jīng)結(jié)束，文檔將根據(jù)流程定義時(shí)的設(shè)置自動(dòng)歸檔到指定的數(shù)據(jù)庫中。

    1.5 OA撤回工作文檔

    在"日常辦公"窗口的導(dǎo)航器中，單擊轉(zhuǎn)發(fā)工作，打開"轉(zhuǎn)發(fā)工作"視圖。視圖顯示了已提交給下一環(huán)節(jié)辦理人的所有工作文檔，并且，在被下一環(huán)節(jié)辦理人簽收前，文檔一直顯示在此視圖中。當(dāng)前辦理人可以從此視圖中查閱已提交的文檔，也可以將文檔撤回重辦。當(dāng)前辦理人可以將已撤回的文檔進(jìn)行重新處理或提交。

    2.流轉(zhuǎn)監(jiān)控

    在"日常辦公"窗口的導(dǎo)航器中，單擊流轉(zhuǎn)監(jiān)控，打開"流轉(zhuǎn)監(jiān)控"視圖。通過安全控制，經(jīng)過受權(quán)的人員在打開此視圖時(shí)，視圖將顯示指定范圍內(nèi)的工作文檔，包括文檔所處的環(huán)節(jié)名稱、當(dāng)前辦理人、創(chuàng)建人、創(chuàng)建時(shí)間以及文檔內(nèi)容等。經(jīng)過授權(quán)的人員據(jù)此可以實(shí)時(shí)了解并掌握各項(xiàng)工作的辦理狀態(tài)，并在必要時(shí)進(jìn)行干預(yù)。

    不同的人員能夠在視圖中查看的文檔范圍不同。系統(tǒng)管理員可以監(jiān)控到所有流程中正在流轉(zhuǎn)的工作文檔；流程管理員可以監(jiān)控到指定流程中正在流轉(zhuǎn)的工作文檔；具有跟蹤后續(xù)辦理過程的人員則只能監(jiān)控到所屬流程中已經(jīng)過自己辦理的工作文檔。

    系統(tǒng)管理員必須是"日常辦公"數(shù)據(jù)庫中具有"管理者"權(quán)限級(jí)別的用戶，且將此用戶在"存取控制列表"中的角色設(shè)置為"系統(tǒng)管理員"一般只是給主要領(lǐng)導(dǎo)賦予這種級(jí)別的權(quán)限。

    流程管理員必須是"日常辦公"數(shù)據(jù)庫中具有"編輯者"權(quán)限級(jí)別的用戶，且將此用戶在"存取控制列表"中的角色設(shè)置為"流程管理員"。一般只是給各流程的主管領(lǐng)導(dǎo)賦予這種級(jí)別的權(quán)限。

    3. OA流轉(zhuǎn)日志

    流轉(zhuǎn)日志完整記錄了各流程工作文檔的辦理過程，包括文檔所經(jīng)過的各環(huán)節(jié)所有辦理人簽收及提交日期時(shí)間等事件，以方便進(jìn)行事后確認(rèn)、查詢、統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控。在系統(tǒng)的主界面上，選擇流轉(zhuǎn)日志，打開"流轉(zhuǎn)日志"數(shù)據(jù)庫。此數(shù)據(jù)庫中的所有日志文檔只能讀取訪問，而不允許修改或刪除。為方便查詢，您可以通過"按創(chuàng)建人"、"按流程類別"和"按創(chuàng)建日期"三種視圖方式進(jìn)行操作。