制造業(yè)OA系統(tǒng)

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    生產(chǎn)制造業(yè)的競爭表現(xiàn)在縮短研發(fā)和生產(chǎn)周期、降低采購成本、實現(xiàn)敏捷制造、按單制造......本文筆者主要介紹了泛普制造業(yè)OA系統(tǒng)應(yīng)用，包括：制造業(yè)信息化建設(shè)現(xiàn)狀、泛普制造業(yè)OA解決方案、泛普OA系統(tǒng)在制造業(yè)的具體應(yīng)用效果、泛普制造業(yè)OA系統(tǒng)特點。

    一、制造業(yè)信息化建設(shè)現(xiàn)狀

    制造業(yè)是公認(rèn)的數(shù)據(jù)量大、成本控制嚴(yán)格、受經(jīng)濟(jì)形式走向影響程度高的行業(yè)，而傳統(tǒng)的以紙為載體的溝通方式層次多、效率低、費(fèi)用高，而且極易因信息溝通失誤造成損失。項目成本中的3－5%是由于信息失誤導(dǎo)致的，對重要數(shù)據(jù)的電子化和數(shù)據(jù)共享的OA系統(tǒng)，以及在此基礎(chǔ)上完成各部門之間的協(xié)作，成為制造業(yè)信息化的重點。

    從企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)鏈運(yùn)作和行業(yè)特征來看，制造企業(yè)的核心問題集中體現(xiàn)在以下幾個方面：　

    1.計劃管理：外部環(huán)境使得需求經(jīng)常處在變化和波動之中，因此對資源進(jìn)行配置、業(yè)務(wù)進(jìn)行預(yù)測的計劃的制定就顯得較復(fù)雜。

    2.成本管理：制造業(yè)工序繁多，這些成本信息的時效性、準(zhǔn)確性對企業(yè)財務(wù)核算和經(jīng)營決策至關(guān)重要，目前多數(shù)制造企業(yè)的成本管理尚處在較粗放的階段。

    3.庫存管理：由于生產(chǎn)計劃的不確定性及對庫存物料的實時情況把握的缺乏，往往造成庫存物料呆滯和生產(chǎn)所需物料缺貨、不配套現(xiàn)象同時并存。

    4.物料供應(yīng)：對制造業(yè)來講，采購成本占整個產(chǎn)品成本的比重很大，因此加強(qiáng)物料采購計劃和資金預(yù)測，使采購過程透明化，有效地規(guī)避采購風(fēng)險對企業(yè)來講非常重要，也是企業(yè)采購管理中較簿弱的環(huán)節(jié)。

    5.銷售管理：制造企業(yè)在銷售管理中最突出的問題是：客戶信息散亂，預(yù)測準(zhǔn)確率低，價格管理混亂和信用風(fēng)險管理薄弱。

    6.缺乏有用、可用的信息，難以科學(xué)決策：企業(yè)內(nèi)部信息的集成應(yīng)用程度低，企業(yè)信息分散在各個部門，收集維護(hù)工作量大，難于共享，而且大量重復(fù)，很難實現(xiàn)對生產(chǎn)制造、物流管理及企業(yè)資金、成本信息及各種計劃執(zhí)行情況的及時查詢，無法對企業(yè)決策者提供有效的支持。

    生產(chǎn)制造企業(yè)要想在日趨多元化的競爭中立于不敗之地，就必須想辦法改變傳統(tǒng)的管理模式、提高生產(chǎn)管理效率、降低傳統(tǒng)的采購、庫存、生產(chǎn)、銷售以及各環(huán)節(jié)的辦公管理成本等。所以，作為制造業(yè)管理信息化的重點，是在意識形態(tài)和思想模式上的轉(zhuǎn)變，很多企業(yè)家，特別是中小企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)對管理的理念并不清楚，進(jìn)行的都是比較樸素和直觀的管理，缺乏科學(xué)的管理理念，對數(shù)字化信息化的管理認(rèn)識不足。

    二、泛普制造業(yè)OA解決方案

    制造業(yè)OA系統(tǒng)管理的主要宗旨是以工作流為中心，通過對流程的管理控制，將日常的業(yè)務(wù)管理和人、財、物做到協(xié)同、動態(tài)、和諧的發(fā)展，即流程同資源的協(xié)同，物流、信息流、資金流和人力資源流的協(xié)同；并將信息流與人、財、物組織成一個巨大的企業(yè)資源信息網(wǎng)，形成信息聯(lián)動效應(yīng)。 

    泛普總結(jié)以往的項目實施經(jīng)驗，提出如下制造業(yè)OA系統(tǒng)解決方案： 

    1.搭建生產(chǎn)制造企業(yè)信息門戶 

    為內(nèi)部不同的用戶提供不同的信息門戶用于訪問各種信息資源的統(tǒng)一的平臺入口；它可以整合生產(chǎn)制造企業(yè)組織內(nèi)的各種系統(tǒng)資源，提供日常辦公、經(jīng)營管理、統(tǒng)計分析、知識管理、組織文化的傳播。將這些信息整合到不同的門戶下去，組織內(nèi)部的各種管理層、普通員工、決策層等不同角色用戶都可以通過這個統(tǒng)一入口獲得個性化的信息與服務(wù)。如：可以通過多級立體的信息門戶，專門為不同部門，不同組織定制提取相關(guān)聯(lián)的信息；為組織內(nèi)的采購部門提供原材料信息、供應(yīng)商報價信息等，為銷售部門提供銷售策略、產(chǎn)品信息等，為供應(yīng)商提供訂單信息，庫存信息等，為銷售服務(wù)商提供產(chǎn)品價格信息，技術(shù)服務(wù)信息等。從而實現(xiàn)有用的信息自動推送給有用的人；有權(quán)限要求的信息自動推送給有權(quán)限的人，并保持顯示的信息始終為最新最重要的信息。

    2.創(chuàng)建生產(chǎn)制造企業(yè)工作流管理平臺

    企業(yè)在經(jīng)營和成長過程中，逐步會沉淀下很多規(guī)章制度，其中包括各種紙質(zhì)表單、流程規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范、崗位說明、權(quán)限等，制度的形成、推廣和優(yōu)化過程，也是規(guī)范員工行為的過程，是實現(xiàn)內(nèi)部協(xié)作分工的過程、是規(guī)范崗位操作、從人治向法制逐步進(jìn)步的過程。

    但是逐步累積起來的制度和規(guī)范汗牛充棟，員工根本沒有辦法完全學(xué)習(xí)和掌握；規(guī)章制度的優(yōu)化和調(diào)整后，很難實時的將最新版本傳達(dá)到每位員工，因此制度的形成、推廣和優(yōu)化過程難度很高，使得制度不能有效落地，大部分員工對制度的掌握僅限于考勤、例會等頻繁使用的制度。

    通過工作流軟件的實施和應(yīng)用，可以幫助企業(yè)規(guī)章制度和管理規(guī)范有效落地。

    在工作流的適用性上，不但可以做到表單樣式的靈活設(shè)計，還可以在表單中實現(xiàn)字段計算、合計、二維表等特殊應(yīng)用；不但支持流程的剛性規(guī)范，還可以支持流程根據(jù)職務(wù)、天數(shù)、金額、字段等各種條件進(jìn)行流程走向判斷；不但支持表單流程的集成，還支持同一流程在不同節(jié)點展現(xiàn)不同的表單，支持子流程觸發(fā)技術(shù)。

    泛普OA系統(tǒng)工作流管理平臺實現(xiàn)了跨部門、跨單位、多人員、多任務(wù)的協(xié)同工作，在統(tǒng)一規(guī)劃統(tǒng)一調(diào)度和高效交流下完成，以強(qiáng)大的系統(tǒng)工作流引擎以及自定義、圖形化的制作工具為基礎(chǔ)，打造高效辦公自動化體系，實現(xiàn)共同目標(biāo)。工作流管理平臺通過系統(tǒng)強(qiáng)大數(shù)據(jù)引擎可以輕松將本系統(tǒng)中或者其他系統(tǒng)中得信息抓取過來展現(xiàn)給用戶，從而將其他的各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)緊密地的整合在一起，實現(xiàn)相互之間的權(quán)限、信息、流程的交互，實現(xiàn)組織內(nèi)部運(yùn)作交流，提高工作流程效率。

    例如將原先孤立的檔案管理系統(tǒng)與公文管理、工作流程等模塊關(guān)聯(lián)起來，實現(xiàn)公文、流程信息的自動歸檔；同時用戶在檔案管理系統(tǒng)中就可以提交檔案借閱申請，系統(tǒng)自動調(diào)用OA系統(tǒng)中的檔案借閱流程來完成審批的過程，然后以消息的方式通知申請人，經(jīng)過審批后

    3.實現(xiàn)生產(chǎn)制造企業(yè)知識管理和共享 

    通過協(xié)同知識管理平臺將組織日常工作中各環(huán)節(jié)積累的各類技術(shù)信息、營銷信息、管理信息等經(jīng)驗知識進(jìn)行收集、整理、沉淀、創(chuàng)新和利用，并快速地傳遞給新人、合作伙伴等，確保企業(yè)不會因人員的流失而丟掉相應(yīng)的經(jīng)驗及方法。

    通過組織結(jié)構(gòu)對功能訪問權(quán)限、角色以及數(shù)據(jù)權(quán)限的控制，結(jié)合知識管理系統(tǒng)，使生產(chǎn)制造業(yè)可以有效地對產(chǎn)品生命周期數(shù)據(jù)的安全存儲、共享和統(tǒng)一進(jìn)行管理。如：質(zhì)量文檔管理可以作為知識管理的一個欄目進(jìn)行管理。ISO9000:2000，ISO14000，BS7799，QS9000等諸多的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)體系已成為企業(yè)競爭力的最重要指標(biāo)。對于制造業(yè)而言，產(chǎn)品的品質(zhì)是企業(yè)的生命，所以通過強(qiáng)大的知識管理體系，建立一套質(zhì)量文件管理系統(tǒng)，落實文件制定、核準(zhǔn)作業(yè)，嚴(yán)格管制文件發(fā)行與變更流程，是公司質(zhì)量控制的基礎(chǔ)。

    二、泛普制造業(yè)OA系統(tǒng)具體應(yīng)用效果

    1.泛普OA系統(tǒng)利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實現(xiàn)資源管理決策的應(yīng)用。從最初的以大規(guī)模采用復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級階段，發(fā)展到今天的以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)為標(biāo)志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

    OA系統(tǒng)解決了企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。

    此外，從更高層面上說，企業(yè)資源決策系統(tǒng)是一種承載企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理思想的工具，它一方面使領(lǐng)導(dǎo)的管理思想和意圖盡快通過軟件的功能傳遞到員工之中；另一方面收集企業(yè)內(nèi)部各種信息來反饋給領(lǐng)導(dǎo)以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。從而成為使整個企業(yè)良性運(yùn)轉(zhuǎn)的紐帶。

    2.極大的提高工作效率

    泛普OA系統(tǒng)的上線運(yùn)行，可以使工作人員不用拿著各種文件，申請，單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?簽字,蓋章。這些都可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行。此外，各種事務(wù)的處理可以完全脫離地域空間的限制，只要有網(wǎng)絡(luò)，我們的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地的進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部事務(wù)的處理，真正逃脫辦公室的桎梏。

    節(jié)省運(yùn)營成本最主要是時間成本，此外還有紙張，電話，傳真等等，此類成本的節(jié)省率會隨著企業(yè)規(guī)模的增長而提高。機(jī)構(gòu)越龐大，所產(chǎn)生的節(jié)省效果越明顯。

    3.規(guī)范企業(yè)管理

    最主要是把一些彈性太大不夠規(guī)范的工作流程變得井然有序，比如:公文會簽，生產(chǎn)排產(chǎn)，用款報銷等工作流程審批都可在網(wǎng)上進(jìn)行。

    4.提高企業(yè)競爭力,凝聚力員工與上級溝通很方便，信息反饋暢通，為發(fā)揮員工的智慧和積極性提供了舞臺。無疑，企業(yè)的內(nèi)部的凝聚力將大大增強(qiáng)。

    5.使決策變得迅速科學(xué)    高層決策不再是不了解情況,缺乏數(shù)據(jù)的環(huán)境下拍腦袋的事，而是以報表數(shù)據(jù)和三維圖表為依據(jù)做出的科學(xué)的決策。

    總之，對于企業(yè)的高層領(lǐng)導(dǎo)者來說，泛普OA系統(tǒng)是決策支持系統(tǒng),能夠為領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)。對于中層管理者來說宇博OA是信息管理系統(tǒng),而對于基層員工來說，泛普OA系統(tǒng)又是事務(wù)業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。泛普OA系統(tǒng)能夠為企業(yè)的管理人員和普通員工提供良好的辦公手段和環(huán)境,使之準(zhǔn)確,高效,愉快的工作。

    三、泛普制造業(yè)OA系統(tǒng)特點

    辦公自動化的應(yīng)用已經(jīng)多年，在行政事業(yè)單位和企業(yè)都有著廣泛的使用。但是和行政事業(yè)單位的應(yīng)用不同的是，企業(yè)是以贏利為最終目標(biāo)的，信息化建設(shè)必須服從和服務(wù)于這個目標(biāo)。因此，在企業(yè)中建設(shè)企業(yè)資源決策系統(tǒng)，應(yīng)將企業(yè)資源決策系統(tǒng)建成一個為企業(yè)全面信息化管理服務(wù)的平臺。具體到制造業(yè)，這樣的平臺應(yīng)具有以下幾個特點：

    1.功能多樣性

    制造業(yè)企業(yè)OA系統(tǒng)所具有的特性，要求它至少應(yīng)包括以下的功能：

    辦公管理：包括工作流程控制，文件管理，檔案管理，會議管理，日程安排，信息發(fā)布，即時通信等；

    辦公管理增強(qiáng)功能：計劃管理，安全管理，質(zhì)量管理，工程、維修管理，車輛管理，招投標(biāo)管理，人力資源管理，采購管理，考勤管理等；

    與其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的集成：包括與成本管理系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成應(yīng)用； 

    系統(tǒng)公共平臺：在這個平臺上，各獨立的業(yè)務(wù)子系統(tǒng)能夠有機(jī)地聯(lián)系起來，實現(xiàn)信息的高度共享和各類數(shù)據(jù)的分類、匯總、統(tǒng)計、分析等功能；    遠(yuǎn)程辦公系統(tǒng)：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，企業(yè)資源決策系統(tǒng)系統(tǒng)應(yīng)該具有開放性和互聯(lián)性的特點，支持決策者的異地遠(yuǎn)程辦公，支持集團(tuán)化制造業(yè)的異地信息共享。

    2.泛普OA統(tǒng)是聯(lián)接其它各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)的紐帶

    企業(yè)資源決策系統(tǒng)以加強(qiáng)管理，實現(xiàn)制造業(yè)企業(yè)內(nèi)外信息的高度共享和合理有序流動為核心。通過對工作流的分析，將其它以核算為核心的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)地結(jié)合起來，利用即時通訊在各部門之間進(jìn)行聯(lián)系。在保證信息的安全性、一致性、及時性的基礎(chǔ)上，最終使信息在各個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)之間安全、順暢地流動，達(dá)到提高工作效率，優(yōu)化管理，節(jié)約運(yùn)營成本的目的。

    3.泛普OA系統(tǒng)是整個信息系統(tǒng)的決策中心

    通過企業(yè)OA系統(tǒng)所建立起來的開放性平臺，可以方便地獲得其他管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，并通過企業(yè)資源決策系統(tǒng)特有的數(shù)據(jù)分類、匯總、統(tǒng)計、分析等功能，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行加工和處理，使企業(yè)的管理人員和決策者能夠及時準(zhǔn)確地掌握企業(yè)各個環(huán)節(jié)的變化情況，為科學(xué)決策提供充分的依據(jù)。