保險OA系統(tǒng)實施案例

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    本文內(nèi)容關于保險OA系統(tǒng)實施案例二則，分別為天安人壽和太平保險，希望可以給在實施或者準備實施的保險公司一些意見。

    一、天安人壽保險OA系統(tǒng)實施案例

    天安人壽保險股份有限公司成立于2000年，經(jīng)營各類人壽保險、健康保險、人身意外傷害保險及養(yǎng)老保險服務等。2009年，經(jīng)中國保監(jiān)會批準，改制為股份有限公司，名稱變更為天安人壽保險股份有限公司。2011以來，隨著新股東的進入和高管團隊的確定，天安人壽發(fā)展的歷史掀開了嶄新的一頁。2012年上半年，天安人壽將總部由上海遷至北京，并高效籌建上海、河南、山東、河北四家分公司及北京營業(yè)本部。由此，天安人壽啟動全國性布局，逐步建成全國性的專業(yè)壽險公司。到2015年底，公司將完成全國重點地區(qū)的分支機構鋪設。

    1.信息化現(xiàn)狀

    2.引入OA系統(tǒng)目的

    1）天安人壽保險公司組織架構為總公司、三家分公司，年底將完成五到八家分支機構的籌建工作。將來成立集團后，還會增加財產(chǎn)險、健康險、養(yǎng)老金、資產(chǎn)公司等專業(yè)子公司。分子公司眾多，跨地域，對于集團的整體管理提出很大的挑戰(zhàn)。

    2）傳統(tǒng)紙張方式，逐一走人審批，流程不規(guī)范、時間拉得長，引入OA系統(tǒng)之后，企業(yè)各流程經(jīng)辦人可以實時對流程進行處理和查詢。

    3）印制表格填寫，會議通知安排，浪費大量紙張，查閱和督辦不方便，引入OA系統(tǒng)之后便可以解決這些麻煩。

    4）資料紙質(zhì)存放于各職能部門文件柜或存于個人電腦中，查找紙文件浪費時間，跨部門查找資料更麻煩，同時人員流動造成資料流失，甚至關鍵文件的丟失。引入OA系統(tǒng)以后天安人壽保險公司可以提高工作效率，實現(xiàn)無紙化辦公。

    5）公司希望通過引入OA系統(tǒng)解決電話交互、電子郵件、管理粗放、電話費用高、工作溝通不方便、公司上下沒有形成統(tǒng)一的辦公平臺的問題。

    6）以前由于采用紙張、口頭、電話來進行工作交接和確認，造成過一段時間后工作上“扯皮”的現(xiàn)象，通過OA系統(tǒng)可以基本消除這種現(xiàn)象。

    7）之前的信息化已經(jīng)成功建設了很多業(yè)務系統(tǒng)，但是全員性的過程管控還沒有實現(xiàn)，如何能夠消除信息孤島，更好的與業(yè)務系統(tǒng)銜接，需要一個橋梁和紐帶打通各方經(jīng)脈。

    3.OA系統(tǒng)未來使用范圍

    天安人壽從總公司本部，到上海、河南、山東等各區(qū)域分公司，從財產(chǎn)險、健康險、養(yǎng)老金、資產(chǎn)公司各專業(yè)公司，涉及集團全員人員。

    4.OA系統(tǒng)提供的業(yè)務支撐

    1）信息發(fā)布：集團的新聞、公告、通知等重要信息可以迅速發(fā)布。

    2）公文管理：完整實現(xiàn)集團總部、分公司的電子公文收發(fā)文、簽報、交換、存檔、公文檔案分類、授權、共享等解決方案。

    3）集團總部發(fā)文：分子公司收發(fā)文。

    4）文檔管理：通過與檔案系統(tǒng)的整合，提供公文文檔庫管理功能，實現(xiàn)公文分類、入卷、借閱，并記錄相應操作過程。

    5）協(xié)同辦公：通過對業(yè)務流程的梳理，整理出符合天安人壽整體管理框架的業(yè)務模型，提升過程管控力度。

    6）合同管理

    7）客服管理

    8）檔案整合：將公文、單據(jù)、電子文檔進行專業(yè)的歸口，符合檔案管理規(guī)范。

    9）人力資源管理：實現(xiàn)考勤管理、請銷假管理。

    11）短信通知：系統(tǒng)重要消息實現(xiàn)短信提醒。

    12）移動辦公：方便領導外出時處理相關業(yè)務，了解公司動態(tài)，也幫助業(yè)務員處理保險業(yè)務現(xiàn)場。

    13）總裁信箱：通過協(xié)同建立總裁信箱，是一種人文管理的進步，在集團內(nèi)建立起良好的互動平臺，集團內(nèi)的每個人都能對集團及集團各管理部門的工作提出意見、建議和要求?？偛眯畔涞慕⒂兄谔岣呒瘓F決策、管理的科學化民主化水平，提高了辦事效率。

    14）客服管理：運營問題的解決過程是最耗時的，并且相關的人員經(jīng)常推卸責任，處理過程不透明，通過協(xié)同辦公系統(tǒng)梳理運營管理的各方面流程，加強效率提升，有效改善運營管理的服務質(zhì)量。

    15）合同管理：通過系統(tǒng)的合同審批流程，除了提高審批效率外，最主要的是可以實現(xiàn)版本的管理，合同的初始版本及各個修改版本都會保留下來，便于法律合規(guī)部門的合同管理。

    16）投訴管理：對于保險類行業(yè)來說，客戶才是上帝，投訴處理工作是保險公司日常運營中不可缺少的部分，因此需要有一套好的流程和方法，以確保工作的有效性和高效性。

    二、太平保險OA系統(tǒng)實施案例

    太平保險有限公司創(chuàng)立于1929年，1951年與15家保險公司合并重組為公私合營的太平保險公司，1956年，作為中國人民保險公司的全資海外子公司專營境外業(yè)務。2001年12月20日，經(jīng)中國保險監(jiān)督管理委員會批準，太平保險在中國境內(nèi)全面恢復經(jīng)營財產(chǎn)保險業(yè)務，成為由中國保險（控股）有限公司、中保國際控股有限公司及中國工商銀行（亞洲）有限公司持股的全國性專業(yè)財產(chǎn)保險公司，總部設在深圳。公司現(xiàn)設深圳、廣州、上海、北京等十九家分公司，形成全國性的機構布局。

    1.引入OA系統(tǒng)目的及應用功能

    為適應公司一級法人、授權經(jīng)營的管理模式，促進信息和知識的上傳下達，使公司管理流程規(guī)范化、戰(zhàn)略決策科學化、數(shù)據(jù)信息標準化，太平保險通過協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的實施達到：各級組織內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)的電子化；組織間公文流轉(zhuǎn)的自動連接；提供各級組織的信息發(fā)布渠道；促進組織知識的收集、共享和利用；促進企業(yè)文化建設；支持員工移動辦公。

    2.引入OA系統(tǒng)之前的組織準備

    要實現(xiàn)組織結構由職能部門向網(wǎng)絡化轉(zhuǎn)換，必須進行組織的橫向和縱向集成，打破企業(yè)及其職能部門之間的三維障礙--橫向障礙、縱向障礙、外部障礙。

    1)橫向的企業(yè)集成：指支持業(yè)務過程的不同功能領域的部門和應用系統(tǒng)之間的集成，消除職能、部門、產(chǎn)品線或地理位置之間的界限。

    2)縱向的企業(yè)集成：指在不同的控制和管理層的系統(tǒng)之間的集成，打破企業(yè)上下級之間的交流障礙。

    3)與外部的集成：將外部資源通過門戶的方式將外部的資源也納入到系統(tǒng)中。

    通過企業(yè)組織的橫向集成、縱向集成和外部集成，企業(yè)在組織形態(tài)變成了結構扁平化、網(wǎng)絡化，決策方面實現(xiàn)分散化、實時化，部門之間和上下級關系緊密化和協(xié)調(diào)化，與供應商、合作伙伴和商戶的關系開放化。這樣的組織將是一個有生命的能夠自我適應外部市場競爭環(huán)境的生態(tài)型的組織，同時也是OA系統(tǒng)的價值所在。

    3.OA系統(tǒng)應用成果

    1)太平保險的辦公自動化水平和操作規(guī)范得到了很大的提升，OA系統(tǒng)得到廣泛應用，從行政事務處理、公文流轉(zhuǎn)、業(yè)務審批，都實現(xiàn)了全公司電子化審批統(tǒng)一運作管理，大大提升了公司統(tǒng)一的監(jiān)管能力和各職能部門及人員辦事效率；

    2)公司知識管理成功推廣，為公司人員整體素質(zhì)的提升帶來幫助，公司的各種知識文檔資源在OA系統(tǒng)得到很好的有效管理，非常方便的實現(xiàn)了知識的積累、共享、利用、創(chuàng)新，為太平的發(fā)展和打造知識型企業(yè)注入新的活力；

    3)OA系統(tǒng)溝通協(xié)作的良好應用，使企業(yè)溝通交流、信息傳達變得隨順暢；

    4)OA系統(tǒng)實現(xiàn)資產(chǎn)管理良好管理，使公司資產(chǎn)透明化，能夠讓公司資產(chǎn)的使用為企業(yè)發(fā)揮最大效應。

    以上是關于保險OA系統(tǒng)實施案例二則，想要了解更多關于OA系統(tǒng)解決方案，請聯(lián)系官網(wǎng)客服。