保險(xiǎn)OA系統(tǒng)實(shí)施案例

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    本文內(nèi)容關(guān)于保險(xiǎn)OA系統(tǒng)實(shí)施案例二則，分別為天安人壽和太平保險(xiǎn)，希望可以給在實(shí)施或者準(zhǔn)備實(shí)施的保險(xiǎn)公司一些意見(jiàn)。

    一、天安人壽保險(xiǎn)OA系統(tǒng)實(shí)施案例

    天安人壽保險(xiǎn)股份有限公司成立于2000年，經(jīng)營(yíng)各類人壽保險(xiǎn)、健康保險(xiǎn)、人身意外傷害保險(xiǎn)及養(yǎng)老保險(xiǎn)服務(wù)等。2009年，經(jīng)中國(guó)保監(jiān)會(huì)批準(zhǔn)，改制為股份有限公司，名稱變更為天安人壽保險(xiǎn)股份有限公司。2011以來(lái)，隨著新股東的進(jìn)入和高管團(tuán)隊(duì)的確定，天安人壽發(fā)展的歷史掀開(kāi)了嶄新的一頁(yè)。2012年上半年，天安人壽將總部由上海遷至北京，并高效籌建上海、河南、山東、河北四家分公司及北京營(yíng)業(yè)本部。由此，天安人壽啟動(dòng)全國(guó)性布局，逐步建成全國(guó)性的專業(yè)壽險(xiǎn)公司。到2015年底，公司將完成全國(guó)重點(diǎn)地區(qū)的分支機(jī)構(gòu)鋪設(shè)。

    1.信息化現(xiàn)狀

    2.引入OA系統(tǒng)目的

    1）天安人壽保險(xiǎn)公司組織架構(gòu)為總公司、三家分公司，年底將完成五到八家分支機(jī)構(gòu)的籌建工作。將來(lái)成立集團(tuán)后，還會(huì)增加財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、健康險(xiǎn)、養(yǎng)老金、資產(chǎn)公司等專業(yè)子公司。分子公司眾多，跨地域，對(duì)于集團(tuán)的整體管理提出很大的挑戰(zhàn)。

    2）傳統(tǒng)紙張方式，逐一走人審批，流程不規(guī)范、時(shí)間拉得長(zhǎng)，引入OA系統(tǒng)之后，企業(yè)各流程經(jīng)辦人可以實(shí)時(shí)對(duì)流程進(jìn)行處理和查詢。

    3）印制表格填寫，會(huì)議通知安排，浪費(fèi)大量紙張，查閱和督辦不方便，引入OA系統(tǒng)之后便可以解決這些麻煩。

    4）資料紙質(zhì)存放于各職能部門文件柜或存于個(gè)人電腦中，查找紙文件浪費(fèi)時(shí)間，跨部門查找資料更麻煩，同時(shí)人員流動(dòng)造成資料流失，甚至關(guān)鍵文件的丟失。引入OA系統(tǒng)以后天安人壽保險(xiǎn)公司可以提高工作效率，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公。

    5）公司希望通過(guò)引入OA系統(tǒng)解決電話交互、電子郵件、管理粗放、電話費(fèi)用高、工作溝通不方便、公司上下沒(méi)有形成統(tǒng)一的辦公平臺(tái)的問(wèn)題。

    6）以前由于采用紙張、口頭、電話來(lái)進(jìn)行工作交接和確認(rèn)，造成過(guò)一段時(shí)間后工作上“扯皮”的現(xiàn)象，通過(guò)OA系統(tǒng)可以基本消除這種現(xiàn)象。

    7）之前的信息化已經(jīng)成功建設(shè)了很多業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但是全員性的過(guò)程管控還沒(méi)有實(shí)現(xiàn)，如何能夠消除信息孤島，更好的與業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接，需要一個(gè)橋梁和紐帶打通各方經(jīng)脈。

    3.OA系統(tǒng)未來(lái)使用范圍

    天安人壽從總公司本部，到上海、河南、山東等各區(qū)域分公司，從財(cái)產(chǎn)險(xiǎn)、健康險(xiǎn)、養(yǎng)老金、資產(chǎn)公司各專業(yè)公司，涉及集團(tuán)全員人員。

    4.OA系統(tǒng)提供的業(yè)務(wù)支撐

    1）信息發(fā)布：集團(tuán)的新聞、公告、通知等重要信息可以迅速發(fā)布。

    2）公文管理：完整實(shí)現(xiàn)集團(tuán)總部、分公司的電子公文收發(fā)文、簽報(bào)、交換、存檔、公文檔案分類、授權(quán)、共享等解決方案。

    3）集團(tuán)總部發(fā)文：分子公司收發(fā)文。

    4）文檔管理：通過(guò)與檔案系統(tǒng)的整合，提供公文文檔庫(kù)管理功能，實(shí)現(xiàn)公文分類、入卷、借閱，并記錄相應(yīng)操作過(guò)程。

    5）協(xié)同辦公：通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)流程的梳理，整理出符合天安人壽整體管理框架的業(yè)務(wù)模型，提升過(guò)程管控力度。

    6）合同管理

    7）客服管理

    8）檔案整合：將公文、單據(jù)、電子文檔進(jìn)行專業(yè)的歸口，符合檔案管理規(guī)范。

    9）人力資源管理：實(shí)現(xiàn)考勤管理、請(qǐng)銷假管理。

    11）短信通知：系統(tǒng)重要消息實(shí)現(xiàn)短信提醒。

    12）移動(dòng)辦公：方便領(lǐng)導(dǎo)外出時(shí)處理相關(guān)業(yè)務(wù)，了解公司動(dòng)態(tài)，也幫助業(yè)務(wù)員處理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)。

    13）總裁信箱：通過(guò)協(xié)同建立總裁信箱，是一種人文管理的進(jìn)步，在集團(tuán)內(nèi)建立起良好的互動(dòng)平臺(tái)，集團(tuán)內(nèi)的每個(gè)人都能對(duì)集團(tuán)及集團(tuán)各管理部門的工作提出意見(jiàn)、建議和要求?？偛眯畔涞慕⒂兄谔岣呒瘓F(tuán)決策、管理的科學(xué)化民主化水平，提高了辦事效率。

    14）客服管理：運(yùn)營(yíng)問(wèn)題的解決過(guò)程是最耗時(shí)的，并且相關(guān)的人員經(jīng)常推卸責(zé)任，處理過(guò)程不透明，通過(guò)協(xié)同辦公系統(tǒng)梳理運(yùn)營(yíng)管理的各方面流程，加強(qiáng)效率提升，有效改善運(yùn)營(yíng)管理的服務(wù)質(zhì)量。

    15）合同管理：通過(guò)系統(tǒng)的合同審批流程，除了提高審批效率外，最主要的是可以實(shí)現(xiàn)版本的管理，合同的初始版本及各個(gè)修改版本都會(huì)保留下來(lái)，便于法律合規(guī)部門的合同管理。

    16）投訴管理：對(duì)于保險(xiǎn)類行業(yè)來(lái)說(shuō)，客戶才是上帝，投訴處理工作是保險(xiǎn)公司日常運(yùn)營(yíng)中不可缺少的部分，因此需要有一套好的流程和方法，以確保工作的有效性和高效性。

    二、太平保險(xiǎn)OA系統(tǒng)實(shí)施案例

    太平保險(xiǎn)有限公司創(chuàng)立于1929年，1951年與15家保險(xiǎn)公司合并重組為公私合營(yíng)的太平保險(xiǎn)公司，1956年，作為中國(guó)人民保險(xiǎn)公司的全資海外子公司專營(yíng)境外業(yè)務(wù)。2001年12月20日，經(jīng)中國(guó)保險(xiǎn)監(jiān)督管理委員會(huì)批準(zhǔn)，太平保險(xiǎn)在中國(guó)境內(nèi)全面恢復(fù)經(jīng)營(yíng)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)，成為由中國(guó)保險(xiǎn)（控股）有限公司、中保國(guó)際控股有限公司及中國(guó)工商銀行（亞洲）有限公司持股的全國(guó)性專業(yè)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)公司，總部設(shè)在深圳。公司現(xiàn)設(shè)深圳、廣州、上海、北京等十九家分公司，形成全國(guó)性的機(jī)構(gòu)布局。

    1.引入OA系統(tǒng)目的及應(yīng)用功能

    為適應(yīng)公司一級(jí)法人、授權(quán)經(jīng)營(yíng)的管理模式，促進(jìn)信息和知識(shí)的上傳下達(dá)，使公司管理流程規(guī)范化、戰(zhàn)略決策科學(xué)化、數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)化，太平保險(xiǎn)通過(guò)協(xié)同辦公OA系統(tǒng)的實(shí)施達(dá)到：各級(jí)組織內(nèi)部公文流轉(zhuǎn)的電子化；組織間公文流轉(zhuǎn)的自動(dòng)連接；提供各級(jí)組織的信息發(fā)布渠道；促進(jìn)組織知識(shí)的收集、共享和利用；促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)；支持員工移動(dòng)辦公。

    2.引入OA系統(tǒng)之前的組織準(zhǔn)備

    要實(shí)現(xiàn)組織結(jié)構(gòu)由職能部門向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)換，必須進(jìn)行組織的橫向和縱向集成，打破企業(yè)及其職能部門之間的三維障礙--橫向障礙、縱向障礙、外部障礙。

    1)橫向的企業(yè)集成：指支持業(yè)務(wù)過(guò)程的不同功能領(lǐng)域的部門和應(yīng)用系統(tǒng)之間的集成，消除職能、部門、產(chǎn)品線或地理位置之間的界限。

    2)縱向的企業(yè)集成：指在不同的控制和管理層的系統(tǒng)之間的集成，打破企業(yè)上下級(jí)之間的交流障礙。

    3)與外部的集成：將外部資源通過(guò)門戶的方式將外部的資源也納入到系統(tǒng)中。

    通過(guò)企業(yè)組織的橫向集成、縱向集成和外部集成，企業(yè)在組織形態(tài)變成了結(jié)構(gòu)扁平化、網(wǎng)絡(luò)化，決策方面實(shí)現(xiàn)分散化、實(shí)時(shí)化，部門之間和上下級(jí)關(guān)系緊密化和協(xié)調(diào)化，與供應(yīng)商、合作伙伴和商戶的關(guān)系開(kāi)放化。這樣的組織將是一個(gè)有生命的能夠自我適應(yīng)外部市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境的生態(tài)型的組織，同時(shí)也是OA系統(tǒng)的價(jià)值所在。

    3.OA系統(tǒng)應(yīng)用成果

    1)太平保險(xiǎn)的辦公自動(dòng)化水平和操作規(guī)范得到了很大的提升，OA系統(tǒng)得到廣泛應(yīng)用，從行政事務(wù)處理、公文流轉(zhuǎn)、業(yè)務(wù)審批，都實(shí)現(xiàn)了全公司電子化審批統(tǒng)一運(yùn)作管理，大大提升了公司統(tǒng)一的監(jiān)管能力和各職能部門及人員辦事效率；

    2)公司知識(shí)管理成功推廣，為公司人員整體素質(zhì)的提升帶來(lái)幫助，公司的各種知識(shí)文檔資源在OA系統(tǒng)得到很好的有效管理，非常方便的實(shí)現(xiàn)了知識(shí)的積累、共享、利用、創(chuàng)新，為太平的發(fā)展和打造知識(shí)型企業(yè)注入新的活力；

    3)OA系統(tǒng)溝通協(xié)作的良好應(yīng)用，使企業(yè)溝通交流、信息傳達(dá)變得隨順暢；

    4)OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)管理良好管理，使公司資產(chǎn)透明化，能夠讓公司資產(chǎn)的使用為企業(yè)發(fā)揮最大效應(yīng)。

    以上是關(guān)于保險(xiǎn)OA系統(tǒng)實(shí)施案例二則，想要了解更多關(guān)于OA系統(tǒng)解決方案，請(qǐng)聯(lián)系官網(wǎng)客服。