OA系統(tǒng)選型的誤區(qū)

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    OA系統(tǒng)選型的誤區(qū)

    隨著OA系統(tǒng)實(shí)施的成本降低，實(shí)施難度降低，產(chǎn)品更加成熟，眾多企業(yè)根據(jù)自身對(duì)于提高管理效率的需求而紛紛對(duì)OA系統(tǒng)開始關(guān)注并擬定建設(shè)計(jì)劃。國內(nèi)OA系統(tǒng)的發(fā)展經(jīng)歷了十幾年的發(fā)展，出現(xiàn)了很多服務(wù)商，但是并沒有形成有主導(dǎo)地位的產(chǎn)品。因此，企業(yè)在OA系統(tǒng)選型的時(shí)候，面對(duì)眾多選擇，往往比較困惑而不知所措。本文將圍繞OA系統(tǒng)選型時(shí)容易陷入的誤區(qū)進(jìn)行闡述，希望能夠幫助企業(yè)在OA系統(tǒng)選型時(shí)更加明確方向，盡量避免不必要的彎路。

    誤區(qū)一、認(rèn)為OA就是行政辦公，就是收發(fā)文。針對(duì)政府機(jī)關(guān)來說，這有一定的價(jià)值，但是對(duì)企業(yè)來說價(jià)值不是很大。

    在OA剛剛出現(xiàn)的時(shí)候，政府和事業(yè)單位的確是OA的主要用戶，OA還沒有進(jìn)入企業(yè)。所以人們認(rèn)為OA并不能解決企業(yè)管理層關(guān)心和控制企業(yè)運(yùn)營過程中關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程的作用，也沒有幫助員工有效的輔助到他們的日常辦公。但是伴隨著OA的逐步發(fā)展，企業(yè)成為OA應(yīng)用的廣泛對(duì)象，OA也不再停留在傳統(tǒng)的收發(fā)文系統(tǒng)或行政辦公系統(tǒng)，OA發(fā)生了質(zhì)的變化。所以O(shè)A作為辦公系統(tǒng)，它需要結(jié)合不同的部門和崗位、人員，成為他們的個(gè)性化的辦公系統(tǒng)才有生命力。對(duì)于管理層來說，辦公審批（不僅指公文，更多的管理流程和業(yè)務(wù)流程的審批）以及員工輸入的數(shù)據(jù)匯總為不同權(quán)限的報(bào)表就是他們的辦公系統(tǒng)。對(duì)于其他部門來說，他們除日常行政辦公支持外，更需要他們的日常的業(yè)務(wù)流程的審批（如采購流程，合同審批，出差，借款，資金的審批），這些資源與信息的協(xié)同運(yùn)作，才能構(gòu)建適合現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)作和應(yīng)用的協(xié)同辦公OA產(chǎn)品。

    誤區(qū)二：認(rèn)為OA只是文件的審批和管理。

    目前市面上的很多的OA是采用非關(guān)系性型數(shù)據(jù)庫，主要是基于lotus平臺(tái)，該平臺(tái)是封閉式的平臺(tái)，是文檔型數(shù)據(jù)庫，在技術(shù)上存在很多先天性缺陷，一般應(yīng)用于早期政府的收發(fā)文，目前政府信息化招投標(biāo)也基本上是向j2ee平臺(tái)架構(gòu)過渡。在國外lotus主要是應(yīng)用于郵件服務(wù)器。OA不僅僅是文件的審批和管理，關(guān)鍵是作為企業(yè)管理軟件進(jìn)行企業(yè)管理最終一定要跟財(cái)務(wù)發(fā)生關(guān)聯(lián)，才能最大化發(fā)生作用。比如：在OA的應(yīng)用企業(yè)中，很少企業(yè)拋棄報(bào)銷，借款，付款等審批流程。因?yàn)閳?bào)銷與手工實(shí)現(xiàn)的方式有根本性的變革。手工審批各審批環(huán)節(jié)都需要手工簽字才能逐步走到下一個(gè)環(huán)節(jié)。而電子化報(bào)銷流程的好處是把管理和財(cái)務(wù)的職能進(jìn)行了區(qū)分，作為審批層主要是關(guān)心該事務(wù)允不允許發(fā)生，允許發(fā)生多少。而財(cái)務(wù)的職能是判斷該事務(wù)發(fā)生的憑證（發(fā)票）是真的還是假的，是不是超過財(cái)務(wù)報(bào)銷的標(biāo)準(zhǔn)。所以電子化流程是電子單據(jù)和憑證分別走，憑證只需要財(cái)務(wù)審核就可以，管理層通過電子單據(jù)填入的數(shù)據(jù)作為審批依據(jù)進(jìn)行快速審批，不用在憑證上審批，這樣可以支持領(lǐng)導(dǎo)遠(yuǎn)程報(bào)銷審批，當(dāng)然電子化審批流程需要從技術(shù)上能提供方便的報(bào)銷依據(jù)供領(lǐng)導(dǎo)判斷和審批，這樣可以快速解決員工財(cái)務(wù)費(fèi)用報(bào)銷流程處理復(fù)雜困難的問題，很多企業(yè)是通過首先應(yīng)用財(cái)務(wù)報(bào)銷流程推動(dòng)公司整個(gè)流程的應(yīng)用。

    誤區(qū)三：認(rèn)為OA是ERP的一部分，認(rèn)為OA很簡單，是從屬于其他系統(tǒng)。

    OA的管理思想與ERP完全不一樣，ERP主要注重在物料，物流，資金的管理，是以結(jié)果為導(dǎo)向。OA與ERP的發(fā)展思路和管理思想完全不一樣，OA注重對(duì)人和過程的管理，通過管人來管理具體的事務(wù)，這些事務(wù)每天都可能在變化，所以O(shè)A強(qiáng)調(diào)靈活性和協(xié)同性。因?yàn)槠髽I(yè)人與人之間的協(xié)同是需要流程來規(guī)范。所以O(shè)A的核心是以人力資源為核心（人力資源主要是進(jìn)行權(quán)限和安全體系的控制），以工作流為血脈的核心平臺(tái)，在該平臺(tái)上再搭建其他的應(yīng)用功能模塊，同時(shí)OA的牽涉的范圍比ERP要廣得多，涉及到各個(gè)部門的應(yīng)用，所以O(shè)A需要門戶，不同用戶，不同權(quán)限的人進(jìn)入系統(tǒng)看到的都是與他們工作相關(guān)的信息，沒有權(quán)限的信息都看不到。作為管理層門戶是匯總員工平時(shí)工作信息生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表為管理提供決策支持，以及所有審批的信息都匯總到管理層門戶。同時(shí)管理層也可以通過宏觀數(shù)據(jù)監(jiān)控和查詢到微觀數(shù)據(jù)。所以O(shè)A現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)是成為協(xié)同管理平臺(tái)，作為管控內(nèi)部資源和外部信息交流的平臺(tái)與ERP構(gòu)成了企業(yè)信息化的基石。