律師事務(wù)所OA解決方案

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來源:  泛普軟件 

     一、律師行業(yè)特征

    律師行業(yè)有著專業(yè)性、獨(dú)立性的特點(diǎn)，律師事務(wù)所每一名律師的手中有多個(gè)不同的案件，每個(gè)案件互不相關(guān)，然而每個(gè)案件卻又都同時(shí)進(jìn)行著。在復(fù)雜的合作辦案過程中，某位律師分別牽扯到了與多個(gè)不同合作伙伴的關(guān)系，再加上他們很可能不在同一個(gè)地方辦案，因此他們之間共享聯(lián)系人、互換文件、數(shù)據(jù)、彼此之間的無障礙溝通協(xié)作十分重要。更加重要的是，律師行業(yè)十分注重證據(jù)的保持，因此，文檔、電子郵件在日常工作中占有很大比重。

    二、律師工作中出現(xiàn)辦公的困難：

    1.客戶資料眾多過多，長(zhǎng)期無專人管理，造成客戶資料分散、凌亂。

    2.隨著律師事務(wù)所發(fā)展，業(yè)務(wù)的增多，導(dǎo)致案件資料的歸類、查找和統(tǒng)計(jì)越來越麻煩。

    3.律師事務(wù)所處于快速發(fā)展中，現(xiàn)行的日常辦公，以及傳統(tǒng)的手工操作影響律師事務(wù)所的發(fā)展。

    4.由于事務(wù)所平日接觸案子及人員過多，使每個(gè)案子的支出與收入成本不夠明晰。

    5.部分律師、助理的工作量需要手工統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)量大且易出錯(cuò)，客戶資料等信息極易出現(xiàn)錯(cuò)誤和混亂分類。

    6.大量資料的統(tǒng)計(jì)過程比較復(fù)雜，勞動(dòng)量大，嚴(yán)重影響工作效率。

    7.跨部門、跨區(qū)域部門和人員在工作中溝通極其困難。

    8.協(xié)同工作能力差，特別是一些需要多部門協(xié)作完成的工作，不能及時(shí)溝通或者協(xié)調(diào)力度不夠，導(dǎo)致工作不能很好地完成。

    9.單位領(lǐng)導(dǎo)不知道各部門每天在忙什么，所安排的事情完成的準(zhǔn)確進(jìn)度無法有效的監(jiān)督。

    10.異地分支機(jī)構(gòu)與總部協(xié)調(diào)做一件事時(shí)，電話、傳真不斷，造成高額費(fèi)用。

    三、實(shí)施OA系統(tǒng)的作用

    OA辦公平臺(tái)能夠?yàn)閱挝还芾砣藛T、工作人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準(zhǔn)確、高效、愉快的工作。對(duì)于律師事務(wù)所單位的領(lǐng)導(dǎo)來說OA系統(tǒng)是決策支持系統(tǒng)，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)；對(duì)于中層管理者它是信息管理系統(tǒng)；而對(duì)于普通管理者它又是事物/業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)。幫助律師事務(wù)所單位實(shí)現(xiàn)信息資源的共享；增強(qiáng)員工協(xié)同工作的能力；強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理；有效管理起有形（設(shè)備等）、無形(業(yè)務(wù)信息、知識(shí))資產(chǎn)，避免流失；實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)、審核、簽批等行政事務(wù)的自動(dòng)處理，促進(jìn)管理電子化、規(guī)范化，完美整合了組織內(nèi)部的信息流。

    1、 OA系統(tǒng)節(jié)約運(yùn)營(yíng)成本

    不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟?、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)，同時(shí)將傳統(tǒng)的表格填寫過程電子化，大大降低了、打印、傳真、復(fù)印的費(fèi)用，幫助用戶能夠更快地、準(zhǔn)確地完成相關(guān)工作節(jié)約不僅是紙張還有時(shí)間。網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程辦公節(jié)約紙張、差旅、會(huì)議、通訊等方面的費(fèi)用。

    2、OA系統(tǒng)增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)控能力

    強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)控管理，增強(qiáng)管理層對(duì)組織的控制力，及時(shí)有效監(jiān)控各部門、各個(gè)人員的工作進(jìn)度情況；實(shí)時(shí)、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，從而減少差錯(cuò)、防止低效辦公。

    3、OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化

    變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，律師事務(wù)所單位內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報(bào)表傳遞、會(huì)議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會(huì)簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，提高辦公效率，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請(qǐng)、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候?qū)徟⒑炞?、蓋章，而是利用快速而廉價(jià)的網(wǎng)絡(luò)傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復(fù)雜環(huán)節(jié)。

    4、OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)文檔管理的自動(dòng)化

    可使各類文檔能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用，并有一個(gè)方便的查找手段。文檔管理自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。實(shí)現(xiàn)文檔管理自動(dòng)化以后，如律師事務(wù)所單位來了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊(cè)一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，用戶進(jìn)入系統(tǒng)之后就可以看到這個(gè)單位積累下來的東西，他自然而然都能看到公司的規(guī)章制度、共享文件，這樣就減少公司花在別的傳播途徑上的時(shí)間。

    5、 OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)分布式辦公

    OA系統(tǒng)變革了律師事務(wù)所傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，使用者可在地球上有網(wǎng)絡(luò)的各地隨時(shí)辦公，實(shí)現(xiàn)了空間時(shí)間上的便利。

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