律師事務所OA解決方案

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來源:  泛普軟件 

     一、律師行業(yè)特征

    律師行業(yè)有著專業(yè)性、獨立性的特點，律師事務所每一名律師的手中有多個不同的案件，每個案件互不相關，然而每個案件卻又都同時進行著。在復雜的合作辦案過程中，某位律師分別牽扯到了與多個不同合作伙伴的關系，再加上他們很可能不在同一個地方辦案，因此他們之間共享聯(lián)系人、互換文件、數(shù)據(jù)、彼此之間的無障礙溝通協(xié)作十分重要。更加重要的是，律師行業(yè)十分注重證據(jù)的保持，因此，文檔、電子郵件在日常工作中占有很大比重。

    二、律師工作中出現(xiàn)辦公的困難：

    1.客戶資料眾多過多，長期無專人管理，造成客戶資料分散、凌亂。

    2.隨著律師事務所發(fā)展，業(yè)務的增多，導致案件資料的歸類、查找和統(tǒng)計越來越麻煩。

    3.律師事務所處于快速發(fā)展中，現(xiàn)行的日常辦公，以及傳統(tǒng)的手工操作影響律師事務所的發(fā)展。

    4.由于事務所平日接觸案子及人員過多，使每個案子的支出與收入成本不夠明晰。

    5.部分律師、助理的工作量需要手工統(tǒng)計，統(tǒng)計量大且易出錯，客戶資料等信息極易出現(xiàn)錯誤和混亂分類。

    6.大量資料的統(tǒng)計過程比較復雜，勞動量大，嚴重影響工作效率。

    7.跨部門、跨區(qū)域部門和人員在工作中溝通極其困難。

    8.協(xié)同工作能力差，特別是一些需要多部門協(xié)作完成的工作，不能及時溝通或者協(xié)調(diào)力度不夠，導致工作不能很好地完成。

    9.單位領導不知道各部門每天在忙什么，所安排的事情完成的準確進度無法有效的監(jiān)督。

    10.異地分支機構與總部協(xié)調(diào)做一件事時，電話、傳真不斷，造成高額費用。

    三、實施OA系統(tǒng)的作用

    OA辦公平臺能夠為單位管理人員、工作人員提供良好的辦公手段和環(huán)境，使之準確、高效、愉快的工作。對于律師事務所單位的領導來說OA系統(tǒng)是決策支持系統(tǒng)，能夠為領導提供決策參考和依據(jù)；對于中層管理者它是信息管理系統(tǒng)；而對于普通管理者它又是事物/業(yè)務處理系統(tǒng)。幫助律師事務所單位實現(xiàn)信息資源的共享；增強員工協(xié)同工作的能力；強化領導的監(jiān)控管理；有效管理起有形（設備等）、無形(業(yè)務信息、知識)資產(chǎn)，避免流失；實現(xiàn)公文流轉、審核、簽批等行政事務的自動處理，促進管理電子化、規(guī)范化，完美整合了組織內(nèi)部的信息流。

    1、 OA系統(tǒng)節(jié)約運營成本

    不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網(wǎng)絡傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復雜環(huán)節(jié)，同時將傳統(tǒng)的表格填寫過程電子化，大大降低了、打印、傳真、復印的費用，幫助用戶能夠更快地、準確地完成相關工作節(jié)約不僅是紙張還有時間。網(wǎng)絡遠程辦公節(jié)約紙張、差旅、會議、通訊等方面的費用。

    2、OA系統(tǒng)增強領導監(jiān)控能力

    強化領導的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況；實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

    3、OA系統(tǒng)實現(xiàn)工作流程的自動化

    變革了單位傳統(tǒng)紙質(zhì)公文辦公模式，律師事務所單位內(nèi)外部的收發(fā)文、呈批件、文件管理、檔案管理、報表傳遞、會議通知等均采用電子起草、傳閱、審批、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉方式，提高辦公效率，實現(xiàn)無紙化辦公。不用拿著各種文件、申請、單據(jù)在各部門跑來跑去，等候審批、簽字、蓋章，而是利用快速而廉價的網(wǎng)絡傳遞手段，發(fā)揮信息共享功能來協(xié)調(diào)單位內(nèi)各部門的工作，減少工作中復雜環(huán)節(jié)。

    4、OA系統(tǒng)實現(xiàn)文檔管理的自動化

    可使各類文檔能夠按權限進行保存、共享和使用，并有一個方便的查找手段。文檔管理自動化使各種文檔實現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實現(xiàn)文檔的保管，按權限進行使用和共享。實現(xiàn)文檔管理自動化以后，如律師事務所單位來了一個新員工，只要管理員給他注冊一個身份文件，給他一個口令，用戶進入系統(tǒng)之后就可以看到這個單位積累下來的東西，他自然而然都能看到公司的規(guī)章制度、共享文件，這樣就減少公司花在別的傳播途徑上的時間。

    5、 OA系統(tǒng)實現(xiàn)分布式辦公

    OA系統(tǒng)變革了律師事務所傳統(tǒng)的集中辦公室的辦公方式，使用者可在地球上有網(wǎng)絡的各地隨時辦公，實現(xiàn)了空間時間上的便利。

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