OA辦公系統(tǒng)的作用與區(qū)別

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　　 OA辦公軟件最主要的功能在于企業(yè)日常辦公事務(wù)，從信息的發(fā)布平臺(tái)、工作流程的自動(dòng)化、企業(yè)知識(shí)庫的建立、輔助辦公、協(xié)同辦公等，與CRM系統(tǒng)、erp系統(tǒng)等同樣都是企業(yè)管理軟件，有什么不同嗎？不同行業(yè)的管理軟件有著很大的區(qū)別，了解這些區(qū)別可以更好的實(shí)施OA辦公系統(tǒng)，更深層次的了解OA系統(tǒng)的規(guī)劃、OA系統(tǒng)的實(shí)施、OA系統(tǒng)的維護(hù)管理等。

一、OA辦公系統(tǒng)的作用

　      OA的作用很簡單，就是用來處理日常辦公事務(wù)的管理軟件，具體的內(nèi)容有：

     2、實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化。這牽涉到流轉(zhuǎn)過程的實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤，解決多崗位、多部門之間的協(xié)同工作問題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個(gè)單位都存在著大量流程化的工作，例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，就可以規(guī)范各項(xiàng)工作，提高單位協(xié)同工作的效率。

     3、實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的自動(dòng)化。傳統(tǒng)的手工辦公模式下，文檔的保存、共享、使用和再利用是十分困難的。在手工辦公的情況下文檔的檢索存在非常大的難度。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化以后，比如說，某個(gè)單位來了一個(gè)新員工，只要管理員給他注冊一個(gè)身份文件，給他一個(gè)口令，他自己上網(wǎng)就可以看到符合她身份的權(quán)限范圍內(nèi)的企業(yè)內(nèi)部積累下來的各種知識(shí)，這樣就減少了很多培訓(xùn)環(huán)節(jié)。

    4、輔助辦公。像會(huì)議管理、車輛管理等與我們?nèi)粘Ｊ聞?wù)性的辦公工作相結(jié)合的各種輔助辦公，實(shí)現(xiàn)了這些輔助辦公的自動(dòng)化。 

    5、實(shí)現(xiàn)協(xié)同辦公。就是要支持多分支機(jī)構(gòu)、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公。現(xiàn)在來講，地域分布越來越廣，移動(dòng)辦公和協(xié)同辦公成為很迫切的一種需求，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

二、OA辦公系統(tǒng)和其他管理系統(tǒng)的不同

　　1、OA辦公系統(tǒng)權(quán)限和工作流管理軟件。區(qū)別于其他管理軟件，擁有強(qiáng)大的權(quán)限系統(tǒng)，可以作為一個(gè)應(yīng)用的基礎(chǔ)軟件平臺(tái)，集成其他系統(tǒng)或業(yè)務(wù)模塊，如：CRM、ERP中的訂單采購、項(xiàng)目管理等。特別是對于平臺(tái)型OA，由于其構(gòu)建在定制開發(fā)平臺(tái)之上，在實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)OA作用的同時(shí)，能夠很好的融合其他管理系統(tǒng)的功能，實(shí)現(xiàn)和業(yè)務(wù)管理于一體的綜合業(yè)務(wù)辦公。在OA中最具特點(diǎn)是以工作流為中心的各種審批流程，結(jié)合企業(yè)在行政組織架構(gòu)上的要求，在流程定制中融入組織結(jié)構(gòu)、人員、組別、角色、崗位等特征，實(shí)現(xiàn)靈活強(qiáng)大的定制結(jié)構(gòu)體系，以滿足企業(yè)在公文審批方面的要求。

　　2、需求的廣泛性和多樣性。OA在某種程度上只能部分的標(biāo)準(zhǔn)化和產(chǎn)品化，由于其應(yīng)用于不同的單位和不同的行業(yè)，導(dǎo)致其需求的廣泛性和多樣性，不同于特定行業(yè)的管理軟件，不少用戶在時(shí)提出了很多具有企業(yè)自身管理特點(diǎn)的需求。因此，在OA具體的實(shí)施過程中，會(huì)根據(jù)用戶的個(gè)性化需求進(jìn)行開發(fā)，有可能存在二次開發(fā)，開發(fā)量需要根據(jù)個(gè)性化的功能需求復(fù)雜程度而定，這些功能可能已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的所能解決的范疇。

　　3、OA辦公系統(tǒng)的使用對象和范圍廣。使用OA是多用戶和多部門的全員行為，涉及到企業(yè)的各個(gè)部門，不同的崗位和對象，在技術(shù)上充分運(yùn)行了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)了協(xié)同辦公的效果。因此，對權(quán)限系統(tǒng)和權(quán)限的控制相對于其他管理系統(tǒng)比較高。由于使用的人數(shù)眾多，在實(shí)際應(yīng)用中會(huì)面向不同層次和不同計(jì)算機(jī)水平的人員，因此要求OA的使用門檻非常低，使日常許多通過手工完成的事情，被計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)提供的功能所代替，從而節(jié)省紙質(zhì)文件傳遞在時(shí)間和人力成本上的浪費(fèi)，提高審批和業(yè)務(wù)處理的工作效率。