咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)解決方案

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筆者主要內(nèi)容是關(guān)于咨詢行業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)的必要性、目前咨詢行業(yè)知識管理過程中面臨的挑戰(zhàn)、泛普咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)解決方案以及泛普咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)的基本功能模塊。

    一、咨詢行業(yè)實(shí)施OA系統(tǒng)的必要性

    咨詢公司核心競爭力和公司價值。麥肯錫敢用剛剛走出校門毫無經(jīng)驗(yàn)的人給全球500強(qiáng)的客戶作咨詢，就是因?yàn)樗鼡碛袕?qiáng)大的后臺知識庫支持和一套非常出色成熟的知識，可以很快將人培養(yǎng)出來。近百年的知識和經(jīng)驗(yàn)積累是今天麥肯錫的最大財(cái)富和競爭力所在，這也是那些即使掌握了其咨詢方法的資深顧問們在離開麥肯錫以后也很難再打造出第二個麥肯錫的重要原因所在。

    二、目前咨詢行業(yè)知識管理過程中面臨的挑戰(zhàn)

    咨詢類公司其重要的成長動因是重視知識管理工作，但是在過去幾年，鑒于缺少信息化的支撐工具，因此在知識管理能力的創(chuàng)新和提高上，遇到了各種挑戰(zhàn)和困惑。

    1、信息不對稱成為知識創(chuàng)造價值的約束條件。

    如何讓咨詢團(tuán)隊(duì)實(shí)時掌握公司內(nèi)外的信息、宏觀經(jīng)濟(jì)政治的發(fā)展趨勢、政策導(dǎo)向、各行業(yè)的相關(guān)信息和趨勢、各種相關(guān)技術(shù)走勢等，成為發(fā)揮專家知識創(chuàng)造能力、創(chuàng)造價值的前提條件。

    2、隱性知識成為難以積累、復(fù)制、分享和管理的焦點(diǎn)。

    所有的知識中，人們可以通過口頭傳授、教科書、參考資料、期刊雜志、專利文獻(xiàn)、視聽媒體、數(shù)據(jù)庫等方式獲取的顯性知識在企業(yè)中只有50%的數(shù)量，而另外50%的知識以難以表達(dá)的技能、技巧、經(jīng)驗(yàn)、訣竅、價值觀、文化深藏于個人的內(nèi)心，是隱性知識。這些隱性知識隨著員工的流失而流失，不僅造成了知識的浪費(fèi)，同時也加大了企業(yè)對個人的依賴。隱性知識引發(fā)的困局還不止于此。如同你雖然知道烤面包的程序，卻不等于能烤出好面包一樣，由于沒有將隱性知識顯性化，大量正確和錯誤的知識混雜于員工的內(nèi)心，阻礙了我們采取正確的行為。

    3、不能以項(xiàng)目為中心的知識管理，其價值產(chǎn)出率大打折扣。

    設(shè)計(jì)的業(yè)務(wù)模式是一個個的設(shè)計(jì)項(xiàng)目，而每個項(xiàng)目都是一個知識密集的任務(wù)，需要設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)在復(fù)雜需求中，快速進(jìn)行知識的采集、轉(zhuǎn)化和創(chuàng)造。但是，設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的臨時性、成員來源的廣泛性、知識構(gòu)成的復(fù)雜性，因此，原有的管理體系，很難對以項(xiàng)目為中心，進(jìn)行有效的關(guān)聯(lián)和知識文檔的管理，因此項(xiàng)目管理可控程度低，項(xiàng)目交付周期難以保證。

    4、知識孤島分散在各個角落，給及時取用帶來困擾。

    傳統(tǒng)的管理環(huán)境下，公司內(nèi)部的顯性知識，大多散落在資料室、個人的電腦里、郵箱里、個人的文件夾、辦公室的抽屜里；類似于技能、技巧、經(jīng)驗(yàn)、訣竅、價值觀、文化、感悟、經(jīng)歷等隱形知識則隱藏在每個專業(yè)人員的腦袋里；項(xiàng)目過程中、日常工作中也有各種各樣的過程知識，沒有被有效記錄下來，另外互聯(lián)網(wǎng)中也每天在大量產(chǎn)生與更新很多有價值的知識，如經(jīng)濟(jì)政策調(diào)整、行業(yè)政策調(diào)整、經(jīng)驗(yàn)分享、客戶新聞等等；知識散落在不同的角落里，沒有做到集中管理和統(tǒng)一入口，給知識的采集和轉(zhuǎn)化和沉淀帶來很大困擾

    5、知識的過度分享，造成機(jī)密文檔泄密的隱患。

    一方面，為了提高員工的專業(yè)技能需要盡量大的分享各種已有知識，另一方面由于缺少分享權(quán)限控制的手段。傳統(tǒng)的手工作業(yè)模式，無法量化的統(tǒng)計(jì)員工對于團(tuán)隊(duì)的知識貢獻(xiàn)數(shù)量和質(zhì)量，因此激勵也成為無的放矢，效果大打折扣。

    7、知識處于動態(tài)變化中，如何有效追溯歷史版本和更新最新版本成為難點(diǎn)。

    像許多有形資產(chǎn)一樣，知識的價值會隨著時間貶值。由于知識很快變得過時，因而資料庫里的內(nèi)容要隨時更新、修改和刪除?？梢哉f，知識管理方案是沒有終點(diǎn)的。像產(chǎn)品發(fā)展、市場營銷和研究開發(fā)一樣，知識管理是一個不斷進(jìn)化的商業(yè)計(jì)劃。

    8、群策群力在多數(shù)情況下需要集中會議，這種高成本的知識生產(chǎn)辦法給成為知識創(chuàng)新的攔路虎。

    三、泛普咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)解決方案——最專業(yè)的咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)解決方案！

    泛普針對咨詢行業(yè)知識管理的面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行軟件開發(fā)，并提出泛普OA系統(tǒng)解決方案在知識管理能力上實(shí)現(xiàn)全面創(chuàng)新提高。

    1、知識電子化解決存儲成本和分享效率問題

    結(jié)束了紙質(zhì)知識存檔，進(jìn)入電子化時代，IS0文檔和設(shè)計(jì)材料的都存入系統(tǒng)中指定的資料庫，在電子化的模式下，在家里、在單位、在旅途、在賓館、在客戶處、在國外…不管人在何地，咨詢企業(yè)員工隨時都可以通過B/S的瀏覽器模式，查詢所需要的材料和知識，分享效率提高了90%以上。

    2、信息多源化給知識創(chuàng)造價值提供了便利條件

    泛普OA系統(tǒng)知識可按照項(xiàng)目為中心查閱，咨詢企業(yè)員工可以實(shí)時的查看與項(xiàng)目相關(guān)的所有信息源，包括項(xiàng)目資料，項(xiàng)目進(jìn)度，項(xiàng)目產(chǎn)生的費(fèi)用等 ，同時系統(tǒng)支持用戶自定義資料庫，模糊搜索，可隨時按照知識屬性不同歸檔到不同的資料 

    3、通過隱形知識顯性化、顯性知識項(xiàng)目化，成功的實(shí)現(xiàn)了個人知識團(tuán)隊(duì)化、過程知識透明化

    通過泛普OA系統(tǒng)所有知識以項(xiàng)目為中心，與項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)，因此方便設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)，在以項(xiàng)目為中心開展工作同時，以項(xiàng)目為中心查詢和應(yīng)用知識，正是這部分知識的有效沉淀提高了知識的質(zhì)量和關(guān)聯(lián)度，并且快速復(fù)制人才，并形成企業(yè)的核心競爭能力。

    4、知識采集的多通路化，在隱性知識顯性化的同時，也提高了知識積累的速度

    在日常協(xié)同辦公的各個流程中，都可能成為有效的知識沉淀，如論壇討論、流程審批過程意見、協(xié)同工作中的回復(fù)、制度表單、項(xiàng)目管理、信息中心、資料庫的歸檔和發(fā)布、個人文檔共享、外部郵件、要等等，確保重要知識無一遺漏的被采集到，從而大大提高了知識積累的速度。

    5、知識有效授權(quán)和管控，確保有權(quán)限的人看到授權(quán)的知識

    泛普OA系統(tǒng)中部署了多維度的權(quán)限控制體系，從菜單、項(xiàng)目、模塊、資料庫、文檔等，逐級都進(jìn)行了權(quán)限技術(shù)處理；從組織結(jié)構(gòu)、流程表單、協(xié)同工作、項(xiàng)目管理、各應(yīng)用功能也都進(jìn)行了權(quán)限技術(shù)的引入，確保對知識的增、刪、改、查、閱、等分別授權(quán)和控制。

    6、量化評估知識貢獻(xiàn)，有效激勵員工參與

    構(gòu)建一個在一個個人知識受到重視并獲得報酬的環(huán)境里，建立一個能識別隱性知識并鼓勵雇員共享的文化，對有效的推行知識管理是至關(guān)重要的，通過泛普OA系統(tǒng)中的個人行為記錄中，可以有效的看到該員工的對資料貢獻(xiàn)數(shù)量等，從而有效的評估咨詢企業(yè)員工為團(tuán)隊(duì)創(chuàng)造的隱形價值。

    7、知識版本可追溯化，從而保證知識的歸檔和學(xué)習(xí)清晰有序

    泛普OA系統(tǒng)中，所有的知識文檔，都有版本控制，通過版本控制，可以實(shí)時的更新到最新版本，防止錯誤的引用了舊版本；同時系統(tǒng)對歷史版本進(jìn)行追溯和查看，以及發(fā)布審批過程，方便進(jìn)行選擇。

    四、泛普咨詢行業(yè)OA系統(tǒng)基礎(chǔ)功能模塊

    客戶信息管理：建立并維護(hù)全面的客戶信息，包括客戶的基本聯(lián)系方式、客戶聯(lián)系記錄、客戶級別等，并以一張整合的客戶卡片體現(xiàn)。

    客戶級別管理：企業(yè)可自行定義客戶分級的判定條件。客戶級別管理包括條件設(shè)定、級別設(shè)定和審批、級別查詢、銷售任務(wù)管理等等。客戶級別管理可幫助咨詢企業(yè)更有效的甄別客戶，并設(shè)定對應(yīng)的銷售策略。

    銷售管理：銷售管理不僅可以對咨詢項(xiàng)目的銷售過程進(jìn)行全面的跟蹤，還可以設(shè)定多種條件進(jìn)行銷售機(jī)會和客戶狀況的分析，幫助企業(yè)了解咨詢項(xiàng)目的銷售成功幾率。

    合同管理：合同管理不僅可以設(shè)定多種合同模板，創(chuàng)建和審批客戶合同，還可以對合同相關(guān)的產(chǎn)品和服務(wù)、客戶信用額度、信用期間、付款方式進(jìn)行管理，跟蹤合同的付款進(jìn)程并設(shè)定相應(yīng)的自動提醒。

    客戶服務(wù)管理：通過開放客戶門戶，讓客戶參與到整個的項(xiàng)目過程中，并實(shí)現(xiàn)對客戶服務(wù)的有效管理，包括面向客戶的知識信息庫查閱及檢索、服務(wù)支持提交和處理、客戶信息和合同自助服務(wù)等。

    項(xiàng)目工作流管理：通過與工作流程的結(jié)合，管理項(xiàng)目進(jìn)行過程中的所有相關(guān)流程，包括咨詢項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、調(diào)度、采購等。項(xiàng)目任務(wù)管理：對項(xiàng)目的逐層分解直到可操作的子任務(wù)，并定義各子任務(wù)的時間段、人力資源安排、相關(guān)資源等。當(dāng)任務(wù)發(fā)生變更時，可執(zhí)行相應(yīng)的審核及自動提醒。

    項(xiàng)目進(jìn)度管理：對整個項(xiàng)目的工作時間、人員安排進(jìn)行全面分析，提供項(xiàng)目進(jìn)度表并可實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目進(jìn)度的監(jiān)控，幫助項(xiàng)目組成員找出影響項(xiàng)目進(jìn)度的因素以及時進(jìn)行調(diào)整。

    項(xiàng)目成本控制：與財(cái)務(wù)系統(tǒng)的結(jié)合可幫助企業(yè)核算咨詢項(xiàng)目進(jìn)展過程中的成本，包括人力使用、物料采購、第三方外包等所有與項(xiàng)目相關(guān)的投入將可根據(jù)需要進(jìn)行即時的核算，并可設(shè)定偏差預(yù)警，幫助企業(yè)控制項(xiàng)目風(fēng)險。

    項(xiàng)目知識管理：項(xiàng)目進(jìn)展過程中產(chǎn)生的所有知識文檔，包括整個項(xiàng)目的跟蹤和實(shí)施過程都將被有序、完善的進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的有效知識和經(jīng)驗(yàn)積累。項(xiàng)目協(xié)作OA的協(xié)同性可保證在項(xiàng)目的進(jìn)展過程中，咨詢企業(yè)、客戶方和第三方合作伙伴保持即時的、緊密的聯(lián)系，包括項(xiàng)目任務(wù)的分派和協(xié)作、知識信息的共享、網(wǎng)絡(luò)會議和即時通信的利用等。

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