什么叫做無紙化辦公?

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　　人們提的最多一個疑問就是，企業(yè)實施無紙化辦公的手段就是上一套辦公自動化軟件，可實施以后紙張沒有減少，反而用得更多了。有的企業(yè)或者部門的領(lǐng)導(dǎo)計算機應(yīng)用水平有限，不愿意用計算機來處理一些工作，還樂于用紙張的形式，感覺牢靠一些。甚至部門之間還存在攀比現(xiàn)象，看誰打印的清晰漂亮，你用針式打印機，我就用激光打印機，你是黑白的，我就用彩色的。所以有時候一些領(lǐng)導(dǎo)的喜好導(dǎo)致了大量紙張的浪費。辦公自動化的發(fā)展為節(jié)約用紙甚至無紙化辦公提供了可能性，例如電子郵件和互聯(lián)網(wǎng)可以很方便地把有關(guān)的信息資料提供給需要的各方，當(dāng)然也可以保存下來，而不必再以紙張作為載體。但良好的愿望不等于現(xiàn)實，

　　現(xiàn)實是：全球辦公用紙仍在以每年4%～7%的速度增長，按照這種速度，再過10年，全球辦公用紙將增加一倍。也有一些人認為無紙化辦公加大了用紙量是暫時的，就如同打拳一樣，出拳前手要先縮回來，然后出拳才能更有力，現(xiàn)在的大量用紙是為了未來的無紙化。此話聽起來有理，細細品味感覺到人們對無紙化的理解是那么的有限。實際上企業(yè)花錢，建立局域網(wǎng)，連上互聯(lián)網(wǎng)就不僅僅是為了省點紙。當(dāng)然辦公費用可以通過建立辦公自動化系統(tǒng)可以得到不斷降低，可建立系統(tǒng)的出發(fā)點應(yīng)定位到提高辦公管理水平上來。

　　目前關(guān)于辦公自動化的標準還正在形成，很多廠家的產(chǎn)品所包含的內(nèi)容也大不相同。但大家心目中的系統(tǒng)應(yīng)該包括：公文處理、電子郵件、會議管理、檔案管理、信息發(fā)布、電子論壇、工作管理等內(nèi)容。實際上辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過幾年的發(fā)展，內(nèi)容上、形式上都發(fā)生了很大變化。

　　我國的辦公自動化系統(tǒng)經(jīng)過從80年代末至今10多年的發(fā)展，已從最初提供面向單機的輔助辦公，發(fā)展到今天面向企業(yè)級應(yīng)用的大型協(xié)同工作管理。國內(nèi)辦公自動化系統(tǒng)目前已經(jīng)經(jīng)歷了三個發(fā)展階段，實現(xiàn)了兩個革命性的飛躍。從80年代中期起步的第一代辦公系統(tǒng)以個人電腦、辦公套件為主要標志，實現(xiàn)了數(shù)據(jù)統(tǒng)計和文檔寫作電子化，完成了辦公信息載體從原始紙介質(zhì)方式向電子比特方式的飛躍。從20世紀90年代中期開始，隨著以Lotus Notes為代表的工作流群件技術(shù)的面世，以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的長足發(fā)展，辦公自動化系統(tǒng)發(fā)生了第一次革命性演進，第二代辦公自動化系統(tǒng)以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和協(xié)同工作技術(shù)為主要特征，實現(xiàn)了工作流程自動化，實現(xiàn)了收發(fā)文從傳統(tǒng)的手工方式向工作流自動化方式的飛躍。隨著21世紀知識經(jīng)濟時代的來臨，知識成為經(jīng)濟增長和社會發(fā)展及企業(yè)成長的關(guān)鍵性資源，最大限度地掌握和利用知識越來越成為企業(yè)與機構(gòu)信息化建設(shè)的核心。對知識前所未有的重視，使以工作流為中心的辦公自動化系統(tǒng)開始提升到以知識管理為核心的第三代辦公自動化系統(tǒng)。

　　泛普軟件認為雖然辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)和知識管理等新的管理思想相融合，可當(dāng)我們在企業(yè)中進行調(diào)研過程中發(fā)現(xiàn)，目前還有很多不盡人意的方面，影響了無紙化辦公的進程。

　　理由如下：

　　1、對辦公自動化系統(tǒng)的理解差別很大在很多人眼里，辦公自動化系統(tǒng)主要是處理一些公文、收發(fā)電子郵件，實現(xiàn)紙面作業(yè)計算機化。實際上有這樣思想的大有人在，殊不知辦公自動化大有學(xué)問，涉及到行為科學(xué)、管理科學(xué)、社會學(xué)、系統(tǒng)工程學(xué)等學(xué)科，辦公自動化的應(yīng)用已成為企業(yè)管理現(xiàn)代化的標志之一。辦公自動化的核心問題是如何提高日常的辦公效率問題。因此我們?nèi)粘９ぷ鞯乃袃?nèi)容都可以歸入辦公自動化系統(tǒng)處理的范疇，如文字處理、傳真、申請審批、辦公用品、公文管理、圖書管理、會議管理、資料管理、檔案管理、客戶管理、訂貨銷售，甚至庫存管理、生產(chǎn)計劃、技術(shù)管理、質(zhì)量管理、成本管理、人事管理等等，都可以歸納到辦公自動化軟件的處理范圍之內(nèi)。前面我們提到的標準問題，即辦公自動化系統(tǒng)包括哪些內(nèi)容，大家眾說紛紜，沒有固定的說法。這樣就導(dǎo)致了軟件公司通常的做法：先把辦公自動化系統(tǒng)根據(jù)自己的想法賦予一些簡單的功能，形成一個框架，企業(yè)有需求的時候，再加上企業(yè)使用人員提出的功能需求，進行定制開發(fā)。這樣的結(jié)果是企業(yè)提啥，軟件公司就開發(fā)啥，盡量滿足企業(yè)的需求。雖然看起來是以客戶為中心，實際上這其中存在很多問題。例如辦公自動化系統(tǒng)應(yīng)該滲透很多新的管理思想，例如協(xié)作辦公、知識管理、客戶關(guān)系管理等等，不要成為手工作業(yè)的翻版。如果只是按照客戶的要求去做，沒有一套好的管理思想去指導(dǎo)企業(yè)的辦公管理，稱不上好的辦公自動化，對雙方都沒有好處。對于軟件公司而言，開發(fā)的難度加大了，不易推廣;對于企業(yè)而言不能借助辦公自動化系統(tǒng)來提升管理，得益相對降低。所以辦公自動化系統(tǒng)不會像財務(wù)軟件一樣很容易得到推廣，主要是財務(wù)系統(tǒng)有國家的政策和標準支持，有比較規(guī)范的做法可遵循，目前辦公自動化系統(tǒng)還做不到。

　　2、領(lǐng)導(dǎo)和使用人員的思想意識還需提高無紙化辦公要成為現(xiàn)實，改變?nèi)藗兊挠^念和習(xí)慣非常重要。在人們的傳統(tǒng)觀念中，“白紙黑字”具有一定的權(quán)威性，是真實可信的，領(lǐng)導(dǎo)人還可以直接在紙上圈閱或作批示。人們閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受時間地點的限制，書面的東西便于攜帶。另外，紙張有明顯的優(yōu)點：同電腦屏幕相比，對于印或?qū)懺诩埳系膬?nèi)容，即使在照明條件很差的情況下，我們也能看得比較清楚，我們還可以很容易地在紙上隨意評注修改。同樣內(nèi)容手寫件比電子郵件或軟盤存儲所顯示的信息量更多，身體語言流露其中，通過筆跡你可以感覺對方的情感、性格、文化修養(yǎng)等多方面的信息。這只是一些人留戀紙張的想法，可信息化帶來的便利卻更多更多，是原來利用紙張的方式無法比擬的。例如：信息共享的優(yōu)點，使你無論在何地，只要能連上互聯(lián)網(wǎng)就能辦公，網(wǎng)上辦公室已得到人們的認同。特別是通過ASP的方式實施辦公自動化系統(tǒng)，也不需要在企業(yè)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)上再安裝復(fù)雜的應(yīng)用程序軟件，只需要在ASP服務(wù)提供商取得相應(yīng)的用戶名和密碼就可以分配給自己的員工來使用網(wǎng)絡(luò)辦公室中的人和功能了。還有第三代辦公自動化系統(tǒng)在第二代的基礎(chǔ)上，提供了處理各個環(huán)節(jié)的相關(guān)知識，確保每一個使用者，都能夠隨時隨地根據(jù)需要，向?qū)＜覍W(xué)習(xí)、向企業(yè)現(xiàn)有知識學(xué)習(xí)，使員工在辦公自動化系統(tǒng)中的地位從被動向主動轉(zhuǎn)變，從而在提升每個員工創(chuàng)造能力的過程中，大大提高企業(yè)與機構(gòu)的整體創(chuàng)新和應(yīng)變能力。也有很多使用人員不愿意使用辦公自動化系統(tǒng)的原因很簡單，就是系統(tǒng)要求輸入很多原始數(shù)據(jù)、信息，大家的工作量要加大，特別是涉及到一些部門和個人利益的數(shù)據(jù)，大家潛意識中就不愿意公開。所以在系統(tǒng)的推行過程中會存在一些阻力，特別是項目要有一把手的參與，這兒提出的一把手不僅僅是企業(yè)的一把手，還應(yīng)包括各部門的負責(zé)人。

　　3、辦公自動化技術(shù)也需要不斷創(chuàng)新在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用過程中，一些技術(shù)的應(yīng)用也會推動其發(fā)展。很多領(lǐng)導(dǎo)提到的一個的重要問題就是簽名的事情。實際上還有很多技術(shù)細節(jié)需要完善，像網(wǎng)絡(luò)簽名認證技術(shù)、局域網(wǎng)絡(luò)通訊、文件網(wǎng)絡(luò)廣播等等。舉個例子來說：在應(yīng)用計算機實現(xiàn)文件批簽流轉(zhuǎn)過程中，當(dāng)用戶都在計算機上批簽修改文件時，如何保留不同用戶的修改痕跡，是用戶十分關(guān)心的問題。在手工批簽時，不同人有不同的筆跡，因此很容易識別，但在計算機上修改編輯文件，要保留各人的痕跡卻不是一件簡單的事情。有的系統(tǒng)對這一問題的處理方法是：對每個人修改過的文件都做一個拷貝，然后比較2個拷貝之間的不同點。這種方法不夠直觀，也不符合用戶平常的工作習(xí)慣，而且由于要保存多個拷貝，嚴重浪費空間。有些系統(tǒng)自己編寫一個編輯軟件，用戶在編輯軟件中起草和修改文件，但因為使用的編輯軟件是自己設(shè)計編制的，與OA系統(tǒng)能夠無縫緊密地連接，所以不同用戶修改的痕跡可以較方便地顯示。雖然這種方法比較靈活，但自己編寫的編輯軟件在功能上很難與主流字處理軟件(Microsoft Word、WPS Office等)相比。另一方面，如果最終用戶已經(jīng)熟悉了某個商用字處理軟件的操作，很難再接受其他編輯軟件。相信這些問題，大家都已經(jīng)看到了，并且一些公司已經(jīng)有了很好的解決辦法?？稍谀壳暗膽?yīng)用過程中還存在你有的技術(shù)，我沒有;我有的技術(shù)你沒有。導(dǎo)致了很多辦公自動化軟件公司的水平參差不齊，不能合作利用對方的優(yōu)勢，特別是在我們身邊很多中小型的軟件公司不能充分合作，經(jīng)常出現(xiàn)惡性競爭，導(dǎo)致雙方都得不到長足發(fā)展。

　　4、與其他系統(tǒng)的集成必將成為瓶頸在企業(yè)工作的人們都知道，一般除了辦公自動化系統(tǒng)，企業(yè)信息化還有很多內(nèi)容，例如財務(wù)系統(tǒng)、生產(chǎn)管理系統(tǒng)、進銷存管理系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)、CAD、CAPP等等。

　　目前企業(yè)的應(yīng)用現(xiàn)狀是：由于很多原因?qū)е铝舜罅康男畔⒐聧u式的建設(shè)，他們之間很少能夠緊密協(xié)調(diào)起來。各個系統(tǒng)之間無法進行數(shù)據(jù)聯(lián)系，導(dǎo)致大量的重復(fù)勞動，也導(dǎo)致數(shù)據(jù)不準確。信息孤島的存在導(dǎo)致信息存在很大的冗余，存在大量的垃圾信息，信息交流的一致性無法保證，個人、部門之間難于進行信息共享，領(lǐng)導(dǎo)也難于統(tǒng)攬全局。由于系統(tǒng)是有多個供應(yīng)商提供的，即使想集成也存在很多難度，特別是數(shù)據(jù)庫不統(tǒng)一造成集成難度增加，更重要的是相互的配合也會成為很大的問題。目前中國具有信息系統(tǒng)的絕大部分企業(yè)都存在這樣的現(xiàn)象。“信息孤島”的問題已經(jīng)嚴重地阻礙了企業(yè)信息化建設(shè)的整體進程，使企業(yè)進行新一輪投入時，瞻前顧后，難于決斷。而解決“信息孤島”的問題的關(guān)鍵不僅僅是軟件方面的技術(shù)，更重要的是在企業(yè)的流程管理和相關(guān)技術(shù)的標準化等方面。

　　所以在企業(yè)實施辦公自動化系統(tǒng)前就要做好規(guī)范的整體規(guī)劃，不要想通過“接口”把分散的系統(tǒng)連接起來。原先孤立分散開發(fā)的應(yīng)用系統(tǒng)不可能通過大量的接口將它們簡單地連接起來，而必須通過重新進行統(tǒng)一規(guī)劃和構(gòu)思，建立起一種整體性信息系統(tǒng)模型，才有可能實現(xiàn)系統(tǒng)集成，而泛普軟件泛普OA系統(tǒng)就做到了這一點。