OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在文書(shū)檔案文檔檔案管理中運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)

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　　OA辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案中運(yùn)用的優(yōu)點(diǎn)

　　(一)大大提高了辦公效率

　　OA辦公自動(dòng)化在文書(shū)檔案中運(yùn)用的最大優(yōu)點(diǎn)是計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大信息處理能力對(duì)辦公效率的提高。傳統(tǒng)的文書(shū)檔案管理，需要工作人員在紙質(zhì)材料上進(jìn)行信息的收集、整理工作，要求材料上信息記錄符合規(guī)范、字跡清晰、工整，準(zhǔn)確進(jìn)行各類(lèi)文件信息的分類(lèi)和統(tǒng)計(jì)，浪費(fèi)了大量的人力物力，得到的結(jié)果也不精確。而OA辦公自動(dòng)化，避免了重復(fù)性勞動(dòng)，規(guī)范化文檔，標(biāo)準(zhǔn)化管理，方便文件收集、存儲(chǔ)、分類(lèi)和查閱等。

　　(二)提高了文檔一體化管理水平

　　OA辦公自動(dòng)化利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，文件化的管理形式和體系化的管理手段，方便了文件信息的共享，避免了信息的大量閑置，通過(guò)分享可以了解更多其他部門(mén)的概況、最新發(fā)展、工作重點(diǎn)等，提高了資源利用率，查找起來(lái)也更方便，提高了文檔一體化管理水平。

　　(三)能很長(zhǎng)久的保存文件資料

　　紙質(zhì)材料都有一定的使用壽命，且容易受到外界損壞，如火災(zāi)、潮濕等都會(huì)破壞紙質(zhì)，很難復(fù)原，容易造成不可挽回的損失。而電子文件則能保存更長(zhǎng)時(shí)間，電子文件可以存儲(chǔ)在不同載體上，可以根據(jù)實(shí)際需要選擇不同的電子載體。隨著讀取文件設(shè)備的不斷進(jìn)步，更容易實(shí)現(xiàn)存和讀，存儲(chǔ)時(shí)間更長(zhǎng)，文件受外界影響較小，穩(wěn)定性強(qiáng)，破壞后也可以進(jìn)行恢復(fù)。

　　(四)提高了文件傳遞的安全性，縮短傳遞時(shí)間

　　傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在傳遞過(guò)程中可能會(huì)發(fā)生丟失等情況，妨礙了檔案歸檔的順利進(jìn)行，檢索檔案也很繁復(fù)、工作量大，且傳遞是依靠人為傳送，受到距離影響，使得傳遞時(shí)間可能會(huì)相當(dāng)長(zhǎng)，影響檔案歸檔的及時(shí)性。而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，讓傳遞工作變得非常方便和簡(jiǎn)單，電子文件可以直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)工具傳遞給需要者，傳遞速度非?？欤岣吡宋募鬟f的安全性，縮短傳遞時(shí)間。

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