OA系統(tǒng)的應(yīng)用，讓這些工作瞬間變得異常簡單

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在OA系統(tǒng)中，信息發(fā)布是最基礎(chǔ)、最常用的功能之一，因為每個單位都經(jīng)常有大量的通知、新聞、公告等信息需要發(fā)布和傳達。
　　以前，這個工作對辦公人員來說是件苦差事。因為他要將文件打印或復(fù)印多份，然后一份一份的送到各個部門，請各個部門的負責(zé)人或接收人簽收，上樓下樓、廠里廠外的要跑很多路。

　　如果公司規(guī)模較大，在外地有分公司或辦事處，那么還要給每個外地的機構(gòu)發(fā)傳真，然后再逐一打電話確認是否收到。最省事的辦法可能是發(fā)一份群發(fā)郵件，但仍然需要打電話來提醒和確認，否則很容易遺漏。

　　這些瑣碎和低級的工作，浪費了大量的人力、物力、時間成本。尤其是對人力成本的浪費，對企業(yè)、對員工個人來說都是非常隱形和巨大的。

　　OA系統(tǒng)的應(yīng)用，讓這些工作瞬間變得異常簡單，以前半天甚至一天的辛苦工作，現(xiàn)在動動鼠標(biāo)，只要幾分鐘就能夠輕松的完成。

　　目前，OA系統(tǒng)中的信息發(fā)布模塊已經(jīng)建設(shè)得非常成熟和完善，可以很好地滿足企業(yè)在信息發(fā)布工作中的各種需求。以領(lǐng)先的泛普軟件OA系統(tǒng)為例，其信息發(fā)布模塊包括了6項功能：通知、公告、新聞、圖片新聞、公司相冊、大事記等，如下圖示：

圖一：OA系統(tǒng)信息發(fā)布模塊結(jié)構(gòu)

　　我們看到，每項功能都包含了發(fā)送信息、已發(fā)信息、已收信息等一系列完整的操作。在每一項操作中，有很多重要細節(jié)是必須具備的，我們還以泛普軟件OA系統(tǒng)為例來了解一下。

　　發(fā)送信息時，在泛普軟件OA系統(tǒng)中能夠靈活的選擇接收對象，既可以直接選人，也可以選擇部門、崗位、通訊組等。如：發(fā)送給各部門經(jīng)理的開會通知，就可以通過崗位——部門經(jīng)理來直接發(fā)送。

　　另外的重要細節(jié)還包括：可以設(shè)置信息的抄送、密送，可以批量上傳附件，可以設(shè)置自動接收提醒和手機短信提醒等。

　　發(fā)送信息后，信息就會保存在已發(fā)信息中，在這里我們可以將信息收藏、歸檔或則刪除。也可以查看信息的閱讀記錄，看看哪些人已閱讀、什么時間閱讀，哪些人未閱讀。如果有人遲遲未讀，就可以打電話提醒他了。

　　泛普軟件OA系統(tǒng)的設(shè)計者還考慮到一種情況：發(fā)出的信息錯誤了怎么辦？他們在系統(tǒng)后臺設(shè)置了信息再編輯功能，不僅能夠修正內(nèi)容、標(biāo)題、附件等的錯誤，還可以修改接收人等信息。

　　對已收的信息，已讀和未讀的信息標(biāo)題會有不用的顏色區(qū)分。在這里可以將信息轉(zhuǎn)存到個人文件柜、知識管理、下載中心、電子期刊、規(guī)章制度等功能中，或則收藏為星標(biāo)信息，便于日后查看。

　　考慮到有的企業(yè)信息發(fā)布量很大，重要信息可能被新信息擠掉，泛普軟件為系統(tǒng)管理員還提供了一項“特權(quán)”，那就是對于重要信息，管理員可在后臺設(shè)置為置頂，置頂后，該信息就直接在信息列表的頂部顯示。

　　另外，泛普軟件OA還提供了一個很特別的功能，允許用戶任意擴增信息發(fā)布模塊的數(shù)量。除了系統(tǒng)中已提供的幾個固定模塊外，用戶可以根據(jù)需求增加新模塊，比如“項目動態(tài)”、“簽約快報”等模塊，這其實是一個很實用的功能。

　　顯然，通過OA系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工方式，使信息發(fā)布工作極為便捷，而且不會發(fā)生信息傳遞中的失真、遺漏、延誤等問題。OA系統(tǒng)就像一個四通八達的管道，讓信息傳遞暢通無阻。