用信息系統(tǒng)來支持柔性管理

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提起B(yǎng)OBST（博斯特），也許大家并不能耳熟能詳，但它可是世界包裝印刷設(shè)備界的翹楚，就如日化業(yè)的寶潔，汽車業(yè)的奔馳。從一家瑞士的家族企業(yè)，到現(xiàn)在發(fā)展成為一家遍及100多個(gè)國家和地區(qū)的跨國企業(yè)集團(tuán)，BOBST走過了100多年的歷程。我們不禁好奇：經(jīng)歷了100多年，BOBST為何仍能執(zhí)包裝印刷界的牛耳？BOBST大中華區(qū)IT經(jīng)理汪清躍先生跟我們聊起了他所感受的BOBST。 

體驗(yàn)人文管理的柔

從一進(jìn)入BOBST你就會強(qiáng)烈地感受到他的人文管理的情懷。給予個(gè)人的環(huán)境比較寬松，不會安排你明確的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，一個(gè)原則就是你有多少能力就給你安排多少工作。

每個(gè)Local的人力資源管理有比較大的自由度，總部尊重當(dāng)?shù)氐奈幕头煞ㄒ?guī)，人力資源考核標(biāo)準(zhǔn)由各地制定。在IT部門，汪先生同樣感到很大的空間，使他在工作中如魚得水，盡情發(fā)揮自己的能量。

總部的信息中心的主要職責(zé)就是為整個(gè)集團(tuán)信息化制定一些框架性的策略和指導(dǎo)。策略的制定也體現(xiàn)了這一點(diǎn)。有一個(gè)由各全球組成的委員會會對策略的制定進(jìn)行討論，權(quán)衡各個(gè)Local的需求情況，制定出來的策略也會比較粗。因?yàn)槿绻容^細(xì)，比如可能比較適合在瑞士的公司，但不適合在中國或印度的公司。各個(gè)Local的信息主管負(fù)責(zé)本地具體的工作，比如預(yù)算、費(fèi)用控制、IT服務(wù)管理、用戶支持、系統(tǒng)維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)優(yōu)化和升級、項(xiàng)目的實(shí)施等。在項(xiàng)目建設(shè)中，BOBST集團(tuán)的信息部門組成了一個(gè)虛擬的Global Competence Team，會在全球范圍內(nèi)調(diào)動(dòng)資源。比如，汪先生在項(xiàng)目建設(shè)中碰到一個(gè)難題，正好在另一個(gè)Site有這方面的專家，汪先生完全可以把這個(gè)人請到現(xiàn)場或請他提供遠(yuǎn)程支持。這中間不經(jīng)過任何復(fù)雜的程序，也許只需一個(gè)電話而已。

在采購方面，也是各個(gè)Local自己選擇供應(yīng)商，總部對此只是有一個(gè)質(zhì)量管理的指導(dǎo)性標(biāo)準(zhǔn)，但是已足以保證質(zhì)量的一致, 因?yàn)楣芾斫Y(jié)果比管理過程更重要。

這樣寬松的環(huán)境得益于BOBST所堅(jiān)持的人文管理，它看似簡單和柔和，但要真正做好并不容易。這一點(diǎn)很像中國武術(shù)中的太極拳，“外操柔軟，內(nèi)含堅(jiān)剛”，招式看似簡單、柔和，但是沒有內(nèi)含堅(jiān)剛是做不到的。BOBST的人文管理可以說做到了“外操柔軟”。試問你能在沒有統(tǒng)一的人力資源管理標(biāo)準(zhǔn)的情況下，保持一個(gè)優(yōu)秀的團(tuán)隊(duì)嗎？在信息化項(xiàng)目中，在全球范圍調(diào)配資源嗎？在分散采購的情況下，保證質(zhì)量的一致嗎？但BOBST是如何做到的呢？他的“內(nèi)含金剛”體現(xiàn)在哪里呢？

共享平臺支撐全球柔性管理

BOBST在每個(gè)Local都有自己的局域網(wǎng)，保證當(dāng)?shù)仃P(guān)鍵業(yè)務(wù)的運(yùn)行。整個(gè)集團(tuán)之間的通訊，則采用外包的方式。租賃電信基礎(chǔ)供應(yīng)商的線路和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備構(gòu)架虛擬的集團(tuán)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，使集團(tuán)之間達(dá)到全球信息的高效和安全通訊，有力支撐了BOBST全球信息共享平臺。而全球共享平臺支撐BOBST的柔性人文管理跨越過挺拔的阿爾卑斯山，觸摸到世界的各個(gè)角落。

全球訂單管理平臺：生產(chǎn)訂單都是由總部通過電子文檔的方式下達(dá)給各Local生產(chǎn)基地，內(nèi)容包括數(shù)量，配置，交貨期，總部基于SAP的計(jì)劃平臺管理這個(gè)事情。地區(qū)的銷售也會接一些訂單，反饋到總部，由總部下訂單。由于客戶有許多選擇，就像電腦一樣可以進(jìn)行多種配置，拿到一個(gè)訂單，總部可以根據(jù)成本和生產(chǎn)能力的情況，均衡整個(gè)集團(tuán)的資源和成本，分配訂單。

全球客戶服務(wù)平臺：BOBST使用基于Siebel的銷售服務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了全球客戶服務(wù)管理。該系統(tǒng)確保收集來的客戶信息是一致的，跟蹤設(shè)備在客戶的安裝情況，記錄安裝的時(shí)間，有哪些零部件，什么時(shí)候進(jìn)行維修，更換了哪些部件等信息，更新客戶信息?，F(xiàn)在只應(yīng)用了服務(wù)模塊，等用好了，再應(yīng)用包括銷售在內(nèi)的其他模塊。

全球信息化項(xiàng)目平臺：全球信息化項(xiàng)目管理的平臺，可以幫助BOBST組織和調(diào)配項(xiàng)目每個(gè)階段的資源，跟蹤項(xiàng)目的進(jìn)展，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的集中管理。

全球會議系統(tǒng)：BOBST的全球會議系統(tǒng)WEB MEETING，可以在全球范圍召開可視化會議，這個(gè)可視化會議不僅能看到人，而且文檔或PPT都可以在線，你可以給全球的BOBST做Presentation，效果很好。這樣避免了很多出差機(jī)會，節(jié)省了成本和時(shí)間。

現(xiàn)在BOBST的共享架構(gòu)也遇到了一些問題。由于公司現(xiàn)在發(fā)展迅速，兼并的企業(yè)越來越多，被兼并企業(yè)的信息基礎(chǔ)架構(gòu)如何跟現(xiàn)在的企業(yè)進(jìn)行集成是一個(gè)需要花費(fèi)精力解決的問題。如果被兼并的企業(yè)信息化比較落后，你去改變他，比較容易。如果被兼并的企業(yè)信息化步伐走得比較快，比你還先進(jìn)，你總不能把他們往后拉吧，這種情況比較難解決。BOBST就曾碰到過這樣的情況，有一個(gè)被兼并的企業(yè)IT基礎(chǔ)架構(gòu)采用的是Active Directory，而BOBST的架構(gòu)則相對比較落后。BOBST把自己的架構(gòu)進(jìn)行了升級，解決了集成問題。

柔性管理下的剛性產(chǎn)品

在世界每一個(gè)角落的BOBST都會有兩套系統(tǒng)：內(nèi)部管理信息系統(tǒng)ERP和電子文檔管理系統(tǒng)。這兩套系統(tǒng)保證了在BOBST柔性人文管理下，世界每一個(gè)角落的BOBST都會生產(chǎn)出標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的“剛性”產(chǎn)品。

內(nèi)部管理信息系統(tǒng)ERP

包裝和印刷設(shè)備的生產(chǎn)過程復(fù)雜，涉及到的零件數(shù)量大，需要向不同的供應(yīng)商采購，供應(yīng)商信息的掌握和設(shè)計(jì)尺寸的控制是比較困難的，需要信息系統(tǒng)提供幫助。erp系統(tǒng)提供了很大的幫助，在他們的眼里ERP系統(tǒng)已經(jīng)不是上不上的問題了，而是怎么用好的問題。BOBST內(nèi)部主要有兩種類型的ERP系統(tǒng)，大型的企業(yè)采用的是SAP和中小企業(yè)采用的是QAD。之所以這么做，是因?yàn)橛猛粋€(gè)版本的系統(tǒng)，相互間數(shù)據(jù)的傳遞會比較方便，比如產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)（BOM），需要傳遞到不同的ERP系統(tǒng)中，由于都是一個(gè)版本的系統(tǒng)，設(shè)計(jì)一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的模板時(shí)，按照一個(gè)產(chǎn)品的需求設(shè)計(jì)就可以了，在同樣配置的情況下，都可以把它導(dǎo)入到系統(tǒng)里， 同樣的使內(nèi)部交易的Back to Back的系統(tǒng)支撐成為可能，從支持成本角度看，也會省很多。

BOBST設(shè)在上海的生產(chǎn)基地1999年就實(shí)現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的上線，實(shí)施的過程是漸進(jìn)的。在這過程中，由于生產(chǎn)的特性，最重要的一項(xiàng)就是他的零件的控制有一個(gè)特殊的地方——系列號的控制。而系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)的功能無法滿足這項(xiàng)需求，需要進(jìn)行客戶化開發(fā)，工作量大，風(fēng)險(xiǎn)也很大。對于這種項(xiàng)目，一般都會組成以部門經(jīng)理為主的團(tuán)隊(duì)，中華區(qū)總裁對此也高度重視。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會整理出清晰的業(yè)務(wù)流程需求，交給實(shí)施顧問，大部分需求是可以在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)的，只有少量需要改變系統(tǒng)功能。系統(tǒng)的建設(shè)也體現(xiàn)了全球化的特征，由于涉及參數(shù)的設(shè)置，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會協(xié)調(diào)BOBST QAD系統(tǒng)全球的供應(yīng)商參與進(jìn)來。

由于設(shè)備生產(chǎn)涉及到的零部件重多，需要向本地和國際的眾多供應(yīng)商采購，工作量很大。ERP系統(tǒng)上線后提供了很大的幫助，可以準(zhǔn)確掌握到每個(gè)訂單的交貨期，對供應(yīng)商的交貨的及時(shí)性和質(zhì)量進(jìn)行考核，改善采購鏈。

在全球兼并中，BOBST的ERP系統(tǒng)受到的影響不是那么大，因?yàn)樗鼈冎饕芾懋?dāng)?shù)氐臉I(yè)務(wù)。主要是接口的問題，比如輸出的文件和交互的文件，做一些調(diào)整就可以解決。目前的需求主要是產(chǎn)品結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的交互，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)主要依賴EXCEL，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)中出來后，BOBST有一些標(biāo)準(zhǔn)的模板，把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到模板中，傳到總部，整合到數(shù)據(jù)倉庫，再做分析。

電子文檔管理系統(tǒng)

BOBST是技術(shù)導(dǎo)向的公司，技術(shù)是其核心競爭力。別的公司可以把設(shè)備的外觀做的跟BOBST的一模一樣，但是使用起來馬上就能看到差別。因此，BOBST的研發(fā)能力是很強(qiáng)的，研發(fā)中心設(shè)在瑞士，兼并的公司的研發(fā)有的還在本地。

BOBST在總部有一個(gè)全球工程設(shè)計(jì)系統(tǒng)，所有設(shè)計(jì)信息都放在這個(gè)上面，這是一個(gè)集中管理的系統(tǒng)，如果需要去看這些信息的話，可以通過Web入口，下載這些信息。

除此之外，BOBST的電子文檔管理系統(tǒng)專門管理設(shè)計(jì)圖紙。設(shè)計(jì)有可能在瑞士，也有可能在意大利，通過這個(gè)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)圖紙的傳遞，在本地做不同的版本控制，還有一些本地化的設(shè)計(jì)更改。設(shè)計(jì)的更新是不斷的，因此版本的控制也很關(guān)鍵。本地都有服務(wù)器，是跟設(shè)計(jì)方的服務(wù)器同步的，用戶端這邊有一些軟件支撐用戶讀取數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)存取支持多種類型的文件，用戶登錄進(jìn)去，錄入相應(yīng)的信息，比如更改的原因、版本、時(shí)間，確保用戶拿到的圖紙是準(zhǔn)確的和有效的，并把信息傳遞給供應(yīng)商或車間的裝配。

也許現(xiàn)在你會理解BOBST的全球化管理為何能達(dá)到“外操柔軟，內(nèi)含堅(jiān)剛”的境界了。沒錯(cuò)，正是應(yīng)用信息化成功地使BOBST的人文管理跨越了白雪皚皚的阿爾卑斯山，并取得了不錯(cuò)的成果。

來源：AMT