用信息系統(tǒng)來支持柔性管理

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提起B(yǎng)OBST（博斯特），也許大家并不能耳熟能詳，但它可是世界包裝印刷設備界的翹楚，就如日化業(yè)的寶潔，汽車業(yè)的奔馳。從一家瑞士的家族企業(yè)，到現(xiàn)在發(fā)展成為一家遍及100多個國家和地區(qū)的跨國企業(yè)集團，BOBST走過了100多年的歷程。我們不禁好奇：經(jīng)歷了100多年，BOBST為何仍能執(zhí)包裝印刷界的牛耳？BOBST大中華區(qū)IT經(jīng)理汪清躍先生跟我們聊起了他所感受的BOBST。 

體驗人文管理的柔

從一進入BOBST你就會強烈地感受到他的人文管理的情懷。給予個人的環(huán)境比較寬松，不會安排你明確的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，一個原則就是你有多少能力就給你安排多少工作。

每個Local的人力資源管理有比較大的自由度，總部尊重當?shù)氐奈幕头煞ㄒ?guī)，人力資源考核標準由各地制定。在IT部門，汪先生同樣感到很大的空間，使他在工作中如魚得水，盡情發(fā)揮自己的能量。

總部的信息中心的主要職責就是為整個集團信息化制定一些框架性的策略和指導。策略的制定也體現(xiàn)了這一點。有一個由各全球組成的委員會會對策略的制定進行討論，權衡各個Local的需求情況，制定出來的策略也會比較粗。因為如果比較細，比如可能比較適合在瑞士的公司，但不適合在中國或印度的公司。各個Local的信息主管負責本地具體的工作，比如預算、費用控制、IT服務管理、用戶支持、系統(tǒng)維護、網(wǎng)絡架構優(yōu)化和升級、項目的實施等。在項目建設中，BOBST集團的信息部門組成了一個虛擬的Global Competence Team，會在全球范圍內(nèi)調(diào)動資源。比如，汪先生在項目建設中碰到一個難題，正好在另一個Site有這方面的專家，汪先生完全可以把這個人請到現(xiàn)場或請他提供遠程支持。這中間不經(jīng)過任何復雜的程序，也許只需一個電話而已。

在采購方面，也是各個Local自己選擇供應商，總部對此只是有一個質(zhì)量管理的指導性標準，但是已足以保證質(zhì)量的一致, 因為管理結果比管理過程更重要。

這樣寬松的環(huán)境得益于BOBST所堅持的人文管理，它看似簡單和柔和，但要真正做好并不容易。這一點很像中國武術中的太極拳，“外操柔軟，內(nèi)含堅剛”，招式看似簡單、柔和，但是沒有內(nèi)含堅剛是做不到的。BOBST的人文管理可以說做到了“外操柔軟”。試問你能在沒有統(tǒng)一的人力資源管理標準的情況下，保持一個優(yōu)秀的團隊嗎？在信息化項目中，在全球范圍調(diào)配資源嗎？在分散采購的情況下，保證質(zhì)量的一致嗎？但BOBST是如何做到的呢？他的“內(nèi)含金剛”體現(xiàn)在哪里呢？

共享平臺支撐全球柔性管理

BOBST在每個Local都有自己的局域網(wǎng)，保證當?shù)仃P鍵業(yè)務的運行。整個集團之間的通訊，則采用外包的方式。租賃電信基礎供應商的線路和網(wǎng)絡設備構架虛擬的集團內(nèi)部網(wǎng)絡，使集團之間達到全球信息的高效和安全通訊，有力支撐了BOBST全球信息共享平臺。而全球共享平臺支撐BOBST的柔性人文管理跨越過挺拔的阿爾卑斯山，觸摸到世界的各個角落。

全球訂單管理平臺：生產(chǎn)訂單都是由總部通過電子文檔的方式下達給各Local生產(chǎn)基地，內(nèi)容包括數(shù)量，配置，交貨期，總部基于SAP的計劃平臺管理這個事情。地區(qū)的銷售也會接一些訂單，反饋到總部，由總部下訂單。由于客戶有許多選擇，就像電腦一樣可以進行多種配置，拿到一個訂單，總部可以根據(jù)成本和生產(chǎn)能力的情況，均衡整個集團的資源和成本，分配訂單。

全球客戶服務平臺：BOBST使用基于Siebel的銷售服務系統(tǒng)，實現(xiàn)了全球客戶服務管理。該系統(tǒng)確保收集來的客戶信息是一致的，跟蹤設備在客戶的安裝情況，記錄安裝的時間，有哪些零部件，什么時候進行維修，更換了哪些部件等信息，更新客戶信息?，F(xiàn)在只應用了服務模塊，等用好了，再應用包括銷售在內(nèi)的其他模塊。

全球信息化項目平臺：全球信息化項目管理的平臺，可以幫助BOBST組織和調(diào)配項目每個階段的資源，跟蹤項目的進展，實現(xiàn)項目的集中管理。

全球會議系統(tǒng)：BOBST的全球會議系統(tǒng)WEB MEETING，可以在全球范圍召開可視化會議，這個可視化會議不僅能看到人，而且文檔或PPT都可以在線，你可以給全球的BOBST做Presentation，效果很好。這樣避免了很多出差機會，節(jié)省了成本和時間。

現(xiàn)在BOBST的共享架構也遇到了一些問題。由于公司現(xiàn)在發(fā)展迅速，兼并的企業(yè)越來越多，被兼并企業(yè)的信息基礎架構如何跟現(xiàn)在的企業(yè)進行集成是一個需要花費精力解決的問題。如果被兼并的企業(yè)信息化比較落后，你去改變他，比較容易。如果被兼并的企業(yè)信息化步伐走得比較快，比你還先進，你總不能把他們往后拉吧，這種情況比較難解決。BOBST就曾碰到過這樣的情況，有一個被兼并的企業(yè)IT基礎架構采用的是Active Directory，而BOBST的架構則相對比較落后。BOBST把自己的架構進行了升級，解決了集成問題。

柔性管理下的剛性產(chǎn)品

在世界每一個角落的BOBST都會有兩套系統(tǒng)：內(nèi)部管理信息系統(tǒng)ERP和電子文檔管理系統(tǒng)。這兩套系統(tǒng)保證了在BOBST柔性人文管理下，世界每一個角落的BOBST都會生產(chǎn)出標準統(tǒng)一的“剛性”產(chǎn)品。

內(nèi)部管理信息系統(tǒng)ERP

包裝和印刷設備的生產(chǎn)過程復雜，涉及到的零件數(shù)量大，需要向不同的供應商采購，供應商信息的掌握和設計尺寸的控制是比較困難的，需要信息系統(tǒng)提供幫助。erp系統(tǒng)提供了很大的幫助，在他們的眼里ERP系統(tǒng)已經(jīng)不是上不上的問題了，而是怎么用好的問題。BOBST內(nèi)部主要有兩種類型的ERP系統(tǒng)，大型的企業(yè)采用的是SAP和中小企業(yè)采用的是QAD。之所以這么做，是因為用同一個版本的系統(tǒng)，相互間數(shù)據(jù)的傳遞會比較方便，比如產(chǎn)品結構數(shù)據(jù)（BOM），需要傳遞到不同的ERP系統(tǒng)中，由于都是一個版本的系統(tǒng)，設計一個標準的模板時，按照一個產(chǎn)品的需求設計就可以了，在同樣配置的情況下，都可以把它導入到系統(tǒng)里， 同樣的使內(nèi)部交易的Back to Back的系統(tǒng)支撐成為可能，從支持成本角度看，也會省很多。

BOBST設在上海的生產(chǎn)基地1999年就實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)的上線，實施的過程是漸進的。在這過程中，由于生產(chǎn)的特性，最重要的一項就是他的零件的控制有一個特殊的地方——系列號的控制。而系統(tǒng)的標準的功能無法滿足這項需求，需要進行客戶化開發(fā)，工作量大，風險也很大。對于這種項目，一般都會組成以部門經(jīng)理為主的團隊，中華區(qū)總裁對此也高度重視。項目團隊會整理出清晰的業(yè)務流程需求，交給實施顧問，大部分需求是可以在系統(tǒng)中實現(xiàn)的，只有少量需要改變系統(tǒng)功能。系統(tǒng)的建設也體現(xiàn)了全球化的特征，由于涉及參數(shù)的設置，項目團隊會協(xié)調(diào)BOBST QAD系統(tǒng)全球的供應商參與進來。

由于設備生產(chǎn)涉及到的零部件重多，需要向本地和國際的眾多供應商采購，工作量很大。ERP系統(tǒng)上線后提供了很大的幫助，可以準確掌握到每個訂單的交貨期，對供應商的交貨的及時性和質(zhì)量進行考核，改善采購鏈。

在全球兼并中，BOBST的ERP系統(tǒng)受到的影響不是那么大，因為它們主要管理當?shù)氐臉I(yè)務。主要是接口的問題，比如輸出的文件和交互的文件，做一些調(diào)整就可以解決。目前的需求主要是產(chǎn)品結構數(shù)據(jù)和財務數(shù)據(jù)的交互，財務數(shù)據(jù)主要依賴EXCEL，財務數(shù)據(jù)從ERP系統(tǒng)中出來后，BOBST有一些標準的模板，把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到模板中，傳到總部，整合到數(shù)據(jù)倉庫，再做分析。

電子文檔管理系統(tǒng)

BOBST是技術導向的公司，技術是其核心競爭力。別的公司可以把設備的外觀做的跟BOBST的一模一樣，但是使用起來馬上就能看到差別。因此，BOBST的研發(fā)能力是很強的，研發(fā)中心設在瑞士，兼并的公司的研發(fā)有的還在本地。

BOBST在總部有一個全球工程設計系統(tǒng)，所有設計信息都放在這個上面，這是一個集中管理的系統(tǒng)，如果需要去看這些信息的話，可以通過Web入口，下載這些信息。

除此之外，BOBST的電子文檔管理系統(tǒng)專門管理設計圖紙。設計有可能在瑞士，也有可能在意大利，通過這個系統(tǒng)可以實現(xiàn)圖紙的傳遞，在本地做不同的版本控制，還有一些本地化的設計更改。設計的更新是不斷的，因此版本的控制也很關鍵。本地都有服務器，是跟設計方的服務器同步的，用戶端這邊有一些軟件支撐用戶讀取數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)存取支持多種類型的文件，用戶登錄進去，錄入相應的信息，比如更改的原因、版本、時間，確保用戶拿到的圖紙是準確的和有效的，并把信息傳遞給供應商或車間的裝配。

也許現(xiàn)在你會理解BOBST的全球化管理為何能達到“外操柔軟，內(nèi)含堅剛”的境界了。沒錯，正是應用信息化成功地使BOBST的人文管理跨越了白雪皚皚的阿爾卑斯山，并取得了不錯的成果。

來源：AMT