IT治理的成功案例

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IT治理的成功案例 

孫強(qiáng) 郝亞斌 郝曉玲 孟秀轉(zhuǎn) 

IT治理及其模型COBIT在全世界許多國家的政府及公共機(jī)構(gòu)、軍方、企業(yè)、大學(xué)、銀行、保險業(yè)等都已有大量成功的案例。由于某些客觀原因，迄今為止，還缺乏在中國相關(guān)組織實(shí)行的案例，在此我們僅選美國參議院和科爾頓工業(yè)大學(xué)的IT治理作為案例。

案例一：美國參議院

摘要

美國參議院的總檢察官（OfficeofInspectorGeneral）在尋求改進(jìn)IT運(yùn)作的方法。總檢察官做出的大量初審報(bào)告都指出了參議院內(nèi)部各種IT運(yùn)作的缺陷，例如缺乏指導(dǎo)方針和過程規(guī)定（如系統(tǒng)開發(fā)生命周期），不理想的系統(tǒng)設(shè)計(jì)和開發(fā)，缺乏規(guī)劃及績效度量標(biāo)準(zhǔn)，大型機(jī)的混亂管理，缺乏足夠的信息安全措施。為控制這種情況，并建立清晰的責(zé)任制度，需要采納一種IT監(jiān)管框架。COBIT恰是所需要的。

總檢察官首先采納COBIT作為其方針及流程手冊的一部分，并且命令在所有IT審計(jì)中都采用COBIT作為其控制及審計(jì)原則。COBIT也應(yīng)用于IT審計(jì)計(jì)劃，IT審計(jì)技巧評估及培訓(xùn)。另外，COBIT還是總檢察官報(bào)告的整體內(nèi)容。結(jié)果是，提出了200多條建議，許多建議認(rèn)為在操作中需要建立治理原則，政策，步驟的管理。于是，總檢察官辦公室用COBIT作為框架，建立所需的IT治理規(guī)劃。

背景

1993到1994年間，參議院開始著手專業(yè)化運(yùn)作的工作，通過添加新的崗位，首席行政官（首席行政官）及總檢察官，以管理并監(jiān)督參議院的行政工作。

參議院還任命總檢察官完成參議院的首次審計(jì)，一個獨(dú)立的財(cái)政審計(jì)及參議院20項(xiàng)運(yùn)作的效能審計(jì)。這次審計(jì)指出了低效率的地方，潛在的節(jié)約開支的方法，并指出關(guān)于管理，信息技術(shù)，財(cái)政管理方面建立高級責(zé)任制度的迫切性。這次審計(jì)提出了200多條審計(jì)建議，其中許多是關(guān)于建立監(jiān)管方針，政策及流程所需要的管理方法的。

就IT而言，COBIT作為IT治理框架使用，在COBIT的基礎(chǔ)上，來建立適用于參議院的方針，原則和流程。總檢察官已把COBIT納入到其運(yùn)作中去，并相信它能夠幫助首席行政官的工作?？倷z察官與首席行政官討論COBIT的優(yōu)點(diǎn)，并得到了首席行政官的贊同。

過程

首席行政官實(shí)施

為介紹IT治理的框架及好處，參議院總檢察官對參議院首席行政官及其主要成員做了一小時的基于COBIT實(shí)施工具集演示資料的介紹。

COBIT的主體及過程框架體現(xiàn)了在可管理及定義結(jié)構(gòu)下的控制行為。高級詳細(xì)的控制對象提供了全世界普遍接受的最好實(shí)踐的標(biāo)準(zhǔn)及政策，并能夠在標(biāo)準(zhǔn)或政策不存在或不充分的地方使用。因此，參議院認(rèn)為接受COBIT是個理智的決定。

首席行政官迅速認(rèn)識到COBIT有益于參議院的信息資源及財(cái)政機(jī)構(gòu)。于是，首席行政官實(shí)施了COBIT，COBIT成為參議院內(nèi)IT行為的通用治理部分。例如，信息資源部門將COBIT納入到其系統(tǒng)開發(fā)生命周期（SDLC）過程中。早期的審計(jì)報(bào)告指出參議院不具備恰當(dāng)?shù)腟DLC方法，財(cái)政系統(tǒng)不符合聯(lián)邦或者參議院的既定方針，大型機(jī)資源未得到充分利用。SDLC的階段及檢查點(diǎn)提供了信息資源管理及系統(tǒng)開發(fā)的有組織可管理的方法。因此，他們采納了SDLC方法及IT指導(dǎo)委員會（命名為信息資源管理建議委員會），總檢察官是委員會的顧問。SDLC階段對應(yīng)于COBIT四個主體部分及相關(guān)的高級詳細(xì)的控制對象。需要強(qiáng)調(diào)的是COBIT的監(jiān)控部分對于確保關(guān)鍵SDLC的及時交付是非常關(guān)鍵的。

總檢察官實(shí)施

總檢察官將COBIT納入到其政策及IT流程手冊中，并使用它作為所有總檢察官IT審計(jì)行為的通用資源。COBIT成為審計(jì)計(jì)劃過程，職員技巧/知識評估，職員及審計(jì)報(bào)告過程的培訓(xùn)需求評估的關(guān)鍵因素。

審計(jì)計(jì)劃

將COBIT作為審計(jì)計(jì)劃工具使用，目的如下：

?對應(yīng)早期審計(jì)與COBIT的主體及控制對象

?選擇審計(jì)內(nèi)容并建立詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃

?基于技術(shù)級別指定審計(jì)者

?為獲得所需的經(jīng)驗(yàn)指定審計(jì)者

COBIT用來制定詳細(xì)的審計(jì)計(jì)劃。例如，認(rèn)為商業(yè)沖擊分析（BIA）審計(jì)是年度審計(jì)計(jì)劃的一部分，并需要制定審計(jì)計(jì)劃。計(jì)劃包括參議院BIA過程的背景，以前的審計(jì)覆蓋面，審計(jì)對象，審計(jì)職員需求及審計(jì)時間計(jì)劃。特別的，審計(jì)對象關(guān)注評估BIA定義，并區(qū)分IT功能的關(guān)鍵級別的充分及完整性。這些對象對應(yīng)于COBIT的主體及高級控制對象（這種情況下，應(yīng)用了COBIT的三個主體部分及四個高級控制對象）。

詳細(xì)的審計(jì)程序在COBIT的審計(jì)方針的基礎(chǔ)上發(fā)展，納入了聯(lián)邦政府審計(jì)需求及計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技巧。

知識/技巧及培訓(xùn)需求評估

因?yàn)镮T方面的審計(jì)工作需要專門的知識，于是COBIT用來進(jìn)行知識/技巧評估，以確保審計(jì)者具有所需的經(jīng)驗(yàn)，從而能夠順利的成功完成審計(jì)工作?？倷z察官使用COBIT來決定完成審計(jì)的培訓(xùn)需求。

審計(jì)者衡量自己的能力以配合COBIT主體，并審計(jì)特別的高級控制對象。每個審計(jì)者在IT的教育，培訓(xùn)及經(jīng)驗(yàn)基于三種技巧集合來劃分：

?基本理解－對IT過程，目的，對象及目標(biāo)的廣博知識

?工作知識－在IT過程中，識別內(nèi)部控制實(shí)力及缺陷方面所顯示的能力

?專業(yè)知識－設(shè)計(jì)并使用計(jì)算機(jī)輔助審計(jì)技巧，以識別并評估缺陷，推薦糾正措施的能力

為評估培訓(xùn)機(jī)會，課程數(shù)據(jù)庫的維護(hù)基礎(chǔ)是課程在提供支持COBIT主體及控制對象技巧方面的能力。其它的因素如課程開銷，時間計(jì)劃及教師表現(xiàn)也是考慮內(nèi)容。在COBIT課程評估的基礎(chǔ)上，管理者選擇在合適的時間為審計(jì)者進(jìn)行合適的課程培訓(xùn)。作為結(jié)果，建立了衡量審計(jì)者技巧，選擇最佳IT培訓(xùn)課程的評估基礎(chǔ)。

最后，總檢察官的年度培訓(xùn)計(jì)劃得以制定并被批準(zhǔn)，以完成既定的年度審計(jì)計(jì)劃。

報(bào)告

總檢察官使用COBIT作為制定審計(jì)報(bào)告的內(nèi)部控制及審計(jì)原則，使用COBIT主體及控制對象來方便報(bào)告的書寫。例如，一個審計(jì)對象是衡量圍繞WindowsNT客戶機(jī)/服務(wù)器的通用控制環(huán)境的效果。雖然沒有發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重的缺陷，審計(jì)指出了三個需要改進(jìn)的地方，與如下的COBIT主體相對應(yīng)：

?計(jì)劃及組織

?交付與支持

?監(jiān)控

結(jié)果包括確保系統(tǒng)安全/病毒防護(hù)，使用標(biāo)準(zhǔn)命名慣例。最后的建議分成高，中，低三種優(yōu)先級，從而管理者能夠依據(jù)優(yōu)先級完成改進(jìn)措施。每種審計(jì)發(fā)現(xiàn)都是基于COBIT控制對象，這些控制對象及主體被看作審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。最后，建議也來自控制對象及審計(jì)方針。

總結(jié)

參議院發(fā)現(xiàn)COBIT對于參議院的運(yùn)作及審計(jì)是一個有力的工具。首席行政官及高級管理人員和總檢察官進(jìn)行合作，使用COBIT來改進(jìn)參議院的運(yùn)作。作為結(jié)果，建立了IT監(jiān)管框架，包括合理的SDLC方法，IT指導(dǎo)委員會（總檢察官是咨詢委員），來指導(dǎo)參議院的IT運(yùn)行。
 
案例二：科爾頓工業(yè)大學(xué)

摘要

在尋找綜合的IT治理方法論過程中，澳大利亞科爾頓工業(yè)大學(xué)，引入了COBIT。在檢查了COBIT的框架之后，該大學(xué)的信息系統(tǒng)部門的總經(jīng)理意識到COBIT將會極大提高接受程度，減少實(shí)施IT治理規(guī)劃所需要的時間。COBIT是該大學(xué)成功取得IT治理主要目標(biāo)的一個重要因素，即實(shí)現(xiàn)組織的轉(zhuǎn)型，尋求改善的過程。

背景

科爾頓工業(yè)大學(xué)是西部澳大利亞最大的大學(xué)，在校學(xué)生超過31000人?？茽栴D為850多名本科生和研究生開設(shè)商業(yè)、工程、保健科學(xué)、人文、科學(xué)、采礦、農(nóng)業(yè)等方面的課程。內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)由副大臣公署ViceChancellory（高級管理和中心管理）以及學(xué)術(shù)部門（學(xué)院和部門）組成。

科爾頓信息管理部門(IMS)支持大學(xué)的信息和通訊技術(shù)（ICT）基礎(chǔ)設(shè)施。它也負(fù)責(zé)各種大學(xué)申請的實(shí)施，為副大臣公署ViceChancellory的員工提供桌面ICT支持服務(wù)。IMS提供中心幫助桌面，處理ICT基礎(chǔ)設(shè)施和計(jì)算機(jī)問題。大約100個全職雇員組成IMS成員，由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)。部門規(guī)范成4個導(dǎo)向：

應(yīng)用支持和開發(fā)學(xué)院和相關(guān)領(lǐng)域的應(yīng)用

技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施支持和開發(fā)學(xué)院的ICT基礎(chǔ)設(shè)施，包括服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、操作系統(tǒng)。

客戶關(guān)系為副大臣公署ViceChancellory支持和開發(fā)桌面ICT,支持和開發(fā)課程設(shè)施、語音電話設(shè)施。

戰(zhàn)略服務(wù)提供ICT培訓(xùn)和硬件、軟件、管理財(cái)務(wù)、人力資源、IT相關(guān)領(lǐng)域，實(shí)施最佳實(shí)踐，貫徹策略，規(guī)劃ICT和管理大學(xué)的記錄和檔案。

過程

科爾頓大學(xué)內(nèi)部審計(jì)團(tuán)隊(duì)的員工了解到COBIT，對其內(nèi)容印象深刻，并使其引起IMS領(lǐng)導(dǎo)層的關(guān)注。領(lǐng)導(dǎo)者一直對IT治理表示持續(xù)的關(guān)注，經(jīng)過認(rèn)真審視之后，高層委員會決定采用COBIT作為學(xué)院標(biāo)準(zhǔn)。

該大學(xué)審計(jì)師開始用COBIT作為對中心的ICT組織科爾頓信息管理部門IMS正式審計(jì)的指南?？茽栴D信息管理部門IMS總經(jīng)理對COBIT框架有潛力引導(dǎo)實(shí)務(wù)的改善充滿熱情，并支持科爾頓信息管理部門IMS質(zhì)量和策略團(tuán)隊(duì)。不久后，多套COBIT被發(fā)布到高層管理者手中?？茽栴D信息管理部門IMS質(zhì)量和策略團(tuán)隊(duì)然后通過在全體員工季度大會以及IMS行政大會上講述COBIT的概覽，提高意識訓(xùn)練。團(tuán)隊(duì)人員使用COBIT包中的PDF格式或文本格式來描述信息。在短期內(nèi)，他們還邀請博學(xué)的外部審計(jì)咨詢?nèi)藛T幫助進(jìn)一步提高對COBIT管理框架和實(shí)施的認(rèn)識。所有團(tuán)隊(duì)領(lǐng)導(dǎo)和關(guān)鍵成員都給了COBIT控制目標(biāo)和管理指南手冊的副本。這能夠增強(qiáng)COBIT的可見性和鼓勵其余的人員使用文檔作為參考和資源。

目前科爾頓信息管理部門IMS總經(jīng)理仍對實(shí)施COBIT的益處充滿信心，并基于所選擇的COBIT目標(biāo)提供連續(xù)兩年的過程審計(jì)/復(fù)審。

審計(jì)報(bào)告

科爾頓信息管理部門IMS由一個小的、很大程度上自我導(dǎo)向的質(zhì)量/過程改善團(tuán)隊(duì)組成。這個團(tuán)隊(duì)實(shí)施審計(jì)，目前通常是指檢查和復(fù)核，因?yàn)樗麄兏鼉A向于合作的檢查/規(guī)劃，而不是敵對的審計(jì)。并且使用一個清晰的方法論搜集數(shù)據(jù)、對草案進(jìn)行咨詢和提供報(bào)告。它也參與到大學(xué)內(nèi)部審計(jì)團(tuán)隊(duì)中，保證工作質(zhì)量。

從2001年開始，科爾頓信息管理部門IMS質(zhì)量和政策經(jīng)理應(yīng)用20多年組織的經(jīng)驗(yàn)和知識開發(fā)了一個衡量每個目標(biāo)的科爾頓信息管理部門IMS成熟度級別，目標(biāo)是促進(jìn)思考科爾頓信息管理部門IMS如何評價它的IT成熟規(guī)模。結(jié)果資料作為一個嘗試性的練習(xí)，而非嚴(yán)格科學(xué)化的過程被共享，以促進(jìn)IT相關(guān)問題的認(rèn)識與思考。

這個實(shí)用的方法給與團(tuán)隊(duì)檢查目標(biāo)和鑒別改善路徑一個有力的思想。

也是在2001年，員工從COBIT審計(jì)指南中用了多種衡量手段進(jìn)行了檢查/審計(jì)。盡管不是所有結(jié)果都令人滿意，但是卻有助于員工啟動改善審計(jì)目標(biāo)成熟度的策略。檢查目標(biāo)的選取主要依據(jù)最初成熟度評估的組成部分、高級員工的觀點(diǎn)和可改進(jìn)領(lǐng)域的期望。下半年，員工評估了改進(jìn)和重新進(jìn)行了優(yōu)先排序，確定哪些是非常重要的。

2002年科爾頓大學(xué)開發(fā)了一個包括12個目標(biāo)的審計(jì)新進(jìn)度。員工持有這樣的態(tài)度：將審計(jì)結(jié)果作為改進(jìn)的機(jī)遇，而不是關(guān)注結(jié)果來責(zé)難團(tuán)隊(duì)?；谝呀?jīng)完成的檢查，這個過程證明非常積極的、有益的。

每個COBIT審計(jì)評估現(xiàn)有的成熟度級別，也檢查了內(nèi)部證據(jù)來評級成熟度。每個審計(jì)都成為操作員工、股東和客戶的教育性的、交流的練習(xí)。

2002年6月，從科爾頓大學(xué)內(nèi)部審計(jì)部門的一個代表報(bào)告說，在他們執(zhí)行詳細(xì)的成熟度審計(jì)時，他們發(fā)現(xiàn)跨部門的成熟度級別的顯著改善。

科爾頓大學(xué)認(rèn)為由三個要素對COBIT的成功至關(guān)重要：

科爾頓信息管理部門IMS總經(jīng)理個人領(lǐng)導(dǎo)能力和它實(shí)施COBIT的愿望。

在提出COBIT方面對成員持續(xù)的鼓勵和監(jiān)督。

COBIT作為一個工程實(shí)施，恰當(dāng)?shù)墓こ谭椒ㄕ摵蛯?shí)行成為必然。

結(jié)論

從2001年起，科爾頓大學(xué)采用COBIT進(jìn)行自審計(jì)它的信息通訊和技術(shù)（ICT）實(shí)踐,并識別改善的機(jī)遇。由于每個目標(biāo)不能每年都審計(jì)，科爾頓信息管理部門IMS管理者每年選取的目標(biāo)通常是最有可能為機(jī)構(gòu)和客戶提供重要業(yè)績衡量的目標(biāo)。

科爾頓信息管理部門IMS管理者相信COBIT提供了一個經(jīng)濟(jì)的、持續(xù)改進(jìn)的框架。從這個框架中，員工能夠理解與實(shí)施拓展全球標(biāo)準(zhǔn)的方法，自我審計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，最佳實(shí)踐，以及需要指導(dǎo)大學(xué)改善過程每件事。COBIT是一個有用的工具，打破了多年來實(shí)踐中的“近視”論點(diǎn)。它幫助雇員理解和接受實(shí)現(xiàn)任務(wù)和責(zé)任的改進(jìn)的方法?？傊?，COBIT非常有價值。

本文原載于計(jì)算機(jī)世界