淺談煙草企業(yè)固定資產(chǎn)信息化管理

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固定資產(chǎn)管理是企業(yè)管理中的一個(gè)重要組成部分。近年來，隨著信息技術(shù)在煙草行業(yè)的大力推廣及應(yīng)用，煙草企業(yè)積極探索如何利用信息技術(shù)加強(qiáng)固定資產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理。下面筆者就這一問題談?wù)勛约旱目捶ā?/P>

固定資產(chǎn)信息化管理的必要性

部分煙草企業(yè)固定資產(chǎn)管理方式落后。目前，一些煙草企業(yè)在規(guī)劃設(shè)計(jì)、人力資源、專賣系統(tǒng)、辦公自動(dòng)化等各環(huán)節(jié)都應(yīng)用了信息技術(shù)，但在實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理信息化方面卻幾乎是一片空白，對(duì)固定資產(chǎn)的管理還是采用傳統(tǒng)的手工登記、粘貼紙質(zhì)資產(chǎn)標(biāo)簽、年終組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)的方式，不僅工作效率低，浪費(fèi)了大量人力、物力，而且由于采用手工方式錄入數(shù)據(jù)，很容易產(chǎn)生錯(cuò)誤。

煙草企業(yè)的特點(diǎn)需要實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理。一方面，煙草企業(yè)設(shè)備多、價(jià)值高、分布分散，同時(shí)對(duì)設(shè)備完好率要求高；另一方面，由于煙草企業(yè)是資產(chǎn)分散、數(shù)據(jù)集中、管理集中的企業(yè)，在企業(yè)的運(yùn)營成本中，設(shè)備費(fèi)用、材料費(fèi)用、維修費(fèi)用占據(jù)了一定的比重。因此，需要煙草企業(yè)實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理，全面提升煙草企業(yè)的資產(chǎn)維護(hù)管理水平。

實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理的優(yōu)勢(shì)?？蓪?shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)固定資產(chǎn)的集中統(tǒng)一管理，有效做到固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)調(diào)配、動(dòng)態(tài)跟蹤固定資產(chǎn)的來源及去向，提高固定資產(chǎn)的利用率，發(fā)揮固定資產(chǎn)的最大效益；能最大程度地杜絕管理漏洞，避免企業(yè)固定資產(chǎn)的流失，保證固定資產(chǎn)的有效調(diào)配。具體來說，煙草企業(yè)實(shí)行固定資產(chǎn)信息化管理可以帶來如下效益：降低設(shè)備運(yùn)行宕機(jī)率；改善資產(chǎn)臺(tái)賬信息管理；提高設(shè)備運(yùn)行監(jiān)控及性能分析評(píng)價(jià)水平；減少由于非計(jì)劃性維護(hù)工作較難控制造成的預(yù)算失誤和采購難以控制；建全維修知識(shí)庫，加強(qiáng)設(shè)備預(yù)防性維護(hù)；準(zhǔn)確采集數(shù)據(jù)，工作信息充分共享；優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，降低庫存占?jí)嘿Y金。

實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理的建議

筆者認(rèn)為，煙草企業(yè)不妨通過開發(fā)一套固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)信息化管理，從而全面提升資產(chǎn)管理工作的網(wǎng)絡(luò)化、規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化水平。在開發(fā)使用該固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)的過程中，需要注意以下幾點(diǎn)：

第一，應(yīng)先添置一臺(tái)固定資產(chǎn)服務(wù)器，搭建固定資產(chǎn)管理信息平臺(tái)。在服務(wù)器上安裝固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)，該軟件系統(tǒng)應(yīng)該由基本設(shè)置模塊、數(shù)據(jù)接口功能模塊（即財(cái)務(wù)軟件端口對(duì)資產(chǎn)管理軟件開放）、卡片管理功能模塊、條碼管理功能模塊、固定資產(chǎn)清查功能模塊、系統(tǒng)后臺(tái)管理功能模塊組成。同時(shí)，該軟件系統(tǒng)還應(yīng)具有強(qiáng)大后臺(tái)管理功能，如修改密碼、設(shè)置打印、清查功能、清除緩存、系統(tǒng)日志、備份資料、同步數(shù)據(jù)、自動(dòng)對(duì)比、系統(tǒng)升級(jí)等。

第二，使用條形碼技術(shù)。條形碼技術(shù)輸入速度快、可靠性高、采集信息量大、靈活實(shí)用，是迄今為止最經(jīng)濟(jì)、實(shí)用的一種自動(dòng)識(shí)別技術(shù)。利用資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)中的條形碼管理功能模塊，自動(dòng)生成固定資產(chǎn)唯一的條形碼身份信息標(biāo)簽。同時(shí)，嚴(yán)格規(guī)定只有總資產(chǎn)管理部門有權(quán)打印發(fā)放固定資產(chǎn)條形碼標(biāo)簽，保證標(biāo)簽數(shù)量和內(nèi)容準(zhǔn)確性，確保清查資產(chǎn)的便利快速。

第三，在開發(fā)固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)的過程中要體現(xiàn)對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行過程控制與動(dòng)態(tài)管理的思想，真正實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)，確保固定資產(chǎn)管理軟件應(yīng)具有良好的擴(kuò)展性，具備自動(dòng)化的系統(tǒng)檢測(cè)、診斷與備份以及恢復(fù)功能，引入授權(quán)、加密等安全機(jī)制，有效保障軟件系統(tǒng)的高效、穩(wěn)定運(yùn)行和用戶數(shù)據(jù)信息的安全性，避免重大損失。

第四，資產(chǎn)錄入時(shí)，使用條碼采集器(無線掃描槍)對(duì)生成的資產(chǎn)條形碼身份信息標(biāo)簽進(jìn)行掃描后粘貼在實(shí)物上。錄入完成后，可以通過電腦、無線通訊方式（802.11b/GPRS/CDMA）等將條碼采集器采集的數(shù)據(jù)傳輸?shù)劫Y產(chǎn)數(shù)據(jù)平臺(tái)，保證數(shù)量和內(nèi)容的正確性。資產(chǎn)清查時(shí)，各縣(市)資產(chǎn)管理員利用條碼采集器掃描采集粘貼在實(shí)物上的資產(chǎn)條形碼身份信息標(biāo)簽，通過網(wǎng)絡(luò)將掃描數(shù)據(jù)導(dǎo)入資產(chǎn)數(shù)據(jù)平臺(tái)數(shù)據(jù)庫，由固定資產(chǎn)管理軟件系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)對(duì)比清查。清查結(jié)束后，系統(tǒng)將清查結(jié)果自動(dòng)發(fā)布到資產(chǎn)軟件公告欄上，以方便各資產(chǎn)管理員根據(jù)清查結(jié)果尋找缺失的物品。

第五，為方便對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行管理，應(yīng)設(shè)立不同權(quán)限的固定資產(chǎn)管理員，大致包括以下幾種：系統(tǒng)管理員、專職管理員、資產(chǎn)會(huì)計(jì)、實(shí)物管理員、保管員。其中，系統(tǒng)管理員擁有系統(tǒng)的所有權(quán)限；專職管理員擁有本單位所有資料的查詢權(quán)限、固定資產(chǎn)清查權(quán)限，還可以配置本單位下屬的資產(chǎn)會(huì)計(jì)、實(shí)物管理員、保管員；資產(chǎn)會(huì)計(jì)可以查詢幾個(gè)部門或地點(diǎn)的資料，并有固定資產(chǎn)清查權(quán)限；實(shí)物管理員可以查詢幾個(gè)部門或地點(diǎn)的資料，并配置下屬的保管員；保管員有查詢固定資產(chǎn)卡片的權(quán)限。系統(tǒng)管理員根據(jù)不同的用戶角色，可分配相應(yīng)的部門及固定資產(chǎn)地址訪問權(quán)限，系統(tǒng)登陸時(shí)將根據(jù)不同用戶的角色，登錄相應(yīng)的管理和查詢界面。