成都OA軟件的管理內容與方法有哪些？

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成都OA軟件的管理內容與方法
5.1文件發(fā)送與接收
5.1.1集團各部門、各下屬公司下發(fā)、上報的各類審批事務（包括發(fā)文、收文、通知、公告、會議通知、簡報、信息、合同會審、信息系統(tǒng)用戶權限申請及密碼重置等）原則上統(tǒng)一采用辦公自動化系統(tǒng)（OA）
發(fā)送，發(fā)出的事務審批必須符合相關規(guī)定，電子文檔上傳附件上限不得超過3M。特殊情況下打印成紙質文件報相關集團領導、各職能中心（辦）或集團下屬公司領導批準。
5.1.2集團的正式文件事務，應使用OA系統(tǒng)的公文處理流程進行起草、審核、簽發(fā)，然后統(tǒng)一由總裁辦編號、發(fā)布或做及時修訂，并根據實際需要打印若干份存檔和上報。
5.1.3電子公文應做好登記，并保存歸檔好起草、審核、簽發(fā)人簽名的審批表。
5.1.4使用協(xié)同OA系統(tǒng)的各級用戶應保證各類文件處理的響應時間。系統(tǒng)所有用戶至少在每個工作日上午、中午的上班后一個小時內，中午和下午下班前一個小時內分別進入系統(tǒng)瀏覽一次，以保證公文系統(tǒng)的正常流轉和信息的及時傳送，最好能長期登陸進OA辦公。
5.1.5集團各職能中心（辦）、各下屬公司應按照各審批事務建立OA系統(tǒng)管理體制，指定專人負責OA系統(tǒng)文件的管理工作。
5.1.6密級文件應直接指定到相關人員，應明確指定密集便于瀏覽人員注意保密；電子文件嚴格按發(fā)文范圍發(fā)送，發(fā)文范圍的審批流程按集團公司公文管理有關辦法執(zhí)行。
5.1.7知識中心內容組織、審核和發(fā)布由各職能中心（辦）和各項目公司欄目版主負責。
5.1.8每位OA用戶要保證在OA系統(tǒng)上發(fā)布、流轉的信息和文件的準確性、完整性和規(guī)范性，并對所發(fā)布和審批的內容負責。在OA系統(tǒng)中的意見和審批與原書面簽署具有同等效力和權威，相應人員應予以執(zhí)行和遵守。
5.1.9協(xié)同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，正常處理時間應不超過2個工作小時（即一個工作日內）。如有應長期外出、請假、調休等特殊原因造成無法使用OA系統(tǒng)的，必須將所有或部分權限授權給關聯(lián)人員，以保證各類業(yè)務的正常流轉。
5.1.10每位OA用戶的登錄名和登錄密碼應予以嚴格保密，并做到定期更新密碼，以防他人盜用賬戶，由于密碼泄漏造成的損失由用戶名所有人負責；同時為保障系統(tǒng)安全，各個用戶不得在網吧和其他公共場所使用公用電腦登錄OA系統(tǒng)，而應使用公司或家中的電腦登入。
5.2 用戶注冊和注銷
5.2.1 成都OA系統(tǒng)管理根據用戶開通申請，對用戶進行的新增、變更和注銷操作。
5.2.2 OA系統(tǒng)管理員提供新增用戶賬號和初始密碼，OA用戶領取賬號和密碼信息后，在首次登錄，要求更改登錄密碼，防止密碼信息泄露，詳細密碼規(guī)則參見《XX集團用戶密碼管理細則》。
5.2.2集團各職能中心（辦）、各下屬公司應對用戶的新增、變更和注銷建議統(tǒng)一管理，由專人負責申請、變更和注銷事項。
5.3 表單流程管理
5.3.1流程模塊是OA平臺的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事務三大類型。用戶只需根據實際需求如：請假申請、加班申請、出差申請、采購申請、工作交辦等等，填寫相應授權范圍內的表單，并根據系統(tǒng)綁定的流程提交審核。固定表單綁定流程中的各級用戶應根據公司相關制度規(guī)定和要求對表單進行操作和審批。
5.3.2 新增加表單流程，由各部門OA關鍵用戶提出申請，按申請流程進行審批（含信息管理部評估和審批）后，OA系統(tǒng)管理員負責執(zhí)行。
5.3.3 OA系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中增加新表單，增加后發(fā)送至發(fā)起人，由發(fā)起人查看OA系統(tǒng)中的表單流程確定無誤，進行簽字確認，流程結束。
5.3.4 修改現(xiàn)有表單及流程，由各部門OA關鍵用戶提出申請，需求寫明需修改的表單名，及修改內容，發(fā)起按申請流程進行審批（含信息管理部評估和審批）后，OA系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中修改表單，發(fā)送至發(fā)起人，由發(fā)起人查看成都泛普OA系統(tǒng)中的表單流程確定無誤，進行簽字確認，流程結束。
5.3.5用戶新建流程并提交后應點擊“已辦事宜”，以確保所設流程的準確性。上級審批人在接收到流程發(fā)起人的申請后應及時審批，若拒絕發(fā)起人的申請可不進行提交，但必須在簽辦反饋中寫明拒辦理由并保存反饋，流程發(fā)起人在接收到回退指令后，應認真查閱回退理由，以便重新調整和更改流程。
5.4 數據備份
5.4.1根據系統(tǒng)備份計劃，運行數據備份機制，詳細備份策略執(zhí)行參郵XX集團IT備份管理規(guī)定。
5.5文檔歸檔、查詢和共享
5.5．1 各級用戶均可對自行發(fā)起、審批或協(xié)同的協(xié)同文檔或固定表單進行歸檔，但原則上一般由流程中的最終協(xié)同或使用人進行歸檔。
5.5．2 工作流程歸檔時是按文檔類別進行的合理歸檔，一般人員可在公共文檔的工作流歸檔文件夾中查看與自己相關的工作流文檔。
5.5．3 公共文檔中設置了部門文檔文件夾，各部門主管可設置各自部門文檔查詢、編輯或下載權限，確保文檔只給有對應權限的人使用或查閱，重要業(yè)務文檔或財務報表等文檔一般只能設置查詢權限，不得開放編輯和下載權限，以保證重要數據的安全性。
5.5．4各級有權限人員均可進入公共文檔中進行相關業(yè)務文檔的調閱和使用，各部門主管有進入公共文檔中對各類文檔查詢的權限。公共文檔的具體分類和使用對象見附件2:《OA平臺公共文檔權限分配表》。
6.安全保密
6.1按照公司《公司網絡管理制度》的規(guī)定，為了保證各單位的網絡暢通，嚴禁使用BT、電騾、電驢、迅雷、PPlive等占用網絡帶寬的軟件，嚴禁在線觀看與工作無關的網絡視頻；嚴禁對網絡軟件和硬件進行非法操作。
6.2 OA系統(tǒng)的所有用戶，不得利用協(xié)同OA系統(tǒng)從事危害國家、集體和他人利益的活動，不得在系統(tǒng)上制作、傳播有礙社會治安和不健康的信息，不得制造和輸入計算機病毒以及其他危害系統(tǒng)安全的數據。
6.3 OA系統(tǒng)中的所有用戶應按規(guī)定的權限閱讀和使用系統(tǒng)提供的信息。不得盜用他人用戶賬號，不得干擾其他用戶和破壞系統(tǒng)服務。
6.4 未經管理人員的同意，任何人不得隨意讓公司無關人員及外部人員查看OA系統(tǒng)中的內容，更不許下載受控的內容。
7. 網絡維護
為確保網絡的正常運行，全體員工都有對OA系統(tǒng)維護的義務；
7.1公司OA管理員是公司OA系統(tǒng)欄目，版面變更唯一的指定人；
7.2禁止在OA系統(tǒng)上傳帶有病毒的文件、圖片等；　　　　　　
7.3未經許可，不得私自改變OA系統(tǒng)的桌面內容；
7.4不得對網絡運行進行人為設限。
8.考核
為強化OA系統(tǒng)的健康運行，發(fā)揮其有效作用，實施考核管理。 
8.1 OA系統(tǒng)自動對協(xié)同工作進行跟蹤，對每位同事工作事項的處理周期、處理件數、延誤情況進行記錄。并將使用情況納入季度或年度考核范圍。
8.2對長期不使用OA系統(tǒng)、不按統(tǒng)一要求進行規(guī)范使用；網上辦公數據不準確，對工作造成不良影響的，將按照事務的后果情況進行處理，對考考核周期內處理事務周期較短的獎懲相關規(guī)定進行獎勵。
8.3對不遵守規(guī)定、影響流程傳輸正常運行的使用部門和使用人員，依照有關規(guī)定追究相關人員和領導的責任。
8.4 對泄落機密，造成不良后果的，按公司有關規(guī)定進行處理。
9. 應急措施
應急措施是保證、文件信息、資料不丟失的有效措施。
9.1對公司制度、報告、考核、檔案等有價值的內容、信息，在發(fā)布的同時，發(fā)布人還應進行備份，以避免信息丟失。
9.2公共文檔中各部門體系文件，各部門主管應留有本部門相關備份文件。
9.3 OA管理員對OA系統(tǒng)要及時進行維護管理，防止發(fā)生系統(tǒng)失效，每周進行一次系統(tǒng)清理，每周進行一次資料備份，對服務器進行安全防護。
10. 附則
10.1為了保障OA系統(tǒng)的硬件、軟件和信息的安全，保證系統(tǒng)的正常運行，全體用戶應遵守本管理制度，違反者應承擔相應責任并接受公司考核制度的處罰。
10.2本制度未盡事宜按公司有關規(guī)定執(zhí)行。