醫(yī)藥行業(yè)集團(tuán)型企業(yè)協(xié)同辦公OA應(yīng)用分析

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中國醫(yī)藥市場已成為世界上發(fā)展最快的醫(yī)藥市場之一，中國國醫(yī)藥經(jīng)濟(jì)正進(jìn)入高速增長階段，醫(yī)藥行業(yè)正呈現(xiàn)出更大的發(fā)展空間。與此同時，醫(yī)藥企業(yè)也面臨著嚴(yán)峻的競爭形勢，規(guī)范管理、效率和成本是主要的生存壓力。加強(qiáng)醫(yī)藥行業(yè)的現(xiàn)代化、科學(xué)化、制度化、規(guī)范化管理，提高行業(yè)整體素質(zhì)和市場競爭能力而言，加強(qiáng)行業(yè)的信息化建設(shè)迫在眉睫，可以說，沒有醫(yī)藥行業(yè)的信息化，就不可能有醫(yī)藥行業(yè)的現(xiàn)代化。

醫(yī)藥行業(yè)集團(tuán)企業(yè)信息化建設(shè)需要滿足集團(tuán)公司戰(zhàn)略規(guī)劃的要求，根據(jù)集團(tuán)整體的銷售規(guī)劃目標(biāo)、利潤規(guī)劃目標(biāo)，通過信息化手段，輔助提升企業(yè)的管理能力。為了完成集團(tuán)公司戰(zhàn)略規(guī)劃的宏偉目標(biāo)，就必須加強(qiáng)本部及下屬各參控股公司經(jīng)營的核心競爭能力，加強(qiáng)對于下屬企業(yè)的管控能力，所以信息化建設(shè)的支持是必不可少的。更要加強(qiáng)信息化統(tǒng)一規(guī)劃，避免重復(fù)投資、浪費(fèi)投資的現(xiàn)象發(fā)生。

醫(yī)藥行業(yè)集團(tuán)企業(yè)信息化需要更好的滿足股東的信息需求。集團(tuán)公司的下屬企業(yè)眾多，層次結(jié)構(gòu)復(fù)雜，而且信息化水平參差不齊，這使得集團(tuán)總部很難快速、準(zhǔn)確、全面的收集下屬企業(yè)的各項業(yè)務(wù)和財務(wù)數(shù)據(jù)。同時，這也使得各股東很難獲得準(zhǔn)確全面的集團(tuán)及下屬各參控股企業(yè)的運(yùn)營情況的數(shù)據(jù)。所以，在信息化總體規(guī)劃的目標(biāo)，一定是要建立一個大一體化的信息系統(tǒng)來支撐整個集團(tuán)公司的管理體系，從而滿足各股東對于集團(tuán)公司的信息需求。并且，信息系統(tǒng)的建設(shè)必須首先要以各個控股公司的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)為重，只有業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)起來了，才能真正滿足集團(tuán)公司的管理需求。

醫(yī)藥行業(yè)集團(tuán)企業(yè)信息化需要滿足集團(tuán)公司加強(qiáng)對下屬控股企業(yè)進(jìn)行科學(xué)管控的要求，從集團(tuán)公司的角度出發(fā)，就必須要對下屬企業(yè)進(jìn)行精細(xì)化、及時化和全面化的管控。

醫(yī)藥行業(yè)集團(tuán)企業(yè)信息化需要滿足不斷提升自身業(yè)務(wù)經(jīng)營管理水平的需要，集團(tuán)公司是由本部及各下屬參控股公司構(gòu)成的，集團(tuán)公司本部和各下屬參控股公司都是一個個的醫(yī)藥經(jīng)營的實(shí)體。隨著整個集團(tuán)公司的不斷發(fā)展，這些業(yè)務(wù)的規(guī)模也在不斷擴(kuò)大，業(yè)務(wù)形態(tài)也趨于復(fù)雜，包括自營進(jìn)出口、代理進(jìn)出口所占的比重也在不斷加大。所以，需要不斷對各個業(yè)務(wù)單元的業(yè)務(wù)經(jīng)營加強(qiáng)管理，提高經(jīng)營業(yè)務(wù)的管理效率，降低經(jīng)營成本，提升效益，從而保障集團(tuán)公司戰(zhàn)略規(guī)劃的順利實(shí)施。這個部分現(xiàn)在是整個集團(tuán)公司信息化程度最高的一個部分，需要通過大量的努力工作，才能真正滿足經(jīng)營管理的需求。

經(jīng)過上述的分析集團(tuán)公司的信息化建設(shè)和應(yīng)用應(yīng)遵循下列原則：

　　以利潤為中心，以管理需求為指導(dǎo)

信息化首先要為公司領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)、及時、準(zhǔn)確的決策信息，增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，增強(qiáng)企業(yè)的盈利能力和應(yīng)變能力;第二全面滿足財務(wù)和業(yè)務(wù)管理的需求，為提高公司的經(jīng)濟(jì)效益和公司可持續(xù)的健康快速發(fā)展提供有力的保障。同時，對于信息化管理系統(tǒng)要提升其輔助管理的能力，為公司的日常管理和經(jīng)營服務(wù)。

　　統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施，效益驅(qū)動，快速見效

集團(tuán)公司的管理范疇廣泛、業(yè)務(wù)種類繁多，涉及的問題也很多，包括人、財、物、產(chǎn)、供、銷等多個方面，整個信息化實(shí)施的工作非常復(fù)雜。但集團(tuán)公司作為一個整體運(yùn)營的公司，信息系統(tǒng)也必須是一個有機(jī)的整體，不能再形成信息孤島。所以，我們必須對信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，但在實(shí)施的時候，要根據(jù)實(shí)際情況和公司的實(shí)際管理需要，分階段、分步驟的進(jìn)行，不能胡子眉毛一把抓。對于影響公司發(fā)展的重要問題，要優(yōu)先解決。

　　信息共享，消除孤島

公司的運(yùn)作是一個有機(jī)的整體，涉及到各個部門、各個崗位。由于他們對信息的需求各不相同，公司的網(wǎng)絡(luò)也必須能夠根據(jù)他們的不同需求，在其職權(quán)范圍內(nèi)，提供個性化的服務(wù)，從而大大提高公司整體的運(yùn)行效率和決策速度。各種管理信息系統(tǒng)之間的相互獨(dú)立，也在產(chǎn)生著新的信息孤島，這種新的“信息孤島”也要消滅，在統(tǒng)一規(guī)劃的前提下，還要針對現(xiàn)有的信息系統(tǒng)進(jìn)行梳理，在盡可能保障過去的投資的前提下，實(shí)現(xiàn)信息的有效集成，保障集團(tuán)公司內(nèi)部的所有信息互聯(lián)互通。另外，根據(jù)實(shí)際的需要，分階段的進(jìn)行新的信息系統(tǒng)的建設(shè)工作，實(shí)現(xiàn)全面、準(zhǔn)確、高效的信息共享。

　　以人為本，人人滿意

信息化應(yīng)用系統(tǒng)僅僅是工作的工具，效率的產(chǎn)生最終還是要靠人來實(shí)現(xiàn)的。對公司的全體員工進(jìn)行系統(tǒng)的全員培訓(xùn)，而且要根據(jù)不同崗位和承擔(dān)的不同任務(wù)，有針對性地進(jìn)行分類培訓(xùn)，使每位員工都能得心應(yīng)手的利用信息化手段處理好所在崗位的工作，這是整個集團(tuán)公司信息化建設(shè)成敗的關(guān)鍵。

　　系統(tǒng)穩(wěn)定，安全可靠

隨著公司信息化建設(shè)的不斷完善，公司的經(jīng)營活動大多要依賴信息系統(tǒng)來處理。建立一套行之有效的安全責(zé)任制度，確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行，是非常重要和當(dāng)務(wù)之急的任務(wù)。主要措施包括：(1)建立一套安全可靠的防火墻和防、殺病毒系統(tǒng);(2)設(shè)立嚴(yán)格的信息查詢、處理、復(fù)制權(quán)限;(3)制定一套嚴(yán)格的計算機(jī)密碼的管理辦法，公司全體員工均應(yīng)承擔(dān)公司機(jī)密不外泄的義務(wù)。(4)做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)、服務(wù)器數(shù)據(jù)和其它重要數(shù)據(jù)的備份工作。

　　增加投入，注重實(shí)效

根據(jù)集團(tuán)公司實(shí)際的發(fā)展情況和管理需求，應(yīng)科學(xué)的加大對于信息化的投入力度，但同時考慮前期的信息化投資和新投入的信息系統(tǒng)的實(shí)際作用和效果，使得資金和資源可以發(fā)揮更大的效益。

　　用戶介紹

先聲藥業(yè)成立于1995年3月28日，至今，已發(fā)展成為集生產(chǎn)、研發(fā)、銷售為一體，擁有6家通過GMP認(rèn)證的現(xiàn)代化藥品生產(chǎn)企業(yè)，2家全國性的藥品營銷企業(yè)、1家藥物研究院，擁有員工近3000人的新型藥業(yè)集團(tuán)。2005年，聯(lián)想控股公司下屬的弘毅投資出資2.1億元，持有先聲藥業(yè)31%的股份。2007年4月20日，先聲藥業(yè)成功登陸紐約證券交易所，募集資金2.61億美元，股票代碼SCR，成為中國內(nèi)地第1家在紐交所上市的化學(xué)生物藥公司。

　　協(xié)同辦公OA解決方案

公文管理：先聲藥業(yè)在OA系統(tǒng)的工作流中進(jìn)行公文的起草、流轉(zhuǎn)、編輯、簽發(fā)、登記、歸檔、等操作，從而實(shí)現(xiàn)先聲藥業(yè)辦文的自動化;同時收文管理、發(fā)文管理和檔案管理的協(xié)同運(yùn)作，使企業(yè)實(shí)現(xiàn)文檔的一體化管理。

通過流程的設(shè)置、表單的維護(hù)、流程的維護(hù)、角色的管理來實(shí)現(xiàn)日常工作中電子化審批的處理;

通過財務(wù)、人力資源、工作流、知識文檔等模塊的結(jié)合，實(shí)現(xiàn)編報商務(wù)差旅的管理，從出差、借款、報銷、差旅費(fèi)用合計等一體化解決方案;

建立分類的企業(yè)知識庫，形成企業(yè)的知識地圖，將人員、流程和業(yè)務(wù)知識緊密集成在一起，形成企業(yè)特有的企業(yè)文化，將企業(yè)的理念融入到日常業(yè)務(wù)的流程中;

通過系統(tǒng)輔助員工辦公，處理一切工作事宜，包括參加會議、閱讀文件、審批文件等等，提供工作計劃、日常安排、電子日歷等功能;

集團(tuán)資產(chǎn)管理：主要包括資產(chǎn)狀態(tài)的管理和資產(chǎn)流動的管理

實(shí)現(xiàn)從會議的創(chuàng)建到審批的管理;會議通知和回執(zhí)的自動發(fā)送和收集;會議議題的管理;會議決議的管理。

　　應(yīng)用效果

協(xié)同辦公OA系統(tǒng)將集團(tuán)原來分散的人力資源、資產(chǎn)、產(chǎn)品、知識文檔、項目、客戶等全部統(tǒng)一到一個平臺上進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的一體化;實(shí)現(xiàn)信息的網(wǎng)狀化和立體化管理，實(shí)現(xiàn)集團(tuán)信息的全面管理;同時，任何一個應(yīng)用層面上的操作引起的數(shù)據(jù)變化都可以在整個系統(tǒng)中得到體現(xiàn)，并可實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的自動更新，大大提升了應(yīng)用的效益;系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集團(tuán)業(yè)務(wù)運(yùn)作各環(huán)節(jié)的電子化，各部門、各人員可以通過電子流程進(jìn)行協(xié)作，減少人為的冗余環(huán)節(jié)，采購、銷售、招聘、服務(wù)等可協(xié)同企業(yè)的供應(yīng)商、分銷商、客戶、合作伙伴及應(yīng)聘人員進(jìn)行，提高了集團(tuán)的效率，加強(qiáng)了外部的聯(lián)系，從而提升了企業(yè)管理水平。

同時，文檔的電子化和結(jié)構(gòu)化的存儲，基于企業(yè)規(guī)則而定的工作流程，對每個資源的信息和狀況的跟蹤，可即時進(jìn)行的調(diào)控及處理、強(qiáng)大的統(tǒng)計報告，信息存取和應(yīng)用操作的權(quán)限設(shè)定等，這些都為集團(tuán)實(shí)現(xiàn)集中式和規(guī)范化的管理，以及可實(shí)時進(jìn)行的控制和調(diào)整提供了良好的應(yīng)用平臺功能，對于企業(yè)文化沉淀和積累也起到很好的作用。