安徽省公安廳協(xié)同辦公系統(tǒng)案例

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夜深人靜，看看內(nèi)部網(wǎng)上還有誰(shuí)在線，這是安徽省公安廳不少民警最近養(yǎng)成的習(xí)慣。

原來(lái)，自從協(xié)同辦公系統(tǒng)上線后，安徽省公安廳很多民警都發(fā)現(xiàn)，在夜深人靜的時(shí)候，系統(tǒng)“在線用戶”中依然顯示著“崔亞?wèn)|”、“宓建毅”等廳領(lǐng)導(dǎo)的名字。民警們知道，那是領(lǐng)導(dǎo)們白天沒(méi)有時(shí)間，就晚上加班在系統(tǒng)中批示文件、閱讀編報(bào)信息。不少民警在加班離開(kāi)辦公室時(shí)，都習(xí)慣地看看還有哪些領(lǐng)導(dǎo)在。

對(duì)于一些行業(yè)來(lái)說(shuō)，深夜工作可能是因?yàn)榘滋煨实?，?duì)于公安戰(zhàn)線，夜晚工作經(jīng)常是工作需要。安徽省公安廳上線協(xié)同辦公系統(tǒng)，就是為了提高工作效率。這里所指的效率，不再是單個(gè)個(gè)體效率，而追求的是整體效率，分工的目的是為了通過(guò)追求單個(gè)效率來(lái)提高整體效率。協(xié)同則是直接追求整體效率，盡量彌補(bǔ)因分工可能導(dǎo)致的效率損失。從追求個(gè)體效率(部門(mén)信息化)到追求整體效率(協(xié)同政務(wù))，是電子政務(wù)發(fā)展的必經(jīng)階段。

追求整體效率，需要實(shí)現(xiàn)政府信息資源共享，順暢的溝通交流及協(xié)同辦公。因此，安徽省公安廳在推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)時(shí)，從整體效率提高著手，搭建協(xié)同辦公平臺(tái)變革辦公方式。

效率催生信息化

安徽省公安廳是安徽省政府主管全省公安工作的職能部門(mén)，是安徽省公安機(jī)關(guān)最高的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，是全省政府部門(mén)中機(jī)構(gòu)級(jí)別最健全、人數(shù)最多的廳級(jí)單位，各處室或總隊(duì)下均設(shè)秘書(shū)科。安徽省公安廳協(xié)同辦公平臺(tái)的應(yīng)用范圍是公安廳機(jī)關(guān)，含32個(gè)處室、總隊(duì)，共852個(gè)用戶。

安徽省公安廳一直以來(lái)都非常注重信息管理系統(tǒng)的建設(shè)，是公安部科技強(qiáng)警的示范單位。作為安徽省規(guī)模最大的廳級(jí)機(jī)關(guān)，30多個(gè)處室，800多人，往往被來(lái)自上級(jí)、下級(jí)以及其他兄弟單位的各類黨務(wù)、行政、公文，以及大量的請(qǐng)示文件占用大量寶貴時(shí)間。如何將寶貴的人力資源從繁重的日常公文處理中解放出來(lái)，充實(shí)到基層一線，一直是廳領(lǐng)導(dǎo)想要解決的問(wèn)題。

充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，全面、系統(tǒng)地建設(shè)一套適合機(jī)關(guān)管理需要，能夠確保公文高效運(yùn)轉(zhuǎn)，有效整合各種管理信息，提高內(nèi)部管理效率和減輕工作人員工作負(fù)擔(dān)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，成為安徽省公安廳從管理上適應(yīng)機(jī)關(guān)發(fā)展、建設(shè)效能機(jī)關(guān)的迫切要求。

這個(gè)項(xiàng)目吸引了數(shù)十家國(guó)內(nèi)知名OA品牌提供商參與競(jìng)爭(zhēng)，安徽省公安廳辦公自動(dòng)化領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)萬(wàn)戶的產(chǎn)品表示出興趣――和平臺(tái)無(wú)關(guān)性，并能支撐幾百人同時(shí)使用的架構(gòu)打動(dòng)了招標(biāo)評(píng)委，從而選擇萬(wàn)戶網(wǎng)絡(luò)作為安徽省公安系統(tǒng)信息化推進(jìn)的合作伙伴，為其搭建協(xié)同辦公平臺(tái)，重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)電子化，提高公文辦理效率。

公文流轉(zhuǎn)電子化

提高政務(wù)整體效率的一個(gè)重要方面是提高公文處理效率。在安徽省公安廳的協(xié)同辦公平臺(tái)中，公文管理是以工作流為基礎(chǔ)開(kāi)發(fā)的特殊模塊，主要實(shí)現(xiàn)內(nèi)部公文審批流轉(zhuǎn)的電子化，由電子行文代替手工行文，解決傳統(tǒng)模式下公文傳遞慢，信息不及時(shí)、不同步，不易于監(jiān)控和查閱等問(wèn)題。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了收文、發(fā)文和一般請(qǐng)示/報(bào)告/文稿的審核審批自動(dòng)化，可靈活設(shè)定若干公文審批流程，自動(dòng)進(jìn)行流程跟蹤，并可歸類存檔，全文檢索，最終實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”。

公安廳機(jī)關(guān)的發(fā)文包括以公安廳名義的發(fā)文和各處室的發(fā)文。在發(fā)文處理標(biāo)簽中，我們可以看到各相關(guān)活動(dòng)的審批意見(jiàn)。系統(tǒng)自動(dòng)記錄審批人和審批時(shí)間。公安廳機(jī)關(guān)的收文處理分為外單位的來(lái)文和各處室收到的內(nèi)部文件。

根據(jù)公文流轉(zhuǎn)的實(shí)際需求，系統(tǒng)進(jìn)行了更人性化的設(shè)計(jì)。在發(fā)文流轉(zhuǎn)審批結(jié)束時(shí)，可以轉(zhuǎn)為收文處理;在收文流轉(zhuǎn)審批結(jié)束時(shí)，可以轉(zhuǎn)為發(fā)文處理。文件送審在公安廳OA文件處理中占了很大的比重。主要對(duì)一些請(qǐng)示、報(bào)告、函、文稿等各種非正式公文的審批處理。

在公文處理流程上，各個(gè)處室有自己的規(guī)定，而且經(jīng)常會(huì)隨著情況的變化有所改變。為此，協(xié)同辦公平臺(tái)提供了圖形化的流程設(shè)計(jì)器，使各處室部門(mén)管理員能夠自定義自己的收發(fā)文審批流程。使用者可通過(guò)工作流程模塊使用自己可以使用的流程，審批過(guò)程中審批者通過(guò)桌面上的“文件辦理→待批文件”文件辦理提醒區(qū)來(lái)辦理文件，用戶可以通過(guò)“文件辦理→文件監(jiān)控”來(lái)監(jiān)控文件的審批進(jìn)度，并通過(guò)“文件辦理→已呈文件”來(lái)查閱已辦理完畢的文件。

在公文處理流程完畢之后，需要進(jìn)行歸檔處理。安徽省公安廳采用了專業(yè)的科怡檔案管理軟件，為OA和科怡檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)了接口，有歸檔權(quán)限的用戶可以點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)將發(fā)文、收文、文件送審的相關(guān)字段和附件，以及含有審批意見(jiàn)的發(fā)文標(biāo)簽傳到科怡檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)文件夾。這樣，科怡檔案的用戶可以即時(shí)查詢到從OA歸檔過(guò)來(lái)的記錄。與原有檔案系統(tǒng)無(wú)縫銜接，所有公文辦理完畢后都自動(dòng)歸檔到科怡檔案管理系統(tǒng)中，不用重復(fù)勞動(dòng)，真正電子化無(wú)縫歸檔，也為全廳同志查詢檔案在第一時(shí)間提供了方便，這使得安徽省公安廳辦公室檔案科的同志極為贊賞。

　信息共享與溝通

在知識(shí)管理中，公安廳用戶發(fā)布通知、簡(jiǎn)報(bào)、學(xué)習(xí)材料、每日編輯供領(lǐng)導(dǎo)參閱的輿社情編報(bào)、情報(bào)信息、值班安排，等等。對(duì)各種信息進(jìn)行分門(mén)別類的管理，使得公安廳所有用戶能夠通過(guò)信息的沉淀、積累、挖掘和綜合利用來(lái)達(dá)到共同成長(zhǎng)。有維護(hù)權(quán)限的用戶可以根據(jù)本單位的知識(shí)點(diǎn)來(lái)設(shè)置若干個(gè)信息欄目，可以設(shè)置哪些用戶可以在某個(gè)欄目下發(fā)布信息或查看信息，通過(guò)這種嚴(yán)密的權(quán)限管理保障信息的針對(duì)性和安全性。

系統(tǒng)整合了即時(shí)溝通平臺(tái)，為安徽省公安廳廣大民警提供了豐富的即時(shí)溝通體驗(yàn)。系統(tǒng)提供了內(nèi)部用戶的郵件服務(wù)，它具有無(wú)延遲、大容量、易管理的特點(diǎn)。值得一提的是，系統(tǒng)還設(shè)計(jì)了郵件群發(fā)的權(quán)限，以此限制普通用戶隨意群發(fā)郵件，這給管理者提供了選擇。系統(tǒng)還給用戶管理員提供了有選擇的刪除郵件的工具，這樣，可以定期整理空間、避免浪費(fèi)。另外，論壇模塊為廣大民警提供了交流學(xué)習(xí)的空間。RTX、內(nèi)部郵件、論壇等溝通工具為安徽省公安廳用戶提供了空前的方便快捷的溝通方式。

為了規(guī)范系統(tǒng)管理、加強(qiáng)系統(tǒng)安全，協(xié)同平臺(tái)根據(jù)各處室不同的職能與崗位，為各用戶設(shè)置角色和權(quán)限。另外，根據(jù)公安部的保密要求，系統(tǒng)整合了PKI加密系統(tǒng)，使得用戶在登錄系統(tǒng)的時(shí)候需要插入PKI卡，通過(guò)認(rèn)證后才可以登錄系統(tǒng)，從而確保系統(tǒng)的安全性。

易用性激發(fā)應(yīng)用熱情

安徽省公安廳協(xié)同辦公平臺(tái)在公安廳領(lǐng)導(dǎo)和辦公自動(dòng)化領(lǐng)導(dǎo)小組的正確領(lǐng)導(dǎo)和強(qiáng)力推進(jìn)下，項(xiàng)目小組僅僅用了一個(gè)月的時(shí)間就將這套系統(tǒng)實(shí)施完畢并正式運(yùn)行，2006年1月開(kāi)始在廳機(jī)關(guān)廣泛應(yīng)用。完全取代了紙質(zhì)流程，實(shí)現(xiàn)了電子化公文審批，擺脫了紙質(zhì)文件的往返傳遞，文件辦理的周期大大縮短，成為安徽省公安廳協(xié)同警務(wù)平臺(tái)的核心支撐平臺(tái)，并被公安部列為全國(guó)公安系統(tǒng)信息化典型。

新上線的協(xié)同辦公系統(tǒng)具有很強(qiáng)的易用性，使全廳，上至廳長(zhǎng)，下至基層干警，都能在最短的時(shí)間里迅速適應(yīng)這種電子化辦公環(huán)境，并熟練使用。從安徽省公安廳廳長(zhǎng)崔亞?wèn)|開(kāi)始，每位公安干警都對(duì)協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用投入了巨大的熱情，都對(duì)這種全新的辦公工具表現(xiàn)出濃厚的興趣，干警們感慨:這么好的軟件早點(diǎn)上就好了!所有不涉密的文件全部通過(guò)協(xié)同辦公平臺(tái)進(jìn)行流轉(zhuǎn)，廳領(lǐng)導(dǎo)“從我做起”，不辦理無(wú)密紙質(zhì)文件，使安徽省公安廳機(jī)關(guān)公文辦理真正實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化。

雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，準(zhǔn)軍事化的執(zhí)行力，加上協(xié)同辦公系統(tǒng)這個(gè)信息化的翅膀，安徽省公安廳的信息化建設(shè)終于結(jié)出累累碩果。

也許數(shù)字最能說(shuō)明問(wèn)題。

截止到2006年7月31日，系統(tǒng)中共有2637件發(fā)文、1947件收文在系統(tǒng)中審批流轉(zhuǎn)，共審批各種請(qǐng)示報(bào)告文稿等5075件，共有18617封內(nèi)部郵件，知識(shí)管理中共發(fā)布754條信息。