oa辦公系統(tǒng)開發(fā)文檔

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 　　在現(xiàn)今社會公司要快速發(fā)展必須提高員工的工作效率， 工作的提高必定離不開信息化的 高度建設，為提高公司員工的工作效率并能節(jié)約辦工成本現(xiàn)提出開發(fā) OA辦公系統(tǒng)的需求。

　　1、項目指導思想

　　以“提高工作效率、節(jié)約辦工成本”為指導思想

　　2、項目目的

　　2.1 無紙化辦公： 通過 OA辦公管理系統(tǒng)的導入對現(xiàn)有日常辦公中的信息發(fā)布、 內部通信、 流程審批、文檔管理、企業(yè)管理(人事、資產、會議、車輛、考勤) 、分布式辦公等進行統(tǒng) 一信息化管理，真正意義上實現(xiàn)無紙化辦公。

　　2.2 節(jié)約運營成本：改善了公司信息及公文流轉的效率。以前用紙張逐個部門找人簽字 的繁瑣工作，現(xiàn)在可以通過 OA系統(tǒng)快速解決;以前各基地間需要靠傳真花上幾天時間完成 的審批程序，現(xiàn)在也可以利用 OA即時解決。減少報銷時間、減少紙張用量， 完善文檔管理， 完善人力資源檔案、提高辦公效率。

　　2.3 增強領導監(jiān)控能力：強化領導的監(jiān)控管理，增強管理層對組織的控制力，及時有效 監(jiān)控各部門、各個人員的工作進度情況; 實時、全面掌控各部門的工作辦理狀態(tài)， 及時發(fā)現(xiàn) 問題并及時解決，從而減少差錯、防止低效辦公。

　　2.4 管理公司有形、無形資產，初步實現(xiàn)知識管理：通過極品系統(tǒng)辦公平臺辦公用品、 圖書管理車輛管理等管理組織的有形資產避免流失; 員工的工作經驗和技術技能， 不斷積累， 將成為組織中強大的共享資源， 通過對知識資源的授權利用將加速創(chuàng)新和提高效率， 也避免 因人員流動導致工作的脫節(jié)與貽誤， 初步實現(xiàn)對組織無形 ( 業(yè)務信息、 知識 ) 資產的管理， 為 公司進一步進行知識管理打好良好的基礎。

　　3、現(xiàn)狀描述

　　3.1 所有資料、文檔管理、審批等都使用最原始紙字流程，導致紙張的大量浪費。

　　3.2 審批必須由專人負責，同時必須所有領導簽字，致使審批時間過長，時間大量浪費。

　　3.3 公司沒有一個協(xié)助資源共享平臺技術交流、資源共享只能單對單傳遞無法做到資源 共享。

　　3.4 公司技術文檔、問題解決后沒有對故障情況進行分析匯總不便于知識的積累

　　3.5 公司會議室、投影儀及商務車沒有專門的審批流程不便于統(tǒng)一安排管理

　　4、改善方案

　　4.1 對所有審批流程進行分類管控并重新梳理審批流程， 借用 INFO平臺建立專屬于蘇州 工廠的審批流程平臺。

　　4.2 對所有公司文件、 部門文件、 管理文件等分類整理并統(tǒng)一存放在 INFO 的文檔系統(tǒng)中 并建立查詢權限。

　　4.3 建立知識庫管理系統(tǒng)，要求將各部門處理異常的問題解決方法進行整理上傳整理建 立查詢，方便知識的積累。

　　4.4 修改 INFO中資源管理對蘇州工廠辦公室、 商務車及投影儀進行統(tǒng)一管控讓所有人都 可查詢使用狀態(tài)。

　　5、項目帶來的預估經濟效益

　　5.1 直接收益 ：

　　5.1.1 減少紙張浪費

　　5.1.2 減少審批流程

　　5.2 間接效益

　　5.2.1 減少資料查找時間

　　5.2.2 減少同類故障重復發(fā)生的次數(shù)

　　5.2.3 方便員工進行技術、文化、工作等相關的溝通與交流

　　6、資源需求

　　專職 OA 管理人員一名：流程測試完成需專職負責 OA 后臺系統(tǒng)流程的梳理及時常故障的處理