OA設(shè)計

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傳統(tǒng)辦公OA系統(tǒng)的四大需求

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一．電子公文系統(tǒng)

公文管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)與上級公文的互聯(lián)互通，支持對外來文件、公函、請示等進行輸入、登記、編號，實現(xiàn)對公文的分發(fā)、批閱等過程的電子化，能跟蹤文件辦理過程，記錄領(lǐng)導(dǎo)的批示意見以及文件辦理情況等，實現(xiàn)發(fā)文文件的起草、審核、簽發(fā)、正式發(fā)文等過程的電子化管理，支持順序會簽、并序會簽、收回、改發(fā)、催辦等多種公文辦理工作。平臺提供上級公文的接收及上行公文的發(fā)送等功能。系統(tǒng)應(yīng)遵照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》設(shè)計實現(xiàn)。

（一）常用設(shè)置

?常用批示管理

維護常用批示語，支持新增、修改、刪除。

?公文流程管理：應(yīng)具有可視化的工作流，能定義XML標準的工作流，實現(xiàn)固定流程和自定義可變流程管理，包含發(fā)文流程和收文流程；支持串行、并行、通過、跳轉(zhuǎn)、退回、撤回等流轉(zhuǎn)功能。支持自定義每個步驟的可查看、可修改等操作權(quán)限；支持臨時更改處理人?？勺远x各種審批流程，流程設(shè)置操作簡單，可實現(xiàn)各種復(fù)雜流程。

?歸檔文件夾管理：應(yīng)支持維護、查看發(fā)文和收文歸檔的文件夾?？梢孕薷奈募A名稱、訪問權(quán)限和控制權(quán)限，可新增和刪除歸檔文件夾。

?人員權(quán)限設(shè)置：需要提供維護用戶權(quán)限的功能。

?公文參數(shù)設(shè)置：公文參數(shù)設(shè)置是用戶結(jié)合本單位的實際情況，為使公文管理功能正常進行需要對公文管理的有關(guān)參數(shù)進行預(yù)先設(shè)置以及進行日常維護工作。應(yīng)可維護、查看公文文字代號、部門分類號、公文類型、模板和印章。參數(shù)設(shè)置功能應(yīng)由具有管理權(quán)限的人員使用。

?步驟管理：支持維護發(fā)文步驟、手工收文步驟以及系統(tǒng)內(nèi)收文步驟信息。

?發(fā)文流程管理：維護發(fā)文流程步驟信息，可以新增發(fā)文流程。

?收文流程管理：維護收文流程步驟信息，可以新增收文流程。

?關(guān)聯(lián)人設(shè)置：可在領(lǐng)導(dǎo)出差期間授權(quán)給關(guān)聯(lián)人全權(quán)處理公文，可設(shè)置授權(quán)開始與結(jié)束時間。

（二）發(fā)文管理

發(fā)文辦理應(yīng)提供發(fā)文擬稿、發(fā)文管理、發(fā)文發(fā)送、發(fā)文回收站等模塊，支持通知、請示、公告、函件等多種格式的公文。

?公文處理界面：公文預(yù)覽和處理流程左右分開，方便用戶查看。

?發(fā)文處理：公文在流轉(zhuǎn)過程中，需要有關(guān)人員對發(fā)文進行流轉(zhuǎn)處理，需要支持常用的發(fā)文處理步驟（擬稿、核稿、審核、簽發(fā)、編號、校對、分發(fā)等）的處理。

?發(fā)文擬稿：具有公文擬稿權(quán)限的員工使用本功能可新增公文，錄入、編輯公文屬性，可在線編輯公文正文，也可上傳公文附件。

?公文在線編輯：應(yīng)采用專業(yè)、安全的Office控件實現(xiàn)公文正文在線編輯功能，可方便地對文字、圖片、文件等多種信息格式進行編輯。

?公文修改：對正文的所有修改要保留修改記錄；沒有修改正文權(quán)限的只允許查看；發(fā)送后的公文只能查看。

?發(fā)文流轉(zhuǎn)：對進入發(fā)文流轉(zhuǎn)的公文應(yīng)可以進行催辦、修改當(dāng)前流程、設(shè)置代簽人、設(shè)置代辦人、查看處理單等操作。支持短信通知下一步處理人和消息催辦功能。

?發(fā)文管理:對發(fā)文進行管理，應(yīng)提供單位內(nèi)所有發(fā)文狀態(tài)跟蹤、查詢、刪除、臨時改變流程負責(zé)人等功能，同時應(yīng)提供公文統(tǒng)計、公文歸檔功能。

?發(fā)文查詢：分為流轉(zhuǎn)中、待歸檔、已歸檔，應(yīng)提供快速查詢和高級查詢功能。

?發(fā)文回收站:需要實現(xiàn)公文的軟刪除（作刪除標記而非刪除記錄），防止誤刪除。公文軟刪除后應(yīng)自動歸入公文回收站，回收站需要提供清空、還原、刪除等功能。

（三）收文管理

應(yīng)提供收文登記、收文管理、收文轉(zhuǎn)發(fā)、收文回收站等。

?收文處理：可對登記好的公文選擇流程進行收文辦理，也可直接保存不流轉(zhuǎn)。應(yīng)支持常用的收文處理步驟（審核、批辦、擬辦、閱辦、承辦等）的處理。

?收文登記：收文登記用于簽收、登記來自同平臺的公文，另外還應(yīng)可以手工登記通過Email或其他方式收到的公文。公文點擊過后會有顯示，可以對接收人員進行跟蹤統(tǒng)計。支持收文的正文另存為doc或pdf的文件格式，并且另存出的正文是保護處理的，不允許被更改。

?收文管理：對收文進行管理，提供單位內(nèi)所有收文狀態(tài)（流轉(zhuǎn)中、待歸檔、已歸檔）的跟蹤、查詢、催辦、刪除、修改當(dāng)前流程、修改流程負責(zé)人、查看處理單等功能，支持短信通知下一步處理人和消息催辦功能。同時應(yīng)提供公文統(tǒng)計、公文歸檔功能。

?收文轉(zhuǎn)發(fā)：收文流轉(zhuǎn)結(jié)束后，需可以利用收文發(fā)送功能把收到的公文發(fā)送或傳閱給本單位的用戶。

?收文查詢：分為流轉(zhuǎn)中、待歸檔、已歸檔，支持閱辦、督辦等督辦類型分類查詢，應(yīng)提供快速查詢和高級查詢功能。

?收文回收站：應(yīng)提供對收文進行管理的功能，可以進行查看、撤消等操作。

（四）文檔管理

?公文歸檔：應(yīng)支持對已經(jīng)流轉(zhuǎn)結(jié)束的發(fā)文、收文進行歸檔。實現(xiàn)收、發(fā)文的歸案管理，并需提供歸檔為不同的文件夾，方便分類管理歸檔公文。提供專門的檔案管理功能，可把歸檔后的公文直接轉(zhuǎn)入檔案管理中，對歸檔后的文件進行管理，并可對相關(guān)角度進行授權(quán)查閱管理。

?安全存儲：所有公文都可以按年份、按單位導(dǎo)出、備份；并且文件與程序分不同磁盤存放，以方便對文件用第三方工具進行備份處理；支持磁盤動態(tài)擴展，可以方便追加存儲空間。

?公文查詢：可按多種條件組合模糊查詢。并提供快速查詢和高級查詢功能。高級查詢可以通過查詢配置文件實現(xiàn)查詢條件自定義。查詢結(jié)果列表可直接打印或?qū)С龀蒃XCEL。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)

（一）基礎(chǔ)設(shè)置

?人員權(quán)限設(shè)置：權(quán)限設(shè)置的主要任務(wù)是單位管理員用來控制本單位用戶對日常辦公系統(tǒng)的使用權(quán)限。

?通知公告：用于查看學(xué)校通知公告，用戶可以新建、發(fā)布通知公告，并對通知公告進行排序及內(nèi)容管理。

?行事歷：要求管理員可以編輯每日事項、重大活動和備注，其他用戶只可查看。

?工作日志：應(yīng)能記錄查看工作日志。

?政策文件：可對政策文件進行新建、編輯、發(fā)布等管理，查看學(xué)校的政策文件，可按標題和創(chuàng)建人查找。

?車輛管理：可幫助單位合理管理各種辦公車輛的申請和使用。主要功能應(yīng)包括車輛登記、車輛申請以及申請審核。

?外出管理：實現(xiàn)外出的申請、審核與統(tǒng)計，用戶填寫外出申請后，由相應(yīng)的審核人員進行審核?？刹樵兡硶r間段單位人的外出次數(shù)和事由。

?場地管理：可維護學(xué)校教學(xué)、實驗、后勤等各個場地的名稱、樓層、面積、編號等具體信息。

?請示報告：請示報告模塊主要用于學(xué)校向上級組織機構(gòu)請求指示、請示批準某一事項或者匯報工作、反映情況。

?接待管理：主要用于對接待事務(wù)的管理，包括接待時間、準備工作負責(zé)人、是否用餐、是否住宿等。

?會議管理：會議管理的主要任務(wù)是設(shè)置與管理單位的會議情況，并提供會議提醒的功能。

教師請假管理：可對公差、私事、集體活動、病假、事假、產(chǎn)假等請假類型及天數(shù)進行登記，并要求處室領(lǐng)導(dǎo)或分管校長審核。

?辦公流程管理：可自定義各種審批流程，流程設(shè)置操作簡單，實現(xiàn)固定流程和自定義可變流程管理。

?簽到管理：查看單位人員登錄系統(tǒng)進行簽到情況，可以查看簽到時間、簽到次數(shù)。

?工作會議：應(yīng)支持會議申請（名稱、時間、地點、參會人數(shù)），會議審批，會后填寫會議紀要。

?用印管理：可以進行申請使用印章。管理人員可以維護本單位印章的名稱類型。

?工作匯報：可提交個人工作匯報，類型包含周報和月報。支持工作匯報查詢。

?出差管理：應(yīng)包括出差申請（時間、天數(shù)、地點、事由等）和出差審核。

?報銷管理：應(yīng)包括報銷申請（金額、類別、費用明細等）和報銷審核。

?通訊錄：支持自動同步基礎(chǔ)支撐平臺的組織架構(gòu)及人員信息，建立實名制通訊錄，并支持人員分組自定義管理，提供按部門、職務(wù)自動分組，如校長組、教務(wù)處長組等。通訊錄支持提供給公文管理功能使用，實現(xiàn)數(shù)據(jù)跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)的互通共享。

（二）辦公消息

包括發(fā)消息、收件箱、發(fā)件箱、草稿箱，支持消息搜索功能。

?發(fā)消息：支持消息圖片、文件、拍照上傳等附件發(fā)送功能。在發(fā)送郵件是可同時發(fā)送短信，可查看對方是否已讀。

?收件箱：進入收件箱后，可以查看到用戶收到的消息?？梢圆榭聪⒌脑敿毿畔?，可以對消息進行刪除、回復(fù)、設(shè)為重要郵件。

?發(fā)件箱：發(fā)件箱內(nèi)保存的是本用戶的已發(fā)消息，支持刪除和回復(fù)全部。

?草稿箱：進入模塊后，可以查看用戶保存的未發(fā)送的草稿消息?？梢圆榭床莞逑⒌脑敿毿畔ⅲ⑦M行刪除或者修改發(fā)送操作。

（三）公文辦理

?發(fā)文辦理：分為待處理和已處理，可查看公文詳情及流轉(zhuǎn)審核信息。待處理的公文可維護審核意見，輸入批注意見進行提交、退回等流轉(zhuǎn)操作。

?收文辦理：應(yīng)包含閱辦和督辦，分為待處理和已處理，可查看公文詳情及流轉(zhuǎn)審核信息。待處理的公文可維護審核意見，輸入批注意見進行提交、退回等流轉(zhuǎn)操作。

（四）辦公管理

?工作匯報：應(yīng)支持領(lǐng)導(dǎo)隨時隨地獲取相關(guān)工作的進度匯報，基層工作人員也能隨時都能發(fā)起工作匯報。

?報修管理：應(yīng)支持設(shè)備管理人員拍照上傳進行報修申請，維修人員維修好設(shè)備進行登記。