求購(gòu)工程項(xiàng)目管理軟件

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 　　工程電子文件管理的制度及其要求

　　1.1 工程電子文件管理的基礎(chǔ)要求

　　第一，電子文件的管理辦法 ：電子文件在建設(shè)方面，要遵循 計(jì)劃、審核、發(fā)布、歸檔這幾方面進(jìn)行嚴(yán)格管理。利用電子文檔的 管理辦法可以為公司的管理標(biāo)準(zhǔn)起到一定的借鑒作用，并可以對(duì) 現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行完善處理。

　　第二 , 總結(jié)歸納對(duì)公司有益的管理經(jīng)驗(yàn)辦法 ：國(guó)際上對(duì)電 子文件的整理有著嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，因此，在我國(guó)的企業(yè)電子文檔歸 類整理方面，仍要繼續(xù)學(xué)習(xí)外國(guó)的先進(jìn)管理辦法，并以此來(lái)逐漸 完善公司內(nèi)部的建設(shè)管理。雖然我國(guó)企業(yè)的文檔管理還處于發(fā)展 中階段，且仍在探索當(dāng)中，但是，利用工程項(xiàng)目周期的方法來(lái)整理 企業(yè)內(nèi)部數(shù)據(jù)，對(duì)公司整體的檔案管理而言，已初見(jiàn)成效。由此可 見(jiàn)，通過(guò)檔案的綜合總結(jié)管理，可以為未來(lái)的文檔管理，提供相應(yīng) 的理論基礎(chǔ)。

　　第三，學(xué)習(xí)工程電子文件管理經(jīng)驗(yàn) ：任何一家公司的建成都 與企業(yè)內(nèi)部的管理息息相關(guān)，因此，在工程建設(shè)中逐漸積累經(jīng)驗(yàn)， 對(duì)日后的檔案管理起到至關(guān)重要的作用。隨著企業(yè)的發(fā)展，國(guó)際

　　項(xiàng)目逐漸增多，相互交流的機(jī)會(huì)也越來(lái)越大，為此，可以通過(guò)學(xué)習(xí) 彼此的管理經(jīng)驗(yàn)，來(lái)為我公司的文檔管理提供有力保障。

　　1.2 確立目標(biāo)

       在對(duì)電子文件管理不斷探索的道路上，結(jié)合目前管理所面臨 的問(wèn)題，充分利用自身資源，來(lái)制定出未來(lái)的管理建設(shè)目標(biāo)，從而 為公司打造一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的電子文檔管理體系。

　　2 工程電子文件管理體系

　　2.1 電子文件的特點(diǎn)

　　電子文件在其形式上來(lái)講主要是在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行檢索，并 通過(guò)系統(tǒng)內(nèi)部的計(jì)算和加工，從而形成人們所需要的電子文檔形 式。目前在我國(guó)，很多公司都利用電子文檔來(lái)對(duì)公司內(nèi)部的一些 文件進(jìn)行儲(chǔ)存和保管，從而利用這些信息來(lái)為公司未來(lái)的發(fā)展提 供資源上的幫助。 電子文件的特點(diǎn)主要表現(xiàn)在虛擬性上，所謂虛擬，即是指公 司計(jì)算機(jī)中的數(shù)字信息，眾所周知，數(shù)字信息具有本身流動(dòng)性的 特點(diǎn)，因此，在保存方面無(wú)法進(jìn)行更好的存儲(chǔ)。電子文件就是要對(duì) 這些數(shù)字信息進(jìn)行整理、儲(chǔ)存，并通過(guò)一系列的方法將之自動(dòng)生 成體系的一種管理辦法。

　　2.2 工程圖紙的數(shù)字化管理體系

　　工程圖紙的數(shù)字化管理體系主要表現(xiàn)在三方面 ：雙機(jī)與多 機(jī)系統(tǒng)、光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng)、電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng)。

　　第一，雙機(jī)與多機(jī)系統(tǒng) ：所謂雙機(jī)系統(tǒng)即是指檔案管理和設(shè)計(jì)相結(jié)合的一種小型實(shí)用系統(tǒng)，這種系統(tǒng)根據(jù)其功能和軟件設(shè)計(jì) 的不同將工作站中的管理過(guò)程自動(dòng)生成為文件。除此之外，在配 置上還帶有最新的繪圖軟件和基礎(chǔ)辦公應(yīng)用軟件，并通過(guò)這些自 帶應(yīng)用軟件進(jìn)行無(wú)圖紙?jiān)O(shè)計(jì)，甚至可以在線提取其他圖紙并做深 層次的加工，并完成存儲(chǔ)的過(guò)程。服務(wù)器中不同的系統(tǒng)伴有不同 的作用，例如 ：在控制圖紙的錄入方面，則將要求其具有較高水 平的應(yīng)用程序和配置較高的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，這樣可以更好的保證整 體電子文件生成的準(zhǔn)確性。在某種程度上，這種計(jì)算機(jī)多機(jī)系統(tǒng) 也是一種局域網(wǎng)系統(tǒng)，在系統(tǒng)應(yīng)用方面，主要適用于較大的設(shè)計(jì) 單位。通過(guò)對(duì)客戶機(jī)和服務(wù)器進(jìn)行綜合管理，使圖庫(kù)全部集中在 服務(wù)器上，以達(dá)到全網(wǎng)協(xié)同工作的效果，不僅如此，還可以對(duì)電子 文件進(jìn)行有效的控制，從而實(shí)現(xiàn)資源上的共享。

　　第二，光盤鏡像服務(wù)系統(tǒng) ：即主要是通過(guò)利用光盤的鏡像服 務(wù)和企業(yè)間的局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)客戶的數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)。其體現(xiàn)在以交 換機(jī)為主題，連接 WWW 服務(wù)器，再通過(guò)與多個(gè)客戶機(jī)相連接，再通 過(guò) WWW 服務(wù)器與光盤鏡像服務(wù)器相連接的方式，從而實(shí)現(xiàn)訪問(wèn)數(shù) 據(jù)的整個(gè)過(guò)程。

　　第三，電子文件網(wǎng)絡(luò)移交管理系統(tǒng) ：利用該管理系統(tǒng)普遍應(yīng) 用于以設(shè)計(jì)為主題的相關(guān)工程類公司，其系統(tǒng)主要應(yīng)用為局域 網(wǎng)。工程項(xiàng)目所形成的文件一定要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的方式來(lái)向各 個(gè)部門進(jìn)行傳達(dá)，且各個(gè)部門所需要的電子文檔和相關(guān)信息都要 集中在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上。建立相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，其主要包括：

　　(1)歸檔子系統(tǒng) ：這種系統(tǒng)主要用于圖書的標(biāo)準(zhǔn)管理和期刊 管理，在工程方面，還進(jìn)行相應(yīng)的入庫(kù)管理，訂購(gòu)管理、電子文檔 的借閱管理、統(tǒng)計(jì)管理等等。除此之外，想要更好的應(yīng)用該系統(tǒng)， 并使系統(tǒng)呈現(xiàn)完美狀態(tài)，則一定要對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行及時(shí)的維護(hù)，從而 確保工作的正常運(yùn)行。

　　(2)查詢檢索子系統(tǒng) ：用戶想要讀取電子文檔，則一定要對(duì) 該系統(tǒng)進(jìn)行檢索，這種查詢檢索子系統(tǒng)，可以有效保證人們可以 在第一時(shí)間內(nèi)查找出自己想要的文件。該系統(tǒng)主要查詢內(nèi)容包 括 ：圖書、標(biāo)準(zhǔn)、圖紙及相關(guān)的管理信息等等。

　　(3)圖紙下載審批子系統(tǒng) ：這種系統(tǒng)具有高度的保密性，可 以對(duì)項(xiàng)目中的工程圖紙進(jìn)行嚴(yán)格的保密，而在借閱圖紙方面必須 要經(jīng)過(guò)相關(guān)人員的審批才可以得到閱讀權(quán)限。

　　(4)工作周卡填寫和統(tǒng)計(jì)子系統(tǒng) ：在看工程項(xiàng)目管理中，從 工作程序的數(shù)據(jù)顯示可以看出，電子的文件將管理主要可以分 為 ：項(xiàng)目啟動(dòng)階段、電子文件形成階段和成品歸檔方面。利用這 三個(gè)階段的管理，可以有效保證整體系統(tǒng)的完整性和流暢性，從 而確保工作的順利完成。

　　3 工程電子文件的保管方式

　　從項(xiàng)目工程的管理方面來(lái)看，對(duì)工程中所形成的電子文檔 一定要做相應(yīng)的儲(chǔ)存和保管。對(duì)于文件的保管方式又分為以下幾 種，各公司一定要選擇與自己公司相符合的保管方式，才能使公司在管理上更加方便。同時(shí)，有效利用相應(yīng)的保管方法還可以為 未來(lái)的工程項(xiàng)目提供借鑒的作用。

　　3.1 輸出紙拷貝

　　對(duì)于紙質(zhì)文件的系統(tǒng)管理而言，其優(yōu)點(diǎn)主要體現(xiàn)在價(jià)格上， 紙質(zhì)文件價(jià)格低廉，且所需的專業(yè)性技術(shù)不多。缺點(diǎn)則表現(xiàn)在有 些電子文件無(wú)法利用普通的打印方法將其打印出來(lái)，從而造成文 件的關(guān)鍵性缺失，相應(yīng)的也在一定程度上破壞了文件原有的完整 性。對(duì)整個(gè)工程而言，在需要時(shí)無(wú)法提供文件支持，則會(huì)對(duì)整個(gè)工 程造成不可預(yù)計(jì)的風(fēng)險(xiǎn)。

　　3.2 脫機(jī)保存電子文件的拷貝

　　對(duì)電子文件進(jìn)行保管時(shí)，可以通過(guò)脫機(jī)保存的方式有效將電 子文檔進(jìn)行拷貝，從而減少系統(tǒng)文件的流失。例如 ：磁盤備份、軟 盤保存等方法。這種保存?zhèn)浞莘椒ǎc傳統(tǒng)的紙質(zhì)打印方式相比， 其具有完整性和便利性等優(yōu)點(diǎn)。通過(guò)完整保存的方式，來(lái)確保電 子文件的有效存儲(chǔ)。

　　3.3 利用雙重備份方式管理電子文檔

　　在對(duì)工程文件進(jìn)行保存時(shí)，可以通過(guò)電子文檔與紙質(zhì)保存 雙重方法進(jìn)行備份，并進(jìn)行歸類整理，利用兩種不同的介質(zhì)，保存 兩套內(nèi)容完全相同的檔案。利用這種雙重保險(xiǎn)的方式，可以保證 電子文檔的有效性，通過(guò)紙質(zhì)文檔對(duì)電子文檔的監(jiān)護(hù)作用，從而 達(dá)到文檔有效保存的目的。這種管理保存方式與輸出紙保存方式 相比，其更具準(zhǔn)確性，與此同時(shí)，在保存后還可以對(duì)其進(jìn)行快速提 檔，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的幫助下，通過(guò)檢索、傳輸?shù)确绞剑瑏?lái)有效保證 工程的順利進(jìn)行。

　　3.4 利用工程資料管理系統(tǒng)對(duì)電子文檔進(jìn)行保存

　　利用這種儲(chǔ)存方式可以有效將電子文檔保存在電子系統(tǒng)當(dāng) 中，以方便檢索及再利用。除此之外，為避免文件丟失，還可以將 電子文檔拷貝到磁盤上，在二次利用時(shí)可以及時(shí)將其在計(jì)算機(jī)中 讀取，還可以節(jié)省檢索信息的時(shí)間，并保存了文件的完整性。目 前，我國(guó)對(duì)這種保存文件的方式應(yīng)用程度還很低，其主要原因在 于，利用這種方式對(duì)文檔進(jìn)行管理，需要大量的人力物力，需要及 時(shí)的對(duì)磁盤進(jìn)行維護(hù)修理，以保證資料的完整，但在技術(shù)程度上， 我國(guó)還處于發(fā)展中階段。因此，在保存文檔方面，依然無(wú)法逃離傳 統(tǒng)的紙質(zhì)保存法。