erp系統(tǒng)免費下載導(dǎo)入：如何降低定制化所帶來的種種壓力

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erp系統(tǒng)免費下載(Enterprise Resource Planning)雖曾一度是企業(yè)在進行信息化時最熱門的關(guān)鍵詞，但觀察其在最近幾年的發(fā)展，卻有日益普及但低調(diào)的趨勢。這原因在于現(xiàn)在市場在看待時，已回歸到其最初“實時性”與“整合性”的概念，并將之視為企業(yè)在推行信息化過程中，不可或缺的基礎(chǔ)核心平臺。不過由于導(dǎo)入erp系統(tǒng)下載的相關(guān)費用仍高，如何節(jié)省其支出，也就成為企業(yè)最關(guān)心的議題。

erp系統(tǒng)下載所關(guān)聯(lián)的IT功能和技術(shù)

雖然erp系統(tǒng)免費下載的概念早在近30年前就已被提出，但現(xiàn)在無論是何種規(guī)模大小的企業(yè)，幾乎還仍可看到erp系統(tǒng)下載的存在。在臺灣地區(qū)，根據(jù)《2009 IT決策者關(guān)鍵調(diào)查報告》顯示，有72.78%的臺灣企業(yè)已經(jīng)導(dǎo)入erp系統(tǒng)下載，其普及率高居所有已建置系統(tǒng)的首位。若再以產(chǎn)業(yè)別來細分，高科技產(chǎn)業(yè)、傳統(tǒng)制造業(yè)、電信/信息服務(wù)業(yè)導(dǎo)入比例更都高達90%以上，僅有金融業(yè)、流通/服務(wù)業(yè)，以及政府/醫(yī)療業(yè)的比例稍為偏低，但在今年這些領(lǐng)域至少也有20%以上的公司有計劃導(dǎo)入，顯見erp系統(tǒng)免費下載與企業(yè)IT系統(tǒng)幾乎可劃上等號。在這種情況之下，erp系統(tǒng)下載對企業(yè)營運的重要性顯然不容忽視。

為何還有企業(yè)要導(dǎo)入erp系統(tǒng)免費下載？

臺北科技大學(xué)(北科大)商業(yè)自動化與管理研究所副教授陳銘昆說：“企業(yè)資料不外乎是由財務(wù)、人事、制造…等這三大部份組成。”而以往數(shù)據(jù)的管理方式，往往是分散由各單位自行建置的專屬系統(tǒng)進行處理，如會計部有會計系統(tǒng)、工廠有生產(chǎn)系統(tǒng)、倉庫有庫存系統(tǒng)、營業(yè)單位有銷售系統(tǒng)…等，但由于每個系統(tǒng)中所處理的數(shù)據(jù)其實都有關(guān)連性，如果彼此之間缺乏整合，企業(yè)往往會因為所掌握的訊息無法同步，而產(chǎn)生許多作業(yè)與決策錯誤的狀況。

特別是當(dāng)企業(yè)成長到一定規(guī)模之后，組織與營業(yè)據(jù)點有分散與跨區(qū)域性的趨勢，以往獨立系統(tǒng)作業(yè)方式更是有無法反映公司營運實時狀況的問題。“如果A產(chǎn)品在甲地的庫存系統(tǒng)記錄是今天的數(shù)據(jù)、在乙地的是昨天、在丙地的則是上星期。”北科大陳銘昆表示：“那管理人員怎么可能有辦法做出良好的決策呢？”尤其是在目前產(chǎn)品生命周期越來越短的情勢下，管理人員是否能實時取得正確信息，對于企業(yè)的生存更為重要。

此外，各自獨立系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換，也很容易引發(fā)后續(xù)作業(yè)處理上的問題。“之前因為系統(tǒng)缺乏整合，產(chǎn)品設(shè)計圖在制作完成后，還必須額外進行格式轉(zhuǎn)檔，由于這會使得原圖上標(biāo)示規(guī)格尺寸的地方出現(xiàn)亂碼，因此還得另外用人工方式加以標(biāo)記。”連展科技總管理處處長張瑞益說：“但正巧有一次圖檔所轉(zhuǎn)出來的亂碼都是數(shù)字格式，因此設(shè)計單位、生產(chǎn)單位的作業(yè)人員，全部都沒有察覺到制造出來的產(chǎn)品規(guī)格有問題，一直要到出貨時才被業(yè)務(wù)發(fā)現(xiàn)。”

因此與傳統(tǒng)各自獨立的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)不同，erp系統(tǒng)下載非常強調(diào)公司數(shù)據(jù)的“整合性”與“實時性”。藉由跨系統(tǒng)、跨組織與跨地理區(qū)域工作流程的整合，erp系統(tǒng)免費下載可將企業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)處理程序予以合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，以避免因不同部門人員分散建立與重復(fù)輸入相同的數(shù)據(jù)，造成信息錯誤及不一致問題。“IT系統(tǒng)必須要能實時反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營的現(xiàn)況，管理人員才能據(jù)此做出正確的決策。”張瑞益說：“而‘共通的整合平臺’，則是IT系統(tǒng)取得該項能力的必備條件。”

erp系統(tǒng)免費下載是企業(yè)信息化的基礎(chǔ)核心

“如果公司規(guī)模還很小，幾個人當(dāng)面溝通就能搞清楚全部狀況時，可能不會需要erp系統(tǒng)下載。”張瑞益認為：“但除非組織不想再繼續(xù)成長，否則從整體策略的角度，重新規(guī)劃公司資源運用方式與營運模式，并據(jù)此導(dǎo)入erp系統(tǒng)下載，并順勢將進行合理化、標(biāo)準(zhǔn)化的步驟，會是任何一個有追求發(fā)展的老板必然的選擇。”而隨著之后組織再分化、公司整體價值鏈的改變，以及IT技術(shù)演進的影響，北科大陳銘昆表示：“在公司擁有資源發(fā)展變化的情況下，erp系統(tǒng)下載也應(yīng)相對地進行升級與調(diào)整。”依據(jù)本刊《2009 IT決策者關(guān)鍵調(diào)查報告》顯示，有80%的受訪者都表示：“未來將會對erp系統(tǒng)下載繼續(xù)進行投資。”

另一方面，依據(jù)Aberdeen Group的說法，雖然受到經(jīng)濟不景氣的影響，企業(yè)普遍受到“降低成本”的壓力，但“因應(yīng)未來公司成長需求”、“改善顧客響應(yīng)速度”、“控制公司營運成本”等項目，在過去三年一直都是驅(qū)動中小企業(yè)erp系統(tǒng)免費下載策略方向的主要因素。Aberdeen Group認為，這顯示出：erp系統(tǒng)免費下載已經(jīng)成為記錄公司整體營運與交易狀況所必備的基礎(chǔ)架構(gòu)。要想兼顧“改善顧客響應(yīng)速度”與“控制公司營運成本”，erp系統(tǒng)免費下載是不可或缺的工具。

此外，一些近年來各產(chǎn)業(yè)爭相導(dǎo)入的熱門信息應(yīng)用解決方案，如商業(yè)智能、顧客關(guān)系管理、知識管理、供應(yīng)鏈管理等系統(tǒng)項目，也必須由erp系統(tǒng)免費下載提供最基礎(chǔ)的整合信息，否則難以發(fā)揮其應(yīng)有的效益。因此erp系統(tǒng)免費下載可說是企業(yè)內(nèi)部信息化最重要的基礎(chǔ)核心，F(xiàn)orrest Research認為：“跟以前相比，erp系統(tǒng)下載的重要性，是有過之而無不及。”

建置erp系統(tǒng)下載所費不貲

盡管erp系統(tǒng)免費下載對企業(yè)的營運、管理及后續(xù)信息化工作是如此重要，但IT部門在該系統(tǒng)上仍有不少問題有待克服。根據(jù)近期Aberdeen Group對于920家企業(yè)的調(diào)查發(fā)現(xiàn)，年營業(yè)額小于新臺幣約15億的企業(yè)，建置erp系統(tǒng)免費下載平均得支出約1,000萬的費用；更大型的企業(yè)(營業(yè)額介于新臺幣約30億~75億)則需要付出約4,200萬的代價。至于在導(dǎo)入時程方面，該調(diào)查指出，平均一套erp系統(tǒng)下載建置完成所需的時間大約為10個月。

另一份針對企業(yè)高階CFO所做的研究調(diào)查，也對erp系統(tǒng)免費下載的成本做出了相同結(jié)論。以中型企業(yè)為例，光是建置第一年花費在erp系統(tǒng)免費下載授權(quán)、服務(wù)(包含升級、整合與顧問)及維護的費用，平均就高達新臺幣約3,200萬元，而且這還不包括系統(tǒng)導(dǎo)入、項目管理、使用者訓(xùn)練及IT支持…等項目，如果再考慮到后續(xù)每年要支出的維護、系統(tǒng)升級與定制化費用，“想要建置一套erp系統(tǒng)下載，企業(yè)所要付出的成本真的高得嚇人。”Forrest Research在其報告上這么表示。

定制化所帶來的成本與時間壓力

除了付不完的成本之外，根據(jù)《2009 IT決策者關(guān)鍵調(diào)查報告》，erp系統(tǒng)下載最讓IT人員感到困擾的問題還有：復(fù)雜的系統(tǒng)整合工作、未能針對特定商業(yè)策略進行定制化、有用的信息存取或撈取困難，以及系統(tǒng)難用或不直覺等狀況。特別是在系統(tǒng)定制化的部份，依據(jù)針對CFO的調(diào)查報告，“有80%的受訪者表示，為因應(yīng)公司獨特的營運策略與作業(yè)環(huán)境需要，erp系統(tǒng)下載必須進行適度的調(diào)整與延伸。”也就是說，為了要讓erp系統(tǒng)免費下載順利上線，企業(yè)還必須額外增加功能與模塊、重新改寫核心應(yīng)用程序、調(diào)整輸出數(shù)據(jù)、改善系統(tǒng)效能，并且將所采用的IT技術(shù)進行更新。

由于erp系統(tǒng)免費下載代表著公司營運策略模式，以及其整體管理與運用內(nèi)外資源的方法，換句話說，“無論企業(yè)是要采用全新措施或現(xiàn)有作業(yè)強化、增加合作伙伴或工作外包、集中或分散化組織管理、固定或改變報告數(shù)據(jù)要點等項目。”陳銘昆表示：“只要對企業(yè)價值鏈產(chǎn)生變化，erp系統(tǒng)下載也就必須跟著翻新。”而根據(jù)針對CFO的調(diào)查報告，一個導(dǎo)入erp系統(tǒng)免費下載的企業(yè)，平均得為此每年支付約新臺幣3,600萬的開銷。

“由于每家公司的定位與策略不同，全世界沒有哪兩個單位的組織或運作模式會一模一樣。”北科大陳銘昆說：“也就是說，‘每家企業(yè)所擁有的erp系統(tǒng)下載，一定都有差異’。”而連展張瑞益亦認為：“當(dāng)組織發(fā)展到一定規(guī)模與程度后，特別是有能力主導(dǎo)市場的大型企業(yè)，一定都會產(chǎn)生專屬于自己一套的游戲規(guī)則與作業(yè)方式，也就是進行‘差異化’的策略。”因此“定制化”對于erp系統(tǒng)下載而言是正常存在的現(xiàn)象，問題只在于：如何減少企業(yè)在“定制化”過程中的開支，以及縮短其安裝上線所需的建置導(dǎo)入時間。

如何減少定制化？

為了減少定制化所產(chǎn)生的問題，“有些IT解決方案業(yè)者會針對各種不同行業(yè)別的性質(zhì)與特殊需求，以模塊化設(shè)計與建構(gòu)的方式，開發(fā)其專屬的行業(yè)別erp系統(tǒng)下載。”前進國際知識長張君龍表示：“雖然多少還是需要進行調(diào)整，但由于原系統(tǒng)的整體設(shè)計，會較為貼近廠商實際的經(jīng)營需求，更改的幅度不會那么大。”如果再加上模塊化的設(shè)計，系統(tǒng)可對不合需求的部份進行快速替換，廠商不需要從頭再進行一次開發(fā)，那在定制化方面的處理時間與成本將可大幅節(jié)省。

但另一方面，依據(jù)上述針對CFO的調(diào)查報告顯示，也有些企業(yè)反而會采取配合原套裝erp系統(tǒng)免費下載作業(yè)的方式，不對系統(tǒng)進行任何修改。該報告闡述某位CFO的說法：“在必要的情況下，我們會修改作業(yè)流程以配合系統(tǒng)，或干脆將此段作業(yè)改成以離線方式進行。”而連展張瑞益則進一步表示：“對于中小企業(yè)而言，由于在市場上處于‘跟隨者’的地位，所采用的策略就是‘跟著人家走’。在這種情況下，直接買現(xiàn)成的套裝erp系統(tǒng)免費下載使用，會是比較好的選擇。”張瑞益認為，中小企業(yè)可先以此為基礎(chǔ)，等后續(xù)有了自己的經(jīng)營模式后，再開發(fā)相應(yīng)的erp系統(tǒng)下載。他說：“這會比從零開始要強得多。”

“中小企業(yè)同樣也需要erp系統(tǒng)下載，只是受到經(jīng)費與資源的限制，通常會選擇較為小型、成本較低的解決方案。”前進國際應(yīng)用顧問服務(wù)事業(yè)處副總經(jīng)理蘇隆慎這么表示。由于過去大型erp系統(tǒng)免費下載過分強調(diào)跨行業(yè)別的通用性，因此必須將各種可能發(fā)生的狀況都盡量設(shè)計在系統(tǒng)之中，導(dǎo)致系統(tǒng)的復(fù)雜性上升。而這不僅拉長了建置時程，也會使導(dǎo)入成本跟著居高不下。蘇隆慎說：“現(xiàn)在許多erp系統(tǒng)免費下載大廠，如SAP、Oracle等，也都積極推出針對中小企業(yè)的簡化版本，以期減輕企業(yè)投入在erp系統(tǒng)免費下載上成本、時間等項目的壓力。”

將erp系統(tǒng)下載外包/服務(wù)化

除了如SAP、Oracle…等erp系統(tǒng)免費下載供貨商所提供的套裝系統(tǒng)之外，現(xiàn)在有許多企業(yè)也開始嘗試使用ASP、SaaS或Open source系統(tǒng)模式(像是Compiere)，以進行相關(guān)的信息化導(dǎo)入活動。根據(jù)《CIO》雜志的調(diào)查，目前約有43%的企業(yè)正在或考慮于未來改用這類新的erp系統(tǒng)免費下載應(yīng)用模式；而且不僅限于中小企業(yè)，就如GE這種跨國的大型企業(yè)集團，最近也開始使用以SaaS模式為基礎(chǔ)的信息化系統(tǒng)，管理其分散于100個國家500,000個供貨商。

北科大陳銘昆認為：“現(xiàn)在企業(yè)采用外包信息化服務(wù)模式的時機已經(jīng)成熟。”由于過去中小企業(yè)由于找不到或養(yǎng)不起信息人員，使得其信息應(yīng)用程度與大型企業(yè)相比相對落后，但因為現(xiàn)在信息應(yīng)用的效率與速度，已成為企業(yè)競爭力的重要來源，因此在資源相對有限的情況下，對于凡事都要省著用，有量入為出心態(tài)的臺灣中小企業(yè)老板而言，將信息化系統(tǒng)外包，并視其需要以租賃方式取得相關(guān)服務(wù)，會是項比較劃算的做法。

強調(diào)“淹水理論”的陳銘昆表示：“以前景氣好的時候，就算沒有信息化，公司還是有許多生意可做，精打細算的老板想要導(dǎo)入信息化的意愿自然沒有那么強烈。不過現(xiàn)在企業(yè)面臨的經(jīng)濟環(huán)境十分惡劣，局勢已經(jīng)差到『沒有信息化的企業(yè)就幾乎拿不到訂單』的地步。”而ASP、SaaS由于具有初期建置成本低、上線導(dǎo)入速度快，不用擔(dān)心版本更替、IT技術(shù)變化等問題，自然會受到有心進行信息化的組織所歡迎。“以ASP、SaaS模式運行的erp系統(tǒng)下載，非常適合缺乏資源，只需基本運作功能的中小型企業(yè)所采用。”陳銘昆這么認為。

外包VS.自建

不過對于大型企業(yè)而言，ASP、SaaS還有許多待努力的空間。蘇隆慎表示：“我個人認為國人對于‘信息不放在自己家里’會非常沒有安全感，之前Oracle也有提供CRM on Demand這種類似于ASP、SaaS運作模式的服務(wù)，可是客戶接受的程度并不高。”尤其是對于敏感性較高的財務(wù)與個人隱私數(shù)據(jù)，企業(yè)對其安全性更為重視。Gartner有研究報告指出：“除非服務(wù)供貨商能提供系統(tǒng)低成本(甚至無成本)的資安證明，才能鼓勵并說服使用者繼續(xù)采用ASP、SaaS運作模式。”

此外，ASP、SaaS運作模式所說的“立即上線”，并非是指企業(yè)在使用這類erp系統(tǒng)下載時，“無需配合進行相關(guān)導(dǎo)入與建置工作”。事實上，“欲導(dǎo)入erp系統(tǒng)下載，企業(yè)仍需要進行組織再造、流程重定義與系統(tǒng)整合點定義等項目。”Gartner認為：“企業(yè)不只是要利用erp系統(tǒng)免費下載管理核心流程，他們更希望能藉此獲得與競爭對手不同的差異化能力。”但前進國際張君龍表示：“ASP或SaaS業(yè)者基于經(jīng)濟規(guī)模的考慮，提供給企業(yè)使用的，往往是同一套標(biāo)準(zhǔn)的公眾版本系統(tǒng)。”因此即使企業(yè)一開始導(dǎo)入ASP，但在一段時間之后，多半還是會改用內(nèi)建方式處理。

盡管ASP或SaaS模式在中小企業(yè)erp系統(tǒng)免費下載市場中已取得一定的成功，不過Gartner仍預(yù)測，此模式在2011年時，所占的erp系統(tǒng)免費下載市場比重大約不會超過16.7%。“SaaS erp系統(tǒng)免費下載將在單純行政管理應(yīng)用層面大有斬獲。”Gartner表示：“但基于erp系統(tǒng)下載整合的復(fù)雜性，目前又缺乏有經(jīng)驗的供貨商提供整合性服務(wù)，因此在一段時間內(nèi)，大型企業(yè)會以這種方式，導(dǎo)入整體erp系統(tǒng)下載的機率相當(dāng)?shù)汀?rdquo;

erp系統(tǒng)免費下載維護費用不降反升

雖然經(jīng)濟不景氣，但erp系統(tǒng)下載的維護費用卻絲毫沒有下降的趨勢。雖然在全球erp系統(tǒng)免費下載市場市占率高達42%的Oracle(包含PeopleSoft與JD Edwards)已宣布不會變更其維護服務(wù)的價格，不過事實上，Oracle每年有90%的營收毛利，是來自于對客戶的授權(quán)及維護。而市占率居次的SAP在今年更是采逆向操作，宣布將會提高系統(tǒng)的維護費用。對此erp系統(tǒng)免費下載產(chǎn)業(yè)大師Vinnie Mirchandani認為，企業(yè)每年用在erp系統(tǒng)下載的開支，有很大的比例是浪費在這些項目上。

為了減輕公司在這部份的負擔(dān)，之前有不少企業(yè)IT人員已經(jīng)開始考慮將原有的erp系統(tǒng)下載更換成Open Source erp系統(tǒng)免費下載(像是Openbravo、Compiere、erp系統(tǒng)免費下載5、Open erp系統(tǒng)免費下載及xTuple…等)。而根據(jù)Cutter Consortium資深分析師Vince Kellen的說法，受到全球經(jīng)濟不景氣的影響，此一現(xiàn)象在2009年將更為普及。以O(shè)penbravo為例子，他們公布在Sourceforge上的erp系統(tǒng)下載原始碼，至今已提供有超過100萬人次的免費下載。

有人或許會質(zhì)疑Open Source erp系統(tǒng)免費下載是否能支持今日大型企業(yè)在營運時所面臨的復(fù)雜環(huán)境。Openbravo公司的COO Josep Mitja承認，這對于open source應(yīng)用系統(tǒng)提供者而言，在一開始時的確是有些進入難度，但他表示，藉由網(wǎng)絡(luò)上使用與開發(fā)社群的力量，open source應(yīng)用系統(tǒng)將可很快克服這些障礙。舉個實例，Openbravo上的POS功能，就是利用這樣社群模式，在人們不斷的分享互動過程中發(fā)展出來的。

不過對于這些open source廠商而言，最大的問題還是在于“說服企業(yè)相信免費的erp系統(tǒng)免費下載軟件，真的能應(yīng)用在公司營運上”。而前進國際蘇隆慎則認為，基于系統(tǒng)穩(wěn)定性的考慮，除非是一些非核心應(yīng)用項目，如公布欄…等，一般企業(yè)用戶還是比較會傾向使用ISV業(yè)者在平臺上開發(fā)的解決方案，而不會直接在open source應(yīng)用系統(tǒng)上直接開發(fā)企業(yè)所需的信息系統(tǒng)。但如果ISV業(yè)者愿意持續(xù)提供更多具成本優(yōu)勢的解決方案在open source應(yīng)用系統(tǒng)上，“我相信中小企業(yè)有可能會選擇open source erp系統(tǒng)免費下載做為入門，等到企業(yè)成長到一定規(guī)模后，再轉(zhuǎn)換到大型erp系統(tǒng)下載。”蘇隆慎這么表示。

erp系統(tǒng)免費下載的實質(zhì)效益與公司策略有關(guān)

“傳統(tǒng)CIO的思維會認為：‘為了要讓技術(shù)人員有合理的產(chǎn)出，企業(yè)必須提供足夠的資源。’”連展張瑞益這么表示，但其實CEO所最關(guān)心的議題是：“如何以最低成本創(chuàng)造最大商業(yè)規(guī)模與獲利？”特別是在當(dāng)今整體經(jīng)營環(huán)境不景氣的情況下，企業(yè)在進行投資評估時，更會重視所謂“IT投資回報率”的問題。而這投資回報率，往往會與企業(yè)策略有關(guān)。張瑞益認為：“企業(yè)必須先思考自己的定位與方向，了解自身的優(yōu)缺點，以及未來3~5年內(nèi)的市場狀況與公司競爭力，并擬定相關(guān)計劃后，IT才能提供相應(yīng)的支持。”

也由于導(dǎo)入erp系統(tǒng)免費下載的費用相當(dāng)高昂，若企業(yè)無法從中取得一定的ROI，則系統(tǒng)導(dǎo)入的效益將大打折扣。“之前有個老板興沖沖的告訴我，他公司導(dǎo)入erp系統(tǒng)下載后，采購人員每天只要兩個小時，就可以處理完所有的單據(jù)作業(yè)。”北科大陳銘昆說：“我反問他：‘那剩下的6小時，那個采購人員要做什么？’”陳銘昆強調(diào)，若公司導(dǎo)入erp系統(tǒng)免費下載只是從支持公司現(xiàn)行作業(yè)方式，加速營運作業(yè)效率的觀點出發(fā)，而沒有真的改變企業(yè)的營運模式，并讓公司獲利得以成長的話，“那就無法發(fā)揮erp系統(tǒng)免費下載的真正的效益。IT部門投了那么多錢，充其量只是讓公司高層比較快知道：‘我快死了！’”