ERP系統(tǒng)中物料編碼的常見問題

　　物料編碼是通過唯一的代碼來表示不同的物料，類似于人的身份證號，每個(gè)物料都被賦予一個(gè)獨(dú)特的代碼。這種編碼方式使得軟件能夠準(zhǔn)確地讀取物料信息，就像身份證號能夠唯一標(biāo)識一個(gè)人一樣。在企業(yè)的ERP系統(tǒng)中，對所有物料進(jìn)行編碼是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。除了簡單地給物料編碼，還包括對物料進(jìn)行分類、填寫物料名稱、規(guī)格型號、計(jì)量單位等信息。

　　在筆者多年的ERP實(shí)施經(jīng)驗(yàn)中，發(fā)現(xiàn)企業(yè)在物料編碼中可能會(huì)遇到各種問題。

　　一、缺乏指導(dǎo)編碼的規(guī)范性文件：

　　1、許多企業(yè)第一次使用ERP系統(tǒng)時(shí)，由于缺乏經(jīng)驗(yàn)指導(dǎo)，直接對現(xiàn)有庫存物料進(jìn)行編碼并導(dǎo)入系統(tǒng)使用。這種工作方式可能導(dǎo)致編碼風(fēng)格不統(tǒng)一，編碼人員根據(jù)個(gè)人習(xí)慣進(jìn)行編碼，導(dǎo)致混亂不一致。例如，在給筆記本電腦命名時(shí)，不同人可能會(huì)寫出不同的信息，造成命名混亂不易理解。

　　2、為了解決這個(gè)問題，企業(yè)可以制定物料編碼規(guī)則，經(jīng)過各部門討論后生效。編碼規(guī)則的變化應(yīng)及時(shí)更新，以確保編碼工作的規(guī)范性和統(tǒng)一性。此外，編碼人員應(yīng)按照規(guī)則進(jìn)行編碼，并保持相對穩(wěn)定的崗位，以確保對物料有深入的了解。

　　二、缺乏分類：

　　1、物料分類的好處在于能夠方便后續(xù)的使用，可以按照分類進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢。

　　2、一級分類最好經(jīng)過各部門協(xié)商討論，以考慮不同部門的需求。

　　三、存在一物多碼的情況：

　　1、雖然大多數(shù)情況下ERP系統(tǒng)要求一物一碼，但在管理不完善或編碼人員不熟悉情況下，可能出現(xiàn)一個(gè)物料對應(yīng)多個(gè)編碼的情況。這種情況下，同一個(gè)物料可能會(huì)被賦予不同的編碼，導(dǎo)致混亂和重復(fù)。因此，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)對物料編碼的管理，確保每個(gè)物料都有唯一的編碼。

　　2、為解決這一問題，建議在申請編碼前先查詢是否已存在該物料的編碼，指定專人負(fù)責(zé)物料編碼以確保編碼的唯一性和一致性。有些公司在進(jìn)行編碼時(shí)，會(huì)將供應(yīng)商信息整合到物料編碼中，這樣做的優(yōu)點(diǎn)是可以避免使用錯(cuò)誤的物料，但缺點(diǎn)是如果一個(gè)物料有10家供應(yīng)商，就會(huì)對應(yīng)有10個(gè)不同的編碼。這樣一來，后期的維護(hù)成本會(huì)變得非常高，因?yàn)槊吭黾右粋€(gè)新的供應(yīng)商就需要增加多個(gè)物料編碼。

ERP系統(tǒng)中物料編碼的常見問題

　　3、為了解決這個(gè)問題，可以采用物料編碼+品牌的方式來進(jìn)行區(qū)分，即使有10個(gè)供應(yīng)商，也只需要一個(gè)統(tǒng)一的物料編碼。此外，在特殊情況下，允許一種物料對應(yīng)多個(gè)編碼，比如客戶提供的物料。假設(shè)公司有來料加工服務(wù)，即客戶提供原材料，公司進(jìn)行加工。如果同一種物料有10家客戶提供，就會(huì)對應(yīng)10個(gè)不同的編碼，這時(shí)無法采用編碼+供應(yīng)商的方式進(jìn)行區(qū)分，因?yàn)檫@些編碼是由客戶提供的。

　　4、前提是這10家客戶提供的物料是相同的，可以混合使用。任何一個(gè)料號庫存發(fā)生變化后，其他9個(gè)料號庫存也必須保持一致。

　　5、在重復(fù)物料管理表中建立這10個(gè)物料的信息，并確保庫存與第一個(gè)物料編號的庫存一致;當(dāng)任何一個(gè)料號發(fā)生出入庫操作時(shí)，其他料號會(huì)自動(dòng)進(jìn)行庫存調(diào)整，以確保庫存始終保持一致。

　　四、有意義編碼和無意義編碼：

　　1、大家更傾向于采用有意義的純數(shù)字編碼，而不是含義復(fù)雜的編碼。

　　2、有意義的編碼雖然便于記憶，但對編碼員的要求很高，且后期維護(hù)成本較高。

　　3、物料的編碼應(yīng)該簡單明了，便于查詢，而不是過于復(fù)雜。企業(yè)管理應(yīng)該是簡單化的，而不是復(fù)雜化的。

　　五、編碼設(shè)計(jì)缺少拓展性：

　　在設(shè)計(jì)編碼規(guī)則時(shí)，應(yīng)考慮未來的擴(kuò)展性，以便新的物料能夠按照已有規(guī)則進(jìn)行增加。比如流水號可以多留幾位，編碼可適當(dāng)延長，這不會(huì)影響使用效率，筆者建議對于有數(shù)千種物料的企業(yè)，推薦采用8~10位長度的編碼方案，以確保編碼長度的統(tǒng)一性。避免出現(xiàn)成品編碼長度與原材料編碼長度不一致的情況，這樣查詢起來會(huì)顯得混亂不便。

　　六、ERP系統(tǒng)選型不當(dāng)：

　　此外，選擇適合的ERP系統(tǒng)至關(guān)重要。若使用的ERP系統(tǒng)功能受限，可能會(huì)導(dǎo)致編碼工作的不便，且存在刪除編碼的風(fēng)險(xiǎn)。因此，選擇功能強(qiáng)大的ERP系統(tǒng)能夠顯著提高工作效率。值得關(guān)注的是，未來可能會(huì)出現(xiàn)集成AI算法的智能ERP系統(tǒng)，有望進(jìn)一步提升系統(tǒng)的智能化水平。

發(fā)布：2024-04-16 15:59 編輯：泛普軟件 · xieqing [打印此頁] [關(guān)閉]

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