檔案管理

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       辦公文檔資料對企業(yè)來說是承載企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗以及成果，一般這種管理只停留在個人或部門那里，可能這些重要的文檔會因為員工離職而丟失，也可能會因為時間推移而失去記憶，亦或者由于使用不規(guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴散導(dǎo)致形成損失的可能。

　　對于傳統(tǒng)方式的文檔管理，企業(yè)普遍會把文檔管理通過文件備份和保存的方式進行管理，這樣就變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業(yè)務(wù)中的問題相結(jié)合，往往難以達到理想的效果。

　　一、企業(yè)在進行文檔管理的過程當(dāng)中經(jīng)常會遇到哪些情況?

　　1、在企業(yè)當(dāng)中文檔眾多、類型各異，散落存儲在員工各個電腦上，需要查找調(diào)閱時東奔西跑，非常不便。

　　2、員工離職或調(diào)崗后，項目的整體方案資料可能會丟失、外泄，嚴(yán)重威脅到文檔安全。

　　3、 員工可以不經(jīng)過公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，將內(nèi)部重要文件外發(fā)給客戶。

　　4、數(shù)量龐大的文檔資料急切需要實現(xiàn)組織、歸檔、分類、檢索與查閱。

　　5、采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理，不僅容易丟失，而且大量復(fù)印、打印，紙張成本很高，浪費嚴(yán)重。

　　6、紙質(zhì)文件不易保存，重要文件損壞后不可修復(fù)。

　　7、 對于相對敏感的文檔不能實現(xiàn)安全監(jiān)控、信息保護、信息安全傳輸、身份識別、權(quán)限控制等。

　　正是由于以上這些問題的存在，所以隨著信息化辦公進程的加速，文檔管理在企業(yè)當(dāng)中也越來越受到重視。比如很多企業(yè)選擇通過OA辦公管理系統(tǒng)的應(yīng)用來管理企業(yè)的文檔信息。

　　二、那么OA辦公管理系統(tǒng)是如何企業(yè)OA文檔管理的呢?

　　泛普軟件OA為方便用戶使用，不僅提供文檔的上傳、下載功能，更支持文檔模板的管理，智能的全文檢索，，靈活的權(quán)限控制，嚴(yán)謹(jǐn)?shù)陌姹竟芾?，全面的報表分析等功能。讓企業(yè)在使用過程中操作簡單，查找容易，只要有權(quán)限隨用隨取的文檔管理更大大提高了企業(yè)的工作效率。具體的主要解決方案如下所示：

　　1、檔案分類：對于大型企業(yè)來說，公司的各類紙質(zhì)檔案數(shù)量大，種類多，涵蓋面廣。比如公司證照、技術(shù)文檔、產(chǎn)品方案等等，進行及時歸檔和科學(xué)的整理十分必要。

　　2、集中存儲：檔案員按各部門提交的檔案標(biāo)準(zhǔn)，收集有效紙質(zhì)檔案和電子檔案，檔案相關(guān)信息可通過excel批量導(dǎo)入OA系統(tǒng)中，同時，在OA系統(tǒng)中形成的重要文檔，也將自動歸入檔案管理中進行管理，不需要進行重復(fù)的篩選和錄入。為企事業(yè)單位搭建海量文檔集中存儲的平臺，實現(xiàn)統(tǒng)一的類型劃分、文檔共享、文檔排序。

　　3、目錄結(jié)構(gòu)：支持樹形目錄結(jié)構(gòu)，可無限創(chuàng)建文件夾和子文件夾結(jié)構(gòu)。可自定義目錄排序。組織內(nèi)部所有成員可輕松的實現(xiàn)文件的安全共享與查看、檢索。

　　4、全文檢索：在OA系統(tǒng)當(dāng)中對文件檔案只有模糊記憶便可從海量文件檔案中獲取所需文件檔案，極大減少了因查找困難浪費的工作時間。

　　5、模板管理：支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建大量Office模板文件，授權(quán)給用戶使用。用戶在新建文檔時，可調(diào)用授權(quán)的模板。系統(tǒng)自動統(tǒng)一規(guī)則命名文檔，實現(xiàn)文件名標(biāo)準(zhǔn)化管理。

　　6、在線預(yù)覽：在權(quán)限范圍內(nèi)可以直接在線預(yù)覽文件內(nèi)容，包括Excel,Word,PPT,CAD等，無需下載，無需打印，方便用戶使用。

　　7、權(quán)限控制：提供權(quán)限控制機制，可針對用戶、部門及崗位進行權(quán)限控制，控制用戶的管理、瀏覽、閱讀、編輯、下載、刪除、打印、訂閱等操作，實現(xiàn)文檔安全共享。

　　8、操作日志：系統(tǒng)自動對所有重要的數(shù)據(jù)操作都進行了日志記錄以備查詢，包括，修改，上傳，刪除等，防止用戶誤操作導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失。

　　9、手機APP：支持手機APP在線預(yù)覽、全文檢索、審批管理、借閱、以及文檔查詢統(tǒng)計等功能，突破時間和空間的限制，隨時隨地使用。

　　通過以上的這些解決方案可看出，OA辦公管理系統(tǒng)的除了應(yīng)用到文檔管理還可以應(yīng)用到企業(yè)當(dāng)中的各個方面，包括文件管理，檔案管理，內(nèi)容管理，證照管理，綜合知識資源整合以及大數(shù)據(jù)應(yīng)用等以知識文檔為基礎(chǔ)的眾多領(lǐng)域，助力推進企業(yè)知識文檔的一體化管理，不論顯性或隱性知識都有相應(yīng)的功能模塊，實用性較強，并配有移動端，可實現(xiàn)移動辦公協(xié)作。

　　隨著一個企業(yè)越來越龐大，歷史越來越長，其檔案必定越來越多。在沒有科學(xué)的檔案管理軟件的時候，管理者不得不放棄一些自認(rèn)為已經(jīng)過期失效的檔案，而留存自己一些自認(rèn)為有用的檔案。但是放棄檔案的時候，不僅自己可能會覺得可惜，更有可能在需要的時候找不到合適的檔案。這個時候一個優(yōu)秀的檔案信息管理軟件是必不可少的，泛普文檔OA系統(tǒng)的實施上線，可為企業(yè)搭建功能強大的文件數(shù)據(jù)存儲共享平臺，打造企業(yè)文檔一站式存儲與管理，滿足企業(yè)協(xié)同分享、移動辦公等業(yè)務(wù)需求。同時，在OA系統(tǒng)協(xié)助下，通過打造安全、高效、便捷的文檔使用環(huán)境，亦是進一步幫助企業(yè)節(jié)省了運營成本，優(yōu)化了管理流程，提升了業(yè)務(wù)處理效率，開啟企業(yè)智慧辦公新時代。同時泛普軟件的OA系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)需要，讓企業(yè)上手快、使用方便，在可行的條件下，讓檔案管理更加便利。