工程檔案管理軟件如何選?

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　　如今我國(guó)早已將檔案資料做為工程項(xiàng)目工程驗(yàn)收的規(guī)范之一，要是沒有詳細(xì)、系統(tǒng)軟件的檔案資料不允許對(duì)其建筑項(xiàng)目開展工程驗(yàn)收，怎樣搞好檔案保管，變成項(xiàng)目工程中的頭等大事。殊不知，傳統(tǒng)式檔案保管中的檔案文件分散化、百度收錄不立即、檔案資料使用率劣等問題依然是時(shí)下工程項(xiàng)目管理的制約。

　　一、工程檔案管理軟件怎么選

　　1、了解企業(yè)目前檔案管理現(xiàn)狀。需要了解的主要有：目前企業(yè)檔案類別、歸檔方式：影響對(duì)檔案軟件模塊功能需求的選購(gòu)。企業(yè)歷年檔案量：通過預(yù)估檔案總量，預(yù)估后期檔案每年產(chǎn)生量，判斷做一套檔案系統(tǒng)的性價(jià)比。

　　2、了解企業(yè)經(jīng)濟(jì)承受力?？梢耘c主管領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)行溝通，了解企業(yè)愿意在文檔信息化上投入的預(yù)算范圍。

　　3、綜合考慮企業(yè)性質(zhì)。如果是有上屬企業(yè)的，應(yīng)參照上屬企業(yè)指導(dǎo)意見和標(biāo)準(zhǔn)購(gòu)置，方便檔案的移交、接收。

　　4、明確想通過使用檔案管理軟件達(dá)到怎樣的效果。有的只想做好存儲(chǔ)和檔案資源共享，就對(duì)軟件功能要求很小;有的想從收集到借用實(shí)現(xiàn)信息化綜合管理，對(duì)軟件功能要求就很高。一定要明確需求，才能有效的和供應(yīng)商進(jìn)行溝通，選擇適合本企業(yè)的檔案管理軟件。

　　二、泛普軟件工程檔案管理軟件的優(yōu)勢(shì)

　　1、統(tǒng)一平臺(tái)管理，工程檔案系統(tǒng)全把控

　　為其構(gòu)建了一個(gè)一站式工程檔案管理平臺(tái)。企業(yè)通過一個(gè)平臺(tái)，即可完成各類工程檔案從起草、錄入、歸檔到再利用等的全生命周期管理，并能對(duì)實(shí)體與電子檔案實(shí)施同步管理。無(wú)論是工程實(shí)施過程中的過程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都能集中統(tǒng)一實(shí)現(xiàn)規(guī)范化歸檔。

　　保障了歸檔及時(shí)性的同時(shí)，中船北部灣也能通過檔案到位情況，實(shí)時(shí)對(duì)工程項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行監(jiān)控，推動(dòng)了工程管理效率的提高。

　　2、有序化分類，滿足規(guī)范管理需求

　　通過自定義分類及屬性的功能，按不同工程項(xiàng)目對(duì)檔案進(jìn)行了分類，并根據(jù)管理需求在對(duì)應(yīng)分類下進(jìn)行檔案立卷，規(guī)范收錄從工程項(xiàng)目從招投標(biāo)階段、立項(xiàng)階段、建設(shè)階段到竣工驗(yàn)收階段的各類報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性明確，分類清晰，員工可快速查找到所需檔案，后續(xù)的統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。

　　3、依權(quán)限利用，兼顧安全與高效

　　在項(xiàng)目工程的推進(jìn)過程中，員工常常需要進(jìn)行檔案的查詢、借用等。這時(shí)候，通過會(huì)博通受權(quán)限管控的搜索、借還功能，即可在保障安全性的前提上，實(shí)現(xiàn)檔案的高效協(xié)作與利用。檢索功能：應(yīng)用搜索平臺(tái)，員工可隨時(shí)隨地在PC或移動(dòng)端上，通過組合關(guān)鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索等方式，快速、精準(zhǔn)找到所需檔案。

　　搜索結(jié)果將會(huì)依權(quán)限展示，僅擁有對(duì)應(yīng)權(quán)限的用戶才能查看。借還功能：?jiǎn)T工通過借閱流程，即可申請(qǐng)以線上、線下或線上線下結(jié)合的方式借用檔案。借還過程通過流程化處理，申請(qǐng)人、借閱用途、歸還日期都會(huì)一一自動(dòng)登記，便于追溯。此外，管理人員可通過統(tǒng)計(jì)功能，直觀查閱工程檔案的利用情況，助力檔案管控更到位。

　　在新的發(fā)展趨勢(shì)下，建筑工程企業(yè)的檔案工作者需要不斷創(chuàng)新改進(jìn)檔案管理模式，對(duì)檔案管理進(jìn)行科學(xué)的、系統(tǒng)的規(guī)劃，不斷提升檔案管理水平。另一方面，建筑工程企業(yè)的檔案管理人員要不斷提高專業(yè)素養(yǎng)，采取積極有效的保護(hù)措施和開發(fā)方案，推進(jìn)建筑工程檔案科學(xué)化信息化管理，以更好地記錄城市發(fā)展、服務(wù)城市建設(shè)。